Как управлять несколькими проектами и отслеживать их

При управлении и отслеживании одного проекта необходимо предпринять так много шагов, чтобы получить результаты. Ситуация становится еще более сложной при одновременном запуске нескольких проектов . Управление несколькими проектами или управление портфелем — это среда, в которой несколько проектов выполняются одновременно.

Если вы окажетесь в ситуации, когда вам нужно запустить несколько проектов, вам необходимо хорошо ознакомиться с методологиями управления проектами. Это требует большой практики, чтобы переключать внимание с одного проекта на другой вместе, соблюдая сроки.

Этот пост в блоге поможет вам распознать некоторые проблемы, с которыми вы можете столкнуться при управлении и отслеживании нескольких проектов, и познакомит вас с лучшими стратегиями и инструментами для их преодоления.

Кто управляет и отслеживает несколько проектов?

Несмотря на то, что в управлении проектами и их отслеживании участвуют многие заинтересованные стороны, в конечном итоге человек, который несет основную ответственность за их успех или неудачу, — это менеджер нескольких проектов . Это огромное бремя. Однако добиться не лучших, но стабильных результатов могут только те, кто обладает большими организаторскими и коммуникативными способностями.

Общие компетенции менеджера нескольких проектов:

• Обладает инновационным стилем мышления,
• Не ориентирован на детали,
• Обладает навыками многозадачности,
• Возможность переключаться с одного проекта на другой,
• Эффективно справляется со стрессом,
• Улаживает конфликты внутри коллектива,
• Эффективно использует ресурсы,
• Жонглирует командой и потребностями клиента.

Опытные менеджеры проектов обладают как мягкими, так и жесткими навыками, чтобы иметь возможность систематически запускать несколько проектов. Помните: топ-менеджер проекта тратит 90% своего времени на общение с командой . Таким образом, открытая коммуникация внутри команды является основой для одновременного управления и отслеживания нескольких проектов. Кроме того, работа с несколькими внештатными заданиями также может рассматриваться как «управление и отслеживание нескольких проектов», поэтому мы можем сказать, что внештатные работники также могут быть менеджерами нескольких проектов.

Проблемы, которые могут возникнуть при управлении и отслеживании нескольких проектов

Выполнение одного проекта включает в себя множество шагов, которые необходимо предпринять, и дорога может быть ухабистой на этом пути. Теперь представьте себе управление и отслеживание нескольких проектов одновременно. Одновременное манипулирование несколькими проектами может создать множество проблем для ответственных лиц. Поэтому крайне важно распознавать те проблемы, которые могут возникнуть в процессе. Только когда вы осознаете проблемы, вы можете успешно их преодолеть и добиться результатов.

Мы подготовили список наиболее распространенных проблем, которые могут возникнуть при одновременном управлении и отслеживании нескольких проектов.

Перегрузка

При назначении нужных людей для одновременного запуска нескольких проектов важно учитывать рабочую нагрузку. Если, например, трем людям назначена рабочая нагрузка, для которой требуется как минимум шесть человек, могут возникнуть проблемы. Перегрузка проекта приводит к снижению производительности и высокому уровню стресса в команде. Следовательно, качество результатов будет страдать. Более того, фрилансер-одиночка, который берется за слишком много проектов одновременно, также может страдать от перегрузки или, что еще хуже, от выгорания. Когда рабочая нагрузка распределяется поровну, члены команды будут чувствовать меньше нагрузки и, следовательно, достигать лучших результатов.

Неопределенный приоритет

При работе с несколькими проектами одновременно часто бывает необходимо расставить приоритеты. Срочный проект — это не то же самое, что важный проект . Иногда лица, принимающие решения, делают поспешные выводы и расставляют проекты по приоритетам, исходя из своих тенденций или срочности. В результате они получают плохие результаты.

