複数のプロジェクトを管理および追跡する方法

単一のプロジェクトを管理および追跡する場合、結果を出すために実行する必要のあるステップが非常に多くあります。 複数のプロジェクトを同時に実行すると、状況はさらに複雑になります。 複数のプロジェクト管理またはポートフォリオ管理は、複数のプロジェクトが同時に実行される環境です。

複数のプロジェクトを実行する必要がある状況に陥った場合は、プロジェクト管理の方法論に精通している必要があります。 締め切りを守りながら、あるプロジェクトから別のプロジェクトに注意を向けるという、多くの練習が必要です。

このブログ投稿は、複数のプロジェクトを管理および追跡するときに遭遇する可能性のあるいくつかの課題を認識し、それらを克服するための最良の戦略とツールを紹介するのに役立ちます。

複数のプロジェクトを管理および追跡するのは誰ですか？

プロジェクトの管理と追跡には多くの利害関係者が関与しますが、最終的には、プロジェクトの成功または失敗の主な責任を負うのはマルチプロジェクトマネージャーです。 引き受けるのは大きな負担です。 ただし、最高の組織力とコミュニケーション能力を備えた人だけが、最高ではなく一貫した結果を得ることができます。

一般的なマルチプロジェクトマネージャーの能力：

• 革新的な思考スタイルを持ち、
• 詳細志向ではない、
• マルチタスクスキルを持っている、
• あるプロジェクトから別のプロジェクトに切り替えることができ、
• ストレスに効果的に対処し、
• チーム内の対立に対処し、
• リソースを効果的に使用し、
• チームと顧客のニーズをジャグリングします。

経験豊富なプロジェクトマネージャーは、複数のプロジェクトを体系的に実行できるソフトスキルとハードスキルの両方を備えています。 注意：トッププロジェクトマネージャーは、時間の90％をチームとのコミュニケーションに費やしています。 したがって、チーム内のオープンなコミュニケーションは、複数のプロジェクトを一度に管理および追跡するための基盤です。 さらに、多数のフリーランスの仕事を扱うことは「複数のプロジェクトの管理と追跡」と見なすこともできるため、フリーランスの労働者もマルチプロジェクトマネージャーである可能性があります。

複数のプロジェクトを管理および追跡するときに発生する可能性のある問題

単一のプロジェクトを実行するには、実行する必要のある多くの手順が必要であり、途中で道路がでこぼこになる可能性があります。 ここで、複数のプロジェクトを同時に管理および追跡することを想像してみてください。 一度に複数のプロジェクトをやりくりすることは、担当者に多くの苦境をもたらす可能性があります。 したがって、プロセスで発生する可能性のある問題を認識することが重要です。 問題を認識している場合にのみ、問題をうまく克服して結果を出すことができます。

複数のプロジェクトを一度に管理および追跡するときに発生する可能性のある最も一般的な問題のリストを用意しました。

過負荷

複数のプロジェクトを同時に実行する適切な人員を割り当てるときは、作業負荷について考えることが不可欠です。 たとえば、3人に少なくとも6人を必要とするワークロードが割り当てられている場合、問題が発生する可能性があります。 プロジェクトの過負荷は、チーム内のパフォーマンスの低下と高レベルのストレスをもたらします。 その結果、成果物の品質が低下します。 さらに、一度に多くのプロジェクトを引き受ける1人のフリーランサーも、過負荷またはさらに悪いことに、燃え尽き症候群に苦しむ可能性があります。 ワークロードが均等に割り当てられると、チームメンバーはプレッシャーが少なくなり、より良い結果が得られます。

未定義の優先度

一度に複数のプロジェクトをジャグリングする場合、多くの場合、それらに優先順位を付ける必要があります。 緊急のプロジェクトは重要なプロジェクトと同じではありません。 時には、意思決定者は結論に飛びつき、傾向や緊急性に基づいてプロジェクトに優先順位を付けます。 結果として、彼らは悪い結果に終わります。

