가상 팀을 효과적으로 관리하기 위한 12가지 팁

2020년 이전에는 팀과 소통하고 가능한 한 최선의 방법으로 이끄는 방법을 찾는 것이 매우 어려웠습니다. 요즘은 팬데믹 문화로 인해 가상 팀의 개념에 더 익숙해져야 하므로 관리 프로세스가 훨씬 더 어려워집니다.

가상 팀을 효율적으로 적절하게 관리할 수 있는 방법이 많이 있으므로 절망할 필요가 없습니다. 우리는 철저한 분석을 통해 오늘날 최고의 관리자들이 사용하는 팁과 기술에 대한 통찰력을 제공할 것입니다.

가상 팀 관리의 어려움은 무엇입니까?

귀하와 귀하의 직원 모두 일상적인 작업을 처리하는 데 있어 특정 과제에 직면하게 됩니다. 업무를 잘못 이해하는 단순한 행위부터 작업 환경과의 정신적 분리와 같은 보다 복잡한 문제에 이르기까지 다양합니다.

가상 사무실에서 일하면 다음과 같은 문제에 직면하게 될 가능성이 큽니다.

• 생산성 저하 및 성능 저하
• 대면 상호 작용 부족으로 인해 주어진 작업에 대한 오해
• 동료와의 연결 측면에서 개인화
• "국가에서 교회 분리" - 직장과 가정의 경계가 흐려집니다.

이것은 많은 재택 근무자가 직면하는 가장 일반적인 장애물 중 일부입니다. 그러나 이 목록에 없는 일을 겪고 있다면 걱정하지 마십시오. 당신이 직면하고 있는 것이 무엇이든 여전히 혼자가 아닐 가능성이 있습니다.

가상 팀 관리의 어려움을 어떻게 극복합니까?

짧은 대답은 — 점진적으로 그리고 체계적으로 입니다.

가상 팀 관리의 어려움을 극복하는 것은 다음 12가지 팁 을 통해 비교적 쉽게 달성할 수 있습니다.

1. 유연한 근무 시간 허용
2. 가상 팀 교육 받기
3. 보상 중심의 환경 조성
4. 다른 시간대에 따라 회의 구성
5. 진행 보고서 요청
6. 커뮤니케이션 도구 사용
7. 관리 도구 사용
8. 팀에 적합한 사람을 찾으십시오.
9. 가상 팀 문화 보호
10. 팀의 개인적인 요구 사항을 이해하고 있습니다.
11. 1:1 회의 구성
12. 유명한 가상 팀에서 영감 찾기

팁 #1 - 유연한 근무 시간 허용

팀 구성원이 전 세계에 살고 있기 때문에 팀이 가상인 경우에는 어떻게 합니까?

글쎄, 세계의 다른 지역에서 일하는 것은 전체 팀이 정확히 같은 시간에 작업할 수 있는 경우가 거의 없다는 것을 의미합니다.

결국, Warsaw의 UI 디자이너는 캘리포니아의 백엔드 개발자와 정확히 같은 시간에 작업할 수 없습니다.

따라서 서로 다른 시간대를 수용하고 팀이 일과 삶의 균형을 이룰 수 있도록 근무 시간을 보다 유연하게 조정해야 합니다. 그들은 그것에 대해 더 행복할 것이고, 결과적으로 그들의 일에서 더 생산적일 것입니다.

따라서 팀이 타고난 성향에 따라 작업하도록 하고 근무 시간 동안 작업 및 프로젝트에 대한 시간을 추적하도록 지시하십시오.

이렇게 하면 다음을 볼 수 있습니다.

• 팀원 개개인이 일하기를 좋아할 때
• 누가 어떤 순간에 무엇을 하고 있는지
• 현재 새로운 작업을 맡을 수 있는 사람

결과적으로 일정이 겹치는 시간을 정확히 파악하고 그에 따라 실시간 그룹 활동을 조정할 수 있습니다. 팀이 절대적으로 협력해야 하는 시간입니다. 이 겹치는 시간을 사용하여 회의 회의를 설정하고 전략을 논의하고 모든 사람과 체크인할 수 있습니다.

탄력 근무 시간을 추적하여 생산성 수준을 측정하고 병목 현상과 잠재적인 시간 낭비 활동을 식별하여 나중에 제거해야 함을 알 수 있습니다.

