여러 프로젝트를 관리하고 추적하는 방법

단일 프로젝트를 관리하고 추적할 때 결과를 제공하기 위해 수행해야 하는 단계가 너무 많습니다. 여러 프로젝트를 동시에 실행할 때 상황은 훨씬 더 복잡해집니다. 다중 프로젝트 관리 또는 포트폴리오 관리 는 여러 프로젝트가 동시에 실행되는 환경입니다.

여러 프로젝트를 실행해야 하는 상황에 처한 경우 프로젝트 관리 방법론에 대해 잘 알고 있어야 합니다. 마감 시간을 지키면서 한 프로젝트에서 다른 프로젝트로 함께 주의를 전환하는 많은 연습이 필요합니다.

이 블로그 게시물은 여러 프로젝트를 관리하고 추적할 때 직면할 수 있는 몇 가지 문제를 인식하는 데 도움이 되고 이를 극복하기 위한 최상의 전략과 도구를 소개합니다.

누가 여러 프로젝트를 관리하고 추적합니까?

프로젝트 관리 및 추적에는 많은 이해 관계자가 포함되지만 궁극적으로 성공 또는 실패에 대한 일차적인 책임을 지는 사람 은 다중 프로젝트 관리자 입니다. 짊어져야 하는 부담이 큽니다. 그러나 조직력과 커뮤니케이션 능력이 뛰어난 사람만이 최고가 아니라 일관된 결과 를 얻을 수 있습니다.

일반적인 다중 프로젝트 관리자 역량:

• 혁신적인 사고방식을 가지고 있으며,
• 디테일 지향적이지 않고,
• 멀티태스킹 능력을 보유하고 있으며,
• 한 프로젝트에서 다른 프로젝트로 전환 가능,
• 스트레스를 효과적으로 처리하고,
• 팀 내 갈등을 처리하고,
• 자원을 효과적으로 사용하고,
• 팀과 고객의 요구를 저글링합니다.

경험 많은 프로젝트 관리자는 여러 프로젝트를 체계적으로 실행할 수 있는 소프트 스킬과 하드 스킬을 모두 갖추고 있습니다. 기억하십시오: 최고의 프로젝트 관리자는 시간의 90%를 팀과 의사소통하는 데 투자합니다. 따라서 팀 내 열린 의사 소통은 한 번에 여러 프로젝트를 관리하고 추적하는 기반입니다. 또한, 많은 프리랜서 작업을 처리하는 것은 "여러 프로젝트 관리 및 추적"으로 간주될 수 있으므로 프리랜서 작업자도 다중 프로젝트 관리자일 수 있다고 말할 수 있습니다.

여러 프로젝트를 관리하고 추적할 때 발생할 수 있는 문제

단일 프로젝트를 실행하려면 여러 단계를 거쳐야 하며 그 과정에서 도로가 울퉁불퉁할 수 있습니다. 이제 여러 프로젝트를 동시에 관리하고 추적하는 것을 상상해 보십시오. 한 번에 여러 프로젝트를 저글링하면 담당자에게 많은 어려움이 따를 수 있습니다. 따라서 이 과정에서 발생할 수 있는 문제를 인식하는 것이 중요합니다. 문제를 인식해야만 성공적으로 극복하고 결과를 얻을 수 있습니다.

한 번에 여러 프로젝트를 관리하고 추적할 때 발생할 수 있는 가장 일반적인 문제 목록을 준비했습니다.

초과 적재

여러 프로젝트를 동시에 실행할 적절한 사람을 할당할 때 작업 부하에 대해 생각하는 것이 중요합니다. 예를 들어 최소 6명이 필요한 작업을 3명에게 할당하면 문제가 발생할 수 있습니다. 프로젝트 과부하로 인해 성과가 저하되고 팀 내에서 높은 수준의 스트레스가 발생합니다. 결과적으로 결과물의 품질이 저하됩니다. 게다가, 한 번에 너무 많은 프로젝트를 수행하는 한 명의 프리랜서도 과부하 또는 더 심하게는 번아웃(burnout)을 겪을 수 있습니다. 작업량이 동일하게 할당되면 팀원들이 부담을 덜 느끼므로 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.

