So verwalten und verfolgen Sie mehrere Projekte

Bei der Verwaltung und Verfolgung eines einzelnen Projekts gibt es so viele Schritte, die man unternehmen sollte, um Ergebnisse zu liefern. Die Situation wird noch komplizierter, wenn mehrere Projekte gleichzeitig ausgeführt werden . Multiples Projektmanagement oder Portfoliomanagement ist eine Umgebung, in der mehrere Projekte gleichzeitig ausgeführt werden.

Wenn Sie sich in einer Situation befinden, in der Sie mehrere Projekte durchführen müssen, müssen Sie mit den Projektmanagementmethoden gut vertraut sein. Es erfordert viel Übung, gemeinsam die Aufmerksamkeit von einem Projekt zum anderen zu lenken und dabei die Deadlines einzuhalten.

Dieser Blogbeitrag hilft Ihnen dabei, einige der Herausforderungen zu erkennen, denen Sie beim Verwalten und Verfolgen mehrerer Projekte begegnen können, und stellt Ihnen die besten Strategien und Tools vor, um diese zu überwinden.

Wer verwaltet und verfolgt mehrere Projekte?

Auch wenn viele Stakeholder an der Verwaltung und Verfolgung von Projekten beteiligt sind, ist letztendlich die Person, die die Hauptverantwortung für deren Erfolg oder Misserfolg trägt , der Multiprojektmanager . Es ist eine große Last, die man übernehmen muss. Allerdings können nur diejenigen mit den größten Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten nicht die besten, aber konsistenten Ergebnisse erzielen.

Gemeinsame Multiprojektmanager-Kompetenzen:

• Besitzt einen innovativen Denkstil,
• Ist nicht detailorientiert,
• besitzt Multitasking-Fähigkeiten,
• Wechseln von einem Projekt zum anderen,
• Bewältigt effektiv Stress,
• Umgang mit Konflikten im Team,
• Nutzt Ressourcen effektiv,
• Jongliert Team- und Kundenbedürfnisse.

Erfahrene Projektmanager verfügen über Soft- und Hard Skills, um mehrere Projekte systematisch durchführen zu können. Denken Sie daran: Ein Top-Projektmanager investiert 90 % seiner Zeit in die Kommunikation mit dem Team . Daher ist eine offene Kommunikation innerhalb des Teams die Grundlage für die gleichzeitige Verwaltung und Verfolgung mehrerer Projekte. Darüber hinaus kann die Bearbeitung einer Reihe von freiberuflichen Jobs auch als „Verwaltung und Verfolgung mehrerer Projekte“ betrachtet werden, daher können wir sagen, dass freiberufliche Mitarbeiter auch Multiprojektmanager sein können.

Probleme, die beim Verwalten und Verfolgen mehrerer Projekte auftreten können

Die Durchführung eines einzelnen Projekts umfasst viele Schritte, die man unternehmen sollte, und der Weg kann auf dem Weg dorthin holprig werden. Stellen Sie sich nun vor, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten und zu verfolgen. Mehrere Projekte gleichzeitig zu jonglieren, kann die Verantwortlichen in viele Schwierigkeiten bringen. Daher ist es entscheidend, die Probleme zu erkennen, die während des Prozesses auftreten können. Nur wenn Sie sich der Probleme bewusst sind, können Sie diese erfolgreich überwinden und Ergebnisse liefern.

Wir haben eine Liste der häufigsten Probleme zusammengestellt, die beim gleichzeitigen Verwalten und Verfolgen mehrerer Projekte auftreten können.

Überlast

Bei der Zuordnung der richtigen Personen zur gleichzeitigen Durchführung mehrerer Projekte ist es wichtig, über die Arbeitsbelastung nachzudenken. Wenn beispielsweise drei Personen das Arbeitspensum zugewiesen wird, das mindestens sechs Personen erfordert, können Probleme auftreten. Projektüberlastung führt zu Leistungseinbußen und hohem Stress im Team. Folglich leidet die Qualität der Ergebnisse. Darüber hinaus kann ein einzelner Freelancer, der zu viele Projekte auf einmal übernimmt, auch an Überlastung oder noch schlimmerem – Burnout – leiden. Wenn die Arbeitsbelastung gleichmäßig verteilt ist, fühlen sich die Teammitglieder weniger unter Druck und liefern bessere Ergebnisse.

