12 Tipps für die effektive Verwaltung virtueller Teams

Vor 2020 war es schwer genug, einen Weg zu finden, um zu Ihrem Team durchzukommen und bestmöglich zu führen. Heutzutage zwingt uns die Pandemiekultur, uns mehr mit dem Konzept virtueller Teams vertraut zu machen, was den Managementprozess erheblich erschwert.

Sie müssen nicht verzweifeln, denn es gibt viele Möglichkeiten, ein virtuelles Team auf effiziente Weise richtig zu verwalten. Wir werden eine gründliche Analyse durchführen und einen Einblick in die Tipps und Techniken geben, die die besten Manager heutzutage anwenden.

Was sind die Herausforderungen bei der Führung virtueller Teams?

Sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter werden bei der Bewältigung alltäglicher Aufgaben vor gewisse Herausforderungen gestellt. Sie reichen von einfachen Missverständnissen bei Aufgaben bis hin zu komplexeren Themen wie der mentalen Loslösung von der Arbeitsumgebung.

Die Arbeit in einem virtuellen Büro wird Sie höchstwahrscheinlich vor einige dieser Herausforderungen stellen:

• Verringerte Produktivität und schlechte Leistung
• Missverständnis der gegebenen Aufgaben aufgrund fehlender persönlicher Interaktion
• Depersonalisierung in Bezug auf die Verbindung mit Ihren Kollegen
• „Kirche vom Staat trennen“ – die Grenzen zwischen Arbeit und Zuhause verschwimmen

Dies sind einige der häufigsten Hindernisse, mit denen viele Heimarbeiter konfrontiert sind. Aber machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie etwas erleben, das nicht auf dieser Liste steht – die Chancen stehen gut, was auch immer Sie konfrontiert sind, Sie sind immer noch nicht allein.

Wie meistern Sie die Herausforderungen beim Management virtueller Teams?

Die kurze Antwort lautet: schrittweise und methodisch .

Die Herausforderungen der Verwaltung virtueller Teams zu meistern ist relativ einfach – mit Hilfe dieser 12 Tipps :

1. Flexible Arbeitszeiten zulassen
2. Absolvieren Sie ein Training für virtuelle Teams
3. Pflegen Sie eine belohnungsorientierte Umgebung
4. Organisieren Sie Besprechungen nach verschiedenen Zeitzonen
5. Fordern Sie Fortschrittsberichte an
6. Verwenden Sie Kommunikationstools
7. Verwenden Sie Verwaltungstools
8. Suchen Sie nach den richtigen Leuten für Ihr Team
9. Beherbergen Sie eine virtuelle Teamkultur
10. Haben Sie Verständnis für die persönlichen Bedürfnisse Ihres Teams
11. Organisieren Sie 1-on-1-Meetings
12. Lassen Sie sich von berühmten virtuellen Teams inspirieren

Tipp Nr. 1 – Ermöglichen Sie flexible Arbeitszeiten

Was ist, wenn Ihr Team virtuell ist, weil Ihre Teammitglieder auf der ganzen Welt leben?

Nun, die Arbeit von verschiedenen Teilen der Welt aus bedeutet, dass Ihr gesamtes Team selten genau zur gleichen Zeit arbeiten kann.

Schließlich kann Ihr UI-Designer aus Warschau nicht genau zur gleichen Zeit wie Ihr Backend-Entwickler aus Kalifornien arbeiten.

Sie müssen also flexibler mit ihren Arbeitszeiten umgehen – sowohl um unterschiedliche Zeitzonen zu berücksichtigen als auch Ihrem Team zu helfen, eine Work-Life-Balance zu finden. Sie werden glücklicher darüber sein und infolgedessen produktiver bei ihrer Arbeit sein.

Lassen Sie Ihr Team also gemäß seiner natürlichen Veranlagung arbeiten und weisen Sie es an, die Zeit für Aufgaben und Projekte zu erfassen, an denen es während seiner Arbeitszeit arbeitet.

