如何管理和跟踪多个项目

在管理和跟踪单个项目时，需要采取许多步骤来交付结果。 当同时运行多个项目时，情况会变得更加复杂。 多个项目管理或项目组合管理是同时运行多个项目的环境。

如果您发现自己需要运行多个项目，则需要熟悉项目管理方法。 它需要大量练习，在截止日期前将注意力从一个项目转移到另一个项目。

这篇博文将帮助您认识到在管理和跟踪多个项目时可能遇到的一些挑战，并向您介绍克服这些挑战的最佳策略和工具。

谁管理和跟踪多个项目？

尽管管理和跟踪项目涉及许多利益相关者，但最终对其成功或失败负主要责任的人是多项目经理。 这是一个巨大的负担。 然而，只有那些最有组织和沟通能力的人才能获得最好但始终如一的结果。

常见的多项目经理能力：

• 拥有创新的思维方式，
• 不注重细节，
• 拥有多任务处理能力，
• 能够从一个项目切换到另一个项目，
• 有效应对压力，
• 处理团队内部的冲突，
• 有效利用资源，
• 兼顾团队和客户的需求。

经验丰富的项目经理拥有软技能和硬技能，能够系统地运行多个项目。 请记住：顶级项目经理将 90% 的时间用于与团队沟通。 因此，团队内部的开放式沟通是同时管理和跟踪多个项目的基础。 此外，处理一堆自由职业者也可以被认为是“管理和跟踪多个项目”，因此我们可以说自由职业者也可能是多项目经理。

管理和跟踪多个项目时可能出现的问题

运行一个项目涉及一个应该采取的许多步骤，并且在此过程中道路可能会变得崎岖不平。 现在，想象一下同时管理和跟踪多个项目。 同时处理多个项目可能会给负责人带来许多困境。 因此，识别过程中可能出现的问题至关重要。 只有意识到问题所在，才能成功克服问题并取得成果。

我们准备了一份清单，列出了一次管理和跟踪多个项目时可能出现的最常见问题。

超载

在分配合适的人员同时运行多个项目时，必须考虑工作量。 例如，如果为三个人分配了至少需要六个人的工作量，则可能会出现问题。 项目超载会导致团队内部绩效受损和压力过大。 因此，可交付成果的质量将受到影响。 此外，一个同时承担太多项目的自由职业者也可能会遭受超负荷甚至更糟的情况——倦怠。 当工作量平均分配时，团队成员会感到压力较小，因此会产生更好的结果。

未定义的优先级

当同时处理多个项目时，通常需要确定它们的优先级。 紧急项目与重要项目不同。 有时，决策者会根据他们的趋势或紧迫性得出结论并优先考虑项目。 结果，他们以糟糕的结果告终。

使用错误的工具满足您的需求

为了提供一致的结果，使用正确的项目管理和跟踪工具至关重要。 避免在多个不同的地方记笔记并使用过时的打卡机。 选择经常过时甚至缺少所需功能的不一致工具可能会导致团队内部普遍混乱并错过最后期限。 因此，请选择一个能够在您的团队中提供有效协作和时间跟踪的工具。 这样，所有利益相关者将在任何给定时间清楚地了解工作范围，并且不会再错过最后期限。 在这篇文章的后面，我们将向您介绍一个方便的工具，它可以帮助您有效地管理和跟踪团队的工作。

资源分配

多项目经理的另一个顾虑是：“如何相应地分配资源？ ” 根据上述研究结果，多项目经理经常处理资源短缺问题。 一次运行多个项目时，需要共享某些资源。

资源不应过度分配或分配不足。 例如，会议室是一种资源，应该平均分配给每个人，早上不可用，下午空。 另一方面，如果一些团队成员没有任何计划任务，他们就会分配不足。 此外，这可能会导致员工不满，因为一些队友可能无事可做，而另一些则超额预订。

多项目经理的工作是随时熟悉资源可用性，并在运行多个项目时平均分配它们。

有效管理和跟踪多个项目的 8 种策略

您需要同时兼顾客户需求、项目计划、范围、团队成员、预算……以及所有这些同时乘以三个甚至五个项目。 听起来不可能？ 如果您选择正确的策略，则不必如此。 这就是为什么我们准备了 8 个策略来帮助您有效地管理和跟踪多个项目。

1. 学习如何运行单个项目

如果您是项目管理的新手，您需要了解，如果不知道如何首先有效地运行单个项目，就无法同时运行多个项目。

项目管理过程从项目启动会议开始，项目发起人在会议上提出所有目标和要求。 之后，您需要满足这些要求并根据项目启动器创建您的工作说明。 您的工作说明书，也称为“工作范围”，需要定义整个工作范围，包括成本、时间表和预期可交付成果。