Использование неправильных инструментов для ваших нужд

Для достижения стабильных результатов крайне важно использовать правильный инструмент управления проектами и отслеживания. Избегайте хранения заметок в нескольких разных местах и ​​использования устаревшего перфоратора. Выбор непоследовательных инструментов, которые часто устарели или даже не имеют необходимых вам функций, может привести к общей путанице в команде и срыву сроков. Следовательно, выберите инструмент, который предлагает эффективное сотрудничество и отслеживание времени в вашей команде. Таким образом, все заинтересованные стороны будут иметь четкое представление об объеме работ в любой момент времени и никогда больше не пропустят сроки. Далее в этом посте мы познакомим вас с удобным инструментом, который поможет вам эффективно управлять и отслеживать работу вашей команды.

Распределение ресурсов

Еще одна проблема менеджера нескольких проектов: « Как соответствующим образом распределить ресурсы? Согласно упомянутым выше результатам исследований, руководитель нескольких проектов часто сталкивается с нехваткой ресурсов. При одновременном запуске нескольких проектов некоторые ресурсы должны быть общими.

Ресурсы не должны быть перераспределены или недораспределены . Например, конференц-зал — это ресурс, который должен быть распределен между всеми поровну, не быть недоступным утром и пустым днем. С другой стороны, если у некоторых членов команды нет запланированных задач, они становятся недораспределенными. Кроме того, это может привести к неудовлетворенности сотрудников, поскольку у некоторых товарищей по команде может не быть дел, а у других слишком много рабочих мест.

Работа менеджера нескольких проектов заключается в том, чтобы всегда быть в курсе доступности ресурсов и в равной степени распределять их при выполнении нескольких проектов.

8 стратегий для эффективного управления и отслеживания нескольких проектов

Вам нужно жонглировать требованиями клиентов, планами проекта, объемами, членами команды, бюджетом… и всем этим, умноженным на три или даже пять проектов одновременно. Звучит невозможно? Это не обязательно, если вы выбираете правильные стратегии . Вот почему мы подготовили 8 стратегий, которые помогут вам эффективно управлять несколькими проектами и отслеживать их.

1. Узнайте, как запустить один проект

Если вы новичок в управлении проектами, вам нужно понять, что вы не можете сразу запустить несколько проектов, не зная, как сначала эффективно запустить один проект.

Процесс управления проектом начинается со стартового собрания , на котором все цели и требования представляются спонсором проекта. После этого вам необходимо выполнить эти требования и создать техническое задание в соответствии с инициатором проекта. Ваше техническое задание, также известное как «объем работ», должно определять весь объем работ, включая затраты, сроки и ожидаемые результаты.

В книге Института управления проектами «Руководство по своду знаний по управлению проектами» техническое задание определяется как « описательное описание продуктов или услуг, которые будут поставляться по контракту ».

Проще говоря — сначала научитесь запускать один проект, и запуск нескольких проектов будет (почти) естественным.

2. Разработайте план

Независимо от того, работаете ли вы с одним проектом или набором проектов, вам необходимо разработать план проекта для каждого проекта отдельно. Только тогда вы сможете отслеживать деятельность проекта и предоставлять своей команде четкий объем работ.

План проекта включает в себя:

• Требования к проектам — запланируйте встречу со всеми заинтересованными сторонами и коллективно соберите требования (не устраивайте встречи один на один).
• Масштаб проекта — определите масштаб своей работы и исключите ненужное.
• WBS (структура разбивки работ) — метод разбиения проекта на более мелкие части, который помогает составить бюджетный план и сроки для каждой задачи.
• График . Разработанный график поможет вам оценить, сколько времени потребуется для выполнения конкретной задачи для выполнения проекта.
• Составление бюджета . Чтобы четко определить свой бюджет, вам нужна WBS. Не забудьте включить риски в свой бюджетный план.

Когда у вас есть прозрачный план, и вы, и члены вашей команды будете иметь четкое представление о масштабах работы и всегда будете заниматься задачей. Более того, вы сможете эффективно переключаться с одного проекта на другой, не теряя драгоценного времени.

