Como gerenciar e acompanhar vários projetos

Ao gerenciar e acompanhar um único projeto, existem muitas etapas que devem ser tomadas para entregar resultados. A situação fica ainda mais complicada ao executar vários projetos simultaneamente . O gerenciamento de vários projetos ou gerenciamento de portfólio é um ambiente em que vários projetos são executados ao mesmo tempo.

Se você se encontra em uma situação em que precisa executar vários projetos, precisa estar bem familiarizado com as metodologias de gerenciamento de projetos. Requer muita prática, mudar a atenção de um projeto para outro em conjunto, seguindo os prazos.

Esta postagem de blog ajudará você a reconhecer alguns dos desafios que você pode encontrar ao gerenciar e acompanhar vários projetos e apresentará as melhores estratégias e ferramentas para superá-los.

Quem gerencia e acompanha vários projetos?

Embora o gerenciamento e o acompanhamento de projetos envolvam muitas partes interessadas, em última análise, a pessoa que detém a principal responsabilidade por seu sucesso ou fracasso é o gerente de vários projetos . É um fardo enorme para assumir. No entanto, apenas aqueles com maiores habilidades organizacionais e de comunicação podem alcançar resultados não melhores, mas consistentes .

Competências comuns do gerente de vários projetos:

• Possui um estilo de pensamento inovador,
• Não é detalhista,
• Possui habilidades multitarefas,
• Capaz de mudar de um projeto para outro,
• Lida com o estresse de forma eficaz,
• Lida com conflitos dentro de uma equipe,
• Usa os recursos de forma eficaz,
• Faz malabarismos com as necessidades da equipe e do cliente.

Gerentes de projeto experientes possuem habilidades tanto soft quanto hard para serem capazes de executar vários projetos sistematicamente. Lembre-se: um gerente de projeto de alto nível investe 90% de seu tempo na comunicação com a equipe . Portanto, a comunicação aberta dentro da equipe é a base para gerenciar e acompanhar vários projetos ao mesmo tempo. Além disso, lidar com vários trabalhos freelance também pode ser considerado como “gerenciar e rastrear vários projetos”, portanto, podemos dizer que os trabalhadores freelance também podem ser gerentes de vários projetos.

Problemas que podem surgir ao gerenciar e acompanhar vários projetos

A execução de um único projeto envolve muitas etapas que devem ser tomadas, e a estrada pode ficar acidentada ao longo do caminho. Agora, imagine gerenciar e acompanhar vários projetos simultaneamente. Fazer malabarismos com vários projetos ao mesmo tempo pode trazer muitas dificuldades para os responsáveis. Portanto, é crucial reconhecer os problemas que podem surgir no processo. Somente quando você está ciente dos problemas, você pode superá-los com sucesso e entregar resultados.

Preparamos uma lista dos problemas mais comuns que podem surgir ao gerenciar e acompanhar vários projetos ao mesmo tempo.

Sobrecarga

Ao alocar as pessoas certas para executar vários projetos ao mesmo tempo, é essencial pensar na carga de trabalho. Se, por exemplo, três pessoas forem designadas para a carga de trabalho que requer pelo menos seis pessoas, podem surgir problemas. A sobrecarga do projeto resulta em desempenho prejudicado e altos níveis de estresse dentro da equipe. Consequentemente, a qualidade das entregas sofrerá. Além disso, um único freelancer que assume muitos projetos ao mesmo tempo também pode sofrer de sobrecarga ou pior ainda - esgotamento. Quando a carga de trabalho é distribuída igualmente, os membros da equipe sentirão menos pressão e, portanto, fornecerão melhores resultados.

Prioridade indefinida

Ao fazer malabarismos com vários projetos ao mesmo tempo, muitas vezes é necessário priorizá-los. Um projeto urgente não é o mesmo que um projeto importante . Às vezes, os tomadores de decisão tiram conclusões precipitadas e priorizam projetos com base em suas tendências ou urgência. Como resultado, eles acabam com resultados ruins.