Auf diese Weise können Sie sehen:

• Wenn jedes einzelne Teammitglied gerne arbeitet
• Wer arbeitet gerade an was
• Wer ist aktuell verfügbar, um eine neue Aufgabe zu übernehmen

Dadurch können Sie die Zeiten genau bestimmen, zu denen sich Ihre Zeitpläne überschneiden, und Gruppenaktivitäten in Echtzeit entsprechend arrangieren – für die Zeiten, in denen Ihr Team unbedingt zusammenarbeiten muss. Sie können diese sich überschneidende Zeit nutzen, um ein Konferenzmeeting einzurichten, Strategien zu diskutieren und sich mit allen zu treffen.

Indem Sie Ihre flexiblen Arbeitszeiten verfolgen, können Sie auch das Produktivitätsniveau messen – und Engpässe und potenziell zeitraubende Aktivitäten identifizieren, von denen Sie dann wissen, dass Sie sie in Zukunft beseitigen müssen.

Tipp Nr. 2 – Unterziehen Sie sich dem Training virtueller Teams

Wenn Sie etwas im Leben meistern wollen, müssen Sie wahrscheinlich daran arbeiten. Das Gleiche gilt für die Verwaltung von Remote-Teams – manchmal ist es am besten, dass Sie sich einer Schulung unterziehen, bevor Sie es in Angriff nehmen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, virtuelle Teams zu verwalten, daher umfassen Schulungskurse zur Verwaltung virtueller Teams auch drei verschiedene Arten von Schulungen: Technologieschulung, Gruppenverarbeitungsschulung und interkulturelle Schulung.

Techniktraining

Ihr Team muss mit den virtuellen Teammanagement-Tools vertraut sein, die Sie alle bei Ihrer Arbeit verwenden werden.

Sie müssen also abdecken:

• Welche Arten von Tools zu verwenden,
• Welche Situationen erfordern bestimmte Arten von Werkzeugen,
• Wie Sie die Tools auswählen, die Ihren individuellen Anforderungen entsprechen, und
• Umgang mit technischen Problemen – einschließlich Werkzeugproblemen und fehlendem WLAN.

Gruppenverarbeitungstraining

Ihr Team muss in der Lage sein, verschiedene projektbezogene Herausforderungen zu bewältigen.

Sie müssen also abdecken:

• Richtige Zielsetzung,
• Problemlösende Fähigkeiten,
• Aufbau von Vertrauen zwischen entfernten Teammitgliedern und
• Übungen zur Zusammenarbeit

Interkulturelles Training

Diese Art von Training ist unerlässlich, wenn Sie in einem multikulturellen Team arbeiten – Ihr virtuelles Team muss verstehen, wie es am besten in einem interkulturellen Team funktioniert.

Sie müssen also abdecken:

• wie man kulturelle Unterschiede überwindet,
• Wie man gemäß den Gepflogenheiten und Arbeitsroutinen jeder Kultur arbeitet und
• Wie man Vorurteile überwindet und Klischees ignoriert

Sie können an einem offiziellen Kurs „Managing Virtual Teams“ teilnehmen, um die besten Strategien für die Verwaltung virtueller Teams zu erlernen. Oder Sie können selbst recherchieren, wie Sie das Training am besten durchführen.

Tipp Nr. 3 – Pflegen Sie eine belohnungsorientierte Umgebung

In den meisten Fällen kann die Arbeit von zu Hause aus einen großen Einfluss auf Ihre Produktivität und die Art und Weise haben, wie Sie an einem Arbeitstag an jedes Projekt herangehen. Basierend auf den Erfahrungen vieler virtueller Teams beeinträchtigt die Abwesenheit von Menschen die Qualität Ihrer Arbeit erheblich.

Seite an Seite mit Ihren Kollegen zu arbeiten schafft oft einen Wettbewerbsdrang, der eine produktive Eigenschaft sein kann. Allerdings verliert es im Homeoffice an Intensität, insbesondere wenn man aufgrund von geografischen Unterschieden nicht ab und zu ins Büro kommen kann.