ニーズに合った間違ったツールの使用

一貫した結果を提供するには、適切なプロジェクト管理および追跡ツールを使用することが重要です。 いくつかの異なる場所にメモを残したり、古いパンチクロックマシンを使用したりすることは避けてください。 しばしば時代遅れであるか、必要な機能を欠いている一貫性のないツールを選択すると、チーム内の一般的な混乱や期限の遅れにつながる可能性があります。 したがって、チーム内で効果的なコラボレーションと時間追跡を提供するツールを選択してください。 このようにして、すべての利害関係者はいつでも作業範囲を明確に把握でき、締め切りを二度と逃すことはありません。 この投稿の後半で、チームの作業を効果的に管理および追跡するのに役立つ便利なツールを紹介します。

資源の配分

マルチプロジェクトマネージャーのもう1つの懸念事項は、次のとおりです。 上記の調査結果によると、複数のプロジェクトマネージャーがリソースの不足に対処することがよくあります。 複数のプロジェクトを同時に実行する場合は、特定のリソースを共有する必要があります。

リソースが過剰に割り当てられたり、割り当てが不足したりしないようにする必要があります。 たとえば、会議室はすべての人に均等に割り当てられ、午前中は利用できず、午後は空である必要があるリソースです。 一方、一部のチームメンバーにスケジュールされたタスクがない場合、それらは割り当て不足になります。 さらに、一部のチームメイトは何もすることがなく、他のチームメイトは予約超過であるため、従業員の不満につながる可能性があります。

マルチプロジェクトマネージャーの仕事は、常にリソースの可用性に精通し、複数のプロジェクトを実行するときにそれらを均等に割り当てることです。

複数のプロジェクトを効果的に管理および追跡するための8つの戦略

顧客の要件、プロジェクト計画、範囲、チームメンバー、予算など、すべてを3つまたは5つのプロジェクトで同時に調整する必要があります。 不可能に聞こえますか？ あなたが正しい戦略を選ぶならば、それはそうである必要はありません。 そのため、複数のプロジェクトを効果的に管理および追跡するための8つの戦略を用意しました。

1.単一のプロジェクトを実行する方法を学ぶ

プロジェクト管理に不慣れな場合は、最初に1つのプロジェクトを効果的に実行する方法を知らなければ、一度に複数のプロジェクトを実行することはできないことを理解する必要があります。

プロジェクト管理プロセスは、プロジェクトのスポンサーによってすべての目的と要件が提示されるプロジェクトスターターミーティングで始まります。 その後、これらの要件を満たし、プロジェクトの開始者に従って作業明細書を作成する必要があります。 「作業範囲」とも呼ばれる作業範囲記述書では、コスト、タイムライン、期待される成果物など、作業範囲全体を定義する必要があります。

プロジェクトマネジメント協会の著書「プロジェクトマネジメント知識体系ガイド」では、作業範囲記述書を「契約に基づいて提供される製品またはサービスの説明」と定義しています。

簡単に言えば、最初に単一のプロジェクトを実行する方法を学び、複数のプロジェクトを実行することは（ほぼ）自然に起こります。

2.計画を立てる

単一のプロジェクトを実行している場合でも、一連のプロジェクトを実行している場合でも、プロジェクトごとに個別にプロジェクト計画を作成する必要があります。 そうして初めて、プロジェクトの活動を追跡し、チームに明確な作業範囲を提供できるようになります。

プロジェクト計画には以下が含まれます。

• プロジェクトの要件—すべての利害関係者との会議をスケジュールし、要件をまとめて収集します（1対1の会議はありません）。
• プロジェクトの範囲—作業の範囲を定義し、無関係なものを除外します。
• WBS（Work Breakdown Structure） —プロジェクトをより小さな部分に分割する方法で、各タスクの予算計画と時間枠を作成するのに役立ちます。
• スケジュール—作成されたスケジュールは、特定のタスクがプロジェクトを完了するのにかかる時間を見積もるのに役立ちます。
• 予算編成—予算を明確に定義するには、WBSが必要です。 予算計画にリスクを含めることを忘れないでください。

透明性のある計画を立てると、あなたとあなたのチームメンバーの両方が作業範囲を明確に把握し、常に仕事を続けることができます。 さらに、貴重な時間を失うことなく、あるプロジェクトから別のプロジェクトに効果的に切り替えることができます。