3. Определите приоритетный проект

При управлении и отслеживании нескольких проектов существует множество стратегий, которые могут помочь вам в их бесперебойной работе. Мы хотим уделить особое внимание приоритизации проектов . Приоритетный проект для заинтересованной стороны не обязательно является приоритетом для организации. Предоставление приоритета проектам может быть огромной задачей для лица, принимающего решения, которое обычно является менеджером нескольких проектов или старшим менеджером. Чтобы убедиться, что вы успешно определили приоритетный проект, есть несколько шагов, которые помогут вам принять эффективное решение.

Мы подготовили пять шагов, которые упростят расстановку приоритетов.

Поставить цель

При определении приоритетного проекта всегда нужно учитывать долгосрочную цель . Если у вас нет четкой цели, проекты в конечном итоге обречены на провал. Если вы сомневаетесь, задайте себе такие вопросы, как: Чего я пытаюсь достичь? Почему этот проект важен? Зная цели, вы сосредотачиваетесь на наиболее важных шагах для достижения результатов.

Систематически расставляйте приоритеты задач

Если, например, нужно определить приоритеты для десяти проектов, лицо, принимающее решения, должно пронумеровать проекты в соответствии с приоритетом от 1 до 10 — наименее важным. Кроме того, чтобы определить приоритетный проект, следует обратить внимание на то, какие проекты зависят от других. Только после завершения предшествующего проекта может начаться зависимый проект.

Назначить ресурсы

В первую очередь ресурсы выделяются высокоприоритетным задачам. Более того, если несколько текущих проектов не используют общие ресурсы, лица, принимающие решения, в первую очередь выделяют необходимые ресурсы приоритетным проектам.

Различать срочные и важные дела

Согласно исследованиям, люди предпочитают в первую очередь выполнять срочные задачи, то есть срочные задачи, а не важные задачи, которые имеют долгосрочные результаты. Это потому, что важные задачи обычно более пугающие. Чтобы отличить срочное от важного, вам нужно выйти из зоны комфорта и сначала глубоко погрузиться в решение важных задач.

Назначайте приоритетные встречи

И, наконец, для определения приоритетов должны быть проведены встречи по приоритетам. Они не обязательно должны быть отдельными собраниями, если все заинтересованные стороны, принимающие решения, присутствуют и согласованы.

Расстановка приоритетов в вашей работе — это удивительная стратегия, которая экономит ваше драгоценное время и усилия при одновременном управлении и отслеживании нескольких проектов. Следуйте соответствующим шагам, и мы гарантируем, что вы больше никогда не подведете проекты.

4. Не отвлекайтесь

Занятость не обязательно ведет к продуктивности. Итак, постарайтесь справиться с отвлекающими факторами, такими как ответы на сообщения в чате, общение с коллегами или проверка уведомлений. Автоматизируйте свои ответы по электронной почте, чтобы сэкономить время, и не позволяйте банальным отвлечениям мешать расставлять приоритеты в своей работе.

Также научитесь говорить «нет» . Если вы не научитесь говорить «нет», вы обнаружите, что завалены работой. У вас и так слишком много дел — жонглировать несколькими проектами одновременно достаточно напряжно. Говорить «нет» полезно для вас и вашего бизнеса. Просто будь прямолинейным, добрым, но твердым. Устранение отвлекающих факторов на работе избавит вас от беспорядка в голове и поможет сосредоточиться.

5. Проводите регулярные встречи

Регулярные встречи имеют первостепенное значение, поскольку 90% управления проектами связано с общением . На встрече должны присутствовать все заинтересованные стороны, а если кто-то из лиц, принимающих решения, отсутствует — перенести встречу.

У топ-менеджера проекта есть повестка дня как минимум за 24 часа, и он делится презентацией PowerPoint до встречи. Таким образом, каждый имеет четкое представление о проекте и его целях. Помните: управляйте совещанием, а не слайдами презентации. Более того, одна встреча должна охватывать только одну тему.

Эти рекомендации помогут вам эффективно управлять своей командой и получать плодотворные результаты.