Usando as ferramentas erradas para suas necessidades

Para entregar resultados consistentes, usar a ferramenta certa de gerenciamento e rastreamento de projetos é essencial. Evite fazer anotações em vários lugares diferentes e usar uma máquina de relógio de ponto desatualizada. Optar por ferramentas inconsistentes que muitas vezes estão desatualizadas ou até mesmo sem os recursos necessários pode levar a uma confusão geral dentro da equipe e perder prazos. Portanto, escolha uma ferramenta que ofereça colaboração eficaz e controle de tempo dentro de sua equipe. Dessa forma, todas as partes interessadas terão visibilidade clara do escopo do trabalho a qualquer momento e nunca mais perderão um prazo. Mais adiante nesta postagem, apresentaremos uma ferramenta conveniente que o ajudará a gerenciar e acompanhar o trabalho de sua equipe de forma eficaz.

Alocação de recursos

Outra preocupação de um gerente de multiprojetos é: “ Como alocar recursos adequadamente? ” De acordo com os resultados da pesquisa mencionados acima, um gerente de vários projetos geralmente lida com déficits de recursos. Ao executar vários projetos ao mesmo tempo, determinados recursos precisam ser compartilhados.

Os recursos não devem ser superalocados nem subalocados . Por exemplo, uma sala de conferência é um recurso que deve ser alocado igualmente a todos, não indisponível pela manhã e vazio à tarde. Por outro lado, se alguns membros da equipe não tiverem nenhuma tarefa agendada, eles ficarão subalocados. Além disso, pode resultar em insatisfação dos funcionários, pois alguns colegas de equipe podem não ter nada para fazer enquanto outros estão lotados.

O trabalho do gerente de vários projetos é estar sempre familiarizado com a disponibilidade de recursos e atribuí-los igualmente ao executar vários projetos.

8 estratégias para gerenciar e acompanhar vários projetos de forma eficaz

Você precisa conciliar os requisitos do cliente, planos de projeto, escopos, membros da equipe, orçamento… e tudo isso multiplicado por três ou até cinco projetos simultaneamente. Parece impossível? Não precisa ser se você optar pelas estratégias certas . É por isso que preparamos 8 estratégias para ajudá-lo a gerenciar e acompanhar vários projetos de forma eficaz.

1. Aprenda a executar um único projeto

Se você é novo no gerenciamento de projetos, precisa compreender que não pode começar a executar vários projetos ao mesmo tempo sem saber como executar um único projeto de maneira eficaz primeiro.

O processo de gerenciamento de projetos começa com a reunião inicial do projeto, onde todos os objetivos e requisitos são apresentados pelo patrocinador do projeto. Depois disso, você precisa atender a esses requisitos e criar sua declaração de trabalho de acordo com o iniciador do projeto. Sua declaração de trabalho, também conhecida como “escopo de trabalho”, precisa definir todo o escopo de trabalho, incluindo custos, prazos e entregas esperadas.

O livro A Guide to the Project Management Body of Knowledge, do Project Management Institute, define uma declaração de trabalho como “ uma descrição narrativa de produtos ou serviços a serem fornecidos sob contrato ”.

Simplificando - aprenda a executar um único projeto primeiro e executar vários projetos virá (quase) naturalmente.

2. Desenvolva um plano

Esteja você executando um único projeto ou um conjunto de projetos, você precisa desenvolver um plano de projeto para cada projeto separadamente. Só assim você poderá acompanhar as atividades do projeto e fornecer à sua equipe um escopo de trabalho claro.

O plano do projeto inclui:

• Requisitos do projeto — Agende uma reunião com todas as partes interessadas e reúna os requisitos coletivamente (não faça reuniões individuais).
• Escopo do projeto — Defina o escopo do seu trabalho e exclua coisas irrelevantes.
• WBS (Work Breakdown Structure) — Um método para dividir o projeto em partes menores que ajuda a fazer um plano de orçamento e um prazo para cada tarefa.
• Cronograma — Um cronograma desenvolvido ajudará você a estimar quanto tempo uma tarefa específica levará para concluir um projeto.
• Orçamento — Para definir claramente seu orçamento, você precisa da WBS. Não se esqueça de incluir os riscos em seu plano de orçamento.

Quando você tem um plano transparente, você e os membros de sua equipe terão uma visão clara do escopo do trabalho e sempre permanecerão na tarefa. Além disso, você poderá alternar de um projeto para outro de forma eficaz sem perder tempo precioso.