정의되지 않은 우선 순위

한 번에 여러 프로젝트를 저글링할 때 우선 순위를 지정해야 하는 경우가 많습니다. 긴급한 프로젝트는 중요한 프로젝트와 다릅니다 . 때때로 의사 결정권자는 결론을 내리고 자신의 경향이나 긴급성에 따라 프로젝트의 우선 순위를 지정합니다. 결과적으로 좋지 않은 결과를 초래합니다.

필요에 따라 잘못된 도구 사용

일관된 결과를 제공하려면 올바른 프로젝트 관리 및 추적 도구를 사용하는 것이 중요합니다. 여러 장소에 메모를 보관하고 구식 펀치 시계를 사용하지 마십시오. 종종 구식이거나 필요한 기능이 부족한 일관되지 않은 도구를 선택하면 팀 내에서 전반적인 혼란을 야기하고 기한을 놓칠 수 있습니다. 따라서 팀 내에서 효과적인 협업 및 시간 추적을 제공하는 도구를 선택하십시오. 이러한 방식으로 모든 이해 관계자는 주어진 시간에 작업 범위에 대한 명확한 가시성을 확보하고 다시는 마감일을 놓치지 않을 것입니다. 이 게시물의 뒷부분에서 팀의 작업을 효과적으로 관리하고 추적하는 데 도움이 되는 편리한 도구를 소개합니다.

자원 할당

다중 프로젝트 관리자의 또 다른 관심사는 다음과 같습니다. “ 그에 따라 리소스를 할당하는 방법은 무엇입니까? ” 위에서 언급한 연구 결과에 따르면 다중 프로젝트 관리자는 종종 리소스 부족을 처리합니다. 한 번에 여러 프로젝트를 실행할 때 특정 리소스를 공유해야 합니다.

리소스 는 과도하게 할당되거나 과소 할당되어서는 안 됩니다 . 예를 들어, 회의실은 모든 사람에게 동등하게 할당되어야 하는 리소스로, 오전에는 사용할 수 없고 오후에는 비어 있어야 합니다. 반면에 일부 팀 구성원은 예약된 작업이 없는 경우 할당량이 부족합니다. 또한 일부 팀원은 할 일이 없을 수도 있고 다른 팀원은 초과 예약되어 있기 때문에 직원 불만이 발생할 수 있습니다.

다중 프로젝트 관리자의 임무는 항상 자원 가용성에 익숙해지고 다중 프로젝트를 실행할 때 균등하게 할당하는 것입니다.

여러 프로젝트를 효과적으로 관리하고 추적하는 8가지 전략

고객 요구 사항, 프로젝트 계획, 범위, 팀 구성원, 예산 등을 저글링해야 하며 동시에 3개 또는 5개의 프로젝트를 곱해야 합니다. 불가능해 보이죠? 올바른 전략을 선택 했다면 그럴 필요가 없습니다. 그렇기 때문에 여러 프로젝트를 효과적으로 관리하고 추적하는 데 도움이 되는 8가지 전략을 준비했습니다.

1. 단일 프로젝트 실행 방법 배우기

프로젝트 관리를 처음 접하는 경우 먼저 단일 프로젝트를 효과적으로 실행하는 방법을 모르고 한 번에 여러 프로젝트를 실행할 수 없다는 점을 이해해야 합니다.

프로젝트 관리 프로세스는 프로젝트 후원자가 모든 목표와 요구 사항을 제시하는 프로젝트 스타터 회의 와 함께 시작됩니다. 그런 다음 해당 요구 사항을 충족하고 프로젝트 시작자에 따라 작업 명세서를 작성해야 합니다. "작업 범위"라고도 하는 작업 명세서는 비용, 일정 및 예상 결과물을 포함한 전체 작업 범위를 정의해야 합니다.

Project Management Institute의 책 A Guide to the Project Management Body of Knowledge에서는 작업 명세서를 " 계약에 따라 제공되는 제품 또는 서비스에 대한 서술적 설명 "으로 정의합니다.

간단히 말해서 — 단일 프로젝트를 먼저 실행하는 방법을 배우면 여러 프로젝트를 실행하는 것이 (거의) 자연스럽게 이루어집니다.