6. Используйте правильный инструмент для ваших нужд

Опытные менеджеры проектов могут подтвердить, насколько важно хранить всю информацию в одном месте. Когда ваши задачи разбросаны по разным инструментам, ни вы, ни члены вашей команды не получаете четкого представления об объеме работ.

Но какой инструмент следует использовать?

Существует так много доступных инструментов управления проектами, и каждый может оказаться в затруднительном положении по какой-то причине.

При выборе правильного инструмента инструмент управления и отслеживания качества должен:

Быть удобным и простым в использовании (никто не любит сложные и запутанные инструменты).

Отслеживайте время и прогресс в проекте.

Следите за бюджетом и уведомляйте вас, когда расчетный бюджет будет достигнут.

Разбивайте проекты по задачам.

Укажите сроки проекта и задачи.

Будьте доступными и видимыми для вашей команды в любое время.

Кроме того, мы должны обратить ваше внимание на использование правильного инструмента управления продуктом . В то время как работа менеджера проекта состоит в том, чтобы успешно доставить продукт и провести его через различные этапы проекта, работа менеджера по продукту состоит в том, чтобы впоследствии обеспечить выполнение требований клиента. Для этого менеджер по продукту должен выбрать подходящий инструмент управления продуктом, который обеспечит плавную адаптацию продукта.

Вы также должны иметь в виду, что ни один инструмент не сделает работу за вас. Внимательно изучите его функции и научитесь правильно их использовать.

7. Приспособьтесь к изменениям

Как руководитель нескольких проектов вы, вероятно, знаете, что проекты со временем меняются. Изменения в управлении проектами почти неизбежны, особенно если вы запускаете несколько проектов одновременно. Без процедуры контроля изменений вы потеряете контроль над своей работой, и, как следствие, проекты обречены на провал.

Когда вы оцениваете проблему, вам нужно определить свой следующий шаг для ее решения. Возможно, вам потребуется внести изменения, касающиеся объема работ, бюджета или сроков. Имейте в виду, что иногда проблема вообще не требует никаких действий.

Согласно PRINCE2, « есть только две причины для внесения изменений: ввести новую льготу или защитить существующую льготу. ”

Тем не менее, при запуске нескольких проектов изменения часто неизбежны. Так что, если вы хорошо информированы, у вас не будет проблем с доступом к ним.

8. Делегируйте свою работу

Иногда вам нужно будет распределить обязанности между другими людьми в вашей команде. Поскольку вы не можете делать все самостоятельно, вам следует построить доверительные отношения в своей команде и соответствующим образом делегировать задачи.

Однако даже когда вы возлагаете ответственность на других людей, это не означает, что вы больше не несете ответственности за результат. Ваша работа заключается в том, чтобы следить за ходом работы и контролировать ее. Имейте в виду, что делегирование не означает микроуправление.

Поэтому свяжитесь со своей командой, чтобы иметь представление о том, что они делают. Это облегчает вашу жизнь, зная, что у вас есть открытое общение, чтобы гарантировать, что все идет по плану.

Инструменты для управления и отслеживания нескольких проектов

Если вы новичок в управлении и отслеживании нескольких проектов одновременно, вы увидите, что это может быть довольно сложной задачей. Без использования правильных стратегий и инструментов вы в конечном итоге будете ломать голову.

При запуске нескольких проектов одновременно вам нужен качественный инструмент, богатый функциями и простой в управлении. Существует множество инструментов управления проектами, и они, безусловно, хорошо справляются со своей задачей. Но нужно быть избирательным и учитывать все факты при выборе правильного инструмента.

В этом разделе мы хотим сравнить два инструмента, которые помогут вам с легкостью управлять своими проектами и отслеживать их.

Управление и отслеживание нескольких проектов в Excel

Microsoft Excel — это простой инструмент управления проектами, который использует электронные таблицы для визуализации, планирования и мониторинга небольших или средних проектов. Он содержит множество аналитических инструментов для эффективного анализа и несколько шаблонов управления проектами.