Daher ist der beste Weg, dies zu umgehen, die Schaffung eines Belohnungssystems oder eines Leistungssystems, das in einem Wettbewerbsumfeld gedeiht. Sie können:

• Gratulieren Sie Ihren Mitarbeitern auf einer gemeinsamen Plattform für die Durchführung einer schwierigen Aufgabe
• Bieten Sie dem besten Arbeiter der Woche/des Monats Anreize
• Planen Sie für die Leistungsstärksten freie Tage ein
• Organisieren Sie freundliche Veranstaltungen und Zusammenkünfte auf einer virtuellen Plattform

Tipp Nr. 4 – Organisieren Sie Meetings nach verschiedenen Zeitzonen

Wir haben dies an einem früheren Punkt angesprochen – wenn Ihr Team virtuell ist, weil Sie sich in verschiedenen Zeitzonen befinden, müssen Sie dies berücksichtigen, wenn Sie planen, dass das gesamte Team „zusammenkommt“ und arbeitet.

Und dazu gehören insbesondere Gruppentreffen jeglicher Art.

Wenn es darum geht, die idealen Zeitfenster für Besprechungen zu finden, sollten Sie:

• Listen Sie alle Ihre Teammitglieder auf einem Papier auf
• Fügen Sie ihre Zeitzonen hinzu
• Fügen Sie ihre Ein- und Ausstempelzeiten hinzu, die Sie aus ihren Zeiterfassungsergebnissen gesammelt haben
• Finden Sie durch Vergleich die idealen Zeitfenster für Meetings

Zu diesem Zweck können Sie einen Online-Zeitzonenkonverter verwenden.

Sobald Sie sich für einen Zeitpunkt entschieden haben, können Sie Remote-Meetings abhalten, indem Sie Videokonferenzen oder ein Kommunikationssystem abhalten.

Tipp Nr. 5 – Fordern Sie Fortschrittsberichte an

Sie wollen Ihr Team nicht im Mikromanagement verwalten – aber Sie müssen trotzdem im Auge behalten, was sie tun und ob sie mit ihren Aufgaben die geplanten Fortschritte machen.

Sie können dies tun, indem Sie:

• Ein Blick auf ihre Zeiterfassungsberichte,
• Einrichtung und Durchführung regelmäßiger täglicher Treffen und
• Vereinbaren Sie gelegentliche Einzelgespräche.

Dadurch sind Sie in der Lage, potenzielle Herausforderungen zu erkennen und zu besprechen und Verzögerungen rechtzeitig zu beheben.

Tipp Nr. 6 – Verwenden Sie Kommunikationstools

Wenn es um Tipps für die Verwaltung von Remote-Teams geht, geht nichts über eine effiziente Kommunikation .

Heutzutage gibt es viele Möglichkeiten, eine Nachricht zu versenden, ohne warten zu müssen, bis jemand seine E-Mails checkt oder ans Telefon geht:

• Team-Messaging-Tools – Apps wie Pumble eignen sich hervorragend, um schnell Fragen zu stellen und einige Angelegenheiten zu Ihrer Arbeit zu klären.
• Videokonferenz-Tools – sie eignen sich hervorragend für die Durchführung von Videomeetings und Videokonferenzen mit Ihrem Team.

Laut einem Spezialisten für digitales Marketing, Jason Whaling, beruht der Aufbau einer klaren Kommunikation mit Ihrem Team auf drei Prinzipien:

• Einen festen Ort für die Kommunikation haben,
• Einen vorgegebenen Besprechungsplan haben und
• Ermutigen Sie die Leute, ein Thumbnail zu haben.

Vielleicht erscheinen Ihnen diese Prinzipien willkürlich oder sogar offensichtlich, wenn Sie Führungserfahrung haben. Aber wenn sie fertig sind, machen sie die Kommunikation für alle einfach.

Die Verwendung einer Reihe verschiedener Kommunikationstools stellt sicher, dass Sie Diskussionen, Kommentare, Fragen und Antworten schnell bearbeiten.

Darüber hinaus verbessert eine Vielzahl von Kommunikationslösungen Ihre Fähigkeit, sich an bestimmte berufliche Situationen anzupassen, die unterschiedliche Verhaltensweisen erfordern.

