Cara mengelola dan melacak banyak proyek

Saat mengelola dan melacak satu proyek, ada begitu banyak langkah yang harus diambil untuk memberikan hasil. Situasi menjadi lebih rumit ketika menjalankan beberapa proyek secara bersamaan . Manajemen proyek ganda atau manajemen portofolio adalah lingkungan di mana beberapa proyek dijalankan secara bersamaan.

Jika Anda berada dalam situasi di mana Anda perlu menjalankan banyak proyek, Anda harus mengenal metodologi manajemen proyek dengan baik. Ini membutuhkan banyak latihan, mengalihkan perhatian dari satu proyek ke proyek lain bersama-sama sambil mengikuti tenggat waktu.

Posting blog ini akan membantu Anda mengenali beberapa tantangan yang mungkin Anda hadapi saat mengelola dan melacak banyak proyek, dan memperkenalkan Anda pada strategi dan alat terbaik untuk mengatasinya.

Siapa yang mengelola dan melacak banyak proyek?

Meskipun mengelola dan melacak proyek melibatkan banyak pemangku kepentingan, pada akhirnya orang yang memegang tanggung jawab utama atas keberhasilan atau kegagalan mereka adalah manajer multi-proyek . Ini adalah beban besar yang harus ditanggung. Namun, hanya mereka yang memiliki keterampilan organisasi dan komunikasi terbesar yang tidak dapat mencapai hasil terbaik tetapi konsisten .

Kompetensi manajer multi-proyek umum:

• Memiliki gaya berpikir inovatif,
• Tidak berorientasi pada detail,
• Memiliki kemampuan multitasking,
• Mampu beralih dari satu proyek ke proyek lainnya,
• Mengatasi stres secara efektif,
• Menangani konflik dalam tim,
• Menggunakan sumber daya secara efektif,
• Menyulap tim dan kebutuhan pelanggan.

Manajer proyek yang berpengalaman memiliki keterampilan lunak dan keras untuk dapat menjalankan banyak proyek secara sistematis. Ingat: Manajer proyek teratas menginvestasikan 90% waktunya untuk berkomunikasi dengan tim . Oleh karena itu, komunikasi terbuka di dalam tim adalah dasar dalam mengelola dan melacak beberapa proyek sekaligus. Selain itu, berurusan dengan sekelompok pekerjaan lepas juga dapat dianggap sebagai "mengelola dan melacak banyak proyek" maka kita dapat mengatakan bahwa pekerja lepas juga dapat menjadi manajer multi-proyek juga.

Masalah yang mungkin muncul saat mengelola dan melacak banyak proyek

Menjalankan satu proyek melibatkan banyak langkah yang harus diambil, dan jalan bisa bergelombang di sepanjang jalan. Sekarang, bayangkan mengelola dan melacak beberapa proyek secara bersamaan. Menyulap beberapa proyek sekaligus dapat membawa banyak kesulitan bagi orang yang bertanggung jawab. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengenali masalah-masalah yang mungkin muncul dalam proses tersebut. Hanya ketika Anda menyadari masalah, Anda dapat berhasil mengatasinya dan memberikan hasil.

Kami telah menyiapkan daftar masalah paling umum yang mungkin muncul saat mengelola dan melacak beberapa proyek sekaligus.

Kelebihan muatan

Saat mengalokasikan orang yang tepat untuk menjalankan beberapa proyek secara bersamaan, penting untuk memikirkan beban kerja. Jika, misalnya, tiga orang diberi beban kerja yang membutuhkan setidaknya enam orang, masalah mungkin muncul. Proyek yang berlebihan menghasilkan kinerja yang terganggu dan tingkat stres yang tinggi di dalam tim. Akibatnya, kualitas kiriman akan menderita. Selain itu, seorang pekerja lepas yang mengambil terlalu banyak proyek sekaligus juga dapat mengalami kelebihan beban atau bahkan lebih buruk — kelelahan. Ketika beban kerja sama, anggota tim akan merasakan lebih sedikit tekanan sehingga memberikan hasil yang lebih baik.

