12 tips untuk mengelola tim virtual secara efektif

Menemukan cara untuk masuk ke tim Anda dan memimpin dengan cara terbaik sudah cukup sulit sebelum tahun 2020. Saat ini, budaya pandemi memaksa kita untuk lebih mengenal konsep tim virtual, yang membuat proses pengelolaan menjadi jauh lebih sulit.

Tidak perlu putus asa, karena ada banyak cara untuk mengelola tim virtual dengan benar dan efisien. Kami akan menganalisis secara menyeluruh dan menawarkan beberapa wawasan tentang tip dan teknik yang digunakan manajer terbaik saat ini.

Apa saja tantangan dalam mengelola tim virtual?

Anda dan karyawan Anda pasti akan menghadapi tantangan tertentu dalam menangani tugas sehari-hari. Mulai dari tindakan sederhana berupa kesalahpahaman tugas hingga masalah yang lebih kompleks, seperti keterpisahan mental dari lingkungan kerja.

Bekerja di kantor virtual kemungkinan besar akan membuat Anda menghadapi beberapa tantangan berikut:

• Produktivitas menurun dan kinerja buruk
• Kesalahpahaman tugas yang diberikan karena kurangnya interaksi tatap muka
• Depersonalisasi dalam hal hubungan dengan kolega Anda
• “Memisahkan gereja dari negara” — batas antara pekerjaan dan rumah menjadi kabur

Ini adalah beberapa kendala paling umum yang dihadapi banyak pekerja rumahan. Tapi, jangan khawatir jika Anda mengalami sesuatu yang tidak ada dalam daftar ini — kemungkinan besar, apa pun yang Anda hadapi, Anda masih tidak sendirian.

Bagaimana Anda mengatasi tantangan mengelola tim virtual?

Jawaban singkatnya adalah — secara bertahap dan metodis .

Mengatasi tantangan dalam mengelola tim virtual relatif mudah dilakukan — dengan bantuan 12 tip berikut:

1. Berikan jam kerja yang fleksibel
2. Menjalani pelatihan tim virtual
3. Memelihara lingkungan yang didorong oleh penghargaan
4. Atur pertemuan menurut zona waktu yang berbeda
5. Minta laporan kemajuan
6. Gunakan alat komunikasi
7. Gunakan alat manajemen
8. Cari orang yang tepat untuk tim Anda
9. Pelabuhan budaya tim virtual
10. Memiliki pemahaman untuk kebutuhan pribadi tim Anda
11. Atur pertemuan 1 lawan 1
12. Temukan inspirasi di tim virtual terkenal

Tip #1 — Berikan jam kerja yang fleksibel

Bagaimana jika tim Anda virtual karena anggota tim Anda tinggal di seluruh dunia?

Nah, bekerja dari berbagai belahan dunia berarti seluruh tim Anda jarang dapat bekerja pada waktu yang sama.

Lagi pula, perancang UI Anda dari Warsawa tidak akan dapat bekerja pada waktu yang sama persis dengan pengembang back-end Anda dari California.

Jadi, Anda harus lebih fleksibel dengan jam kerja mereka — baik untuk mengakomodasi zona waktu yang berbeda dan membantu tim Anda mencapai keseimbangan kerja/kehidupan. Mereka akan lebih bahagia karenanya, dan, sebagai hasilnya, lebih produktif dengan pekerjaan mereka.

Jadi, mintalah tim Anda bekerja sesuai dengan kecenderungan alami mereka, dan instruksikan mereka untuk melacak waktu pada tugas dan proyek yang mereka kerjakan selama jam kerja mereka.

Dengan cara ini, Anda akan dapat melihat:

• Ketika setiap anggota tim individu suka bekerja
• Siapa yang mengerjakan apa setiap saat
• Siapa yang saat ini tersedia untuk mengambil tugas baru

Akibatnya, Anda akan dapat menentukan waktu ketika jadwal Anda tumpang tindih dan mengatur aktivitas kelompok waktu nyata yang sesuai — untuk waktu ketika tim Anda benar-benar perlu bekerja sama. Anda dapat menggunakan waktu yang tumpang tindih ini untuk menyiapkan rapat konferensi, mendiskusikan strategi, dan menghubungi semua orang.

Dengan melacak jam kerja Anda yang fleksibel, Anda juga dapat mengukur tingkat produktivitas — dan mengidentifikasi kemacetan dan aktivitas yang berpotensi membuang waktu, yang kemudian Anda tahu harus Anda hilangkan di masa mendatang.