3. Determine um projeto prioritário

Ao gerenciar e acompanhar vários projetos, existem muitas estratégias que podem ajudá-lo a executá-los sem problemas. Queremos dar atenção especial à priorização de projetos . Um projeto prioritário para uma parte interessada não é necessariamente uma prioridade para uma organização. Dar prioridade aos projetos pode ser um grande empreendimento para um tomador de decisão que geralmente é um gerente de vários projetos ou um gerente sênior. Para garantir que você defina com sucesso um projeto prioritário, existem algumas etapas que podem ajudá-lo a tomar uma decisão eficaz.

Preparamos cinco etapas que facilitarão a priorização.

Estabeleça uma meta

Ao determinar um projeto prioritário, deve-se sempre considerar o objetivo de longo prazo . Se você não tiver um objetivo claro, os projetos estão fadados ao fracasso eventualmente. Quando estiver em dúvida, faça a si mesmo perguntas como: O que estou tentando realizar? Por que esse projeto é importante? Ao conhecer os objetivos, você se concentra nas etapas mais importantes para entregar resultados.

Priorize tarefas sistematicamente

Se, por exemplo, houver dez projetos a serem priorizados, o tomador de decisão deve numerar os projetos com base na prioridade de 1 a 10 – sendo a menos importante. Além disso, para determinar um projeto prioritário, deve-se atentar para quais projetos são dependentes dos demais. Somente quando um projeto predecessor termina, um projeto dependente pode começar.

Atribuir recursos

As tarefas de alta prioridade recebem recursos primeiro. Além disso, se vários projetos em andamento não compartilham nenhum recurso, os tomadores de decisão alocam os recursos necessários primeiro aos projetos prioritários.

Distinguir entre tarefas urgentes e importantes

De acordo com a pesquisa, as pessoas optam por realizar primeiro as tarefas urgentes, ou seja, tarefas urgentes, em vez de tarefas importantes que têm resultados a longo prazo. Isso ocorre porque tarefas importantes geralmente são mais intimidantes. Para distinguir entre o que é urgente e o que é importante, você precisa sair da sua zona de conforto e mergulhar fundo na resolução de tarefas importantes primeiro.

Agende reuniões prioritárias

Finalmente, devem ser realizadas reuniões prioritárias para determinar as prioridades. Elas não precisam ser reuniões separadas, desde que todas as partes interessadas na tomada de decisões estejam presentes e combinadas.

Priorizar seu trabalho é uma estratégia incrível que economiza seu precioso tempo e esforço ao gerenciar e acompanhar vários projetos ao mesmo tempo. Siga as etapas de acordo e garantimos que você nunca mais falhará em projetos.

4. Não permita distrações

Estar ocupado não leva necessariamente à produtividade. Portanto, tente gerenciar distrações, como responder a mensagens de bate-papo, conversar com colegas de trabalho ou verificar notificações. Automatize suas respostas de e-mail para economizar tempo e não deixe que distrações triviais atrapalhem a priorização de seu trabalho.

Além disso, aprenda a dizer “não” . Se você não aprender a dizer “não”, ficará sobrecarregado de trabalho. Você já tem muito trabalho – fazer malabarismos com vários projetos ao mesmo tempo é estressante o suficiente. Dizer “não” é benéfico para você e sua empresa. Apenas seja direto, gentil, mas firme. Eliminar distrações no trabalho irá organizar sua mente e mantê-lo focado.

5. Faça reuniões regulares

Reuniões regulares são de extrema importância, pois 90% do gerenciamento de projetos é sobre comunicação . Todas as partes interessadas devem estar presentes na reunião e, se faltarem alguns dos tomadores de decisão, remarque a reunião.

Um gerente de projeto de alto nível tem uma agenda com pelo menos 24 horas de antecedência e compartilha a apresentação em PowerPoint antes da reunião. Desta forma, todos têm uma visão clara do projeto e seus objetivos. Lembre-se: gerencie a reunião – não os slides da apresentação. Além disso, uma reunião deve abranger apenas um tópico.

Essas diretrizes ajudarão você a gerenciar sua equipe de forma eficaz e obter resultados frutíferos.