Prioritas tidak ditentukan

Ketika menyulap beberapa proyek sekaligus, seringkali perlu untuk memprioritaskannya. Proyek mendesak tidak sama dengan proyek penting . Terkadang, pengambil keputusan mengambil kesimpulan dan memprioritaskan proyek berdasarkan kecenderungan atau urgensi mereka. Akibatnya, mereka berakhir dengan hasil yang buruk.

Menggunakan alat yang salah untuk kebutuhan Anda

Untuk memberikan hasil yang konsisten, sangat penting menggunakan manajemen proyek dan alat pelacakan yang tepat. Hindari menyimpan catatan di beberapa tempat berbeda dan menggunakan mesin jam punch yang sudah ketinggalan zaman. Memilih alat yang tidak konsisten yang seringkali ketinggalan zaman atau bahkan tidak memiliki fitur yang Anda butuhkan dapat menyebabkan kebingungan umum di dalam tim dan tenggat waktu yang terlewat. Karenanya, pilih alat yang menawarkan kolaborasi efektif dan pelacakan waktu dalam tim Anda. Dengan cara ini, semua pemangku kepentingan akan memiliki visibilitas yang jelas ke dalam ruang lingkup pekerjaan pada waktu tertentu dan tidak pernah melewatkan tenggat waktu lagi. Nanti dalam posting ini, kami akan memperkenalkan Anda ke alat yang mudah digunakan yang akan membantu Anda mengelola dan melacak pekerjaan tim Anda secara efektif.

Alokasi sumber daya

Kekhawatiran lain dari manajer multi-proyek adalah: “ Bagaimana mengalokasikan sumber daya yang sesuai? Menurut temuan penelitian yang disebutkan di atas, manajer multi-proyek sering berurusan dengan defisit sumber daya. Saat menjalankan beberapa proyek sekaligus, sumber daya tertentu perlu dibagikan.

Sumber daya tidak boleh dialokasikan berlebihan atau kurang dialokasikan . Misalnya, ruang konferensi adalah sumber daya yang harus dialokasikan secara merata untuk semua orang, tidak tersedia di pagi hari, dan kosong di sore hari. Di sisi lain, jika beberapa anggota tim tidak memiliki tugas terjadwal, mereka menjadi kurang dialokasikan. Selain itu, hal ini dapat mengakibatkan ketidakpuasan karyawan karena beberapa rekan satu tim mungkin tidak ada hubungannya sementara yang lain kelebihan pesanan.

Tugas manajer multi-proyek adalah membiasakan diri dengan ketersediaan sumber daya setiap saat dan menugaskannya secara merata saat menjalankan beberapa proyek.

8 strategi untuk mengelola dan melacak beberapa proyek secara efektif

Anda perlu menyesuaikan kebutuhan pelanggan, rencana proyek, cakupan, anggota tim, anggaran… dan semua itu dikalikan dengan tiga atau bahkan lima proyek secara bersamaan. Kedengarannya tidak mungkin? Tidak harus jika Anda memilih strategi yang tepat . Itu sebabnya kami telah menyiapkan 8 strategi untuk membantu Anda mengelola dan melacak beberapa proyek secara efektif.

1. Pelajari cara menjalankan satu proyek

Jika Anda baru mengenal manajemen proyek, Anda perlu memahami bahwa Anda tidak dapat langsung menjalankan beberapa proyek sekaligus tanpa mengetahui cara menjalankan satu proyek secara efektif terlebih dahulu.

Proses manajemen proyek dimulai dengan pertemuan awal proyek di mana semua tujuan dan persyaratan disajikan oleh sponsor proyek. Setelah itu, Anda harus memenuhi persyaratan tersebut dan membuat pernyataan kerja sesuai dengan starter proyek. Pernyataan kerja Anda, juga dikenal sebagai "lingkup pekerjaan", perlu mendefinisikan seluruh ruang lingkup pekerjaan termasuk biaya, jadwal, dan hasil yang diharapkan.

Buku Project Management Institute A Guide to the Project Management Body of Knowledge mendefinisikan pernyataan kerja sebagai " deskripsi naratif produk atau layanan yang akan dipasok berdasarkan kontrak ."

Sederhananya — pelajari cara menjalankan satu proyek terlebih dahulu dan menjalankan banyak proyek akan datang (hampir) secara alami.