Undefinierte Priorität

Wenn Sie mit mehreren Projekten gleichzeitig jonglieren, ist es oft notwendig, sie zu priorisieren. Ein dringendes Projekt ist nicht dasselbe wie ein wichtiges Projekt . Manchmal ziehen Entscheidungsträger voreilige Schlüsse und priorisieren Projekte basierend auf ihren Tendenzen oder ihrer Dringlichkeit. Infolgedessen erzielen sie schlechte Ergebnisse.

Verwenden Sie die falschen Tools für Ihre Anforderungen

Um konsistente Ergebnisse zu liefern, ist die Verwendung des richtigen Projektmanagement- und Tracking-Tools von entscheidender Bedeutung. Vermeiden Sie es, Notizen an mehreren verschiedenen Orten aufzubewahren und eine veraltete Stempeluhrmaschine zu verwenden. Die Entscheidung für die inkonsistenten Tools, die oft veraltet sind oder denen sogar die Funktionen fehlen, die Sie benötigen, kann zu allgemeiner Verwirrung im Team und verpassten Fristen führen. Wählen Sie daher ein Tool, das eine effektive Zusammenarbeit und Zeiterfassung innerhalb Ihres Teams bietet. Auf diese Weise haben alle Beteiligten jederzeit einen klaren Einblick in den Arbeitsumfang und verpassen nie wieder einen Termin. Später in diesem Beitrag stellen wir Ihnen ein praktisches Tool vor, mit dem Sie die Arbeit Ihres Teams effektiv verwalten und nachverfolgen können.

Ressourcenzuweisung

Ein weiteres Anliegen eines Multiprojektmanagers ist: „ Wie verteilt man Ressourcen entsprechend? „Nach oben genannten Forschungsergebnissen hat ein Mehrfachprojektleiter oft mit Ressourcendefiziten zu kämpfen. Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig ausführen, müssen bestimmte Ressourcen geteilt werden.

Ressourcen sollten weder über- noch zu wenig zugewiesen werden . Beispielsweise ist ein Konferenzraum eine Ressource, die allen gleichermaßen zugeteilt werden sollte, morgens nicht unerreichbar und nachmittags leer sein sollte. Wenn andererseits einige Teammitglieder keine geplanten Aufgaben haben, werden sie nicht ausreichend zugewiesen. Darüber hinaus kann es zu Unzufriedenheit der Mitarbeiter führen, da einige Teamkollegen möglicherweise nichts zu tun haben, während andere überbucht sind.

Die Aufgabe des Multiprojektmanagers ist es, die Verfügbarkeit von Ressourcen jederzeit zu kennen und diese bei der Durchführung mehrerer Projekte gleichermaßen zuzuweisen.

8 Strategien, um mehrere Projekte effektiv zu verwalten und zu verfolgen

Sie müssen Kundenanforderungen, Projektpläne, Umfang, Teammitglieder, Budget jonglieren … und all das multipliziert mit drei oder sogar fünf Projekten gleichzeitig. Klingt unmöglich? Das muss nicht sein, wenn Sie sich für die richtigen Strategien entscheiden . Aus diesem Grund haben wir 8 Strategien vorbereitet, die Ihnen helfen, mehrere Projekte effektiv zu verwalten und zu verfolgen.

1. Erfahren Sie, wie Sie ein einzelnes Projekt ausführen

Wenn Sie neu im Projektmanagement sind, müssen Sie verstehen, dass Sie nicht mehrere Projekte gleichzeitig ausführen können, ohne zu wissen, wie Sie zuerst ein einzelnes Projekt effektiv ausführen.