项目管理协会的《项目管理知识体系指南》一书将工作说明定义为“对根据合同提供的产品或服务的叙述性描述”。

简而言之——首先学习如何运行一个项目，然后运行多个项目（几乎）自然而然。

2. 制定计划

无论您是在运行单个项目还是一组项目，您都需要为每个项目单独制定项目计划。 只有这样，您才能跟踪项目活动并为您的团队提供明确的工作范围。

项目计划包括：

• 项目需求——安排与所有利益相关者的会议并集体收集需求（不要举行一对一的会议）。
• 项目范围——定义你的工作范围并排除不相关的事情。
• WBS（工作分解结构） ——一种将项目分解成更小部分的方法，可帮助您为每项任务制定预算计划和时间表。
• 时间表——制定的时间表将帮助您估计完成一个项目需要多长时间。
• 预算——要清楚地定义您的预算，您需要 WBS。 不要忘记在您的预算计划中包括风险。

当您有一个透明的计划时，您和您的团队成员都会清楚地了解工作范围并始终专注于任务。 更重要的是，您将能够有效地从一个项目切换到另一个项目，而不会浪费宝贵的时间。

3. 确定优先项目

在管理和跟踪多个项目时，有许多策略可以帮助您顺利运行它们。 我们要特别注意项目的优先顺序。 利益相关者的优先项目不一定是组织的优先事项。 对于通常是多项目经理或高级经理的决策者来说，优先考虑项目可能是一项艰巨的任务。 为确保您成功定义优先项目，有一些步骤可以帮助您做出有效的决定。

我们准备了五个步骤，这将使确定优先级更容易。

设定一个目标

在确定优先项目时，必须始终考虑长期目标。 如果没有明确的目标，项目最终注定会失败。 当有疑问时，问自己一些问题，例如：我想要完成什么？ 为什么这个项目很重要？ 在了解目标时，您会专注于交付结果的最重要步骤。

系统地确定任务的优先级

例如，如果有十个项目需要优先考虑，决策者应该根据优先级 1 到 10 对项目进行编号——这是最不重要的一个。 此外，在确定优先项目时，应注意哪些项目依赖于其他项目。 只有在先行项目结束时，从属项目才能开始。

分配资源

优先级高的任务首先获得资源。 此外，如果几个正在进行的项目不共享任何资源，决策者首先将必要的资源分配给优先项目。

区分紧急任务和重要任务

据研究，人们选择优先执行时间敏感的任务，即紧急任务，而不是具有长期效果的重要任务。 这是因为重要的任务通常更令人生畏。 为了区分什么是紧急的和什么是重要的，你需要跳出你的舒适区，首先深入解决重要的任务。

安排优先会议

最后，应召开优先事项会议以确定优先事项。 只要所有决策利益相关者都出席并协调一致，它们就不必是单独的会议。

优先考虑您的工作是一项了不起的策略，可以在同时管理和跟踪多个项目时节省您宝贵的时间和精力。 按照相应的步骤进行操作，我们保证您不会再让项目失败。

4.不要让分心

忙碌并不一定会带来生产力。 因此，请尝试管理分心的事情，例如回复聊天消息、与同事交谈或查看通知。 自动化您的电子邮件回复以节省时间，并且不要让琐碎的干扰妨碍您确定工作的优先级。

另外，学习如何说“不” 。 如果你不学会如何说“不”，你会发现自己被工作淹没了。 你已经有太多的事情要做了——同时处理几个项目已经够压力的了。 说“不”对您和您的企业都有好处。 只是直截了当，善良，但坚定。 消除工作中的干扰会整理你的思绪，让你保持专注。

5. 定期开会

定期会议至关重要，因为 90% 的项目管理都是关于沟通的。 所有利益相关者都应出席会议，如果缺少一些决策人员 - 重新安排会议时间。

顶级项目经理至少提前 24 小时制定议程，并在会议前分享 PowerPoint 演示文稿。 这样，每个人都可以清楚地了解项目及其目标。 记住：管理会议——而不是演示幻灯片。 此外，一次会议应该只涉及一个主题。

