12 consigli per gestire efficacemente i team virtuali

Trovare un modo per entrare in contatto con il tuo team e guidare nel miglior modo possibile era già abbastanza difficile prima del 2020. Al giorno d'oggi, la cultura della pandemia ci costringe a conoscere meglio il concetto di team virtuali, il che rende il processo di gestione molto più difficile.

Non c'è bisogno di disperarsi, poiché ci sono molti modi per gestire correttamente un team virtuale in modo efficiente. Andremo in un'analisi approfondita e offriremo alcune informazioni sui suggerimenti e le tecniche che i migliori manager utilizzano oggigiorno.

Quali sono le sfide nella gestione dei team virtuali?

Sia tu che i tuoi dipendenti dovete affrontare alcune sfide nell'affrontare le attività quotidiane. Si va da semplici atti di incomprensioni a questioni più complesse, come il distacco mentale dall'ambiente di lavoro.

Lavorare in un ufficio virtuale molto probabilmente ti farà affrontare alcune di queste sfide:

• Diminuzione della produttività e scarse prestazioni
• Incomprensione dei compiti assegnati a causa della mancanza di interazione faccia a faccia
• Depersonalizzazione in termini di connessione con i tuoi colleghi
• “Separare la chiesa dallo stato” – i confini tra lavoro e casa si confondono

Questi sono alcuni degli ostacoli più comuni che molti lavoratori domestici devono affrontare. Ma non preoccuparti se stai vivendo qualcosa che non è in questo elenco: è probabile che, qualunque cosa tu stia affrontando, non sei ancora solo.

Come si superano le sfide della gestione dei team virtuali?

La risposta breve è: gradualmente e metodicamente .

Superare le sfide della gestione dei team virtuali è relativamente facile, con l'aiuto di questi 12 suggerimenti :

1. Consenti orari di lavoro flessibili
2. Sottoponiti alla formazione dei team virtuali
3. Coltiva un ambiente guidato dalla ricompensa
4. Organizza riunioni in base a diversi fusi orari
5. Richiedi rapporti sullo stato di avanzamento
6. Usa gli strumenti di comunicazione
7. Utilizzare strumenti di gestione
8. Cerca il giusto tipo di persone per la tua squadra
9. Ospita una cultura di squadra virtuale
10. Comprendi le esigenze personali della tua squadra
11. Organizza incontri 1 contro 1
12. Trova ispirazione nei famosi team virtuali

Suggerimento n. 1 — Consenti orari di lavoro flessibili

Cosa succede se il tuo team è virtuale perché i membri del tuo team vivono in tutto il mondo?

Bene, lavorare da diverse parti del mondo significa che l'intero team raramente sarà in grado di lavorare esattamente nello stesso momento.

Dopotutto, il tuo progettista dell'interfaccia utente di Varsavia non sarà in grado di lavorare esattamente nello stesso momento del tuo sviluppatore back-end della California.

Quindi, dovrai essere più flessibile con il loro orario di lavoro, sia per adattarsi a fusi orari diversi sia per aiutare il tuo team a trovare un equilibrio tra lavoro e vita privata. Saranno più felici e, di conseguenza, più produttivi con il loro lavoro.

Quindi, chiedi al tuo team di lavorare secondo le sue predisposizioni naturali e istruiscilo a tenere traccia del tempo su attività e progetti su cui lavora durante l'orario di lavoro.

In questo modo potrai vedere:

• Quando a ogni singolo membro del team piace lavorare
• Chi sta lavorando su cosa in qualsiasi momento
• Chi è attualmente disponibile per assumere un nuovo compito

Di conseguenza, sarai in grado di individuare i momenti in cui i tuoi programmi si sovrappongono e organizzare di conseguenza le attività di gruppo in tempo reale, per i momenti in cui il tuo team ha assolutamente bisogno di lavorare insieme. Puoi utilizzare questo tempo di sovrapposizione per organizzare una riunione in conferenza, discutere le strategie e fare il check-in con tutti.