Der Projektmanagementprozess beginnt mit dem Projektstartertreffen, bei dem alle Ziele und Anforderungen vom Projektträger vorgestellt werden. Danach müssen Sie diese Anforderungen erfüllen und Ihre Leistungsbeschreibung gemäß dem Projektstarter erstellen. Ihre Leistungsbeschreibung, auch als „Arbeitsumfang“ bekannt, muss den gesamten Arbeitsumfang einschließlich der Kosten, Fristen und erwarteten Ergebnisse definieren.

Das Buch A Guide to the Project Management Body of Knowledge des Project Management Institute definiert eine Leistungsbeschreibung als „ eine beschreibende Beschreibung von Produkten oder Dienstleistungen, die im Rahmen eines Vertrags geliefert werden sollen “.

Einfach ausgedrückt – lernen Sie zuerst, wie Sie ein einzelnes Projekt ausführen, und das Ausführen mehrerer Projekte wird (fast) selbstverständlich.

2. Entwickeln Sie einen Plan

Unabhängig davon, ob Sie ein einzelnes Projekt oder eine Reihe von Projekten durchführen, müssen Sie für jedes Projekt separat einen Projektplan entwickeln. Nur dann behalten Sie den Überblick über die Projektaktivitäten und geben Ihrem Team einen klaren Arbeitsumfang.

Der Projektplan beinhaltet:

• Projektanforderungen – Planen Sie ein Meeting mit allen Stakeholdern und sammeln Sie die Anforderungen gemeinsam (keine Einzelmeetings).
• Projektumfang – Definieren Sie den Umfang Ihrer Arbeit und schließen Sie irrelevante Dinge aus.
• WBS (Work Breakdown Structure) – Eine Methode zum Aufteilen des Projekts in kleinere Teile, die Ihnen hilft, einen Budgetplan und einen Zeitrahmen für jede Aufgabe zu erstellen.
• Zeitplan – Ein entwickelter Zeitplan hilft Ihnen abzuschätzen, wie lange eine bestimmte Aufgabe für die Fertigstellung eines Projekts dauern wird.
• Budgetierung – Um Ihr Budget klar zu definieren, benötigen Sie den PSP. Vergessen Sie nicht, Risiken in Ihren Budgetplan aufzunehmen.

Wenn Sie einen transparenten Plan haben, haben sowohl Sie als auch Ihre Teammitglieder ein klares Bild des Arbeitsumfangs und bleiben immer bei der Sache. Darüber hinaus können Sie effektiv von einem Projekt zum anderen wechseln, ohne wertvolle Zeit zu verlieren.

3. Bestimmen Sie ein vorrangiges Projekt

Beim Verwalten und Verfolgen mehrerer Projekte gibt es viele Strategien, die Ihnen helfen können, sie reibungslos durchzuführen. Besonderes Augenmerk wollen wir auf die Projektpriorisierung legen . Ein vorrangiges Projekt für einen Stakeholder ist nicht unbedingt eine Priorität für eine Organisation. Projekte zu priorisieren, kann für einen Entscheidungsträger, der in der Regel ein Multiprojektmanager oder ein Senior Manager ist, ein großes Unterfangen sein. Um sicherzustellen, dass Sie ein vorrangiges Projekt erfolgreich definieren, gibt es einige Schritte, die Ihnen helfen können, eine effektive Entscheidung zu treffen.

Wir haben fünf Schritte vorbereitet, die das Priorisieren erleichtern.

Ein Ziel setzen

Bei der Bestimmung eines prioritären Projekts muss immer das langfristige Ziel berücksichtigt werden . Ohne ein klares Ziel sind Projekte irgendwann zum Scheitern verurteilt. Stellen Sie sich im Zweifel Fragen wie: Was versuche ich zu erreichen? Warum ist dieses Projekt wichtig? Wenn Sie Ziele kennen, konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Schritte, um Ergebnisse zu erzielen.