2. 계획 수립

단일 프로젝트를 실행하든 일련의 프로젝트를 실행하든 각 프로젝트에 대해 개별적으로 프로젝트 계획을 개발해야 합니다. 그래야만 프로젝트 활동을 추적하고 팀에 명확한 작업 범위를 제공할 수 있습니다.

프로젝트 계획에는 다음이 포함됩니다.

• 프로젝트 요구 사항 — 모든 이해 관계자와 회의를 예약하고 요구 사항을 집합적으로 수집합니다(일대일 회의는 하지 않음).
• 프로젝트 범위 — 작업 범위를 정의하고 관련 없는 항목은 제외합니다.
• WBS(Work Breakdown Structure) — 각 작업에 대한 예산 계획과 시간 프레임을 만드는 데 도움이 되도록 프로젝트를 더 작은 조각으로 나누는 방법입니다.
• 일정 — 개발된 일정은 특정 작업이 프로젝트를 완료하는 데 걸리는 시간을 추정하는 데 도움이 됩니다.
• 예산 책정 — 예산을 명확하게 정의하려면 WBS가 필요합니다. 예산 계획에 위험을 포함하는 것을 잊지 마십시오.

투명한 계획이 있으면 귀하와 귀하의 팀 구성원 모두 작업 범위에 대한 명확한 그림을 갖고 항상 작업을 수행할 수 있습니다. 또한 귀중한 시간을 낭비하지 않고 한 프로젝트에서 다른 프로젝트로 효과적으로 전환할 수 있습니다.

3. 우선순위 프로젝트 결정

여러 프로젝트를 관리하고 추적할 때 원활하게 실행하는 데 도움이 되는 많은 전략이 있습니다. 우리는 프로젝트 우선순위 에 특별한 주의를 기울이고 싶습니다. 이해 관계자의 우선 순위 프로젝트가 반드시 조직의 우선 순위는 아닙니다. 프로젝트에 우선 순위를 부여하는 것은 일반적으로 다중 프로젝트 관리자 또는 고위 관리자인 의사 결정자에게 큰 일이 될 수 있습니다. 우선 순위 프로젝트를 성공적으로 정의하기 위해 효과적인 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있는 몇 가지 단계가 있습니다.

우선 순위를 쉽게 지정할 수 있는 5단계를 준비했습니다.

목표를 설정하다

우선순위 프로젝트를 결정할 때는 항상 장기 목표를 고려해야 합니다 . 명확한 목표가 없으면 프로젝트는 결국 실패할 수밖에 없습니다. 확신이 서지 않을 때는 다음과 같은 질문을 하십시오. 내가 성취하려고 하는 것은 무엇입니까? 이 프로젝트가 왜 중요한가요? 목표를 알면 결과를 제공하기 위한 가장 중요한 단계에 초점을 맞춥니다.

체계적으로 작업 우선 순위 지정

예를 들어, 우선순위를 정해야 할 10개의 프로젝트가 있는 경우 의사결정자는 우선순위 1에서 10(가장 덜 중요한 것)에 따라 프로젝트에 번호를 매겨야 합니다. 또한, 우선순위 프로젝트를 결정하기 위해서는 어떤 프로젝트가 다른 프로젝트에 종속되어 있는지에 주의를 기울여야 합니다. 선행 프로젝트가 종료된 경우에만 종속 프로젝트를 시작할 수 있습니다.

리소스 할당

우선 순위가 높은 작업에는 리소스가 먼저 제공됩니다. 또한 진행 중인 여러 프로젝트가 리소스를 공유하지 않는 경우 의사 결정자는 우선 순위 프로젝트에 필요한 리소스를 먼저 할당합니다.

긴급한 일과 중요한 일 구별하기

연구에 따르면 사람들은 장기적인 결과가 나오는 중요한 작업보다 시간에 민감한 작업, 즉 긴급한 작업을 먼저 수행하는 것을 선택합니다. 중요한 작업은 일반적으로 더 위협적이기 때문입니다. 긴급한 것과 중요한 것을 구별하려면 먼저 안일한 상황에서 벗어나 중요한 작업을 해결하는 데 깊이 뛰어들 필요가 있습니다.

우선순위 회의 일정 잡기

마지막으로 우선순위를 결정하기 위해 우선순위 회의를 개최해야 합니다. 모든 의사 결정 이해 관계자가 참석하고 협력하는 한 별도의 회의가 필요하지 않습니다.