这些指导方针将帮助您有效地管理您的团队并获得丰硕的成果。

6. 根据您的需要使用正确的工具

经验丰富的项目经理可以证明将所有信息存储在一个地方是多么重要。 当您的任务分散在各种工具中时，您和您的团队成员都无法清楚地了解工作范围。

但是，您应该使用哪种工具？

有这么多可用的项目管理工具，其中一个可能会因为某种原因而陷入困境。

在选择正确的工具时，质量管理和跟踪工具应该：

方便易用（没有人喜欢复杂而混乱的工具）。

跟踪项目的时间和进度。

密切关注预算，并在达到估计预算时通知您。

按任务分解项目。

提供项目和任务的截止日期。

随时对您的团队共享和可见。

此外，我们还必须提请您注意使用正确的产品管理工具。 项目经理的工作是成功交付产品并带领产品通过项目的不同阶段，而产品经理的工作是确保之后满足客户的要求。 为此，产品经理必须选择合适的产品管理工具，以使产品上线顺利进行。

您还应该记住，没有任何工具可以为您完成工作。 仔细研究其功能并学习如何相应地使用它们。

7.调整以改变

作为一名多项目经理，您可能知道项目会随着时间而变化。 项目管理的变化几乎是不可避免的，尤其是当您同时运行多个项目时。 如果没有变更控制程序，您将失去对工作的控制，项目将因此而失败。

在评估问题时，您需要确定解决问题的下一步。 也许您需要整合有关您的工作范围、预算或时间表的更改。 请记住，有时一个问题根本不需要任何操作。

根据 PRINCE2 的说法，“实施变更只有两个原因：引入新的利益或保护现有的利益。 ”

然而，在运行多个项目时，经常会发生变化。 因此，如果您消息灵通，您将不会遇到访问它们的问题。

8. 委派你的工作

有时您需要将职责分配给团队中的其他人。 由于您不能自己做所有事情，因此您应该在团队中建立信任并相应地委派任务。

但是，即使您将责任分配给其他人，这并不意味着您不再对结果负责。 您的工作是监控正在进行的工作并对其进行控制。 请记住，委派并不意味着微观管理。

因此，请与您的团队联系，以便您了解他们在做什么。 知道您有开放的沟通以确保事情进展顺利，这让您的生活变得轻松。

用于管理和跟踪多个项目的工具

如果您不熟悉同时管理和跟踪多个项目，您会发现这可能是一项艰巨的任务。 如果不使用正确的策略和工具，您最终会摸不着头脑。

一次运行多个项目时，您需要一个功能丰富且易于管理的优质工具。 那里有多种项目管理工具，它们肯定能很好地完成工作。 但是，在选择正确的工具时，必须有选择性并考虑所有事实。

在本节中，我们想比较两种可以帮助您轻松管理和跟踪项目的工具。

在 Excel 中管理和跟踪多个项目

Microsoft Excel 是一个简单的项目管理工具，它使用电子表格来可视化、计划和监控中小型项目。 它包含许多用于高效分析的分析工具和几个项目管理模板。

Excel 使用甘特图——一种用于项目管理的水平条形图。 甘特图提供时间表、截止日期、资源的图形表示并帮助监控它们。

Excel 的好处在于它提供了各种模板来帮助监控和跟踪任务及其在项目中的进度。

除了 Excel，人们还使用 Google Sheets、Libre OfficeCalc，因为它们提供了类似的功能。

在本节中，我们将简要介绍 Microsoft Excel 的多项目跟踪模板中最重要的元素。

创建项目计划

在图1：创建项目计划中，可以看到填写项目名称、客户名称、负责人等信息的地方。 在模板的右侧，您可以看到甘特图中呈现的所有任务。

图 1：创建项目计划

此外，您可以从下拉菜单中选择您的项目并为每个项目添加详细信息。 您可以根据需要添加任意数量的项目。 添加或删除项目时，它会在甘特图中自动更新。

填写数据表

图 2 数据表向您显示每个项目中的任务数量，您可以在此处跟踪它们的状态。 1% 到 25% 之间的任务处于初始阶段。 那些状态在50%左右的任务处于中间阶段，已经完成了一半。 状态在 75% 到 99% 之间的任务处于最后阶段，即将完成。 100% 状态的任务完全完成。

图 2：数据表

在数据表中，您可以为每个项目添加或删除任务。 在负责人栏中，您可以为每个任务分配团队中的负责人并写下他们的姓名。

最后，在开始日期和所需天数列中设置项目的开始和结束日期。

创建项目摘要

在图 3 项目摘要中，您可以看到项目摘要。 本部分允许您全面了解您的项目。 您在数据表中所做的一切都将在此处可见。 此外，您可以在此处添加新项目，它们将与完成百分比一起自动显示在甘特图中。