3.優先プロジェクトを決定する

複数のプロジェクトを管理および追跡する場合、プロジェクトをスムーズに実行するのに役立つ多くの戦略があります。 プロジェクトの優先順位付けに特に注意を払いたいと思います。 利害関係者にとっての優先プロジェクトは、必ずしも組織にとっての優先事項ではありません。 プロジェクトを優先することは、通常はマルチプロジェクトマネージャーまたはシニアマネージャーである意思決定者にとって大きな仕事になる可能性があります。 優先プロジェクトを正しく定義するために、効果的な決定を下すのに役立ついくつかのステップがあります。

優先順位付けを容易にする5つのステップを用意しました。

目標を設定します

優先プロジェクトを決定する際には、常に長期的な目標を考慮する必要があります。 明確な目標がない場合、プロジェクトは最終的に失敗する運命にあります。 疑問がある場合は、次のような質問を自問してください。私が達成しようとしていることは何ですか。 このプロジェクトが重要なのはなぜですか？ 目的を知るときは、結果を出すための最も重要なステップに焦点を合わせます。

タスクに体系的に優先順位を付ける

たとえば、優先するプロジェクトが10ある場合、意思決定者は優先度1から10に基づいてプロジェクトに番号を付ける必要があります。これは最も重要度の低いプロジェクトです。 さらに、優先プロジェクトを決定するには、どのプロジェクトが他のプロジェクトに依存しているかに注意を払う必要があります。 先行プロジェクトが終了した場合にのみ、依存プロジェクトを開始できます。

リソースを割り当てる

優先度の高いタスクには、最初にリソースが与えられます。 さらに、進行中の複数のプロジェクトがリソースを共有していない場合、意思決定者は最初に必要なリソースを優先プロジェクトに割り当てます。

緊急のタスクと重要なタスクを区別する

調査によると、人々は、長期的な結果をもたらす重要なタスクではなく、時間に敏感なタスク、つまり緊急のタスクを最初に実行することを選択します。 これは、重要なタスクは通常、より威圧的であるためです。 何が緊急で何が重要かを区別するには、快適ゾーンから抜け出し、最初に重要なタスクを解決するために深く掘り下げる必要があります。

優先会議をスケジュールする

最後に、優先順位を決定するために優先順位会議を開催する必要があります。 すべての意思決定の利害関係者が出席し、協調している限り、それらは別々の会議である必要はありません。

作業に優先順位を付けることは、複数のプロジェクトを同時に管理および追跡する際の貴重な時間と労力を節約する素晴らしい戦略です。 それに応じた手順に従ってください。プロジェクトが二度と失敗しないことを保証します。

4.気を散らすことを許可しない

忙しいからといって、必ずしも生産性が上がるとは限りません。 したがって、チャットメッセージへの応答、同僚との会話、通知の確認など、気を散らすものを管理するようにしてください。 メールの返信を自動化して時間を節約し、些細な気晴らしが仕事の優先順位付けの邪魔にならないようにします。

また、 「いいえ」の言い方も学びましょう。 「いいえ」の言い方を学ばないと、仕事に忙殺されてしまいます。 あなたはすでにあなたの皿にあまりにも多くを持っています—一度にいくつかのプロジェクトをジャグリングすることは十分にストレスがかかります。 「いいえ」と言うことはあなたとあなたのビジネスにとって有益です。 率直で親切ですが、しっかりしてください。 仕事で気を散らすものを排除することはあなたの心をすっきりさせ、あなたを集中させ続けるでしょう。

5.定期的に会議を開く

プロジェクト管理の90％はコミュニケーションに関するものであるため、定期的な会議が最も重要です。 すべての利害関係者が会議に出席する必要があり、意思決定者の一部が行方不明の場合は、会議のスケジュールを変更します。

トッププロジェクトマネージャーは、少なくとも24時間前に議題を持ち、会議の前にPowerPointプレゼンテーションを共有します。 このようにして、誰もがプロジェクトとその目的を明確に把握できます。 覚えておいてください：プレゼンテーションスライドではなく、会議を管理してください。 さらに、1回の会議で1つのトピックのみを取り上げる必要があります。