Aufgaben systematisch priorisieren

Wenn beispielsweise zehn Projekte zu priorisieren sind, sollte der Entscheidungsträger die Projekte basierend auf der Priorität 1 bis 10 nummerieren – das am wenigsten wichtige. Darüber hinaus sollte bei der Bestimmung eines prioritären Projekts darauf geachtet werden, welche Projekte von den anderen abhängig sind. Erst wenn ein Vorgängerprojekt endet, kann ein abhängiges Projekt beginnen.

Ressourcen zuweisen

Aufgaben mit hoher Priorität erhalten zuerst Ressourcen. Wenn außerdem mehrere laufende Projekte keine Ressourcen gemeinsam nutzen, weisen Entscheidungsträger die erforderlichen Ressourcen zuerst vorrangigen Projekten zu.

Unterscheiden Sie zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben

Untersuchungen zufolge entscheiden sich Menschen dafür, zeitkritische Aufgaben, dh dringende Aufgaben, zuerst zu erledigen, anstatt wichtige Aufgaben, die langfristige Ergebnisse haben. Dies liegt daran, dass wichtige Aufgaben normalerweise einschüchternder sind. Um zu unterscheiden, was dringend und was wichtig ist, müssen Sie Ihre Komfortzone verlassen und zuerst tief in die Lösung wichtiger Aufgaben eintauchen.

Planen Sie vorrangige Meetings

Schließlich sollten Prioritätssitzungen abgehalten werden, um Prioritäten festzulegen. Es müssen keine separaten Meetings sein, solange alle Entscheidungsträger anwesend und abgestimmt sind.

Die Priorisierung Ihrer Arbeit ist eine erstaunliche Strategie, die Ihnen wertvolle Zeit und Mühe spart, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten und verfolgen. Befolgen Sie die Schritte entsprechend, und wir garantieren, dass Sie nie wieder Projekte scheitern lassen.

4. Lassen Sie keine Ablenkungen zu

Beschäftigt zu sein führt nicht unbedingt zu Produktivität. Versuchen Sie also, mit Ablenkungen umzugehen, z. B. auf Chatnachrichten zu antworten, mit Kollegen zu sprechen oder Benachrichtigungen zu überprüfen. Automatisieren Sie Ihre E-Mail-Antworten, um Zeit zu sparen, und lassen Sie nicht zu, dass triviale Ablenkungen der Priorisierung Ihrer Arbeit im Wege stehen.

Lernen Sie auch, „Nein“ zu sagen . Wenn Sie nicht lernen, „Nein“ zu sagen, werden Sie mit Arbeit überhäuft. Sie haben bereits zu viel um die Ohren – mehrere Projekte gleichzeitig zu jonglieren ist schon stressig genug. „Nein“ zu sagen ist für Sie und Ihr Unternehmen von Vorteil. Seien Sie einfach unkompliziert, freundlich, aber bestimmt. Wenn Sie Ablenkungen bei der Arbeit eliminieren, wird Ihr Geist entrümpelt und Sie bleiben konzentriert.

5. Treffen Sie sich regelmäßig

Regelmäßige Meetings sind von größter Bedeutung, da 90 % des Projektmanagements aus Kommunikation besteht . Alle Interessengruppen sollten bei der Besprechung anwesend sein, und wenn einige der Entscheidungsträger fehlen, verschieben Sie die Besprechung.

Ein Top-Projektmanager hat mindestens 24 Stunden im Voraus eine Agenda und teilt die PowerPoint-Präsentation vor dem Meeting. So hat jeder eine klare Sicht auf das Projekt und seine Ziele. Denken Sie daran: Verwalten Sie das Meeting – nicht die Präsentationsfolien. Außerdem sollte ein Treffen nur ein Thema behandeln.

Diese Richtlinien helfen Ihnen, Ihr Team effektiv zu verwalten und fruchtbare Ergebnisse zu erzielen.

