如何管理和跟踪多個項目

在管理和跟踪單個項目時，需要採取許多步驟來交付結果。 當同時運行多個項目時，情況會變得更加複雜。 多個項目管理或項目組合管理是同時運行多個項目的環境。

如果您發現自己需要運行多個項目，則需要熟悉項目管理方法。 它需要大量練習，在截止日期前將注意力從一個項目轉移到另一個項目。

這篇博文將幫助您認識到在管理和跟踪多個項目時可能遇到的一些挑戰，並向您介紹克服這些挑戰的最佳策略和工具。

誰管理和跟踪多個項目？

儘管管理和跟踪項目涉及許多利益相關者，但最終對其成功或失敗負主要責任的人是多項目經理。 這是一個巨大的負擔。 然而，只有那些最有組織和溝通能力的人才能獲得最好但始終如一的結果。

常見的多項目經理能力：

• 擁有創新的思維方式，
• 不注重細節，
• 擁有多任務處理能力，
• 能夠從一個項目切換到另一個項目，
• 有效應對壓力，
• 處理團隊內部的衝突，
• 有效利用資源，
• 兼顧團隊和客戶的需求。

經驗豐富的項目經理擁有軟技能和硬技能，能夠系統地運行多個項目。 請記住：頂級項目經理將 90% 的時間用於與團隊溝通。 因此，團隊內部的開放式溝通是同時管理和跟踪多個項目的基礎。 此外，處理一堆自由職業者也可以被認為是“管理和跟踪多個項目”，因此我們可以說自由職業者也可能是多項目經理。

管理和跟踪多個項目時可能出現的問題

運行一個項目涉及一個應該採取的許多步驟，並且在此過程中道路可能會變得崎嶇不平。 現在，想像一下同時管理和跟踪多個項目。 同時處理多個項目可能會給負責人帶來許多困境。 因此，識別過程中可能出現的問題至關重要。 只有意識到問題所在，才能成功克服問題並取得成果。

我們準備了一份清單，列出了一次管理和跟踪多個項目時可能出現的最常見問題。

超載

在分配合適的人員同時運行多個項目時，必須考慮工作量。 例如，如果為三個人分配了至少需要六個人的工作量，則可能會出現問題。 項目超載會導致團隊內部績效受損和壓力過大。 因此，可交付成果的質量將受到影響。 此外，一個同時承擔太多項目的自由職業者也可能會遭受超負荷甚至更糟的情況——倦怠。 當工作量平均分配時，團隊成員會感到壓力較小，因此會產生更好的結果。

未定義的優先級

當同時處理多個項目時，通常需要確定它們的優先級。 緊急項目與重要項目不同。 有時，決策者會根據他們的趨勢或緊迫性得出結論並優先考慮項目。 結果，他們以糟糕的結果告終。

使用錯誤的工具滿足您的需求

為了提供一致的結果，使用正確的項目管理和跟踪工具至關重要。 避免在多個不同的地方記筆記並使用過時的打卡機。 選擇經常過時甚至缺少所需功能的不一致工具可能會導致團隊內部普遍混亂並錯過最後期限。 因此，請選擇一個能夠在您的團隊中提供有效協作和時間跟踪的工具。 這樣，所有利益相關者將在任何給定時間清楚地了解工作範圍，並且不會再錯過最後期限。 在這篇文章的後面，我們將向您介紹一個方便的工具，它可以幫助您有效地管理和跟踪團隊的工作。

資源分配

多項目經理的另一個顧慮是：“如何相應地分配資源？ ” 根據上述研究結果，多項目經理經常處理資源短缺問題。 一次運行多個項目時，需要共享某些資源。

資源不應過度分配或分配不足。 例如，會議室是一種資源，應該平均分配給每個人，早上不可用，下午空。 另一方面，如果一些團隊成員沒有任何計劃任務，他們就會分配不足。 此外，這可能會導致員工不滿，因為一些隊友可能無事可做，而另一些則超額預訂。

多項目經理的工作是隨時熟悉資源可用性，並在運行多個項目時平均分配它們。

有效管理和跟踪多個項目的 8 種策略

您需要同時兼顧客戶需求、項目計劃、範圍、團隊成員、預算……以及所有這些同時乘以三個甚至五個項目。 聽起來不可能？ 如果您選擇正確的策略，則不必如此。 這就是為什麼我們準備了 8 個策略來幫助您有效地管理和跟踪多個項目。

1. 學習如何運行單個項目

如果您是項目管理的新手，您需要了解，如果不知道如何首先有效地運行單個項目，就無法同時運行多個項目。

項目管理過程從項目啟動會議開始，項目發起人在會議上提出所有目標和要求。 之後，您需要滿足這些要求並根據項目啟動器創建您的工作說明。 您的工作說明書，也稱為“工作範圍”，需要定義整個工作範圍，包括成本、時間表和預期可交付成果。