6. Use a ferramenta certa para suas necessidades

Gerentes de projeto experientes podem testemunhar como é importante ter todas as informações armazenadas em um só lugar. Quando suas tarefas estão espalhadas por várias ferramentas, nem você nem os membros de sua equipe obtêm uma visão clara do escopo do trabalho.

Mas, qual ferramenta você deve usar?

Existem tantas ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis, e uma pode estar em um dilema por um motivo.

Ao optar pela ferramenta certa, uma ferramenta de gerenciamento e rastreamento de qualidade deve:

Seja conveniente e fácil de usar (ninguém gosta de ferramentas complexas e confusas).

Acompanhe o tempo e o progresso de um projeto.

Fique de olho no orçamento e notifique quando o orçamento estimado for atingido.

Divida os projetos por tarefas.

Fornecer prazos de projetos e tarefas.

Seja compartilhável e visível para sua equipe o tempo todo.

Além disso, devemos chamar sua atenção para o uso da ferramenta correta de gerenciamento de produtos também. Enquanto o trabalho do gerente de projeto é entregar o produto com sucesso e conduzi-lo por diferentes estágios do projeto, o trabalho do gerente de produto é garantir que os requisitos do cliente sejam atendidos posteriormente. Para isso, um gerente de produto deve optar por uma ferramenta de gerenciamento de produto adequada que fará com que a integração do produto funcione sem problemas.

Você também deve ter em mente que nenhuma ferramenta fará o trabalho por você. Estude cuidadosamente seus recursos e aprenda como usá-los de acordo.

7. Ajuste para mudar

Como gerente de vários projetos, você provavelmente sabe que os projetos mudam com o tempo. Mudanças no gerenciamento de projetos são quase inevitáveis, especialmente se você executar vários projetos ao mesmo tempo. Sem um procedimento de controle de mudanças , você perderá o controle sobre seu trabalho e os projetos estarão condenados ao fracasso como consequência.

Ao avaliar o problema, você precisa determinar o próximo passo para resolvê-lo. Talvez você precise integrar mudanças em seu escopo de trabalho, orçamento ou prazo. Tenha em mente que, às vezes, um problema não requer nenhuma ação.

Segundo PRINCE2, “ há apenas duas razões para implementar uma mudança: introduzir um novo benefício ou proteger um benefício existente. ”

No entanto, ao executar vários projetos, as mudanças geralmente acontecem. Portanto, se você estiver bem informado, não terá problemas para acessá-los.

8. Delegue seu trabalho

Às vezes, você precisará atribuir responsabilidades a outras pessoas em sua equipe. Como você não pode fazer tudo sozinho, deve criar confiança em sua equipe e delegar tarefas de acordo.

No entanto, mesmo quando você atribui responsabilidades a outras pessoas, isso não significa que você não é mais responsável pelo resultado. Seu trabalho é monitorar o trabalho em andamento e exercer controle sobre ele. Tenha em mente que delegar não significa microgerenciar.

Portanto, conecte-se com sua equipe para que você possa entender o que eles estão fazendo. Torna sua vida mais fácil saber que você tem uma comunicação aberta para garantir que as coisas estejam no caminho certo.

Ferramentas para gerenciar e acompanhar vários projetos

Se você é novo no gerenciamento e acompanhamento de vários projetos simultaneamente, verá que pode ser um empreendimento e tanto. Sem usar as estratégias e ferramentas certas, você acabará coçando a cabeça eventualmente.

Ao executar vários projetos ao mesmo tempo, você precisa de uma ferramenta de qualidade rica em recursos e fácil de gerenciar. Existem várias ferramentas de gerenciamento de projetos por aí, e elas certamente fazem o trabalho bem. Mas, é preciso ser seletivo e considerar todos os fatos ao escolher a ferramenta certa.

Nesta seção, queremos comparar duas ferramentas que podem ajudá-lo a gerenciar e acompanhar seus projetos com facilidade.

Gerenciando e acompanhando vários projetos no Excel

O Microsoft Excel é uma ferramenta simples de gerenciamento de projetos que utiliza planilhas para visualizar, planejar e monitorar projetos de pequeno ou médio porte. Ele contém muitas ferramentas analíticas para análise eficiente e vários modelos de gerenciamento de projetos.