6. Verwenden Sie das richtige Tool für Ihre Bedürfnisse

Erfahrene Projektmanager können bestätigen, wie wichtig es ist, alle Informationen an einem Ort gespeichert zu haben. Wenn Ihre Aufgaben auf verschiedene Tools verteilt sind, bekommen weder Sie noch Ihre Teammitglieder ein klares Bild vom Arbeitsumfang.

Aber welches Tool sollten Sie verwenden?

Es gibt so viele Projektmanagement-Tools, und man kann aus einem bestimmten Grund in einer Zwickmühle geraten.

Wenn Sie sich für das richtige Tool entscheiden, sollte ein Qualitätsmanagement- und Tracking-Tool:

Bequem und einfach zu bedienen sein (niemand mag komplexe und verwirrende Tools).

Verfolgen Sie die Zeit und den Fortschritt eines Projekts.

Behalten Sie das Budget im Auge und benachrichtigen Sie, wenn das geschätzte Budget erreicht ist.

Unterteilen Sie Projekte nach Aufgaben.

Geben Sie Fristen für Projekte und Aufgaben an.

Seien Sie für Ihr Team jederzeit teilbar und sichtbar.

Darüber hinaus müssen wir Sie auch auf die Verwendung des richtigen Produktmanagement-Tools aufmerksam machen. Während die Aufgabe des Projektmanagers darin besteht, das Produkt erfolgreich zu liefern und es durch verschiedene Phasen des Projekts zu führen, besteht die Aufgabe des Produktmanagers darin, sicherzustellen, dass die Kundenanforderungen anschließend erfüllt werden. Dazu muss sich ein Produktmanager für ein geeignetes Produktmanagement-Tool entscheiden, mit dem das Produkt-Onboarding reibungslos verläuft.

Sie sollten auch bedenken, dass Ihnen kein Tool die Arbeit abnehmen wird. Studieren Sie sorgfältig seine Funktionen und lernen Sie, wie Sie sie entsprechend verwenden.

7. Passen Sie sich an, um sich zu ändern

Als Multiprojektmanager wissen Sie wahrscheinlich, dass sich Projekte im Laufe der Zeit ändern. Änderungen im Projektmanagement sind fast unvermeidlich, insbesondere wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig ausführen. Ohne Change-Control-Verfahren verlieren Sie die Kontrolle über Ihre Arbeit und Projekte sind in der Folge zum Scheitern verurteilt.

Wenn Sie das Problem bewerten, müssen Sie den nächsten Schritt zur Lösung festlegen. Möglicherweise müssen Sie Änderungen in Bezug auf Ihren Arbeitsumfang, Ihr Budget oder Ihren Zeitrahmen integrieren. Denken Sie daran, dass manchmal ein Problem überhaupt keine Aktion erfordert.

Laut PRINCE2 „ gibt es nur zwei Gründe, eine Änderung vorzunehmen: die Einführung eines neuen Vorteils oder der Schutz eines bestehenden Vorteils. ”

Dennoch sind bei der Durchführung mehrerer Projekte häufig Änderungen vorprogrammiert. Wenn Sie also gut informiert sind, werden Sie keine Probleme haben, darauf zuzugreifen.

8. Delegieren Sie Ihre Arbeit

Manchmal müssen Sie anderen Personen in Ihrem Team Verantwortlichkeiten zuweisen. Da man nicht alles alleine machen kann, sollte man im Team Vertrauen aufbauen und Aufgaben entsprechend delegieren.

Aber selbst wenn Sie anderen Personen Verantwortung übertragen, heißt das nicht, dass Sie nicht länger für das Ergebnis verantwortlich sind. Ihre Aufgabe ist es, die laufende Arbeit zu überwachen und die Kontrolle darüber auszuüben. Denken Sie daran, dass Delegieren nicht Mikromanagement bedeutet.

Verbinden Sie sich daher mit Ihrem Team, damit Sie verstehen, was sie tun. Es macht Ihnen das Leben leicht, wenn Sie wissen, dass Sie eine offene Kommunikation haben, um sicherzustellen, dass die Dinge auf dem richtigen Weg sind.