項目管理協會的《項目管理知識體係指南》一書將工作說明定義為“對根據合同提供的產品或服務的敘述性描述”。

簡而言之——首先學習如何運行一個項目，然後運行多個項目（幾乎）自然而然。

2. 制定計劃

無論您是在運行單個項目還是一組項目，您都需要為每個項目單獨制定項目計劃。 只有這樣，您才能跟踪項目活動並為您的團隊提供明確的工作範圍。

項目計劃包括：

• 項目需求——安排與所有利益相關者的會議並集體收集需求（不要舉行一對一的會議）。
• 項目範圍——定義你的工作範圍並排除不相關的事情。
• WBS（工作分解結構） ——一種將項目分解成更小部分的方法，可幫助您為每項任務制定預算計劃和時間表。
• 時間表——制定的時間表將幫助您估計完成一個項目需要多長時間。
• 預算——要清楚地定義您的預算，您需要 WBS。 不要忘記在您的預算計劃中包括風險。

當您有一個透明的計劃時，您和您的團隊成員都會清楚地了解工作範圍並始終專注於任務。 更重要的是，您將能夠有效地從一個項目切換到另一個項目，而不會浪費寶貴的時間。

3. 確定優先項目

在管理和跟踪多個項目時，有許多策略可以幫助您順利運行它們。 我們要特別注意項目的優先順序。 利益相關者的優先項目不一定是組織的優先事項。 對於通常是多項目經理或高級經理的決策者來說，優先考慮項目可能是一項艱鉅的任務。 為確保您成功定義優先項目，有一些步驟可以幫助您做出有效的決定。

我們準備了五個步驟，這將使確定優先級更容易。

設定一個目標

在確定優先項目時，必須始終考慮長期目標。 如果沒有明確的目標，項目最終注定會失敗。 當有疑問時，問自己一些問題，例如：我想要完成什麼？ 為什麼這個項目很重要？ 在了解目標時，您會專注於交付結果的最重要步驟。

系統地確定任務的優先級

例如，如果有十個項目需要優先考慮，決策者應該根據優先級 1 到 10 對項目進行編號——這是最不重要的一個。 此外，在確定優先項目時，應注意哪些項目依賴於其他項目。 只有在先行項目結束時，從屬項目才能開始。

分配資源

優先級高的任務首先獲得資源。 此外，如果幾個正在進行的項目不共享任何資源，決策者首先將必要的資源分配給優先項目。

區分緊急任務和重要任務

據研究，人們選擇優先執行時間敏感的任務，即緊急任務，而不是具有長期效果的重要任務。 這是因為重要的任務通常更令人生畏。 為了區分什麼是緊急的和什麼是重要的，你需要跳出你的舒適區，首先深入解決重要的任務。

安排優先會議

最後，應召開優先事項會議以確定優先事項。 只要所有決策利益相關者都出席並協調一致，它們就不必是單獨的會議。

優先考慮您的工作是一項了不起的策略，可以在同時管理和跟踪多個項目時節省您寶貴的時間和精力。 按照相應的步驟進行操作，我們保證您不會再讓項目失敗。

4.不要讓分心

忙碌並不一定會帶來生產力。 因此，請嘗試管理分心的事情，例如回复聊天消息、與同事交談或查看通知。 自動化您的電子郵件回復以節省時間，並且不要讓瑣碎的干擾妨礙您確定工作的優先級。

另外，學習如何說“不” 。 如果你不學會如何說“不”，你會發現自己被工作淹沒了。 你已經有太多的事情要做了——同時處理幾個項目已經夠壓力的了。 說“不”對您和您的企業都有好處。 只是直截了當，善良，但堅定。 消除工作中的干擾會整理你的思緒，讓你保持專注。

5. 定期開會

定期會議至關重要，因為 90% 的項目管理都是關於溝通的。 所有利益相關者都應出席會議，如果缺少一些決策人員 - 重新安排會議時間。

頂級項目經理至少提前 24 小時制定議程，並在會議前分享 PowerPoint 演示文稿。 這樣，每個人都可以清楚地了解項目及其目標。 記住：管理會議——而不是演示幻燈片。 此外，一次會議應該只涉及一個主題。