Tipp Nr. 7 – Verwenden Sie Management-Tools

Es gibt viele Tools zum Verwalten von Remote-Teams, die Sie ausprobieren können – die meisten von ihnen helfen Ihnen, das virtuelle Management virtueller Projekte abzudecken:

• Projektmanagement-Tools – ideal, um den Projektfortschritt „aus der Ferne“ zu verfolgen und Fristen im Auge zu behalten.
• Aufgabenverwaltungssoftware – ideal zum Definieren und Verfolgen von Aufgaben sowie zum Speichern von Dokumenten, die Sie für die Arbeit benötigen.
• Teammanagement-Tools – großartig, um die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zu erleichtern.
• Bildschirmfreigabe-Tools – großartig, wenn Sie einem Teammitglied helfen müssen, ein neues Programm einzurichten, das Sie beide verwenden werden, oder etwas anderes, das Sie aus der Ferne ausführen müssen.
• Online-Tabellen – großartig, wenn Sie gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und alle Änderungen automatisch in Echtzeit speichern und synchronisieren müssen.

Die Verwendung einer Reihe von Management-Tools wird Ihr Projekt-, Aufgaben- und Teammanagement erheblich erleichtern – und sicherstellen, dass Sie Zeit sparen, indem Sie gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.

Tipp Nr. 8 – Suchen Sie nach den richtigen Leuten für Ihr Team

Achten Sie bei der Suche nach Personen, die Sie für die Arbeit in Ihrem virtuellen Team einstellen, auf Folgendes:

• Veröffentlichen Sie Ihre Stellenangebote auf seriösen Websites für Freiberufler – führen Sie technische Interviews mit Bewerbern, die sich bewerben, aber lassen Sie sie auch ein paar Persönlichkeitstests durchlaufen, um sicherzustellen, dass sie zur Kultur passen.
• Testen Sie neue Mitarbeiter – bevor Sie sich bei einzelnen Teammitgliedern in Vollzeit anmelden, stellen Sie sie zunächst für kleinere Projekte ein, um ihre Fähigkeiten und ihr Potenzial für die weitere Zusammenarbeit zu testen.
• Personen mit Erfahrung in der Remote-Arbeit einen Vorteil verschaffen – das sollte kein Muss sein , aber Personen, die bereits remote gearbeitet haben, wissen, wie man effizient in einem virtuellen Team arbeitet. Dieses Wissen können sie auf den Rest des Teams übertragen.

Indem Sie die richtigen Personen einstellen, stellen Sie eine Gruppe von Personen zusammen, die für die Bildung eines erfolgreichen Teams geeignet sind – unabhängig von der Tatsache, dass sie sich möglicherweise nie persönlich treffen.

Tipp Nr. 9 – Beherbergen Sie eine virtuelle Teamkultur

Die virtuelle Teamkultur ist genauso wichtig wie jede andere Teamkultur – die Gruppe von Menschen innerhalb eines virtuellen Teams muss noch eine Art Verständnis entwickeln und gegenseitiges Vertrauen aufbauen.

Sie können es möglich machen, indem Sie:

• Sich von Zeit zu Zeit persönlich treffen – wenn Sie alle im selben Land leben, können Sie alle paar Monate ein Treffen organisieren. Organisieren Sie ein Team-Dinner, gehen Sie bowlen und lernen Sie sich über Ihre Firmentitel hinaus kennen.
• Versuchen Sie, virtuelle Freundschaften zu schließen – da Sie nicht allzu oft Pizzapartys schmeißen und Fußball spielen können, können Sie die Leute ermutigen, Online-Freundschaften zu schließen. Als Manager können Sie den Weg weisen – fügen Sie Ihre Teammitglieder auf Linkedin und Twitter oder sogar Facebook und Instagram hinzu.
• Alle Meetings remote-freundlich gestalten – manchmal ist nur ein Teil des Teams virtuell und der nicht-virtuelle Teil des Teams könnte versucht sein, separate Meetings abzuhalten. Um zu vermeiden, dass sich die Remote-Crowd ausgeschlossen fühlt, führen Sie die Praxis ein, alle Meetings, auch die schnellen, online abzuhalten.