작업의 우선 순위를 지정하는 것은 동시에 여러 프로젝트를 관리하고 추적할 때 귀중한 시간과 노력을 절약할 수 있는 놀라운 전략입니다. 그에 따라 단계를 따르십시오. 그러면 프로젝트가 다시는 실패하지 않을 것임을 보장합니다.

4. 주의를 산만하게 하지 마십시오.

바쁘다고 해서 반드시 생산성으로 이어지는 것은 아닙니다. 따라서 채팅 메시지에 응답하거나 동료와 대화하거나 알림을 확인하는 등 주의를 산만하게 만드는 요소를 관리하세요. 이메일 응답을 자동화하여 시간을 절약하고 사소한 방해 요소가 작업의 우선 순위를 지정하는 데 방해가 되지 않도록 하십시오.

또한 "아니오"라고 말하는 방법을 배우십시오. "아니오"라고 말하는 방법을 배우지 않으면 일에 휩쓸리게 될 것입니다. 당신은 이미 너무 많은 것을 가지고 있습니다. 한 번에 여러 프로젝트를 저글링하는 것은 충분히 스트레스입니다. "아니오"라고 말하는 것은 귀하와 귀하의 비즈니스에 유익합니다. 그냥 직설적이고 친절하지만 확고합니다. 직장에서 산만함을 제거하면 마음이 복잡해지고 집중할 수 있습니다.

5. 정기적인 회의를 한다

프로젝트 관리의 90%가 커뮤니케이션 이기 때문에 정기적인 회의가 가장 중요합니다. 모든 이해 관계자는 회의에 참석해야 하며 일부 의사 결정자가 누락된 경우 회의 일정을 조정하십시오.

최고 프로젝트 관리자는 최소 24시간 전에 의제를 갖고 회의 전에 PowerPoint 프레젠테이션을 공유합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 프로젝트와 목표를 명확하게 볼 수 있습니다. 기억하십시오: 프레젠테이션 슬라이드가 아니라 회의를 관리하십시오. 또한, 하나의 회의는 하나의 주제만 다루어야 합니다.

이 지침은 팀을 효과적으로 관리하고 유익한 결과를 얻는 데 도움이 됩니다.

6. 필요에 맞는 도구 사용

경험 많은 프로젝트 관리자는 모든 정보를 한 곳에 저장하는 것이 얼마나 중요한지 증언할 수 있습니다. 작업이 다양한 도구에 흩어져 있으면 귀하와 귀하의 팀 구성원 모두 작업 범위에 대한 명확한 그림을 얻지 못합니다.

하지만 어떤 도구를 사용해야 할까요?

사용할 수 있는 프로젝트 관리 도구가 너무 많으며 그 중 하나가 곤란한 데는 이유가 있습니다.

올바른 도구를 선택할 때 품질 관리 및 추적 도구는 다음을 수행해야 합니다.

편리하고 사용하기 쉬워야 합니다(복잡하고 혼란스러운 도구를 좋아하는 사람은 아무도 없습니다).

프로젝트의 시간과 진행 상황을 추적합니다.

예산을 주시하고 예상 예산에 도달하면 알려줍니다.

작업별로 프로젝트를 분류합니다.

프로젝트 및 작업 마감일을 제공합니다.

항상 팀과 공유하고 볼 수 있어야 합니다.

또한 올바른 제품 관리 도구 를 사용하는 데에도 주의를 기울여야 합니다. 프로젝트 관리자의 임무는 제품을 성공적으로 전달하고 프로젝트의 여러 단계를 이끄는 것이지만, 제품 관리자의 임무는 고객의 요구 사항이 이후에 충족되는지 확인하는 것입니다. 이를 위해 제품 관리자는 제품 온보딩을 원활하게 실행할 수 있는 적절한 제품 관리 도구를 선택해야 합니다.

어떤 도구도 당신을 위해 일하지 않는다는 것을 명심해야 합니다. 그 기능을 주의 깊게 연구하고 그에 따라 사용하는 방법을 배우십시오.