Tip #2 — Menjalani pelatihan tim virtual

Jika Anda ingin menguasai apa pun dalam hidup, kemungkinan besar Anda harus mengusahakannya. Hal yang sama berlaku untuk mengelola tim jarak jauh — terkadang, sebaiknya Anda menjalani pelatihan sebelum menanganinya.

Ada beberapa cara mengelola tim virtual, jadi mengelola kursus pelatihan tim virtual juga melibatkan tiga jenis pelatihan terpisah: pelatihan teknologi, pelatihan pemrosesan kelompok, dan pelatihan lintas budaya.

Pelatihan teknologi

Tim Anda harus berpengalaman dengan alat manajemen tim virtual yang akan Anda gunakan dalam pekerjaan Anda.

Jadi, Anda harus mencakup:

• Jenis alat apa yang digunakan,
• Situasi apa yang membutuhkan jenis alat tertentu,
• Bagaimana memilih alat yang sesuai dengan kebutuhan pribadi Anda, dan
• Cara menangani masalah teknologi — termasuk masalah alat dan tidak ada Wi-Fi.

Pelatihan pemrosesan kelompok

Tim Anda harus mampu mengatasi berbagai tantangan terkait proyek.

Jadi, Anda harus mencakup:

• Penetapan tujuan yang tepat,
• keterampilan memecahkan masalah,
• Membangun kepercayaan di antara anggota tim jarak jauh, dan
• Latihan kolaborasi

Pelatihan lintas budaya

Jenis pelatihan ini sangat penting jika Anda bekerja dalam tim multikultural — tim virtual Anda perlu memahami cara terbaik untuk berfungsi dalam tim lintas budaya.

Jadi, Anda harus mencakup:

• Bagaimana mengatasi perbedaan budaya,
• Cara bekerja sesuai dengan kebiasaan dan rutinitas kerja masing-masing budaya, dan
• Bagaimana mengatasi prasangka dan mengabaikan stereotip

Anda dapat bergabung dalam kursus resmi “Mengelola Tim Virtual” untuk mempelajari strategi terbaik untuk mengelola tim virtual. Atau, Anda dapat melakukan riset sendiri tentang cara terbaik untuk melakukan pelatihan.

Tip #3 — Memelihara lingkungan yang didorong oleh penghargaan

Dalam kebanyakan kasus, bekerja dari rumah dapat membuat dampak besar pada tingkat produktivitas Anda dan cara Anda mendekati setiap proyek pada hari kerja. Berdasarkan pengalaman banyak tim virtual, tidak dikelilingi oleh orang-orang memengaruhi kualitas pekerjaan Anda dengan selisih yang sangat besar.

Bekerja berdampingan dengan kolega Anda sering kali menciptakan dorongan kompetitif, yang bisa menjadi sifat produktif. Namun, intensitasnya berkurang saat Anda bekerja dari rumah, terutama jika Anda tidak dapat mengunjungi kantor dari waktu ke waktu karena perbedaan geografis.

Oleh karena itu, cara terbaik untuk menyiasatinya adalah dengan menciptakan sistem penghargaan atau sistem meritokratis yang tumbuh subur dalam lingkungan yang kompetitif. Kamu bisa:

• Ucapkan selamat kepada karyawan Anda di platform bersama untuk melakukan tugas yang sulit
• Tawarkan insentif kepada pekerja terbaik dalam seminggu/bulan
• Sertakan hari libur untuk pemain terbaik
• Atur acara dan pertemuan ramah di platform virtual

Tip #4 — Atur rapat menurut zona waktu yang berbeda

Kami telah membahas hal ini di poin sebelumnya — jika tim Anda bersifat virtual karena Anda berada di berbagai zona waktu, Anda harus mempertimbangkan hal ini saat merencanakan seluruh tim untuk "berkumpul" dan bekerja.

Dan, ini terutama termasuk pertemuan kelompok dalam bentuk apa pun.

Ketika sampai pada proses menemukan slot waktu yang ideal untuk rapat, sebaiknya Anda:

• Daftar semua anggota tim Anda di atas kertas
• Tambahkan zona waktu mereka
• Tambahkan waktu masuk dan keluar mereka yang telah Anda kumpulkan dari hasil pelacakan waktu mereka
• Temukan slot waktu yang ideal untuk rapat melalui perbandingan

Anda dapat menggunakan konverter zona waktu online untuk tujuan ini.

Setelah Anda memutuskan waktunya, Anda kemudian dapat menangani rapat jarak jauh dengan mengadakan konferensi video atau melalui sistem komunikasi.