これらのガイドラインは、チームを効果的に管理し、実りある結果を得るのに役立ちます。

6.ニーズに合った適切なツールを使用します

経験豊富なプロジェクトマネージャーは、すべての情報を1か所に保存することがいかに重要であるかを証言できます。 タスクがさまざまなツールに分散している場合、あなたもチームメンバーも作業範囲を明確に把握できません。

しかし、どのツールを使用する必要がありますか？

利用可能なプロジェクト管理ツールは非常に多く、1つは理由で困惑する可能性があります。

適切なツールを選択する場合、品質管理および追跡ツールは次のことを行う必要があります。

便利で使いやすい（複雑で紛らわしいツールが好きな人はいない）。

プロジェクトの時間と進捗状況を追跡します。

予算を監視し、見積もり予算に達したときに通知します。

プロジェクトをタスクごとに分類します。

プロジェクトとタスクの期限を提供します。

常に共有可能で、チームに表示されます。

さらに、適切な製品管理ツールの使用にも注意を向ける必要があります。 プロジェクトマネージャーの仕事は、製品を正常に提供し、プロジェクトのさまざまな段階に導くことですが、製品マネージャーの仕事は、後で顧客の要件が満たされていることを確認することです。 そのためには、製品マネージャーは、製品のオンボーディングをスムーズに実行できる適切な製品管理ツールを選択する必要があります。

また、どのツールもあなたのために仕事をしないことを心に留めておくべきです。 その機能を注意深く研究し、それに応じてそれらを使用する方法を学びます。

7.変更するように調整します

マルチプロジェクトマネージャーとして、プロジェクトは時間の経過とともに変化することをおそらくご存知でしょう。 特に一度に複数のプロジェクトを実行する場合、プロジェクト管理の変更はほぼ避けられません。 変更管理手順がないと、作業を管理できなくなり、結果としてプロジェクトは失敗したと非難されます。

問題を評価するときは、それを解決するための次のステップを決定する必要があります。 たぶん、あなたはあなたの仕事の範囲、予算、または時間枠に関する変更を統合する必要があるでしょう。 問題がまったくアクションを必要としない場合があることに注意してください。

PRINCE2によると、「変更を実装する理由は2つだけです。それは、新しいメリットを導入することと、既存のメリットを保護することです。 」

それにもかかわらず、複数のプロジェクトを実行する場合、変更が必ず発生することがよくあります。 したがって、十分な情報があれば、それらにアクセスするのに問題はありません。

8.作業を委任します

チーム内の他の人に責任を割り当てる必要がある場合があります。 自分ですべてを行うことはできないため、チーム内で信頼を築き、それに応じてタスクを委任する必要があります。

ただし、他の人に責任を割り当てたとしても、それはあなたが結果に対してもはや責任を負わないという意味ではありません。 あなたの仕事は、進行中の作業を監視し、それを制御することです。 委任はマイクロマネジメントを意味するものではないことに注意してください。

したがって、チームとつながり、チームが何をしているかを理解できるようにします。 それはあなたが物事が軌道に乗っていることを確実にするためにあなたがオープンなコミュニケーションを持っていることを知ってあなたの人生を容易にします。

複数のプロジェクトを管理および追跡するためのツール

複数のプロジェクトを同時に管理および追跡するのが初めての場合は、それがかなりの作業になる可能性があることがわかります。 適切な戦略とツールを使用しないと、最終的に頭を悩ませることになります。

複数のプロジェクトを同時に実行する場合は、機能が豊富で管理が容易な高品質のツールが必要です。 そこには複数のプロジェクト管理ツールがあり、それらは確かにうまく機能します。 ただし、適切なツールを選択する際には、選択的ですべての事実を考慮する必要があります。

このセクションでは、プロジェクトを簡単に管理および追跡するのに役立つ2つのツールを比較します。

Excelでの複数のプロジェクトの管理と追跡

Microsoft Excelは、スプレッドシートを使用して中小規模のプロジェクトを視覚化、計画、および監視するシンプルなプロジェクト管理ツールです。 効率的な分析のための多くの分析ツールといくつかのプロジェクト管理テンプレートが含まれています。