這些指導方針將幫助您有效地管理您的團隊並獲得豐碩的成果。

6. 根據您的需要使用正確的工具

經驗豐富的項目經理可以證明將所有信息存儲在一個地方是多麼重要。 當您的任務分散在各種工具中時，您和您的團隊成員都無法清楚地了解工作範圍。

但是，您應該使用哪種工具？

有這麼多可用的項目管理工具，其中一個可能會因為某種原因而陷入困境。

在選擇正確的工具時，質量管理和跟踪工具應該：

方便易用（沒有人喜歡複雜而混亂的工具）。

跟踪項目的時間和進度。

密切關注預算，並在達到估計預算時通知您。

按任務分解項目。

提供項目和任務的截止日期。

隨時對您的團隊共享和可見。

此外，我們還必須提請您注意使用正確的產品管理工具。 項目經理的工作是成功交付產品並帶領產品通過項目的不同階段，而產品經理的工作是確保之後滿足客戶的要求。 為此，產品經理必須選擇合適的產品管理工具，以使產品上線順利進行。

您還應該記住，沒有任何工具可以為您完成工作。 仔細研究其功能並學習如何相應地使用它們。

7.調整以改變

作為一名多項目經理，您可能知道項目會隨著時間而變化。 項目管理的變化幾乎是不可避免的，尤其是當您同時運行多個項目時。 如果沒有變更控製程序，您將失去對工作的控制，項目將因此而失敗。

在評估問題時，您需要確定解決問題的下一步。 也許您需要整合有關您的工作範圍、預算或時間表的更改。 請記住，有時一個問題根本不需要任何操作。

根據 PRINCE2 的說法，“實施變更只有兩個原因：引入新的利益或保護現有的利益。 ”

然而，在運行多個項目時，經常會發生變化。 因此，如果您消息靈通，您將不會遇到訪問它們的問題。

8. 委派你的工作

有時您需要將職責分配給團隊中的其他人。 由於您不能自己做所有事情，因此您應該在團隊中建立信任並相應地委派任務。

但是，即使您將責任分配給其他人，這並不意味著您不再對結果負責。 您的工作是監控正在進行的工作並對其進行控制。 請記住，委派並不意味著微觀管理。

因此，請與您的團隊聯繫，以便您了解他們在做什麼。 知道您有開放的溝通以確保事情進展順利，這讓您的生活變得輕鬆。

用於管理和跟踪多個項目的工具

如果您不熟悉同時管理和跟踪多個項目，您會發現這可能是一項艱鉅的任務。 如果不使用正確的策略和工具，您最終會摸不著頭腦。

一次運行多個項目時，您需要一個功能豐富且易於管理的優質工具。 那裡有多種項目管理工具，它們肯定能很好地完成工作。 但是，在選擇正確的工具時，必須有選擇性並考慮所有事實。

在本節中，我們想比較兩種可以幫助您輕鬆管理和跟踪項目的工具。

在 Excel 中管理和跟踪多個項目

Microsoft Excel 是一個簡單的項目管理工具，它使用電子表格來可視化、計劃和監控中小型項目。 它包含許多用於高效分析的分析工具和幾個項目管理模板。

Excel 使用甘特圖——一種用於項目管理的水平條形圖。 甘特圖提供時間表、截止日期、資源的圖形表示並幫助監控它們。

Excel 的好處在於它提供了各種模板來幫助監控和跟踪任務及其在項目中的進度。

除了 Excel，人們還使用 Google Sheets、Libre OfficeCalc，因為它們提供了類似的功能。

在本節中，我們將簡要介紹 Microsoft Excel 的多項目跟踪模板中最重要的元素。

創建項目計劃

在圖1：創建項目計劃中，可以看到填寫項目名稱、客戶名稱、負責人等信息的地方。 在模板的右側，您可以看到甘特圖中呈現的所有任務。

圖 1：創建項目計劃

此外，您可以從下拉菜單中選擇您的項目並為每個項目添加詳細信息。 您可以根據需要添加任意數量的項目。 添加或刪除項目時，它會在甘特圖中自動更新。

填寫數據表

圖 2 數據表向您顯示每個項目中的任務數量，您可以在此處跟踪它們的狀態。 1% 到 25% 之間的任務處於初始階段。 那些狀態在50%左右的任務處於中間階段，已經完成了一半。 狀態在 75% 到 99% 之間的任務處於最後階段，即將完成。 100% 狀態的任務完全完成。

圖 2：數據表

在數據表中，您可以為每個項目添加或刪除任務。 在負責人欄中，您可以為每個任務分配團隊中的負責人並寫下他們的姓名。

最後，在開始日期和所需天數列中設置項目的開始和結束日期。

創建項目摘要

在圖 3 項目摘要中，您可以看到項目摘要。 本部分允許您全面了解您的項目。 您在數據表中所做的一切都將在此處可見。 此外，您可以在此處添加新項目，它們將與完成百分比一起自動顯示在甘特圖中。