Monitorando il tuo orario di lavoro flessibile, sarai anche in grado di misurare i livelli di produttività e identificare i colli di bottiglia e le potenziali attività che perdono tempo che saprai di dover eliminare in futuro.

Suggerimento n. 2: sottoponiti alla formazione dei team virtuali

Se vuoi dominare qualcosa nella vita, è probabile che dovrai lavorarci sopra. Lo stesso vale per la gestione dei team remoti: a volte, è meglio sottoporsi a una formazione prima di affrontarla.

Esistono diversi modi per gestire i team virtuali, quindi la gestione dei corsi di formazione dei team virtuali implica anche tre tipi separati di formazione: formazione tecnologica, formazione sull'elaborazione di gruppo e formazione interculturale.

Formazione tecnologica

Il tuo team dovrà essere esperto con gli strumenti di gestione del team virtuale che utilizzerai tutti nel tuo lavoro.

Quindi, dovrai coprire:

• Quali tipi di strumenti utilizzare,
• Quali situazioni richiedono tipi specifici di strumenti,
• Come scegliere gli strumenti per soddisfare le vostre esigenze individuali e
• Come gestire i problemi tecnici, inclusi i problemi relativi agli strumenti e l'assenza di Wi-Fi.

Formazione di elaborazione di gruppo

Il tuo team dovrà essere in grado di affrontare varie sfide legate al progetto.

Quindi, dovrai coprire:

• Una corretta definizione degli obiettivi,
• Capacità di risoluzione dei problemi,
• Costruire la fiducia tra i membri del team remoto e
• Esercizi di collaborazione

Formazione interculturale

Questo tipo di formazione è fondamentale se lavori in un team multiculturale: il tuo team virtuale dovrà capire come funzionare al meglio in un team interculturale.

Quindi, dovrai coprire:

• Come superare le differenze culturali,
• Come lavorare secondo i costumi e le routine di lavoro di ogni cultura, e
• Come superare i pregiudizi e ignorare gli stereotipi

Puoi partecipare a un corso ufficiale "Gestione dei team virtuali" per apprendere le migliori strategie per la gestione dei team virtuali. Oppure puoi fare le tue ricerche su come condurre al meglio la formazione.

Suggerimento n. 3: coltiva un ambiente basato sulla ricompensa

Nella maggior parte dei casi, lavorare da casa può avere un enorme impatto sui livelli di produttività e sul modo in cui affronti ogni progetto in una giornata lavorativa. Sulla base delle esperienze di molti team virtuali, non essere circondati da persone influisce sulla qualità del tuo lavoro con un margine enorme.

Lavorare fianco a fianco con i colleghi crea spesso una spinta competitiva, che può essere una caratteristica produttiva. Tuttavia, perde intensità quando si lavora da casa, soprattutto se non si è in grado di visitare l'ufficio di tanto in tanto a causa delle differenze geografiche.

Pertanto, il modo migliore per aggirare questo problema è creare un sistema di ricompensa o un sistema meritocratico che prosperi in un ambiente competitivo. Puoi:

• Congratulati con i tuoi dipendenti su una piattaforma condivisa per l'esecuzione di un compito difficile
• Offri incentivi al miglior lavoratore della settimana/mese
• Includi giorni liberi per i migliori artisti
• Organizza eventi e incontri amichevoli su una piattaforma virtuale

Suggerimento n. 4: organizza le riunioni in base a fusi orari diversi

Ne abbiamo parlato in precedenza: se il tuo team è virtuale perché ti trovi in ​​diversi fusi orari, dovrai tenerne conto quando pianifichi che l'intero team "si riunisca" e lavori.

E questo include soprattutto riunioni di gruppo di qualsiasi tipo.

Quando si tratta del processo di ricerca delle fasce orarie ideali per le riunioni, è meglio che tu:

• Elenca tutti i membri del tuo team su un foglio
• Aggiungi i loro fusi orari
• Aggiungi i tempi di entrata e di uscita che hai raccolto dai risultati del monitoraggio del tempo
• Trova le fasce orarie ideali per le riunioni attraverso il confronto

È possibile utilizzare un convertitore di fuso orario online per questo scopo.