2. Kembangkan rencana

Apakah Anda menjalankan satu proyek atau satu set proyek, Anda perlu mengembangkan rencana proyek untuk setiap proyek secara terpisah. Hanya dengan begitu Anda dapat melacak aktivitas proyek dan memberi tim Anda ruang lingkup kerja yang jelas.

Rencana proyek meliputi:

• Persyaratan proyek — Jadwalkan pertemuan dengan semua pemangku kepentingan dan kumpulkan persyaratan secara kolektif (jangan lakukan pertemuan satu lawan satu).
• Lingkup proyek — Tentukan ruang lingkup pekerjaan Anda dan singkirkan hal-hal yang tidak relevan.
• WBS (Struktur Perincian Kerja) — Metode untuk memecah proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil yang membantu Anda membuat rencana penganggaran dan kerangka waktu untuk setiap tugas.
• Jadwal — Jadwal yang dikembangkan akan membantu Anda memperkirakan berapa lama tugas tertentu akan diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
• Penganggaran — Untuk menentukan anggaran Anda dengan jelas, Anda memerlukan WBS. Jangan lupa untuk memasukkan risiko dalam rencana anggaran Anda.

Ketika Anda memiliki rencana yang transparan, Anda dan anggota tim Anda akan memiliki gambaran yang jelas tentang ruang lingkup pekerjaan dan selalu tetap pada tugas. Terlebih lagi, Anda akan dapat beralih dari satu proyek ke proyek lain secara efektif tanpa kehilangan waktu yang berharga.

3. Tentukan proyek prioritas

Saat mengelola dan melacak banyak proyek, ada banyak strategi yang dapat membantu Anda menjalankannya dengan lancar. Kami ingin memberikan perhatian khusus pada prioritas proyek . Sebuah proyek prioritas bagi pemangku kepentingan belum tentu menjadi prioritas bagi sebuah organisasi. Memberikan prioritas pada proyek dapat menjadi tugas besar bagi pembuat keputusan yang biasanya merupakan manajer multi-proyek atau manajer senior. Untuk memastikan Anda berhasil menentukan proyek prioritas, ada beberapa langkah yang dapat membantu Anda membuat keputusan yang efektif.

Kami telah menyiapkan lima langkah yang akan mempermudah penentuan prioritas.

Menentukan tujuan

Saat menentukan proyek prioritas, seseorang harus selalu mempertimbangkan tujuan jangka panjangnya . Jika Anda tidak memiliki tujuan yang jelas, proyek pada akhirnya akan gagal. Jika ragu, tanyakan pada diri Anda pertanyaan seperti: Apa yang ingin saya capai? Mengapa proyek ini penting? Saat mengetahui tujuan, Anda fokus pada langkah paling penting untuk memberikan hasil.

Prioritaskan tugas secara sistematis

Jika, misalnya, ada sepuluh proyek yang harus diprioritaskan, pembuat keputusan harus memberi nomor proyek berdasarkan prioritas 1 sampai 10 — menjadi yang paling tidak penting. Selain itu, untuk menentukan proyek prioritas, perlu diperhatikan proyek mana yang bergantung pada proyek lainnya. Hanya ketika proyek pendahulunya berakhir, proyek dependen dapat dimulai.

Tetapkan sumber daya

Tugas prioritas tinggi diberikan sumber daya terlebih dahulu. Selain itu, jika beberapa proyek yang sedang berjalan tidak berbagi sumber daya apa pun, pembuat keputusan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk proyek prioritas terlebih dahulu.

Bedakan antara tugas mendesak dan penting

Menurut penelitian, orang memilih untuk melakukan tugas sensitif waktu terlebih dahulu, yaitu tugas mendesak, daripada tugas penting yang memiliki hasil jangka panjang. Ini karena tugas-tugas penting biasanya lebih menakutkan. Untuk membedakan antara apa yang mendesak dan apa yang penting, Anda harus keluar dari zona nyaman dan menyelami lebih dalam untuk menyelesaikan tugas-tugas penting terlebih dahulu.

Jadwalkan pertemuan prioritas

Akhirnya, pertemuan prioritas harus diadakan untuk menentukan prioritas. Mereka tidak harus menjadi pertemuan terpisah selama semua pemangku kepentingan pembuat keputusan hadir dan bersatu.