O Excel usa o gráfico de Gantt — um gráfico de barras horizontais usado para gerenciamento de projetos. O gráfico de Gantt fornece uma representação gráfica de cronogramas, prazos, recursos e ajuda a monitorá-los.

O bom do Excel é que ele oferece diversos templates que ajudam a monitorar e acompanhar as tarefas e seu andamento nos projetos.

Além do Excel, as pessoas também usam o Google Sheets, Libre OfficeCalc, pois oferecem recursos semelhantes.

Nesta seção, examinaremos brevemente os elementos mais importantes do modelo de acompanhamento de vários projetos do Microsoft Excel.

Criar um plano de projeto

Na imagem 1: Criando um plano de projeto, você pode ver o local onde você preenche as informações referentes ao nome do projeto, nome do cliente e gerente responsável. No lado direito do modelo, você pode ver todas as tarefas apresentadas no gráfico de Gantt.

Imagem 1: Criando um plano de projeto

Além disso, você pode escolher seus projetos no menu suspenso e adicionar detalhes para cada um. Você pode adicionar quantos projetos desejar. Quando você adiciona ou remove um projeto, ele é atualizado automaticamente no gráfico de Gantt.

Preencha uma ficha técnica

A Folha de Dados da Imagem 2 mostra o número de tarefas em cada projeto, e é aqui que você acompanha seu status. Tarefas entre 1% e 25% estão na fase inicial. Aquelas tarefas com status em torno de 50% estão no estágio intermediário e estão meio concluídas. As tarefas com status entre 75% e 99% estão em fase final e estão prestes a serem finalizadas. As tarefas com status de 100% são concluídas inteiramente.

Imagem 2: folha de dados

Na folha de dados, você pode adicionar ou remover tarefas para cada projeto. Na coluna responsável , você pode atribuir um responsável de sua equipe para cada tarefa e escrever seus nomes.

Por fim, defina as datas de início e término de seus projetos nas colunas data de início e dias necessários .

Criar um resumo de projetos

Na imagem 3 Resumo do projeto , você pode ver o resumo dos projetos. Esta seção permite que você tenha uma visão geral de seus projetos. Tudo o que você fez na folha de dados será visível aqui. Além disso, você pode adicionar novos projetos aqui e eles aparecerão automaticamente no gráfico de Gannt junto com a porcentagem de conclusão.

Imagem 3: Resumo do projeto

Na folha de dados , você pode ver o status de cada tarefa separadamente. No entanto, no resumo do projeto , você pode ter uma visão geral do status de cada projeto.

Aprecie a impressão geral

Basicamente, executar vários projetos em planilhas do Excel pode fornecer uma visão geral detalhada e visualizações de dados atraentes. É uma ferramenta acessível que realiza várias atividades e um grande número de pessoas conhece o Excel.

No entanto, pode se transformar em um círculo vicioso, pois requer entrada manual. Mesmo que forneça uma visão geral clara das estatísticas, progresso, datas de início e término – aprender a sintaxe exige habilidade. Isso pode ser demorado e desafiador para gerenciar, especialmente para iniciantes. O controle de tempo e o orçamento também exigem a inserção de várias fórmulas.

Outro contra é que ele tem problemas de segurança. O compartilhamento de dados do projeto por e-mail pode comprometer a privacidade da sua organização.

No geral, o Excel é uma boa opção para pequenos projetos em pequenas organizações. No entanto, se você estiver procurando por algo mais avançado e rico em recursos, precisará optar por um aplicativo adicional de rastreamento e gerenciamento.

Gerenciando e acompanhando vários projetos no Clockify

O aplicativo de cronometragem, Clockify, oferece recursos de gerenciamento de projetos que as pessoas que trabalham em vários projetos acharão úteis. É um aplicativo de rastreamento de tempo que oferece os recursos básicos de rastreamento de tempo para usuários e projetos ilimitados, gratuitamente.

Isso torna o gerenciamento e o rastreamento de projetos muito conveniente, transparente e visualmente atraente. Como destaque, você poderá acompanhar o tempo e o progresso de sua equipe, definir orçamentos e fazer estimativas de tempo para seus projetos com facilidade.