Una volta deciso l'orario, puoi quindi gestire riunioni a distanza tenendo videoconferenze o tramite un sistema di comunicazione.

Suggerimento n. 5: chiedi rapporti sullo stato di avanzamento

Non vuoi microgestire il tuo team, ma dovrai comunque tenere d'occhio ciò che stanno facendo e se stanno facendo i progressi pianificati con le loro attività.

Puoi farlo:

• Guardando i loro rapporti di monitoraggio del tempo,
• Istituzione e svolgimento di riunioni quotidiane regolari, e
• Organizzazione di incontri individuali occasionali.

Di conseguenza, sarai in grado di individuare e discutere potenziali sfide e affrontare i ritardi in modo tempestivo.

Suggerimento n. 6: utilizzare gli strumenti di comunicazione

Quando si tratta di suggerimenti per la gestione di team remoti, niente è meglio di una comunicazione efficiente .

Al giorno d'oggi, ci sono molti modi per far uscire un messaggio senza dover aspettare che qualcuno controlli la sua posta o risponda al telefono:

• Strumenti di messaggistica del team : app come Pumble sono ottime per porre domande rapide e chiarire alcune questioni relative al tuo lavoro.
• Strumenti di videoconferenza : sono ideali per lo svolgimento di videoconferenze e videoconferenze con il tuo team.

Secondo uno specialista di marketing digitale, Jason Whaling, stabilire una comunicazione chiara con il tuo team si basa su tre principi:

• Avere un luogo prestabilito per la comunicazione,
• Avere un programma di riunioni predeterminato e
• Incoraggiare le persone ad avere una miniatura.

Forse questi principi ti sembrano arbitrari, o addirittura ovvi se hai esperienza di gestione. Ma, quando sono realizzati, rendono la comunicazione facile per tutti.

L'utilizzo di diversi strumenti di comunicazione consente di gestire rapidamente discussioni, commenti, domande e risposte.

Inoltre, disporre di una varietà di soluzioni di comunicazione migliorerà notevolmente la tua capacità di adattamento a determinate situazioni professionali che richiedono diverse modalità di comportamento.

Suggerimento n. 7: utilizzare gli strumenti di gestione

Esistono molti strumenti per la gestione dei team remoti che puoi provare: la maggior parte di essi ti aiuta a coprire la gestione virtuale dei progetti virtuali:

• Strumenti di gestione dei progetti : ottimi per tenere traccia dei progressi del progetto "da lontano" e tenere d'occhio le scadenze.
• Software di gestione delle attività : ottimo per definire e tenere traccia delle attività, nonché per archiviare i documenti necessari per il lavoro.
• Strumenti di gestione del team : ottimi per facilitare la collaborazione tra i membri del team.
• Strumenti di condivisione dello schermo : ottimi quando devi aiutare un membro del team a configurare un nuovo programma che utilizzerai entrambi o qualsiasi altra cosa di cui hai bisogno per eseguire da lontano.
• Fogli di calcolo online : ottimi quando devi lavorare sui documenti contemporaneamente e avere tutte le modifiche salvate e sincronizzate in tempo reale, automaticamente.

L'utilizzo di una serie di strumenti di gestione faciliterà notevolmente la gestione di progetti, attività e team, oltre a garantire un risparmio di tempo lavorando su un documento contemporaneamente.

Suggerimento n. 8 — Cerca il giusto tipo di persone per la tua squadra

Quando cerchi le persone che assumerai per lavorare nel tuo team virtuale, assicurati di:

• Pubblica le tue offerte di lavoro su siti Web freelance affidabili: conduci colloqui tecnici con i candidati che si candidano, ma fai anche loro superare un paio di test della personalità, per assicurarti che siano adatti alla cultura.
• Testare i nuovi assunti : prima di iscriversi a tempo pieno con i singoli membri del team, assumerli prima per progetti più piccoli, per testare le loro capacità e il potenziale per un'ulteriore cooperazione.
• Offri un vantaggio alle persone con esperienza nel lavoro a distanza : questo non dovrebbe essere un must , ma le persone che hanno già lavorato in remoto sanno come lavorare in un team virtuale in modo efficiente. Questa è la conoscenza che possono estendere al resto della squadra.