Memprioritaskan pekerjaan Anda adalah strategi luar biasa yang menghemat waktu dan upaya berharga Anda saat mengelola dan melacak beberapa proyek secara bersamaan. Ikuti langkah-langkah yang sesuai, dan kami menjamin Anda tidak akan pernah gagal lagi.

4. Jangan biarkan gangguan

Menjadi sibuk tidak selalu mengarah pada produktivitas. Jadi, cobalah untuk mengelola gangguan seperti menanggapi pesan obrolan, berbicara dengan rekan kerja, atau memeriksa notifikasi. Otomatiskan tanggapan email Anda untuk menghemat waktu, dan jangan biarkan gangguan sepele menghalangi prioritas pekerjaan Anda.

Juga, pelajari cara mengatakan "Tidak" . Jika Anda tidak belajar bagaimana mengatakan "Tidak", Anda akan menemukan diri Anda dibanjiri pekerjaan. Anda sudah memiliki terlalu banyak di piring Anda — menyulap beberapa proyek sekaligus sudah cukup membuat stres. Mengatakan "Tidak" bermanfaat bagi Anda dan bisnis Anda. Bersikaplah lugas, baik, tetapi tegas. Menghilangkan gangguan di tempat kerja akan membuat pikiran Anda berantakan dan membuat Anda tetap fokus.

5. Lakukan pertemuan rutin

Pertemuan rutin adalah yang paling penting karena 90% dari manajemen proyek adalah tentang komunikasi . Semua pemangku kepentingan harus hadir dalam rapat dan jika beberapa pengambil keputusan tidak hadir — jadwalkan ulang rapat.

Manajer proyek teratas memiliki agenda setidaknya 24 jam sebelumnya dan membagikan presentasi PowerPoint sebelum rapat. Dengan cara ini setiap orang memiliki pandangan yang jelas tentang proyek dan tujuannya. Ingat: kelola rapat — bukan slide presentasi. Apalagi, satu pertemuan hanya boleh membahas satu topik.

Panduan ini akan membantu Anda mengelola tim Anda secara efektif dan mendapatkan hasil yang bermanfaat.

6. Gunakan alat yang tepat untuk kebutuhan Anda

Manajer proyek yang berpengalaman dapat bersaksi betapa pentingnya menyimpan semua informasi di satu tempat. Ketika tugas Anda tersebar di berbagai alat, baik Anda maupun anggota tim Anda tidak mendapatkan gambaran yang jelas tentang ruang lingkup pekerjaan.

Tapi, alat mana yang harus Anda gunakan?

Ada begitu banyak alat manajemen proyek yang tersedia, dan seseorang dapat berada dalam kebingungan karena suatu alasan.

Saat memilih alat yang tepat, alat pengelolaan dan pelacakan kualitas harus:

Nyaman dan mudah digunakan (tidak ada yang menyukai alat yang rumit dan membingungkan).

Lacak waktu dan kemajuan proyek.

Awasi anggaran dan beri tahu Anda saat perkiraan anggaran tercapai.

Pisahkan proyek berdasarkan tugas.

Memberikan tenggat waktu proyek dan tugas.

Dapat dibagikan dan terlihat oleh tim Anda setiap saat.

Selain itu, kami juga harus menarik perhatian Anda untuk menggunakan alat manajemen produk yang tepat. Sementara tugas manajer proyek adalah mengirimkan produk dengan sukses dan memimpinnya melalui berbagai tahap proyek, tugas manajer produk adalah memastikan persyaratan pelanggan terpenuhi sesudahnya. Untuk melakukannya, manajer produk harus memilih alat manajemen produk yang sesuai yang akan membuat peluncuran produk berjalan lancar.

Anda juga harus ingat bahwa tidak ada alat yang akan bekerja untuk Anda. Pelajari fitur-fiturnya dengan cermat dan pelajari cara menggunakannya dengan tepat.

7. Sesuaikan dengan perubahan

Sebagai manajer multi-proyek, Anda mungkin tahu bahwa proyek berubah seiring waktu. Perubahan dalam manajemen proyek hampir tidak dapat dihindari, terutama jika Anda menjalankan beberapa proyek sekaligus. Tanpa memiliki prosedur kontrol perubahan , Anda akan kehilangan kendali atas pekerjaan Anda, dan sebagai akibatnya proyek akan gagal.