Nesta seção, vamos nos aprofundar nos ricos recursos e capacidades do Clockify em relação ao gerenciamento e rastreamento de vários projetos.

Adicione projetos, tarefas e defina o acesso

Primeiro, você pode adicionar quantos projetos e tarefas quiser e acompanhar o tempo de cada tarefa separadamente. Atribua a pessoa responsável por cada tarefa, defina estimativas de tempo e marque as tarefas como concluídas quando concluídas.

Imagem 4: Tarefas

A guia Acesso oferece a capacidade de marcar os projetos como públicos para que todos possam acompanhar o tempo deles. Marque seu projeto como privado e somente as pessoas que você adicionar ao projeto poderão acompanhar o tempo nele.

Imagem 5: Acesso

Existem três níveis de acesso:

• Administradores (pessoas que podem ver e editar tudo),
• Usuários regulares (pessoas que podem acompanhar o tempo e, se ativado, criar projetos e tarefas e ver o status),
• Gerentes (pessoas que podem gerenciar projetos específicos, ver o status, adicionar membros aos projetos e ver o tempo de seus projetos e usuários).

Alterar as configurações do projeto

Na configuração de um projeto, você pode personalizar seus projetos alterando seus nomes e categorizando-os por clientes. Além disso, você pode usar uma paleta de cores para diferenciar visualmente os projetos.

Imagem 6: configurações do projeto

Este também é o local onde você pode definir taxas horárias faturáveis . Você também pode definir como deseja acompanhar o progresso do seu projeto - estimativa manual ou com base em tarefas.

Acompanhe os status do projeto

Na guia de status , você pode comparar o tempo estimado versus o tempo de acompanhamento e acompanhar o progresso. Este é o local onde você tem uma visão holística das tarefas, progresso, responsáveis ​​e orçamento de seus projetos.

Imagem 7: Status do projeto

Os dados são apresentados visualmente para que você tenha uma visão clara do andamento do seu projeto, horas faturáveis ​​e não faturáveis.

Mais uma vez, absorva a impressão geral

Clockify é um aplicativo de cronometragem inteligente e fácil de usar que pode ajudá-lo a gerenciar seus projetos. Você pode acompanhar em tempo real ou inserir o tempo gasto em uma tarefa manualmente. Ele também notifica quando o orçamento estimado é atingido e fornece uma visão clara dos dados e do progresso de seus projetos.

Uma enorme vantagem de economia de tempo do Clockify, em comparação com o Excel, é sua simplicidade. Vejamos um exemplo. Você provavelmente já se deparou com situações em que os clientes tinham vários projetos com milhares de tarefas por apenas um projeto. Imagine inserir todos esses dados manualmente. Você não precisa mais se preocupar com isso, pois pode importar diretamente um arquivo CSV para Clockify .

Além disso, você pode acompanhar o tempo em outros aplicativos da web. Se você estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos que não possui um recurso de cronometragem, como o Trello, instale o plugin e o Clockify rastreará o tempo diretamente nos cartões/tarefas do Trello. Ao iniciar o cronômetro, o projeto e a tarefa corretos serão criados automaticamente na ferramenta de rastreamento de tempo, com base nas informações do Trello.

Clockify também se integra com Asana, Jira, Quickbooks e muitas outras ferramentas de gerenciamento de projetos.

Gerenciar e rastrear vários projetos simultaneamente tornou-se uma prática comum no mundo acelerado em que vivemos. Felizmente, Clockify economiza tempo precioso e faz o trabalho automaticamente.

Conclusão

Rastrear e gerenciar vários projetos ao mesmo tempo é uma tarefa complexa e assustadora. Um gerente de vários projetos ou um freelancer tem uma enorme responsabilidade ao fazer malabarismos com vários projetos, membros da equipe e requisitos do cliente simultaneamente.

Usar as estratégias certas e optar por uma ferramenta de gerenciamento e rastreamento de qualidade pode tornar esse processo uma máquina bem lubrificada.

Além disso, não se esqueça de construir confiança em sua equipe e aprender com seus projetos anteriores. Cada projeto realizado com sucesso lhe trará mais conhecimento, e você se orgulhará ainda mais do seu trabalho.