Assumendo le persone giuste, compilerai un gruppo di persone adatto a formare una squadra di successo, indipendentemente dal fatto che potrebbero non incontrarsi mai faccia a faccia.

Suggerimento n. 9: approda a una cultura di squadra virtuale

La cultura del team virtuale è importante quanto qualsiasi altra cultura del team: il gruppo di persone all'interno di un team virtuale dovrà comunque formare una sorta di comprensione, oltre a creare fiducia reciproca.

Puoi realizzarlo:

• Incontrarsi faccia a faccia di tanto in tanto : se vivete tutti nello stesso paese, potete organizzare un incontro ogni due mesi. Organizza una cena di squadra, esci a giocare a bowling e impara a conoscerti al di là dei titoli della tua azienda.
• Cercando di stabilire amicizie virtuali , poiché non sarai in grado di organizzare pizza party e giocare a Fussball insieme così spesso, puoi incoraggiare le persone a stringere amicizie online. In qualità di manager, puoi aprire la strada: aggiungi i membri del tuo team su Linkedin e Twitter, o anche su Facebook e Instagram.
• Rendere tutte le riunioni compatibili a distanza: a volte, solo una parte del team è virtuale e la parte non virtuale del team può essere tentata di tenere riunioni separate. Per evitare che la folla remota si senta esclusa, stabilisci la pratica di tenere tutte le riunioni, anche quelle veloci, online.

Secondo Rahul Vij, CEO di un'agenzia di marketing digitale WebSpero Solutions, uno dei modi migliori per motivare i lavoratori e proteggerli dalla sensazione di "distacco" è mettere da parte un paio d'ore in una settimana per gli extracurriculari.

”Mantenerli coinvolti in diverse attività ed eventi d'ufficio. Pianifica sessioni interattive virtuali come pranzi virtuali, giochi virtuali e sessioni di chat in cui tutto sarà discusso tranne l'ufficio e il suo lavoro".

Costruire una cultura del team virtuale aiuta il team a sentirsi più come un tutt'uno, e non solo individui davanti ai loro computer, che si limitano a fare la loro parte del lavoro e a battere il tempo.

Suggerimento n. 10: mostra comprensione per le esigenze personali della tua squadra

Analogamente a consentire orari di lavoro flessibili, dovresti anche cercare di tenere in considerazione che i tuoi dipendenti hanno vite e impegni personali. Questo può spesso interferire con la loro efficienza lavorativa, specialmente quando lavorano da casa perché non c'è modo di "scappare" dai loro problemi.

Questo è il motivo per cui le aziende di oggi hanno spesso grandi team delle risorse umane che sono lì per aiutare i propri colleghi in caso di problemi che potrebbero riscontrare.

Tuttavia, ci sono un paio di passaggi che tu, come manager, puoi intraprendere per assicurarti che i tuoi dipendenti trovino un modo per bilanciare la loro vita personale e professionale:

• Incoraggia i dipendenti a parlare con il tuo team delle risorse umane se riscontrano problemi che influiscono sul loro lavoro
• Crea un ambiente salubre in cui i dipendenti non siano stressati riguardo ai loro compiti e progetti
• Quando possibile, lascia che i membri del team lascino i compiti meno importanti e meno urgenti per domani: sii realistico riguardo al carico di lavoro

Suggerimento n. 11: organizza riunioni 1 contro 1

Anche se ospitare una cultura del team virtuale stabilisce migliori connessioni con i tuoi dipendenti, è comunque importante dedicare del tempo per conoscerli e vedere come stanno.

Avere incontri individuali e 1 contro 1 è importante per tre motivi:

• Eliminare lo stress legato all'autorità per alcuni dipendenti,
• Discutere potenziali ostacoli e difficoltà nell'ambiente di lavoro quotidiano, e
• Conoscere le capacità e i limiti di ciascun dipendente.