Laut Rahul Vij, dem CEO einer Agentur für digitales Marketing, WebSpero Solutions, besteht eine der besten Möglichkeiten, Mitarbeiter zu motivieren und sie vor dem Gefühl der „Loslösung“ zu schützen, darin, ein paar Stunden pro Woche für außerschulische Aktivitäten einzuplanen.

„Beteiligen Sie sie an verschiedenen Büroaktivitäten und Veranstaltungen. Planen Sie virtuelle interaktive Sitzungen wie virtuelle Mittagessen, virtuelle Spiele und Plaudereien, bei denen alles außer dem Büro und seiner Arbeit besprochen wird.“

Der Aufbau einer virtuellen Teamkultur hilft dem Team, sich mehr wie ein Ganzes zu fühlen – und nicht nur Einzelpersonen vor ihren Computern, die nur ihren Teil der Arbeit erledigen und die Uhr ausstempeln.

Tipp #10 – Zeigen Sie Verständnis für die persönlichen Bedürfnisse Ihres Teams

Ähnlich wie bei flexiblen Arbeitszeiten sollten Sie auch versuchen zu berücksichtigen, dass Ihre Mitarbeiter Privatleben und Verpflichtungen haben. Dies kann oft ihre Arbeitseffizienz beeinträchtigen, insbesondere wenn sie von zu Hause aus arbeiten, da es keine Möglichkeit gibt, vor ihren Problemen „wegzulaufen“.

Aus diesem Grund haben die heutigen Unternehmen oft große HR-Teams, die da sind, um ihren Mitarbeitern bei allen Problemen zu helfen, die sie haben könnten.

Es gibt jedoch einige Schritte, die Sie als Führungskraft unternehmen können, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter einen Weg finden, ihr Privat- und Berufsleben in Einklang zu bringen:

• Ermutigen Sie die Mitarbeiter, mit Ihrem HR-Team zu sprechen, wenn sie Probleme haben, die ihre Arbeit beeinträchtigen
• Schaffen Sie ein gesundes Umfeld, in dem die Mitarbeiter bei ihren Aufgaben und Projekten nicht gestresst sind
• Lassen Sie die Teammitglieder nach Möglichkeit die weniger wichtigen und weniger dringenden Aufgaben für morgen aufheben – schätzen Sie die Arbeitsbelastung realistisch ein

Tipp Nr. 11 – Organisieren Sie 1-zu-1-Meetings

Auch wenn das Beherbergen einer virtuellen Teamkultur bessere Verbindungen zu Ihren Mitarbeitern herstellt, ist es dennoch wichtig, sich etwas Zeit zu nehmen, um sie kennenzulernen und zu sehen, wie sie sich schlagen.

Individuelle 1-zu-1-Meetings sind aus drei Gründen wichtig:

• Abbau von Behördenstress für einige Mitarbeiter,
• Diskussion über mögliche Hindernisse und Schwierigkeiten im Arbeitsalltag und
• Kennenlernen der Fähigkeiten und Grenzen jedes einzelnen Mitarbeiters.

Die Kommunikationsdirektorin von JotForm, Annabel Maw, betont die Bedeutung von 1-on-1-Meetings, indem sie argumentiert, dass sie ein entscheidender Teil der Motivation ihrer Kollegen sind.

Abgesehen von 15-minütigen wöchentlichen Besprechungen für Fortschrittsberichte nimmt sie sich auch jeden Freitag 30 Minuten Zeit, um Einzelgespräche mit jedem Mitarbeiter zu organisieren und zu besprechen, wie sich die Arbeitswoche auf sie ausgewirkt hat.

Sie stellt fest, dass dies eine hervorragende Möglichkeit ist, Dampf abzulassen und ein freundliches Gespräch zu führen, während gleichzeitig ein gesundes Arbeitsumfeld aufrechterhalten wird.