7. 변경에 맞게 조정

다중 프로젝트 관리자로서 프로젝트가 시간이 지남에 따라 변경된다는 것을 알고 있을 것입니다. 특히 한 번에 여러 프로젝트를 실행하는 경우 프로젝트 관리의 변경은 거의 불가피합니다. 변경 통제 절차 가 없으면 작업에 대한 통제력을 잃게 되며 결과적으로 프로젝트는 실패하게 됩니다.

문제를 평가할 때 문제를 해결하기 위한 다음 단계를 결정해야 합니다. 작업 범위, 예산 또는 기간과 관련된 변경 사항을 통합해야 할 수도 있습니다. 때로는 문제가 전혀 조치가 필요하지 않다는 점을 염두에 두십시오.

PRINCE2에 따르면 " 변경을 구현하는 이유는 새로운 혜택을 도입하거나 기존 혜택을 보호하는 두 가지뿐입니다. "

그럼에도 불구하고 여러 프로젝트를 실행할 때 변경 사항이 발생할 수 있습니다. 따라서 정보를 잘 알고 있으면 액세스하는 데 문제가 없습니다.

8. 작업 위임

때로는 팀의 다른 사람들에게 책임을 할당해야 합니다. 혼자서는 모든 것을 할 수 없기 때문에 팀 내에서 신뢰를 쌓고 그에 따라 업무를 위임해야 합니다.

그러나 다른 사람에게 책임을 할당한다고 해서 더 이상 결과에 대한 책임이 없는 것은 아닙니다. 귀하의 임무는 진행 중인 작업을 모니터링하고 제어하는 ​​것입니다. 위임이 세세한 관리를 의미하지 않는다는 점을 명심하십시오.

따라서 팀과 연결하여 그들이 하는 일을 이해할 수 있도록 하십시오. 일이 순조롭게 진행되고 있는지 확인하기 위해 열린 의사 소통을 하고 있다는 사실을 알게 되면 삶이 쉬워집니다.

여러 프로젝트를 관리하고 추적하기 위한 도구

여러 프로젝트를 동시에 관리하고 추적하는 것이 처음이라면 상당히 힘든 작업이라는 것을 알게 될 것입니다. 올바른 전략과 도구를 사용하지 않으면 결국 머리를 긁적입니다.

한 번에 여러 프로젝트를 실행할 때 기능이 풍부하고 관리하기 쉬운 품질 도구가 필요합니다. 여러 프로젝트 관리 도구가 있으며 확실히 작업을 잘 수행합니다. 그러나 올바른 도구를 선택할 때는 선택적으로 모든 사실을 고려해야 합니다.

이 섹션에서는 프로젝트를 쉽게 관리하고 추적하는 데 도움이 되는 두 가지 도구를 비교하고자 합니다.

Excel에서 여러 프로젝트 관리 및 추적

Microsoft Excel은 스프레드시트를 사용하여 중소 규모 프로젝트를 시각화, 계획 및 모니터링하는 간단한 프로젝트 관리 도구입니다. 여기에는 효율적인 분석을 위한 많은 분석 도구와 여러 프로젝트 관리 템플릿이 포함되어 있습니다.

Excel은 프로젝트 관리에 사용되는 가로 막대형 차트인 Gantt 차트를 사용합니다. Gantt 차트는 일정, 마감일, 리소스를 그래픽으로 표시하고 모니터링하는 데 도움이 됩니다.

Excel의 좋은 점은 프로젝트에서 작업과 진행 상황을 모니터링하고 추적하는 데 도움이 되는 다양한 템플릿을 제공한다는 것입니다.

Excel 외에도 사람들은 유사한 기능을 제공하기 때문에 Google 스프레드시트, Libre OfficeCalc도 사용합니다.

이 섹션에서는 Microsoft Excel의 다중 프로젝트 추적 템플릿에서 가장 중요한 요소를 간략하게 살펴보겠습니다.

프로젝트 계획 만들기

이미지 1: 프로젝트 계획 작성 에서 프로젝트 이름, 고객 이름, 담당 관리자에 대한 정보를 입력하는 곳을 볼 수 있습니다. 템플릿의 오른쪽에서 Gantt 차트에 표시된 모든 작업을 볼 수 있습니다.

이미지 1: 프로젝트 계획 작성

또한 드롭다운 메뉴에서 프로젝트를 선택하고 각각에 대한 세부 정보를 추가할 수 있습니다. 원하는 만큼 프로젝트를 추가할 수 있습니다. 프로젝트를 추가하거나 제거하면 Gantt 차트에서 자동으로 업데이트됩니다.