팁 #2 — 가상 팀 교육 받기

인생에서 무엇이든 마스터하고 싶다면 노력해야 할 가능성이 큽니다. 원격 팀 관리도 마찬가지입니다. 때로는 문제를 해결하기 전에 교육을 받는 것이 가장 좋습니다.

가상 팀을 관리하는 방법에는 여러 가지가 있으므로 가상 팀 관리 교육 과정에는 기술 교육, 그룹 처리 교육 및 다문화 교육의 세 가지 별도 유형의 교육도 포함됩니다.

기술 교육

팀은 업무에 사용할 가상 팀 관리 도구에 대해 잘 알고 있어야 합니다.

따라서 다음을 다루어야 합니다.

• 어떤 종류의 도구를 사용해야 하는지,
• 특정 유형의 도구가 필요한 상황,
• 개인의 필요에 맞는 도구를 선택하는 방법 및
• 도구 문제 및 Wi-Fi 없음을 포함하여 기술 문제를 처리하는 방법.

그룹 처리 교육

팀은 다양한 프로젝트 관련 문제를 해결할 수 있어야 합니다.

따라서 다음을 다루어야 합니다.

• 올바른 목표 설정,
• 문제 해결 능력,
• 원격 팀 구성원 간의 신뢰 구축 및
• 협업 연습

이문화 교육

이러한 유형의 교육은 다문화 팀에서 일하는 경우 매우 중요합니다. 가상 팀은 다문화 팀에서 가장 잘 작동하는 방법을 이해해야 합니다.

따라서 다음을 다루어야 합니다.

• 문화적 차이를 극복하는 방법,
• 각 문화의 관습과 업무 루틴에 따라 일하는 방법,
• 편견을 극복하고 고정 관념을 무시하는 방법

공식 "가상 팀 관리" 과정에 참여하여 가상 팀 관리를 위한 최상의 전략을 배울 수 있습니다. 또는 교육을 가장 잘 수행하는 방법에 대한 자체 연구를 수행할 수 있습니다.

팁 #3 — 보상 중심 환경 조성

대부분의 경우 재택 근무는 생산성 수준과 근무일에 각 프로젝트에 접근하는 방식에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 많은 가상 팀의 경험에 따르면 사람들에게 둘러싸여 있지 않으면 작업 품질에 큰 영향을 미칩니다.

동료들과 나란히 일하면 종종 경쟁적인 추진력이 생겨 생산적인 특성이 될 수 있습니다. 하지만 재택근무를 할 때, 특히 지리적 차이로 인해 수시로 사무실을 방문할 수 없는 경우에는 그 강도를 잃습니다.

따라서 이 문제를 해결하는 가장 좋은 방법은 경쟁 환경에서 번창하는 보상 시스템이나 능력주의 시스템을 만드는 것입니다. 다음을 수행할 수 있습니다.

• 어려운 작업을 수행하는 공유 플랫폼에서 직원을 축하합니다.
• 주간/월간 최고의 직원에게 인센티브 제공
• 최고 실적자에게는 휴무일 포함
• 가상 플랫폼에서 친선 행사 및 모임 구성

팁 #4 — 다른 시간대에 따라 회의를 구성하세요.

이전 시점에서 이에 대해 언급했습니다. 여러 시간대에 위치하여 팀이 가상인 경우 전체 팀이 "모여" 작업할 계획을 세울 때 이 점을 고려해야 합니다.

그리고 여기에는 특히 모든 종류의 그룹 회의가 포함됩니다.

이상적인 회의 시간을 찾는 과정에서 가장 좋은 것은 다음과 같습니다.

• 종이에 모든 팀원을 나열하십시오.
• 시간대에 추가
• 당신이 그들의 시간 추적 결과에서 수집한 그들의 클록 인 및 클록 아웃 시간을 추가하십시오.
• 비교를 통해 이상적인 회의 시간 슬롯 찾기

이를 위해 온라인 시간대 변환기를 사용할 수 있습니다.

시간이 정해지면 화상회의를 하거나 통신 시스템을 통해 원격 회의를 진행할 수 있습니다.