图 3：项目总结

在数据表中，您可以分别查看每个任务的状态。 但是，在项目摘要中，您可以全面了解每个项目的状态。

整体印象

基本上，在 Excel 电子表格中运行多个项目可以为您提供详细的概述和吸引人的数据可视化。 它是一种经济实惠的工具，可以执行多项活动，而且很多人都熟悉 Excel。

然而，它可能会变成一个恶性循环，因为它需要手动输入。 尽管它提供了对统计数据、进度、开始和结束日期的清晰概述——学习语法需要技巧。 这可能既耗时又具有挑战性，尤其是对于初学者而言。 时间跟踪和预算也需要输入多个公式。

另一个缺点是它存在安全问题。 通过电子邮件共享项目数据可能会危害您组织的隐私。

总体而言，Excel 是小型组织内小型项目的不错选择。 但是，如果您正在寻找更高级和更丰富的功能，则需要选择额外的跟踪和管理应用程序。

在 Clockify 中管理和跟踪多个项目

计时应用程序 Clockify提供了项目管理功能，从事多个项目的人会发现这些功能非常有用。 这是一个时间跟踪应用程序，免费为无限的用户和项目提供基本的时间跟踪功能。

它使管理和跟踪项目非常方便、透明且具有视觉吸引力。 作为亮点，您将能够跟踪团队的时间和进度、设置预算并轻松为您的项目进行时间估算。

在本节中，我们将深入探讨 Clockify 在管理和跟踪多个项目方面的丰富特性和功能。

添加项目、任务并定义访问权限

首先，您可以根据需要添加任意数量的项目和任务，并分别跟踪每个任务的时间。 分配负责每项任务的人员，设置时间估计，并在完成时将任务标记为已完成。

图 4：任务

访问选项卡使您能够将项目标记为公开，以便每个人都可以跟踪它们的时间。 将您的项目标记为私人项目，只有您添加到项目中的人才能跟踪项目的时间。

图 5：访问

共有三个访问级别：

• 管理员（可以查看和编辑所有内容的人），
• 普通用户（可以跟踪时间，如果启用，可以创建项目和任务并查看状态的人），
• 经理（可以管理特定项目、查看状态、将成员添加到项目以及查看其项目和用户的时间的人员）。

更改项目设置

在项目设置中，您可以通过更改项目名称和按客户分类来个性化您的项目。 此外，您可以使用调色板在视觉上区分项目。

图 6：项目设置

这也是您可以设置计费小时费率的地方。 您还可以设置跟踪项目进度的方式——手动估计或基于任务。

跟踪项目状态

在状态选项卡中，您可以比较估计时间与跟踪时间并跟踪进度。 在这里，您可以全面了解项目的任务、进度、受让人和预算。

图 7：项目状态

数据以可视方式呈现，以便您可以清楚地了解项目的进度、计费和非计费时间。

再次，整体印象

Clockify是一款智能且易于使用的计时应用程序，可以极大地帮助您管理项目。 您可以实时跟踪或手动输入您在任务上花费的时间。 它还会在达到估计预算时通知您，并让您清楚地了解项目的数据和进度。

与 Excel 相比，Clockify 的一个巨大的节省时间的优势是它的简单性。 让我们看一个例子。 您可能遇到过这样的情况：客户有多个项目，每个项目有数千个任务。 想象一下手动输入所有数据。 您无需再担心这一点，因为您可以直接将 CSV 文件导入 Clockify 。

此外，您可以在其他 Web 应用程序中跟踪时间。 如果您使用的是不具备计时功能的项目管理工具，例如 Trello，请安装插件，Clockify 将直接在 Trello 的卡片/任务中跟踪时间。 当您启动计时器时，将根据 Trello 中的信息在时间跟踪工具中自动创建正确的项目和任务。

Clockify 还与 Asana、Jira、Quickbooks 和许多其他项目管理工具集成。

在我们生活的快节奏世界中，同时管理和跟踪多个项目已成为一种常见做法。幸运的是，Clockify 节省了宝贵的时间并自动完成工作。

结论

同时跟踪和管理多个项目是一项复杂而艰巨的任务。 多项目经理或自由职业者肩负着同时处理多个项目、团队成员和客户要求的巨大责任。

使用正确的策略并选择质量管理和跟踪工具可以使这个过程成为一台运转良好的机器。

此外，不要忘记在您的团队中建立信任，并从您过去的项目中学习。 每一个成功实施的项目都会给你带来更多的知识，你会更加自豪地享受你的工作。