圖 3：項目總結

在數據表中，您可以分別查看每個任務的狀態。 但是，在項目摘要中，您可以全面了解每個項目的狀態。

整體印象

基本上，在 Excel 電子表格中運行多個項目可以為您提供詳細的概述和吸引人的數據可視化。 它是一種經濟實惠的工具，可以執行多項活動，而且很多人都熟悉 Excel。

然而，它可能會變成一個惡性循環，因為它需要手動輸入。 儘管它提供了對統計數據、進度、開始和結束日期的清晰概述——學習語法需要技巧。 這可能既耗時又具有挑戰性，尤其是對於初學者而言。 時間跟踪和預算也需要輸入多個公式。

另一個缺點是它存在安全問題。 通過電子郵件共享項目數據可能會危害您組織的隱私。

總體而言，Excel 是小型組織內小型項目的不錯選擇。 但是，如果您正在尋找更高級和更豐富的功能，則需要選擇額外的跟踪和管理應用程序。

在 Clockify 中管理和跟踪多個項目

計時應用程序 Clockify提供了項目管理功能，從事多個項目的人會發現這些功能非常有用。 這是一個時間跟踪應用程序，免費為無限的用戶和項目提供基本的時間跟踪功能。

它使管理和跟踪項目非常方便、透明且具有視覺吸引力。 作為亮點，您將能夠跟踪團隊的時間和進度、設置預算並輕鬆為您的項目進行時間估算。

在本節中，我們將深入探討 Clockify 在管理和跟踪多個項目方面的豐富特性和功能。

添加項目、任務並定義訪問權限

首先，您可以根據需要添加任意數量的項目和任務，並分別跟踪每個任務的時間。 分配負責每項任務的人員，設置時間估計，並在完成時將任務標記為已完成。

圖 4：任務

訪問選項卡使您能夠將項目標記為公開，以便每個人都可以跟踪它們的時間。 將您的項目標記為私人項目，只有您添加到項目中的人才能跟踪項目的時間。

圖 5：訪問

共有三個訪問級別：

• 管理員（可以查看和編輯所有內容的人），
• 普通用戶（可以跟踪時間，如果啟用，可以創建項目和任務並查看狀態的人），
• 經理（可以管理特定項目、查看狀態、將成員添加到項目以及查看其項目和用戶的時間的人員）。

更改項目設置

在項目設置中，您可以通過更改項目名稱和按客戶分類來個性化您的項目。 此外，您可以使用調色板在視覺上區分項目。

圖 6：項目設置

這也是您可以設置計費小時費率的地方。 您還可以設置跟踪項目進度的方式——手動估計或基於任務。

跟踪項目狀態

在狀態選項卡中，您可以比較估計時間與跟踪時間並跟踪進度。 在這裡，您可以全面了解項目的任務、進度、受讓人和預算。

圖 7：項目狀態

數據以可視方式呈現，以便您可以清楚地了解項目的進度、計費和非計費時間。

再次，整體印象

Clockify是一款智能且易於使用的計時應用程序，可以極大地幫助您管理項目。 您可以實時跟踪或手動輸入您在任務上花費的時間。 它還會在達到估計預算時通知您，並讓您清楚地了解項目的數據和進度。

與 Excel 相比，Clockify 的一個巨大的節省時間的優勢是它的簡單性。 讓我們看一個例子。 您可能遇到過這樣的情況：客戶有多個項目，每個項目有數千個任務。 想像一下手動輸入所有數據。 您無需再擔心這一點，因為您可以直接將 CSV 文件導入 Clockify 。

此外，您可以在其他 Web 應用程序中跟踪時間。 如果您使用的是不具備計時功能的項目管理工具，例如 Trello，請安裝插件，Clockify 將直接在 Trello 的卡片/任務中跟踪時間。 當您啟動計時器時，將根據 Trello 中的信息在時間跟踪工具中自動創建正確的項目和任務。

Clockify 還與 Asana、Jira、Quickbooks 和許多其他項目管理工具集成。

在我們生活的快節奏世界中，同時管理和跟踪多個項目已成為一種常見做法。幸運的是，Clockify 節省了寶貴的時間並自動完成工作。

結論

同時跟踪和管理多個項目是一項複雜而艱鉅的任務。 多項目經理或自由職業者肩負著同時處理多個項目、團隊成員和客戶要求的巨大責任。

使用正確的策略並選擇質量管理和跟踪工具可以使這個過程成為一台運轉良好的機器。

此外，不要忘記在您的團隊中建立信任，並從您過去的項目中學習。 每一個成功實施的項目都會給你帶來更多的知識，你會更加自豪地享受你的工作。