팁 #5 - 진행 보고서 요청

당신은 당신의 팀을 세세하게 관리하고 싶지는 않지만 그들이 하고 있는 일과 그들이 계획한 작업을 진행하고 있는지 계속 주시해야 합니다.

다음과 같이 할 수 있습니다.

• 그들의 시간 추적 보고서를 보면,
• 정기적인 일상 회의를 수립하고 수행하고,
• 가끔 일대일 회의를 주선합니다.

결과적으로 잠재적인 문제를 발견 및 논의하고 적시에 보류를 처리할 수 있습니다.

팁 #6 — 커뮤니케이션 도구 사용

원격 팀을 관리하기 위한 팁과 관련하여 효율적인 커뮤니케이션 을 능가하는 것은 없습니다.

요즘에는 누군가가 이메일을 확인하거나 전화를 받을 때까지 기다리지 않고도 메시지를 받을 수 있는 방법이 많이 있습니다.

• 팀 메시징 도구 — Pumble과 같은 앱은 빠른 질문을 하고 작업에 대한 몇 가지 문제를 명확히 하는 데 적합합니다.
• 화상 회의 도구 — 팀과 화상 회의 및 화상 회의를 수행하는 데 적합합니다.

디지털 마케팅 전문가인 제이슨 웨일링(Jason Whaling)에 따르면 팀과의 명확한 커뮤니케이션은 다음 세 가지 원칙에 따라 결정됩니다.

• 소통의 장을 마련하고,
• 미리 정해진 회의 일정을 갖고,
• 사람들이 미리보기 이미지를 갖도록 권장합니다.

이러한 원칙이 자의적이거나 관리 경험이 있는 경우 명백해 보일 수 있습니다. 그러나 그들이 성취되면 모든 사람이 쉽게 의사 소통할 수 있습니다.

다양한 커뮤니케이션 도구를 사용하면 토론, 의견, 질문 및 답변을 신속하게 처리할 수 있습니다.

또한 다양한 커뮤니케이션 솔루션을 보유하면 다양한 행동 양식이 필요한 특정 전문적인 상황에 적응하는 능력이 크게 향상됩니다.

팁 #7 — 관리 도구 사용

원격 팀 관리를 위한 많은 도구를 사용해 볼 수 있습니다. 대부분은 가상 프로젝트의 가상 관리를 다루는 데 도움이 됩니다.

• 프로젝트 관리 도구 — "멀리서" 프로젝트 진행 상황을 추적하고 마감일을 주시하는 데 적합합니다.
• 작업 관리 소프트웨어 — 작업을 정의 및 추적하고 작업에 필요한 문서를 저장하는 데 적합합니다.
• 팀 관리 도구 — 팀 구성원 간의 협업을 용이하게 하는 데 좋습니다.
• 화면 공유 도구 — 팀 구성원이 둘 다 사용할 새 프로그램을 설정하거나 멀리서 수행해야 하는 모든 것을 도와야 할 때 유용합니다.
• 온라인 스프레드시트 — 문서 작업을 동시에 해야 하고 모든 변경 사항을 실시간으로 자동으로 저장 및 동기화해야 할 때 유용합니다.

여러 관리 도구를 사용하면 프로젝트, 작업 및 팀 관리를 크게 용이하게 할 뿐만 아니라 한 문서에서 동시에 작업하여 시간을 절약할 수 있습니다.

팁 #8 — 팀에 적합한 사람을 찾으세요

가상 팀에서 일할 사람을 찾을 때 다음을 확인하세요.

• 평판이 좋은 프리랜서 웹사이트 에 구인 정보를 게시하십시오. 지원한 후보자와 기술 인터뷰를 실시하되 두 가지 성격 테스트를 거쳐 문화에 적합한지 확인하십시오.
• 신입 사원 테스트 — 개별 팀 구성원과 정규직으로 등록하기 전에 먼저 소규모 프로젝트에 참여하여 기술과 추가 협력 가능성을 테스트하십시오.
• 원격 작업 경험이 있는 사람들에게 이점을 제공하십시오. 이것은 필수 사항 은 아니지만 이미 원격으로 작업한 사람들은 가상 팀에서 효율적으로 작업하는 방법을 알고 있습니다. 이것은 그들이 나머지 팀으로 확장할 수 있는 지식입니다.