Excel использует диаграмму Ганта — горизонтальную гистограмму, которая используется для управления проектами. Диаграмма Ганта обеспечивает графическое представление расписаний, сроков, ресурсов и помогает отслеживать их.

Преимущество Excel в том, что он предлагает различные шаблоны, которые помогают контролировать и отслеживать задачи и их ход выполнения в проектах.

Помимо Excel, люди также используют Google Sheets, Libre OfficeCalc, поскольку они предлагают аналогичные функции.

В этом разделе мы кратко рассмотрим наиболее важные элементы шаблона отслеживания нескольких проектов Microsoft Excel.

Создать план проекта

На изображении 1: Создание плана проекта вы можете увидеть место, где вы вводите информацию о названии проекта, имени заказчика и ответственном руководителе. В правой части шаблона вы можете увидеть все задачи, представленные на диаграмме Ганта.

Изображение 1: Создание плана проекта

Кроме того, вы можете выбрать свои проекты из раскрывающегося меню и добавить детали для каждого. Вы можете добавить столько проектов, сколько пожелаете. Когда вы добавляете или удаляете проект, он автоматически обновляется на диаграмме Ганта.

Заполнить таблицу данных

Изображение 2 Таблица данных показывает количество задач в каждом проекте, и здесь вы можете отслеживать их статус. Задачи от 1% до 25% находятся на начальном этапе. Те задачи, статус которых составляет около 50%, находятся на средней стадии и наполовину выполнены. Задачи со статусом от 75% до 99% находятся на завершающей стадии и близки к завершению. Задания со статусом 100% выполняются полностью.

Изображение 2: Техническое описание

В таблице вы можете добавлять или удалять задачи для каждого проекта. В графе ответственных вы можете назначить ответственного из вашей команды для каждой задачи и написать их имена.

Наконец, установите даты начала и окончания ваших проектов в столбцах даты начала и требуемых дней .

Создание резюме проектов

На изображении 3 Сводка проекта вы можете увидеть сводку проектов. Этот раздел позволяет вам иметь общее представление о ваших проектах. Все, что вы сделали в таблице данных, будет видно здесь. Кроме того, вы можете добавить сюда новые проекты, и они автоматически отобразятся на диаграмме Ганта вместе с процентом их выполнения.

Изображение 3: Резюме проекта

В техническом описании вы можете увидеть статус каждой задачи в отдельности. Однако в сводке проекта вы можете получить общее представление о статусе каждого проекта.

Оцените общее впечатление

По сути, запуск нескольких проектов в электронных таблицах Excel может предоставить вам подробный обзор и привлекательную визуализацию данных. Это доступный инструмент, который выполняет несколько действий, и многие люди знакомы с Excel.

Тем не менее, это может превратиться в порочный круг, поскольку требует ручного ввода. Несмотря на то, что он предоставляет четкий обзор статистики, прогресса, даты начала и окончания, изучение синтаксиса требует навыков. Это может занять много времени и быть сложным в управлении, особенно для новичков. Отслеживание времени и составление бюджета также требуют ввода нескольких формул.

Еще один недостаток заключается в том, что у него есть проблемы с безопасностью. Обмен данными проекта по электронной почте может поставить под угрозу конфиденциальность вашей организации.

В целом Excel — хороший выбор для небольших проектов в небольших организациях. Однако, если вы ищете что-то более продвинутое и богатое функциями, вам нужно будет выбрать дополнительное приложение для отслеживания и управления.

Управление и отслеживание нескольких проектов в Clockify

Приложение для хронометража Clockify предлагает функции управления проектами, которые будут полезны людям, работающим над несколькими проектами. Это приложение для отслеживания времени, которое бесплатно предлагает базовые функции отслеживания времени для неограниченного количества пользователей и проектов.

Это делает управление и отслеживание проектов очень удобными, прозрачными и визуально привлекательными. В качестве основного момента вы сможете отслеживать время и прогресс вашей команды, устанавливать бюджет и легко оценивать время для своих проектов.