Tip #5 — Mintalah laporan kemajuan

Anda tidak ingin mengelola mikro tim Anda — tetapi Anda masih harus mengawasi apa yang mereka lakukan dan apakah mereka membuat kemajuan yang direncanakan dengan tugas mereka.

Anda dapat melakukannya dengan:

• Melirik laporan pelacakan waktu mereka,
• Menetapkan dan melaksanakan pertemuan rutin harian, dan
• Mengatur pertemuan satu lawan satu sesekali.

Akibatnya, Anda akan dapat menemukan dan mendiskusikan tantangan potensial dan menangani penangguhan pada waktu yang tepat.

Tip #6 — Gunakan alat komunikasi

Dalam hal kiat untuk mengelola tim jarak jauh, tidak ada yang mengalahkan komunikasi yang efisien .

Saat ini, ada banyak cara untuk mengirim pesan tanpa harus menunggu seseorang untuk memeriksa email atau menjawab telepon:

• Alat perpesanan tim — aplikasi seperti Pumble sangat bagus untuk mengajukan pertanyaan cepat dan mengklarifikasi beberapa hal tentang pekerjaan Anda.
• Alat konferensi video — sangat bagus untuk melakukan rapat video dan konferensi video dengan tim Anda.

Menurut spesialis pemasaran digital, Jason Whaling, membangun komunikasi yang jelas dengan tim Anda bergantung pada tiga prinsip:

• Memiliki tempat yang ditetapkan untuk komunikasi,
• Memiliki jadwal pertemuan yang telah ditentukan, dan
• Mendorong orang untuk memiliki thumbnail.

Mungkin prinsip-prinsip ini tampak sewenang-wenang bagi Anda, atau bahkan jelas jika Anda memiliki pengalaman manajemen. Tapi, ketika mereka selesai, mereka membuat komunikasi mudah bagi semua orang.

Menggunakan sejumlah alat komunikasi yang berbeda memastikan Anda menangani diskusi, komentar, pertanyaan, dan jawaban dengan cepat.

Selain itu, memiliki berbagai solusi komunikasi akan sangat meningkatkan kemampuan Anda untuk beradaptasi dengan situasi profesional tertentu yang memerlukan mode perilaku yang berbeda.

Tip #7 — Gunakan alat manajemen

Ada banyak alat untuk mengelola tim jarak jauh yang dapat Anda coba — sebagian besar membantu Anda menangani manajemen virtual proyek virtual:

• Alat manajemen proyek — bagus untuk melacak kemajuan proyek "dari jauh" dan mengawasi tenggat waktu.
• Perangkat lunak manajemen tugas — bagus untuk menentukan dan melacak tugas, serta menyimpan dokumen yang Anda perlukan untuk bekerja.
• Alat manajemen tim — bagus untuk memfasilitasi kolaborasi di antara anggota tim.
• Alat berbagi layar — bagus saat Anda perlu membantu anggota tim menyiapkan program baru yang akan Anda gunakan berdua, atau apa pun yang perlu Anda lakukan dari jauh.
• Spreadsheet online — bagus saat Anda harus mengerjakan dokumen secara bersamaan dan semua perubahan disimpan dan disinkronkan secara real-time, secara otomatis.

Menggunakan sejumlah alat manajemen akan sangat memudahkan proyek, tugas, dan manajemen tim Anda — serta memastikan Anda menghemat waktu dengan mengerjakan satu dokumen pada waktu yang sama.

Tip #8 — Cari orang yang tepat untuk tim Anda

Saat mencari orang yang akan Anda pekerjakan untuk bekerja di tim virtual Anda, pastikan Anda:

• Posting lowongan pekerjaan Anda di situs web lepas terkemuka — lakukan wawancara teknis dengan kandidat yang melamar, tetapi minta mereka juga melalui beberapa tes kepribadian, untuk memastikan mereka cocok dengan budaya.
• Uji karyawan baru — sebelum mendaftar dengan anggota tim individu secara penuh, bawa mereka ke proyek yang lebih kecil terlebih dahulu, untuk menguji keterampilan dan potensi mereka untuk kerjasama lebih lanjut.
• Berikan keuntungan kepada orang-orang yang berpengalaman dalam pekerjaan jarak jauh — ini tidak harus menjadi keharusan , tetapi orang-orang yang telah bekerja dari jarak jauh tahu cara bekerja dalam tim virtual secara efisien. Ini adalah pengetahuan yang dapat mereka kembangkan ke seluruh tim.