Excelは、プロジェクト管理に使用される横棒グラフであるガントチャートを使用します。 ガントチャートは、スケジュール、期限、リソースをグラフィカルに表現し、それらを監視するのに役立ちます。

Excelの良いところは、タスクとプロジェクトの進行状況を監視および追跡するのに役立つさまざまなテンプレートを提供することです。

Excelの他に、Googleスプレッドシート、Libre OfficeCalcも同様の機能を提供するため、人々は使用しています。

このセクションでは、MicrosoftExcelの複数のプロジェクト追跡テンプレートの最も重要な要素について簡単に説明します。

プロジェクト計画を作成する

画像1：プロジェクト計画の作成では、プロジェクトの名前、顧客名、および担当マネージャーに関する情報を入力する場所を確認できます。 テンプレートの右側には、ガントチャートに表示されているすべてのタスクが表示されます。

画像1：プロジェクト計画の作成

また、ドロップダウンメニューからプロジェクトを選択し、それぞれの詳細を追加することもできます。 プロジェクトはいくつでも追加できます。 プロジェクトを追加または削除すると、ガントチャートで自動的に更新されます。

データシートに記入する

画像2データセットは、各プロジェクトのタスクの数を示しています。ここで、タスクのステータスを追跡します。 1％から25％の間のタスクは初期段階にあります。 ステータスが約50％のタスクは中間段階にあり、半分完了しています。 ステータスが75％から99％のタスクは最終段階にあり、まもなく終了します。 ステータスが100％のタスクは完全に完了します。

画像2：データセット

データシートでは、プロジェクトごとにタスクを追加または削除できます。 責任者の列では、各タスクにチームの責任者を割り当て、名前を記入できます。

最後に、プロジェクトの開始日と終了日を[開始日]列と[必要な日数]列に設定します。

プロジェクトの概要を作成する

画像3プロジェクトの概要では、プロジェクトの概要を確認できます。 このセクションでは、プロジェクトの全体像を把握できます。 データシートで行ったすべてのことがここに表示されます。 また、ここで新しいプロジェクトを追加すると、完了率とともにガントチャートに自動的に表示されます。

画像3：プロジェクトの概要

データシートでは、各タスクのステータスを個別に確認できます。 ただし、プロジェクトの概要では、各プロジェクトのステータスの全体像を確認できます。

全体的な印象を取り入れます

基本的に、Excelスプレッドシートで複数のプロジェクトを実行すると、詳細な概要とキャッチーなデータの視覚化が得られます。 これは、複数のアクティビティを実行する手頃なツールであり、かなりの数の人々がExcelに精通しています。

ただし、手動入力が必要なため、悪循環に陥る可能性があります。 統計、進捗状況、開始日、終了日の概要が明確に示されていますが、構文の学習にはスキルが必要です。 これは、特に初心者にとって、管理に時間がかかり、困難な場合があります。 時間の追跡と予算編成にも、複数の数式を入力する必要があります。

もう1つの欠点は、セキュリティの問題があることです。 電子メールを介してプロジェクトデータを共有すると、組織のプライバシーが危険にさらされる可能性があります。

全体として、Excelは小規模な組織内の小規模なプロジェクトに適しています。 ただし、より高度で機能が豊富なものを探している場合は、追加の追跡および管理アプリケーションを選択する必要があります。

Clockifyでの複数のプロジェクトの管理と追跡

計時アプリケーションであるClockifyは、複数のプロジェクトに取り組んでいる人々が役立つプロジェクト管理機能を提供します。 これは、無制限のユーザーとプロジェクトに基本的な時間追跡機能を無料で提供する時間追跡アプリケーションです。

これにより、プロジェクトの管理と追跡が非常に便利で、透過的で、視覚的に魅力的なものになります。 ハイライトとして、チームの時間と進捗状況を追跡し、予算を設定し、プロジェクトの時間の見積もりを簡単に行うことができます。