В этом разделе мы подробно рассмотрим богатые функции и возможности Clockify в отношении управления и отслеживания нескольких проектов.

Добавляйте проекты, задачи и определяйте доступ

Во-первых, вы можете добавить столько проектов и задач, сколько хотите, и отслеживать время на каждой задаче отдельно. Назначьте человека, ответственного за каждую задачу, установите оценки времени и отметьте задачи как выполненные после завершения.

Изображение 4: Задачи

Вкладка «Доступ» предлагает вам возможность пометить проекты как общедоступные, чтобы каждый мог отслеживать время на них. Отметьте свой проект как частный, и только люди, которых вы добавите в проект, смогут отслеживать время на нем.

Изображение 5: Доступ

Существует три уровня доступа:

• Админы (люди, которые могут все видеть и редактировать),
• Обычные пользователи (люди, которые могут отслеживать время и, если эта функция включена, создавать проекты и задачи, а также видеть статус),
• Менеджеры (люди, которые могут управлять конкретными проектами, видеть статус, добавлять участников в проекты и видеть время для своих проектов и пользователей).

Изменить настройки проекта

В настройках проекта вы можете персонализировать свои проекты , изменяя их имена и классифицируя их по клиентам. Кроме того, вы можете использовать цветовую палитру, чтобы визуально различать проекты.

Изображение 6: Настройки проекта

Это также место, где вы можете установить оплачиваемые почасовые ставки . Вы также можете указать, как вы хотите отслеживать ход вашего проекта — ручная оценка или на основе задач.

Отслеживайте статусы проектов

На вкладке состояния вы можете сравнить расчетное время с отслеживаемым и отслеживать прогресс. Это место, где у вас есть целостное представление о задачах вашего проекта, прогрессе, исполнителях и бюджетировании.

Изображение 7: Статус проекта

Данные представлены визуально, чтобы вы могли четко видеть ход выполнения вашего проекта, оплачиваемые и неоплачиваемые часы.

Еще раз оценить общее впечатление

Clockify — это интеллектуальное и простое в использовании приложение для хронометража, которое может значительно помочь вам в управлении вашими проектами. Вы можете отслеживать в режиме реального времени или вводить время, потраченное на задачу вручную. Он также уведомляет вас о достижении предполагаемого бюджета и предоставляет четкое представление о данных и ходе выполнения ваших проектов.

Огромным преимуществом Clockify, позволяющим сэкономить время, по сравнению с Excel, является его простота. Давайте посмотрим на пример. Вы, наверное, сталкивались с ситуациями, когда у клиентов было несколько проектов с тысячами задач на один проект. Представьте, что вы вводите все эти данные вручную. Вам больше не нужно об этом беспокоиться, поскольку вы можете напрямую импортировать CSV-файл в Clockify .

Кроме того, вы можете отслеживать время в других веб-приложениях. Если вы используете инструмент управления проектами, в котором нет функции хронометража, например Trello, установите плагин, и Clockify будет отслеживать время непосредственно в карточках/задачах Trello. Когда вы запускаете таймер, нужный проект и задача будут автоматически созданы в инструменте отслеживания времени на основе информации в Trello.

Clockify также интегрируется с Asana, Jira, Quickbooks и многими другими инструментами управления проектами.

Одновременное управление и отслеживание нескольких проектов стало обычной практикой в ​​быстро меняющемся мире, в котором мы живем. К счастью, Clockify экономит драгоценное время и выполняет эту работу автоматически.

Вывод

Отслеживание и управление несколькими проектами одновременно — сложная и пугающая задача. Менеджер нескольких проектов или фрилансер несут огромную ответственность за одновременное манипулирование несколькими проектами, членами команды и требованиями клиента.

Использование правильных стратегий и выбор инструмента управления и отслеживания качества может превратить этот процесс в хорошо отлаженную машину.

Кроме того, не забывайте укреплять доверие в своей команде и учиться на своих прошлых проектах. Каждый успешно реализованный проект принесет вам больше знаний, и вы с гордостью получите еще больше удовольствия от своей работы.