적절한 개인을 고용하면 대면하지 않을 수도 있다는 사실과 상관없이 성공적인 팀을 구성하기에 적합한 사람들 그룹을 구성할 수 있습니다.

팁 #9 — 가상 팀 문화를 유지하십시오

가상 팀 문화는 다른 팀 문화만큼 중요합니다. 가상 팀 내의 사람들 그룹은 여전히 ​​일종의 이해를 형성하고 상호 신뢰를 구축해야 합니다.

다음을 통해 실현할 수 있습니다.

• 이따금씩 대면하기 — 모두가 같은 나라에 살고 있다면 두어 달에 한 번씩 모임을 가질 수 있습니다. 팀 저녁 식사를 조직하고, 볼링을 치러 가고, 회사 이름을 넘어 서로를 알아가십시오.
• 가상의 친구 관계를 구축하려는 시도 — 피자 파티를 열거나 Fussball을 자주 할 수 없기 때문에 사람들이 온라인 친구 관계를 맺도록 권장할 수 있습니다. 관리자는 Linkedin과 Twitter, 심지어 Facebook과 Instagram에 팀원을 추가할 수 있습니다.
• 모든 회의를 원격 친화적으로 만들기 - 때로는 팀의 일부만 가상이고 팀의 가상이 아닌 부분은 별도의 회의를 개최하고 싶은 유혹을 받을 수 있습니다. 멀리 떨어져 있는 군중이 소외감을 느끼지 않도록 하려면 모든 회의, 심지어 빠른 회의도 온라인으로 진행하는 습관을 들이십시오.

디지털 마케팅 에이전시 WebSpero Solutions의 CEO인 Rahul Vij에 따르면 직원에게 동기를 부여하고 "분리"라는 느낌으로부터 직원을 보호하는 가장 좋은 방법 중 하나는 과외 활동을 위해 일주일에 몇 시간을 따로 떼어놓는 것입니다.

"다양한 사무실 활동과 행사에 참여하게 하십시오. 사무실과 업무를 제외한 모든 것이 논의되는 가상 점심, 가상 게임, 잡담 세션과 같은 가상 대화형 세션을 계획하십시오.”

가상 팀 문화를 구축하면 팀이 컴퓨터 앞에 있는 개인이 아닌 전체처럼 느껴질 수 있습니다.

팁 #10 — 팀의 개인적인 요구 사항에 대한 이해를 보여주세요

유연 근무 시간을 허용하는 것과 유사하게, 직원들에게 개인적인 삶과 약속이 있다는 점도 고려해야 합니다. 이것은 특히 문제에서 "도망"할 방법이 없기 때문에 집에서 일할 때 작업 효율성을 방해할 수 있습니다.

이것이 오늘날의 비즈니스에 동료가 겪을 수 있는 문제에 대해 도움을 줄 대규모 HR 팀이 있는 이유입니다.

그러나 관리자로서 직원이 개인 생활과 직업 생활의 균형을 맞출 수 있는 방법을 찾도록 하기 위해 취할 수 있는 몇 가지 단계가 있습니다.

• 직원들이 업무에 영향을 미치는 문제를 겪고 있는 경우 HR 팀과 이야기하도록 권장합니다.
• 직원들이 자신의 업무와 프로젝트에 대해 스트레스를 받지 않는 건강한 환경을 조성합니다.
• 가능하면 팀원들이 덜 중요하고 덜 긴급한 작업은 내일을 위해 남겨두도록 하세요. 워크로드에 대해 현실적입니다.

팁 #11 — 일대일 회의 구성

가상 팀 문화를 유지하면 직원과 더 나은 관계를 구축할 수 있지만 직원을 알고 어떻게 지내는지 확인하는 데 시간을 할애하는 것은 여전히 ​​중요합니다.

개별적인 1:1 회의를 갖는 것은 세 가지 이유로 중요합니다.

• 일부 직원의 권한 관련 스트레스 제거,
• 일상적인 직장에서 잠재적인 장애물과 어려움에 대해 논의하고,
• 각 직원의 능력과 한계를 알게 됩니다.

JotForm의 커뮤니케이션 이사인 Annabel Maw는 동료들에게 동기를 부여하는 데 중요한 부분이라고 주장함으로써 1:1 회의의 중요성을 강조합니다.