데이터시트 작성

이미지 2 데이터시트 는 각 프로젝트의 작업 수를 보여주며 여기에서 작업 상태를 추적할 수 있습니다. 1%에서 25% 사이의 작업은 초기 단계입니다. 상태가 약 50%인 작업은 중간 단계에 있으며 절반 완료되었습니다. 상태가 75%에서 99% 사이인 작업은 최종 단계에 있으며 곧 완료됩니다. 100% 상태의 작업은 완전히 완료되었습니다.

이미지 2: 데이터시트

데이터시트에서 각 프로젝트에 대한 작업을 추가하거나 제거할 수 있습니다. 담당 열에서 각 작업에 대해 팀의 책임자를 지정하고 이름을 작성할 수 있습니다.

마지막으로 시작 날짜 및 필수 열에 프로젝트의 시작 날짜 와 완료 날짜를 설정합니다.

프로젝트 요약 만들기

이미지 3 프로젝트 요약 에서 프로젝트 요약을 볼 수 있습니다. 이 섹션에서는 프로젝트를 전체적으로 볼 수 있습니다. 데이터시트에서 수행한 모든 작업이 여기에 표시됩니다. 또한 여기에서 새 프로젝트를 추가할 수 있으며 완료율과 함께 Gantt 차트에 자동으로 표시됩니다.

이미지 3: 프로젝트 요약

데이터 시트에서 각 작업의 상태를 개별적 으로 볼 수 있습니다. 그러나 프로젝트 요약 에서 각 프로젝트의 상태를 전체적으로 볼 수 있습니다.

전체적인 인상을 잡아라

기본적으로 Excel 스프레드시트에서 여러 프로젝트를 실행하면 자세한 개요와 눈에 띄는 데이터 시각화를 제공할 수 있습니다. 여러 활동을 수행하는 저렴한 도구이며 상당수의 사람들이 Excel에 대해 알고 있습니다.

하지만 수동 입력이 필요하기 때문에 악순환이 될 수 있다. 통계, 진행 상황, 시작 및 종료 날짜에 대한 명확한 개요를 제공하지만 구문을 배우는 데는 기술이 필요합니다. 특히 초보자에게는 시간이 많이 걸리고 관리하기 어려울 수 있습니다. 시간 추적 및 예산 책정에도 여러 공식을 입력해야 합니다.

또 다른 단점은 보안 문제가 있다는 것입니다. 이메일을 통해 프로젝트 데이터를 공유하면 조직의 개인 정보가 위험에 처할 수 있습니다.

전반적으로 Excel은 소규모 조직 내의 소규모 프로젝트에 적합합니다. 그러나 더 고급스럽고 기능이 풍부한 것을 찾고 있다면 추가 추적 및 관리 응용 프로그램을 선택해야 합니다.

Clockify에서 여러 프로젝트 관리 및 추적

시간 기록 응용 프로그램인 Clockify는 여러 프로젝트에서 작업하는 사람들에게 유용할 프로젝트 관리 기능을 제공 합니다. 무제한 사용자 및 프로젝트에 대한 기본 시간 추적 기능을 무료로 제공 하는 시간 추적 응용 프로그램 입니다.

프로젝트 관리 및 추적을 매우 편리하고 투명하며 시각적으로 매력적으로 만듭니다. 하이라이트로 팀의 시간과 진행 상황을 추적하고 예산 책정을 설정하고 프로젝트에 대한 시간을 쉽게 예측할 수 있습니다.

이 섹션에서는 여러 프로젝트를 관리하고 추적하는 것과 관련된 Clockify의 풍부한 기능에 대해 자세히 알아볼 것입니다.

프로젝트, 작업 추가 및 액세스 정의

첫째, 원하는 만큼 프로젝트와 작업을 추가하고 각 작업의 시간을 개별적으로 추적할 수 있습니다. 각 작업을 담당하는 사람을 지정하고 예상 시간을 설정하고 완료되면 작업을 완료된 것으로 표시합니다.