Tools zum Verwalten und Verfolgen mehrerer Projekte

Wenn Sie neu darin sind, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten und zu verfolgen, werden Sie feststellen, dass dies ein ziemliches Unterfangen sein kann. Ohne die richtigen Strategien und Tools werden Sie sich am Ende am Kopf kratzen.

Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig ausführen, benötigen Sie ein hochwertiges Tool, das reich an Funktionen und einfach zu verwalten ist. Es gibt mehrere Projektmanagement-Tools, die ihre Arbeit sicherlich gut machen. Aber man muss wählerisch sein und alle Fakten berücksichtigen, wenn man das richtige Werkzeug auswählt.

In diesem Abschnitt möchten wir zwei Tools vergleichen, mit denen Sie Ihre Projekte mühelos verwalten und nachverfolgen können.

Verwalten und Verfolgen mehrerer Projekte in Excel

Microsoft Excel ist ein einfaches Projektmanagement-Tool, das Tabellenkalkulationen verwendet, um kleine oder mittelgroße Projekte zu visualisieren, zu planen und zu überwachen. Es enthält viele Analysewerkzeuge für eine effiziente Analyse und mehrere Projektmanagement-Vorlagen.

Excel verwendet das Gantt-Diagramm – ein horizontales Balkendiagramm, das für das Projektmanagement verwendet wird. Das Gantt-Diagramm bietet eine grafische Darstellung von Zeitplänen, Fristen und Ressourcen und hilft bei deren Überwachung.

Das Gute an Excel ist, dass es verschiedene Vorlagen bietet, die helfen, Aufgaben und deren Fortschritt in Projekten zu überwachen und zu verfolgen.

Abgesehen von Excel verwenden die Leute auch Google Sheets, Libre OfficeCalc, da sie ähnliche Funktionen bieten.

In diesem Abschnitt werfen wir einen kurzen Blick auf die wichtigsten Elemente in der Vorlage zur Nachverfolgung mehrerer Projekte von Microsoft Excel.

Erstellen Sie einen Projektplan

In Bild 1: Projektplan erstellen sehen Sie die Stelle, an der Sie die Angaben zum Projektnamen, Kundennamen und verantwortlichen Manager eintragen. Auf der rechten Seite der Vorlage sehen Sie alle Aufgaben, die im Gantt-Diagramm dargestellt werden.

Bild 1: Erstellen eines Projektplans

Außerdem können Sie Ihre Projekte aus dem Dropdown-Menü auswählen und Details für jedes hinzufügen. Sie können beliebig viele Projekte hinzufügen. Wenn Sie ein Projekt hinzufügen oder entfernen, wird es automatisch im Gantt-Diagramm aktualisiert.

Füllen Sie ein Datenblatt aus

Bild 2 Datenblatt zeigt Ihnen die Anzahl der Aufgaben in jedem Projekt, und hier behalten Sie den Überblick über deren Status. Aufgaben zwischen 1 % und 25 % befinden sich in der Anfangsphase. Diejenigen Aufgaben, deren Status bei etwa 50 % liegt, befinden sich in der mittleren Phase und sind halb abgeschlossen. Die Aufgaben, die einen Status zwischen 75 % und 99 % haben, befinden sich in der Endphase und stehen kurz vor dem Abschluss. Aufgaben mit Status 100 % werden vollständig abgeschlossen.

Bild 2: Datenblatt

Im Datenblatt können Sie Aufgaben für jedes Projekt hinzufügen oder entfernen. In der verantwortlichen Spalte können Sie jeder Aufgabe eine verantwortliche Person aus Ihrem Team zuweisen und deren Namen eintragen.

Legen Sie abschließend die Start- und Enddaten Ihrer Projekte in den Spalten Startdatum und erforderliche Tage fest.