このセクションでは、複数のプロジェクトの管理と追跡に関するClockifyの豊富な機能と機能について詳しく説明します。

プロジェクト、タスクを追加し、アクセスを定義します

まず、必要な数のプロジェクトとタスクを追加し、各タスクの時間を個別に追跡できます。 各タスクの責任者を割り当て、時間の見積もりを設定し、完了時にタスクに完了のマークを付けます。

画像4：タスク

[アクセス]タブでは、プロジェクトを公開としてマークして、全員がプロジェクトの時間を追跡できるようにすることができます。 プロジェクトを非公開としてマークすると、プロジェクトに追加した人だけがプロジェクトの時間を追跡できます。

画像5：アクセス

3つのアクセスレベルがあります。

• 管理者（すべてを表示および編集できる人）、
• 通常のユーザー（時間を追跡し、有効になっている場合はプロジェクトとタスクを作成し、ステータスを確認できるユーザー）、
• マネージャー（特定のプロジェクトを管理し、ステータスを確認し、プロジェクトにメンバーを追加し、プロジェクトとユーザーの時間を確認できる人）。

プロジェクト設定を変更する

プロジェクトの設定では、プロジェクトの名前を変更し、クライアントごとに分類することで、プロジェクトをパーソナライズできます。 また、カラーパレットを使用して、プロジェクトを視覚的に区別することもできます。

画像6：プロジェクト設定

ここは、請求可能な時間料金を設定できる場所でもあります。 プロジェクトの進捗状況を追跡する方法（手動見積もりまたはタスクベース）を設定することもできます。

プロジェクトのステータスを追跡する

[ステータス]タブでは、推定時間と追跡時間および追跡の進行状況を比較できます。 これは、プロジェクトのタスク、進捗状況、担当者、および予算の全体像を把握できる場所です。

画像7：プロジェクトのステータス

データは視覚的に表示されるため、プロジェクトの進捗状況、請求可能な時間と請求不可能な時間を明確に確認できます。

もう一度、全体的な印象を取り入れてください

Clockifyは、プロジェクトの管理に大いに役立つインテリジェントで使いやすい計時アプリケーションです。 リアルタイムで追跡したり、タスクに費やした時間を手動で入力したりできます。 また、見積もり予算に達したときに通知し、プロジェクトのデータと進捗状況に関する明確な洞察を提供します。

Excelと比較して、Clockifyの大きな時間節約の利点は、その単純さです。 例を見てみましょう。 おそらく、クライアントが1つのプロジェクトごとに数千のタスクを持つ複数のプロジェクトを持っている状況に遭遇したことがあります。 そのすべてのデータを手動で入力することを想像してみてください。 CSVファイルをClockifyに直接インポートできるため、これ以上心配する必要はありません。

さらに、他のWebアプリケーション内で時間を追跡できます。 Trelloなどの計時機能を備えていないプロジェクト管理ツールを使用している場合は、プラグインをインストールすると、ClockifyはTrelloのカード/タスクで時間を直接追跡します。 タイマーを開始すると、Trelloの情報に基づいて、適切なプロジェクトとタスクがタイムトラッキングツールに自動的に作成されます。

Clockifyは、Asana、Jira、Quickbooks、およびその他の多くのプロジェクト管理ツールとも統合されています。

複数のプロジェクトを同時に管理および追跡することは、私たちが住んでいるペースの速い世界では一般的な方法になっています。幸い、Clockifyは貴重な時間を節約し、自動的に作業を行います。

結論

複数のプロジェクトを同時に追跡および管理することは、複雑で困難な作業です。 マルチプロジェクトマネージャーまたはフリーランサーは、複数のプロジェクト、チームメンバー、およびクライアントの要件を同時に調整するという大きな責任を負っています。

適切な戦略を使用し、品質管理および追跡ツールを選択することで、このプロセスを十分に油を塗ったマシンにすることができます。

さらに、チーム内で信頼を築き、過去のプロジェクトから学ぶことを忘れないでください。 プロジェクトが成功するたびに、より多くの知識が得られ、仕事をさらに楽しむことができます。