이미지 4: 작업

액세스 탭 은 모든 사람이 프로젝트에 대한 시간을 추적할 수 있도록 프로젝트를 공개로 표시하는 기능을 제공합니다. 프로젝트를 비공개로 표시하면 프로젝트에 추가한 사람들만 시간을 추적할 수 있습니다.

이미지 5: 액세스

세 가지 액세스 수준이 있습니다.

• 관리자 (모든 것을 보고 수정할 수 있는 사람),
• 일반 사용자 (시간을 추적할 수 있고 활성화된 경우 프로젝트 및 작업을 생성하고 상태를 볼 수 있는 사람),
• 관리자 (특정 프로젝트를 관리하고 상태를 보고 프로젝트에 구성원을 추가하고 프로젝트 및 사용자의 시간을 볼 수 있는 사람).

프로젝트 설정 변경

프로젝트 설정에서 이름을 변경하고 클라이언트별로 분류 하여 프로젝트를 개인화 할 수 있습니다. 또한 색상 팔레트를 사용하여 프로젝트를 시각적으로 구분할 수 있습니다.

이미지 6: 프로젝트 설정

여기에서 청구 가능한 시간당 요금을 설정할 수 있습니다. 프로젝트 진행 상황(수동 추정 또는 작업 기반)을 추적하는 방법을 설정할 수도 있습니다.

프로젝트 상태 추적

상태 탭 에서 예상 시간과 추적 시간을 비교하고 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 여기에서 프로젝트의 작업, 진행 상황, 담당자 및 예산 책정을 전체적으로 볼 수 있습니다.

이미지 7: 프로젝트 현황

프로젝트 진행 상황, 청구 가능 시간 및 청구 불가 시간을 명확하게 볼 수 있도록 데이터가 시각적으로 표시됩니다.

다시한번 전체적인 인상을

Clockify 는 프로젝트 관리에 큰 도움이 되는 지능적이고 사용하기 쉬운 시간 기록 응용 프로그램입니다. 실시간으로 추적하거나 작업에 소요된 시간을 수동으로 입력할 수 있습니다. 또한 예상 예산에 도달하면 이를 알려주고 프로젝트 데이터 및 진행 상황에 대한 명확한 통찰력을 제공합니다.

Excel과 비교하여 Clockify의 엄청난 시간 절약 이점은 단순성입니다. 예를 들어 보겠습니다. 클라이언트가 하나의 프로젝트당 수천 개의 작업이 있는 여러 프로젝트를 수행한 상황을 접했을 것입니다. 모든 데이터를 수동으로 입력한다고 상상해 보십시오. CSV 파일을 Clockify로 직접 가져올 수 있으므로 더 이상 걱정할 필요가 없습니다.

또한 다른 웹 응용 프로그램 내에서 시간을 추적할 수 있습니다. Trello와 같이 시간 관리 기능이 없는 프로젝트 관리 도구를 사용하는 경우 플러그인을 설치하면 Clockify가 Trello의 카드/작업에서 직접 시간을 추적합니다. 타이머를 시작하면 Trello의 정보를 기반으로 시간 추적 도구에서 올바른 프로젝트와 작업이 자동으로 생성됩니다.

또한 Clockify는 Asana, Jira, Quickbooks 및 기타 여러 프로젝트 관리 도구와 통합됩니다.

여러 프로젝트를 동시에 관리하고 추적하는 것은 우리가 살고 있는 급변하는 세상에서 일반적인 관행이 되었습니다. 운 좋게도 Clockify는 소중한 시간을 절약하고 자동으로 작업을 수행합니다.

결론

동시에 여러 프로젝트를 추적하고 관리하는 것은 복잡하고 어려운 작업입니다. 다중 프로젝트 관리자 또는 프리랜서는 여러 프로젝트, 팀 구성원 및 고객의 요구 사항을 동시에 저글링하는 막중한 책임을 지고 있습니다.

올바른 전략을 사용하고 품질 관리 및 추적 도구를 선택하면 이 프로세스를 기름칠이 잘 된 기계로 만들 수 있습니다.

또한 팀 내에서 신뢰를 구축하고 과거 프로젝트에서 배우는 것을 잊지 마십시오. 성공적으로 수행된 각 프로젝트는 당신에게 더 많은 지식을 가져다줄 것이며, 당신의 직업을 더욱 자랑스럽게 즐길 것입니다.