Erstellen Sie eine Projektzusammenfassung

In Bild 3 Projektzusammenfassung sehen Sie die Projektzusammenfassung. In diesem Abschnitt können Sie sich einen Gesamtüberblick über Ihre Projekte verschaffen. Alles, was Sie im Datenblatt gemacht haben, wird hier sichtbar sein. Außerdem können Sie hier neue Projekte hinzufügen, die automatisch im Gantt-Diagramm zusammen mit dem Prozentsatz ihrer Fertigstellung angezeigt werden.

Bild 3: Projektzusammenfassung

Im Datenblatt können Sie den Status jeder Aufgabe separat sehen. In der Projektzusammenfassung können Sie sich jedoch einen Gesamtüberblick über den Status jedes Projekts verschaffen.

Nehmen Sie den Gesamteindruck auf

Grundsätzlich kann Ihnen das Ausführen mehrerer Projekte in Excel-Tabellen einen detaillierten Überblick und einprägsame Datenvisualisierungen bieten. Es ist ein erschwingliches Tool, das mehrere Aktivitäten ausführt, und eine ganze Reihe von Menschen sind mit Excel vertraut.

Es kann jedoch zu einem Teufelskreis werden, da manuelle Eingaben erforderlich sind. Auch wenn es einen klaren Überblick über Statistiken, Fortschritt, Start- und Enddaten bietet – das Erlernen der Syntax erfordert Geschick. Das kann zeitaufwändig und schwierig zu bewältigen sein, insbesondere für Anfänger. Zeiterfassung und Budgetierung erfordern ebenfalls die Eingabe mehrerer Formeln.

Ein weiterer Nachteil ist, dass es Sicherheitsprobleme gibt. Das Teilen von Projektdaten per E-Mail kann die Privatsphäre Ihrer Organisation gefährden.

Insgesamt ist Excel eine gute Wahl für kleine Projekte in kleinen Organisationen. Wenn Sie jedoch etwas Fortgeschritteneres und Reichhaltigeres suchen, müssen Sie sich für eine zusätzliche Tracking- und Verwaltungsanwendung entscheiden.

Verwalten und Verfolgen mehrerer Projekte in Clockify

Die Zeiterfassungsanwendung Clockify bietet Projektmanagementfunktionen , die für Personen, die an mehreren Projekten arbeiten, nützlich sein werden. Es ist eine Zeiterfassungsanwendung , die die grundlegenden Zeiterfassungsfunktionen für unbegrenzte Benutzer und Projekte kostenlos bietet.

Es macht das Verwalten und Verfolgen von Projekten sehr komfortabel, transparent und optisch ansprechend. Als Highlight können Sie die Zeit und den Fortschritt Ihres Teams verfolgen, Budgets festlegen und Zeitschätzungen für Ihre Projekte vornehmen.

In diesem Abschnitt werden wir uns eingehend mit den umfangreichen Funktionen und Möglichkeiten von Clockify in Bezug auf die Verwaltung und Verfolgung mehrerer Projekte befassen.

Fügen Sie Projekte und Aufgaben hinzu und definieren Sie den Zugriff

Erstens können Sie so viele Projekte und Aufgaben hinzufügen, wie Sie möchten, und die Zeit für jede Aufgabe separat verfolgen. Weisen Sie jeder Aufgabe eine verantwortliche Person zu, legen Sie Zeitschätzungen fest und markieren Sie Aufgaben als erledigt, wenn sie abgeschlossen sind.

Bild 4: Aufgaben

Die Registerkarte Zugriff bietet Ihnen die Möglichkeit, die Projekte als öffentlich zu markieren, damit jeder die Zeit darauf verfolgen kann. Markieren Sie Ihr Projekt als privat, und nur die Personen, die Sie dem Projekt hinzufügen, können die Zeit dafür verfolgen.

Bild 5: Zugang

Es gibt drei Zugriffsebenen:

• Admins (Personen, die alles sehen und bearbeiten können),
• Normale Benutzer (Personen, die Zeit verfolgen und, falls aktiviert, Projekte und Aufgaben erstellen und den Status sehen können),
• Manager (Personen, die bestimmte Projekte verwalten, den Status sehen, Mitglieder zu den Projekten hinzufügen und die Zeit für ihre Projekte und Benutzer sehen können).