Saat Anda menilai masalah, Anda perlu menentukan langkah selanjutnya untuk menyelesaikannya. Mungkin Anda perlu mengintegrasikan perubahan terkait ruang lingkup pekerjaan, anggaran, atau kerangka waktu Anda. Ingatlah bahwa terkadang suatu masalah tidak memerlukan tindakan sama sekali.

Menurut PRINCE2, “ hanya ada dua alasan untuk menerapkan perubahan: untuk memperkenalkan manfaat baru atau untuk melindungi manfaat yang sudah ada. ”

Namun demikian, ketika menjalankan beberapa proyek, perubahan sering terjadi. Jadi, jika Anda berpengetahuan luas, Anda tidak akan kesulitan mengaksesnya.

8. Delegasikan pekerjaan Anda

Terkadang Anda perlu memberikan tanggung jawab kepada orang lain dalam tim Anda. Karena Anda tidak dapat melakukan semuanya sendiri, Anda harus membangun kepercayaan di dalam tim Anda dan mendelegasikan tugas yang sesuai.

Namun, bahkan ketika Anda memberikan tanggung jawab kepada orang lain, itu tidak berarti Anda tidak lagi bertanggung jawab atas hasilnya. Tugas Anda adalah memantau pekerjaan yang sedang berlangsung dan mengendalikannya. Ingatlah bahwa mendelegasikan tidak berarti mengelola mikro.

Oleh karena itu, terhubunglah dengan tim Anda sehingga Anda dapat memahami apa yang mereka lakukan. Itu membuat hidup Anda mudah mengetahui bahwa Anda memiliki komunikasi terbuka untuk memastikan bahwa segala sesuatunya berada di jalurnya.

Alat untuk mengelola dan melacak banyak proyek

Jika Anda baru dalam mengelola dan melacak beberapa proyek secara bersamaan, Anda akan melihat bahwa itu bisa menjadi tugas yang cukup berat. Tanpa menggunakan strategi dan alat yang tepat, Anda pada akhirnya akan menggaruk-garuk kepala.

Saat menjalankan beberapa proyek sekaligus, Anda memerlukan alat berkualitas yang kaya fitur dan mudah dikelola. Ada beberapa alat manajemen proyek di luar sana, dan mereka pasti melakukan pekerjaan dengan baik. Tapi, seseorang harus selektif dan mempertimbangkan semua fakta ketika memilih alat yang tepat.

Di bagian ini, kami ingin membandingkan dua alat yang dapat membantu Anda mengelola dan melacak proyek Anda dengan mudah.

Mengelola dan melacak banyak proyek di Excel

Microsoft Excel adalah alat manajemen proyek sederhana yang menggunakan spreadsheet untuk memvisualisasikan, merencanakan, dan memantau proyek kecil atau menengah. Ini berisi banyak alat analisis untuk analisis yang efisien dan beberapa template manajemen proyek.

Excel menggunakan bagan Gantt — bagan batang horizontal yang digunakan untuk manajemen proyek. Gantt chart menyediakan representasi grafis dari jadwal, tenggat waktu, sumber daya dan membantu memantaunya.

Hal yang baik tentang Excel adalah ia menawarkan berbagai templat yang membantu memantau dan melacak tugas dan kemajuannya dalam proyek.

Selain Excel, orang juga menggunakan Google Sheets, Libre OfficeCalc, karena mereka menawarkan fitur serupa.

Di bagian ini, kita akan melihat sekilas elemen terpenting dalam template pelacakan beberapa proyek Microsoft Excel.

Buat rencana proyek

Pada gambar 1: Membuat rencana proyek, Anda dapat melihat tempat Anda mengisi informasi mengenai nama proyek, nama pelanggan, dan manajer yang bertanggung jawab. Di sisi kanan template, Anda dapat melihat semua tugas yang disajikan dalam bagan Gantt.

Gambar 1: Membuat rencana proyek

Anda juga dapat memilih proyek Anda dari menu tarik-turun dan menambahkan detail untuk masing-masing proyek. Anda dapat menambahkan proyek sebanyak yang Anda inginkan. Saat Anda menambahkan atau menghapus proyek, proyek tersebut secara otomatis diperbarui di bagan Gantt.