Dengan mempekerjakan individu yang tepat, Anda akan mengumpulkan sekelompok orang yang tepat untuk membentuk tim yang sukses — terlepas dari kenyataan bahwa mereka mungkin tidak pernah bertemu langsung.

Tip #9 — Menanam budaya tim virtual

Budaya tim virtual sama pentingnya dengan budaya tim lainnya — sekelompok orang dalam tim virtual masih harus membentuk semacam pemahaman, serta membangun rasa saling percaya.

Anda dapat mewujudkannya dengan:

• Bertemu tatap muka dari waktu ke waktu — jika Anda semua tinggal di negara yang sama, Anda dapat mengatur pertemuan setiap beberapa bulan. Atur makan malam tim, pergi bermain bowling, dan saling mengenal lebih dari sekadar gelar perusahaan Anda.
• Mencoba menjalin pertemanan virtual — karena Anda tidak akan bisa mengadakan pesta pizza dan bermain Fussball bersama sesering itu, Anda dapat mendorong orang untuk menjalin pertemanan online. Sebagai manajer, Anda dapat memimpin — tambahkan anggota tim Anda di Linkedin dan Twitter, atau bahkan Facebook dan Instagram.
• Membuat semua rapat menjadi ramah jarak jauh — terkadang, hanya sebagian dari tim yang virtual, dan bagian non-virtual dari tim mungkin tergoda untuk mengadakan rapat terpisah. Untuk menghindari orang banyak yang merasa tersisih, terapkan praktik mengadakan semua rapat, bahkan rapat cepat, secara online.

Menurut Rahul Vij, CEO agen pemasaran digital WebSpero Solutions, salah satu cara terbaik untuk memotivasi pekerja dan melindungi mereka dari perasaan "tidak terikat" adalah dengan menyisihkan beberapa jam dalam seminggu untuk ekstrakurikuler.

”Buat mereka terlibat dalam berbagai aktivitas dan acara kantor. Rencanakan sesi interaktif virtual seperti makan siang virtual, permainan virtual, dan sesi mengobrol di mana semuanya akan dibahas kecuali kantor dan pekerjaannya.”

Membangun budaya tim virtual membantu tim merasa lebih seperti keseluruhan — dan bukan hanya individu di depan komputer mereka, hanya melakukan bagian pekerjaan mereka dan menghabiskan waktu.

Tip #10 — Tunjukkan pengertian untuk kebutuhan pribadi tim Anda

Sama halnya dengan mengizinkan jam kerja yang fleksibel, Anda juga harus mencoba mempertimbangkan bahwa karyawan Anda memiliki kehidupan dan komitmen pribadi. Hal ini seringkali dapat mengganggu efisiensi kerja mereka, terutama ketika mereka bekerja dari rumah karena tidak ada cara untuk “melarikan diri” dari masalah mereka.

Inilah sebabnya mengapa bisnis saat ini sering kali memiliki tim SDM besar yang siap membantu rekan kerja mereka dengan masalah apa pun yang mungkin mereka alami.

Namun, ada beberapa langkah yang dapat Anda, sebagai manajer, ambil untuk memastikan karyawan Anda menemukan cara untuk menyeimbangkan kehidupan pribadi dan profesional mereka:

• Dorong karyawan untuk berbicara dengan tim SDM Anda jika mereka mengalami masalah yang memengaruhi pekerjaan mereka
• Ciptakan lingkungan yang sehat di mana karyawan tidak stres mengenai tugas dan proyek mereka
• Jika memungkinkan, biarkan anggota tim meninggalkan tugas yang kurang penting dan kurang mendesak untuk besok — bersikaplah realistis tentang beban kerja

Tip #11 — Atur pertemuan 1 lawan 1

Meskipun menyembunyikan budaya tim virtual membangun hubungan yang lebih baik dengan karyawan Anda, tetap penting untuk menyisihkan waktu untuk mengenal mereka dan melihat bagaimana kinerja mereka.

Memiliki individu, pertemuan 1-on-1 penting karena tiga alasan:

• Menghilangkan stres terkait otoritas untuk beberapa karyawan,
• Membahas potensi hambatan dan kesulitan di tempat kerja sehari-hari, dan
• Mengenal kemampuan dan keterbatasan setiap karyawan.

Direktur komunikasi di JotForm, Annabel Maw, menekankan pentingnya pertemuan satu lawan satu dengan menyatakan bahwa itu adalah bagian penting dalam memotivasi rekan-rekannya.