진행 보고서를 위한 15분의 주간 회의 외에도 그녀는 매주 금요일 30분을 할당하여 각 직원과 1:1 회의를 조직하고 근무 주간이 직원에게 어떤 영향을 미쳤는지 논의합니다.

그녀는 건강한 작업 환경을 유지하면서 스트레스를 풀고 친근한 대화를 나눌 수 있는 훌륭한 방법이라고 말합니다.

" 서로 많은 접점을 갖는 것은 모든 사람이 어디에 있는지 이해하고 피드백을 받으며 팀이 작업 중인 작업에 대해 행복하고 생산적인 느낌을 갖도록 하는 데 도움이 됩니다."

팁 #12 — 유명한 가상 팀에서 영감 찾기

가상 팀을 처리하는 방법에 대해 확신이 서지 않을 때마다 — 수년 동안 하고 있는 일에 성공한 가상 팀에서 영감을 얻으십시오.

다음은 성공적인 가상 팀의 일부 예뿐 아니라 운영 방식과 원격 작업 정책을 성공적으로 만드는 요인에 대한 통찰력입니다.

베이스 캠프

설립 : 1999년

본사 : 시카고

원격으로 일하는 사람들의 수 : 전 세계에 있는 50명의 직원.

그들에게서 배울 수 있는 것 : 그들은 원격 근무자에게 특별한 혜택을 제공합니다. 예를 들어, 생산성 향상을 위해 스탠딩 데스크를 구매하려는 직원이 있으면 회사에서 비용을 부담합니다.

재미있는 사실 : Basecamp의 창립자인 Jason Fried와 David Hansson은 Remote 라는 원격 회사를 운영하는 방법에 대한 가이드를 출판하기도 했습니다.

자피어

설립 : 2011년

본사 : 샌프란시스코

원격 근무자 수 : 상근 직원 20명, 모두 원격 근무.

그들에게서 배울 수 있는 것 : 그들은 지리적 격차를 메우고 협업 및 프로젝트 관리를 촉진하기 위해 여러 도구를 사용합니다.

재미있는 사실 : 그들은 근무 시간 동안 내내 연락을 취하기 때문에 "원격" 대신 "분산"이라는 용어를 선호합니다.

트렐로

설립 : 2011년

본사 : 뉴욕

원격 근무 인원 : 마케팅 부서 전체가 가상 + 타 부서 50%

그들에게서 배울 수 있는 점 : 그들은 자주 화상 회의를 통해 연락을 유지하고 최신 정보를 유지합니다.

재미있는 사실 : Trello 팀은 Trello 프로젝트 관리 앱을 사용하여 프로젝트를 원격으로 관리합니다.

Clockify(예 — 우리도 원격으로 일합니다)

설립일 : 2017년

본사 : 팔로알토

원격으로 일하는 사람들의 수 : 우리 팀원들은 팔로알토와 노비사드 사이를 자주 이동하므로 종종 온라인으로 협업합니다.

그들로부터 배울 수 있는 것 (물론, 우리 ): 우리는 우리가 개발한 시간 추적 소프트웨어인 Clockify로 시간을 추적함으로써 프로젝트 진행 상황에 대해 최신 정보를 유지합니다.

재미있는 사실 : 우리 블로그의 게시물을 읽을 때마다 "이동 중"에 작성된 글을 읽고 있을 가능성이 있습니다.

따라서 의심이 들 때 유명한 성공적인 가상 팀으로부터 항상 무언가를 배울 수 있습니다. 어떤 어려움이 있더라도 그들도 어려움을 겪을 가능성이 있으며 그런 다음 전 세계와 공유할 수 있습니다.

마무리…

이 모든 팁이 많아 보일 수 있지만 관리 기술을 향상시키기 위해 각 단계를 따를 필요는 없습니다. 그 중 몇 가지에 집중하면 작업 환경이 밝아지기 시작하는 것을 볼 수 있습니다.

기억해야 할 가장 중요한 것은 직원을 소중히 여기고 직원의 요구 사항을 이해하며 친근한 환경을 조성하는 것입니다. 이 작업을 수행한 후에는 개선 사항을 확인할 수 있으며 이러한 단계를 훨씬 쉽게 구현할 수 있습니다.