Isi lembar data

Gambar 2 Lembar Data menunjukkan jumlah tugas di setiap proyek, dan di sinilah Anda dapat melacak statusnya. Tugas antara 1% dan 25% berada pada tahap awal. Tugas-tugas yang statusnya sekitar 50% berada di tahap tengah dan setengah selesai. Tugas yang memiliki status antara 75% dan 99% sedang dalam tahap akhir dan akan segera selesai. Tugas dengan status 100% selesai seluruhnya.

Gambar 2: Lembar Data

Di lembar data, Anda bisa menambahkan atau menghapus tugas untuk setiap proyek. Di kolom tanggung jawab , Anda dapat menugaskan orang yang bertanggung jawab dari tim Anda untuk setiap tugas dan menuliskan namanya.

Terakhir, tetapkan tanggal mulai dan selesai proyek Anda di kolom tanggal mulai dan hari yang diperlukan .

Buat ringkasan proyek

Pada gambar 3 Ringkasan proyek , Anda dapat melihat ringkasan proyek. Bagian ini memungkinkan Anda untuk melihat keseluruhan proyek Anda. Semua yang Anda lakukan di lembar data akan terlihat di sini. Juga, Anda dapat menambahkan proyek baru di sini dan mereka akan secara otomatis muncul di bagan Gannt bersama dengan persentase penyelesaiannya.

Gambar 3: Ringkasan proyek

Di lembar data t, Anda dapat melihat status setiap tugas secara terpisah. Namun, dalam ringkasan proyek , Anda dapat memiliki tampilan keseluruhan status setiap proyek.

Ambil kesan keseluruhan

Pada dasarnya, menjalankan beberapa proyek di spreadsheet Excel dapat memberi Anda gambaran umum terperinci dan visualisasi data yang menarik. Ini adalah alat yang terjangkau yang melakukan banyak aktivitas dan cukup banyak orang yang mengenal Excel.

Namun, itu bisa berubah menjadi lingkaran setan karena membutuhkan input manual. Meskipun memberikan gambaran yang jelas tentang statistik, kemajuan, tanggal mulai dan berakhir — mempelajari sintaks membutuhkan keterampilan. Itu bisa memakan waktu dan menantang untuk dikelola, terutama untuk pemula. Pelacakan waktu dan penganggaran memerlukan memasukkan beberapa formula juga.

Kontra lainnya adalah ia memiliki masalah keamanan. Berbagi data proyek melalui email dapat membahayakan privasi organisasi Anda.

Secara keseluruhan, Excel adalah pilihan yang baik untuk proyek kecil dalam organisasi kecil. Namun, jika Anda mencari sesuatu yang lebih canggih dan kaya fitur, Anda harus memilih aplikasi pelacakan dan pengelolaan tambahan.

Mengelola dan melacak banyak proyek di Clockify

Aplikasi ketepatan waktu, Clockify, menawarkan fitur manajemen proyek yang akan berguna bagi orang yang mengerjakan banyak proyek. Ini adalah aplikasi pelacakan waktu yang menawarkan fitur pelacakan waktu dasar untuk pengguna dan proyek tanpa batas, gratis.

Itu membuat pengelolaan dan pelacakan proyek menjadi sangat nyaman, transparan, dan menarik secara visual. Sebagai sorotan, Anda akan dapat melacak waktu dan kemajuan tim Anda, mengatur anggaran, dan membuat perkiraan waktu untuk proyek Anda dengan mudah.

Di bagian ini, kita akan menyelami lebih dalam fitur dan kemampuan Clockify yang kaya tentang mengelola dan melacak banyak proyek.

Tambahkan proyek, tugas, dan tentukan akses

Pertama, Anda dapat menambahkan proyek dan tugas sebanyak yang Anda inginkan dan melacak waktu pada setiap tugas secara terpisah. Tetapkan orang yang bertanggung jawab untuk setiap tugas, tetapkan perkiraan waktu, dan tandai tugas sebagai selesai jika sudah selesai.

Gambar 4: Tugas

Tab Access menawarkan Anda kemampuan untuk menandai proyek sebagai publik sehingga semua orang dapat melacak waktunya. Tandai proyek Anda sebagai pribadi, dan hanya orang yang Anda tambahkan ke proyek yang dapat melacak waktu di dalamnya.