Selain pertemuan mingguan 15 menit untuk laporan kemajuan, dia juga menyisihkan 30 menit setiap hari Jumat untuk mengatur pertemuan tatap muka dengan setiap karyawan dan mendiskusikan bagaimana minggu kerja memengaruhi mereka.

Dia mencatat bahwa ini adalah cara terbaik untuk mengeluarkan tenaga dan mengobrol dengan ramah, sambil mempertahankan lingkungan kerja yang sehat.

“ Memiliki banyak titik kontak satu sama lain membantu untuk memahami di mana semua orang berada, mendapatkan umpan balik, dan memastikan tim merasa bahagia dan produktif dengan apa yang sedang mereka kerjakan.”

Tip #12 — Temukan inspirasi dalam tim virtual terkenal

Kapan pun ragu tentang cara menangani tim virtual Anda — ambil inspirasi dari tim virtual yang telah sukses dalam apa yang mereka lakukan selama bertahun-tahun.

Berikut ini hanya beberapa contoh tim virtual yang sukses — serta beberapa wawasan tentang cara mereka beroperasi dan apa yang membuat kebijakan kerja jarak jauh mereka berhasil:

Tempat penampungan

Didirikan pada : 1999

Markas Besar : Chicago

Jumlah orang yang bekerja dari jarak jauh : 50 karyawan yang berlokasi di seluruh dunia.

Apa yang dapat Anda pelajari dari mereka : Mereka menawarkan manfaat khusus bagi pekerja jarak jauh mereka — misalnya, jika salah satu dari mereka ingin membeli meja berdiri untuk meningkatkan produktivitas, perusahaan menanggung biayanya.

Fakta Menarik : Pendiri Basecamp, Jason Fried dan David Hansson, bahkan menerbitkan panduan untuk menjalankan perusahaan jarak jauh yang disebut Remote .

Zapier

Didirikan pada : 2011

Markas Besar : San Francisco

Jumlah orang yang bekerja dari jarak jauh : 20 karyawan tetap, semuanya dari jarak jauh.

Apa yang dapat Anda pelajari dari mereka : Mereka menggunakan sejumlah alat untuk menjembatani kesenjangan geografis dan memfasilitasi kolaborasi dan manajemen proyek.

Fakta Menarik : Mereka lebih suka istilah "didistribusikan" daripada "jarak jauh" — karena mereka berhubungan sepanjang waktu selama hari kerja mereka.

Trello

Didirikan pada : 2011

Markas Besar : New York

Jumlah orang yang bekerja dari jarak jauh : Seluruh departemen pemasaran adalah virtual + 50% dari departemen lain.

Apa yang dapat Anda pelajari dari mereka : Mereka tetap terhubung dan terkini melalui rapat video yang sering dilakukan.

Fakta Menarik: Tim Trello menggunakan aplikasi manajemen proyek Trello untuk mengelola proyek mereka dari jarak jauh.

Clockify (ya — kami juga bekerja dari jarak jauh)

Didirikan pada : 2017

Markas Besar : Palo Alto

Jumlah orang yang bekerja dari jarak jauh : Anggota tim kami sering bepergian antara Palo Alto dan Novi Sad — jadi, kami sering berkolaborasi secara online.

Apa yang dapat Anda pelajari dari mereka (baik, kami ): Kami tetap mengikuti perkembangan proyek dengan melacak waktu dengan Clockify, perangkat lunak pelacak waktu yang kami kembangkan sendiri

Fakta Menarik : Setiap kali Anda membaca posting dari blog kami, kemungkinan besar Anda sedang membaca sebuah tulisan saat "di jalan".

Jadi, jika ragu, Anda selalu dapat belajar sesuatu dari tim virtual terkenal yang sukses — tantangan apa pun yang mungkin Anda hadapi, kemungkinan besar mereka juga melewatinya, dan kemudian dibagikan kepada dunia.

Membungkus…

Semua tip ini mungkin tampak seperti banyak, tetapi tidak perlu mengikuti setiap langkah untuk meningkatkan keterampilan manajemen Anda. Fokus pada beberapa dari mereka dan Anda akan melihat bahwa lingkungan kerja Anda akan mulai menyala.

Yang paling penting untuk diingat adalah menghargai karyawan Anda, memahami kebutuhan mereka, dan menciptakan lingkungan yang ramah. Setelah Anda melakukan ini, Anda akan melihat peningkatan dan Anda akan dapat menerapkan langkah-langkah ini jauh lebih mudah.