Il direttore delle comunicazioni di JotForm, Annabel Maw, sottolinea l'importanza degli incontri 1 contro 1 sostenendo che sono una parte cruciale per motivare i suoi colleghi.

Oltre a riunioni settimanali di 15 minuti per i rapporti sullo stato di avanzamento, dedica anche 30 minuti ogni venerdì per organizzare incontri 1 contro 1 con ciascun dipendente e discutere in che modo la settimana lavorativa li ha influenzati.

Nota che è un ottimo modo per sfogarsi e fare una chiacchierata amichevole, pur mantenendo un ambiente di lavoro sano.

" Avere una buona quantità di punti di contatto tra loro aiuta a capire dove si trovano tutti, ottenere feedback e assicurarsi che il team si senta felice e produttivo con ciò su cui sta lavorando".

Suggerimento n. 12: trova ispirazione nei famosi team virtuali

In caso di dubbi su come gestire il tuo team virtuale, prendi ispirazione dai team virtuali che hanno avuto successo in quello che fanno per anni.

Ecco solo alcuni degli esempi di successo dei team virtuali, oltre ad alcune informazioni su come operano e cosa rende efficace la loro politica di lavoro a distanza:

Campo base

Fondata nel : 1999

Sede : Chicago

Il numero di persone che lavorano da remoto : 50 dipendenti dislocati in tutto il mondo.

Cosa puoi imparare da loro : offrono vantaggi speciali ai loro lavoratori remoti, ad esempio, se qualcuno di loro desidera acquistare una scrivania in piedi per migliorare la produttività, l'azienda copre i costi.

Curiosità : i fondatori di Basecamp, Jason Fried e David Hansson, hanno persino pubblicato una guida sulla gestione di un'azienda remota chiamata Remote .

Zapier

Fondata nel : 2011

Sede : San Francisco

Il numero di persone che lavorano da remoto : 20 dipendenti a tempo pieno, tutti da remoto.

Cosa puoi imparare da loro : utilizzano una serie di strumenti per colmare il divario geografico e facilitare la collaborazione e la gestione dei progetti.

Curiosità : preferiscono il termine "distribuito" invece di "remoto", perché sono in contatto tutto il tempo durante le loro giornate lavorative.

Trello

Fondata nel : 2011

Sede : New York

Il numero di persone che lavorano da remoto : L'intero reparto marketing è virtuale + 50% degli altri reparti.

Cosa puoi imparare da loro : rimangono connessi e aggiornati attraverso frequenti riunioni video.

Curiosità : il team di Trello utilizza l'app di gestione dei progetti Trello per gestire i propri progetti in remoto.

Clockify (sì, anche noi lavoriamo da remoto)

Fondata nel : 2017

Sede : Palo Alto

Il numero di persone che lavorano in remoto : i membri del nostro team viaggiano spesso tra Palo Alto e Novi Sad, quindi spesso collaboriamo online.

Cosa puoi imparare da loro (beh, noi ): rimaniamo aggiornati sull'avanzamento del progetto monitorando il tempo con Clockify, un software di monitoraggio del tempo che abbiamo sviluppato noi stessi

Curiosità : ogni volta che leggi un post dal nostro blog, è probabile che tu stia leggendo un pezzo scritto mentre sei "on the road".

Quindi, in caso di dubbio, puoi sempre imparare qualcosa da famosi team virtuali di successo: qualunque siano le sfide che potresti avere, è probabile che anche loro le abbiano affrontate e poi condivise con il mondo.

Avvolgendo…

Tutti questi suggerimenti potrebbero sembrare molti, ma non è necessario seguire ogni passaggio per migliorare le tue capacità di gestione. Concentrati su un paio di essi e vedrai che il tuo ambiente di lavoro inizierà a illuminarsi.

La cosa più importante da ricordare è dare valore ai tuoi dipendenti, avere una comprensione delle loro esigenze e creare un ambiente amichevole. Dopo averlo fatto, noterai un miglioramento e sarai in grado di implementare questi passaggi molto più facilmente.