„ Viele Berührungspunkte miteinander zu haben, hilft dabei, zu verstehen, wo sich alle befinden, Feedback zu erhalten und sicherzustellen, dass sich das Team mit dem, woran es arbeitet, zufrieden und produktiv fühlt.“

Tipp Nr. 12 – Lassen Sie sich von berühmten virtuellen Teams inspirieren

Wenn Sie Zweifel haben, wie Sie mit Ihrem virtuellen Team umgehen sollen, lassen Sie sich von virtuellen Teams inspirieren, die seit Jahren erfolgreich in dem sind, was sie tun.

Hier sind nur einige der erfolgreichen Beispiele für virtuelle Teams – sowie einige Einblicke in ihre Arbeitsweise und was ihre Richtlinie für Remote-Arbeit erfolgreich macht:

Basislager

Gegründet : 1999

Hauptsitz : Chicago

Die Anzahl der Menschen, die remote arbeiten : 50 Mitarbeiter auf der ganzen Welt.

Was Sie von ihnen lernen können : Sie bieten ihren Telearbeitern besondere Vorteile – wenn einer von ihnen beispielsweise einen Stehschreibtisch kaufen möchte, um die Produktivität zu steigern, übernimmt das Unternehmen die Kosten.

Fun Fact : Die Gründer von Basecamp, Jason Fried und David Hansson, haben sogar einen Leitfaden zur Führung eines Remote-Unternehmens namens Remote veröffentlicht.

Zapier

Gegründet : 2011

Hauptsitz : San Francisco

Die Anzahl der Personen, die aus der Ferne arbeiten : 20 Vollzeitbeschäftigte, alle aus der Ferne.

Was Sie von ihnen lernen können : Sie verwenden eine Reihe von Tools, um die geografische Lücke zu schließen und die Zusammenarbeit und das Projektmanagement zu erleichtern.

Fun Fact : Sie bevorzugen den Begriff „verteilt“ statt „remote“ – weil sie während ihrer Arbeitstage die ganze Zeit in Kontakt sind.

Trello

Gegründet : 2011

Hauptsitz : New York

Die Anzahl der Personen, die remote arbeiten : Die gesamte Marketingabteilung ist virtuell + 50 % der anderen Abteilungen.

Was Sie von ihnen lernen können : Sie bleiben durch häufige Videokonferenzen in Verbindung und auf dem Laufenden.

Fun Fact : Das Trello-Team verwendet die Trello-Projektmanagement-App, um seine Projekte aus der Ferne zu verwalten.

Clockify (ja – wir arbeiten auch aus der Ferne)

Gegründet : 2017

Hauptsitz : Palo Alto

Die Anzahl der Personen, die aus der Ferne arbeiten : Mitglieder unseres Teams reisen häufig zwischen Palo Alto und Novi Sad – daher arbeiten wir oft online zusammen.

Was Sie von ihnen (na ja, uns ) lernen können: Wir bleiben über den Projektfortschritt auf dem Laufenden, indem wir die Zeit mit Clockify verfolgen, einer Zeiterfassungssoftware, die wir selbst entwickelt haben

Fun Fact : Wann immer Sie einen Beitrag aus unserem Blog lesen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie einen Artikel lesen, der „unterwegs“ geschrieben wurde.

Im Zweifelsfall können Sie also immer etwas von berühmten erfolgreichen virtuellen Teams lernen – welche Herausforderungen Sie auch immer haben mögen, die Chancen stehen gut, dass sie diese auch gemeistert und dann mit der Welt geteilt haben.

Abschluss…

All diese Tipps mögen viel erscheinen, aber Sie müssen nicht jeden Schritt befolgen, um Ihre Managementfähigkeiten zu verbessern. Konzentrieren Sie sich auf ein paar von ihnen und Sie werden sehen, dass Ihre Arbeitsumgebung aufleuchten wird.

Das Wichtigste, woran Sie denken sollten, ist, Ihre Mitarbeiter wertzuschätzen, Verständnis für ihre Bedürfnisse zu haben und ein freundliches Umfeld zu schaffen. Nachdem Sie dies getan haben, werden Sie eine Verbesserung bemerken und Sie werden in der Lage sein, diese Schritte viel einfacher umzusetzen.