Ändern Sie die Projekteinstellungen

In der Einstellung eines Projekts können Sie Ihre Projekte personalisieren, indem Sie ihre Namen ändern und sie nach Kunden kategorisieren. Außerdem können Sie eine Farbpalette verwenden, um Projekte visuell zu unterscheiden.

Bild 6: Projekteinstellungen

Hier können Sie auch abrechnungsfähige Stundensätze festlegen . Sie können auch festlegen, wie Sie den Fortschritt Ihres Projekts verfolgen möchten – manuelle Schätzung oder aufgabenbasiert.

Verfolgen Sie die Projektstatus

Auf der Status-Registerkarte können Sie die geschätzte Zeit mit der verfolgten Zeit vergleichen und den Fortschritt verfolgen. Hier haben Sie einen ganzheitlichen Überblick über die Aufgaben, den Fortschritt, die Beauftragten und die Budgetierung Ihrer Projekte.

Bild 7: Projektstatus

Die Daten werden visuell dargestellt, sodass Sie einen klaren Überblick über den Fortschritt Ihres Projekts, abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Stunden haben.

Nehmen Sie noch einmal den Gesamteindruck auf

Clockify ist eine intelligente und einfach zu bedienende Zeiterfassungsanwendung, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Projekte sehr helfen kann. Sie können die Echtzeit verfolgen oder Ihre für eine Aufgabe aufgewendete Zeit manuell eingeben. Es benachrichtigt Sie auch, wenn das geschätzte Budget erreicht ist, und gibt Ihnen einen klaren Einblick in die Daten und den Fortschritt Ihrer Projekte.

Ein großer zeitsparender Vorteil von Clockify im Vergleich zu Excel ist seine Einfachheit. Schauen wir uns ein Beispiel an. Sie sind wahrscheinlich auf Situationen gestoßen, in denen Kunden mehrere Projekte mit Tausenden von Aufgaben pro nur einem Projekt hatten. Stellen Sie sich vor, Sie geben all diese Daten manuell ein. Sie müssen sich darüber keine Gedanken mehr machen, da Sie eine CSV-Datei direkt in Clockify importieren können .

Darüber hinaus können Sie die Zeit in anderen Webanwendungen verfolgen. Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool verwenden, das keine Zeiterfassungsfunktion besitzt, wie z. B. Trello, installieren Sie das Plugin und Clockify erfasst die Zeit direkt in den Karten/Aufgaben von Trello. Wenn Sie den Timer starten, werden das richtige Projekt und die richtige Aufgabe automatisch im Zeiterfassungstool erstellt, basierend auf den Informationen in Trello.

Clockify lässt sich auch in Asana, Jira, Quickbooks und viele andere Projektmanagement-Tools integrieren.

Das gleichzeitige Verwalten und Verfolgen mehrerer Projekte ist in der schnelllebigen Welt, in der wir leben, zu einer gängigen Praxis geworden. Glücklicherweise spart Clockify wertvolle Zeit und erledigt die Arbeit automatisch.

Fazit

Das gleichzeitige Verfolgen und Verwalten mehrerer Projekte ist ein komplexes und entmutigendes Unterfangen. Ein Multiprojektmanager oder Freiberufler trägt eine große Verantwortung, wenn er mehrere Projekte, Teammitglieder und Kundenanforderungen gleichzeitig unter einen Hut bringt.

Die Verwendung der richtigen Strategien und die Entscheidung für ein Qualitätsmanagement- und Tracking-Tool können diesen Prozess zu einer gut geölten Maschine machen.

Vergessen Sie außerdem nicht, Vertrauen in Ihrem Team aufzubauen und aus Ihren vergangenen Projekten zu lernen. Jedes erfolgreich durchgeführte Projekt wird Ihnen mehr Wissen bringen und Sie werden noch mehr Freude an Ihrer Arbeit haben.