Gambar 5: Akses

Ada tiga tingkat akses:

• Admin (orang yang dapat melihat dan mengedit semuanya),
• Pengguna biasa (orang yang dapat melacak waktu dan, jika diaktifkan, membuat proyek dan tugas, serta melihat status),
• Manajer (orang yang dapat mengelola proyek tertentu, melihat status, menambahkan anggota ke proyek, dan melihat waktu untuk proyek dan pengguna mereka).

Ubah pengaturan proyek

Dalam pengaturan proyek, Anda dapat mempersonalisasi proyek Anda dengan mengubah nama mereka dan mengkategorikannya berdasarkan klien. Selain itu, Anda dapat menggunakan palet warna untuk membedakan proyek secara visual.

Gambar 6: Pengaturan proyek

Ini juga merupakan tempat di mana Anda dapat mengatur tarif per jam yang dapat ditagih . Anda juga dapat mengatur bagaimana Anda ingin melacak kemajuan proyek Anda — estimasi manual atau berbasis tugas.

Lacak status proyek

Di tab status , Anda dapat membandingkan perkiraan versus waktu lintasan dan melacak kemajuan. Ini adalah tempat di mana Anda memiliki pandangan holistik tentang tugas, kemajuan, penerima tugas, dan penganggaran proyek Anda.

Gambar 7: Status proyek

Data disajikan secara visual sehingga Anda dapat memiliki pandangan yang jelas tentang kemajuan proyek Anda, jam yang dapat ditagih dan yang tidak dapat ditagih.

Sekali lagi, perhatikan kesan keseluruhannya

Clockify adalah aplikasi penunjuk waktu yang cerdas dan mudah digunakan yang dapat sangat membantu Anda mengelola proyek Anda. Anda dapat melacak waktu nyata atau memasukkan waktu yang dihabiskan untuk tugas secara manual. Ini juga memberi tahu Anda ketika perkiraan anggaran tercapai dan memberi Anda wawasan yang jelas tentang data dan kemajuan proyek Anda.

Keuntungan besar penghematan waktu dari Clockify, dibandingkan dengan Excel, adalah kesederhanaannya. Mari kita lihat sebuah contoh. Anda mungkin pernah menemukan situasi di mana klien memiliki banyak proyek dengan ribuan tugas hanya untuk satu proyek. Bayangkan memasukkan semua data itu secara manual. Anda tidak perlu khawatir lagi karena Anda dapat langsung mengimpor file CSV ke Clockify .

Selain itu, Anda dapat melacak waktu dalam aplikasi web lain. Jika Anda menggunakan alat manajemen proyek yang tidak memiliki fitur penunjuk waktu, seperti Trello, instal plugin dan Clockify akan melacak waktu secara langsung di kartu/tugas Trello. Saat Anda memulai penghitung waktu, proyek dan tugas yang tepat akan dibuat secara otomatis di alat pelacak waktu, berdasarkan informasi di Trello.

Clockify juga terintegrasi dengan Asana, Jira, Quickbooks, dan banyak alat manajemen proyek lainnya.

Mengelola dan melacak beberapa proyek secara bersamaan telah menjadi praktik umum di dunia yang serba cepat tempat kita hidup. Untungnya, Clockify menghemat waktu berharga dan melakukan pekerjaan secara otomatis.

Kesimpulan

Melacak dan mengelola beberapa proyek pada saat yang sama adalah pekerjaan yang kompleks dan menakutkan. Manajer multi-proyek atau pekerja lepas memegang tanggung jawab besar untuk menangani banyak proyek, anggota tim, dan persyaratan klien secara bersamaan.

Menggunakan strategi yang tepat dan memilih alat pengelolaan dan pelacakan yang berkualitas dapat menjadikan proses ini sebagai mesin yang diminyaki dengan baik.

Selain itu, jangan lupa untuk membangun kepercayaan dalam tim Anda, dan belajar dari proyek Anda sebelumnya. Setiap proyek yang berhasil dilakukan akan memberi Anda lebih banyak pengetahuan, dan Anda akan lebih menikmati pekerjaan Anda dengan bangga.