วิธีจัดการและติดตามหลายโครงการ

เมื่อจัดการและติดตามโครงการเดียว มีหลายขั้นตอนที่ควรดำเนินการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ สถานการณ์จะซับซ้อนยิ่งขึ้นเมื่อ ดำเนินการหลายโครงการพร้อมกัน การจัดการโครงการหลายรายการหรือ การจัดการพอร์ตโฟลิโอ เป็นสภาพแวดล้อมที่มีการดำเนินการหลายโครงการพร้อมกัน

หากคุณพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่คุณจำเป็นต้องดำเนินการหลายโครงการ คุณจะต้องทำความคุ้นเคยกับวิธีการจัดการโครงการเป็นอย่างดี ต้องใช้การฝึกฝนอย่างมาก โดยเปลี่ยนความสนใจจากโครงการหนึ่งไปอีกโครงการหนึ่งไปพร้อมๆ กันตามกำหนดเวลา

โพสต์บนบล็อกนี้จะช่วยให้คุณตระหนักถึงความท้าทายที่คุณอาจพบเมื่อจัดการและติดตามหลายโครงการ และแนะนำกลยุทธ์และเครื่องมือที่ดีที่สุดเพื่อเอาชนะ

ใครเป็นผู้จัดการและติดตามหลายโครงการ?

แม้ว่าการจัดการและการติดตามโครงการจะเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมาก แต่ท้ายที่สุดแล้ว บุคคลที่รับผิดชอบหลักต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวของพวกเขาคือ ผู้จัดการโครงการหลายโครงการ เป็นภาระที่ต้องแบกรับไว้มาก อย่างไรก็ตาม เฉพาะผู้ที่มีทักษะการจัดองค์กรและการสื่อสารที่ดีที่สุดเท่านั้นที่จะสามารถบรรลุ ผลลัพธ์ไม่ดีที่สุดแต่สม่ำเสมอ

ความสามารถทั่วไปของผู้จัดการโครงการหลายโครงการ:

• มีรูปแบบการคิดเชิงนวัตกรรม
• ไม่เน้นรายละเอียด,
• มีทักษะมัลติทาสกิ้ง,
• สามารถเปลี่ยนจากโครงการหนึ่งไปอีกโครงการหนึ่งได้
• จัดการกับความเครียดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• จัดการกับความขัดแย้งภายในทีม
• ใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ,
• ทีมงาน Juggles และความต้องการของลูกค้า

ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์มีทั้งทักษะอ่อนและแข็งเพื่อให้สามารถดำเนินการหลายโครงการได้อย่างเป็นระบบ ข้อควรจำ: ผู้จัดการโครงการชั้นนำใช้เวลา 90% ใน การสื่อสารกับทีม ดังนั้น การสื่อสารแบบเปิดภายในทีมจึงเป็นพื้นฐานในการจัดการและติดตามหลายโครงการพร้อมกัน นอกจากนี้ การจัดการกับงานฟรีแลนซ์จำนวนมากยังถือได้ว่าเป็น "การจัดการและติดตามหลายโครงการ" ดังนั้นเราจึงสามารถพูดได้ว่าคนงานอิสระอาจเป็นผู้จัดการหลายโครงการเช่นกัน

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเมื่อจัดการและติดตามหลายโครงการ

การดำเนินโครงการเดียวมีขั้นตอนมากมายที่ควรทำ และถนนอาจเป็นหลุมเป็นบ่อระหว่างทาง ตอนนี้ ลองนึกภาพการจัดการและติดตาม หลายโครงการพร้อมๆ กัน การเล่นกลหลายโครงการพร้อมกันอาจนำปัญหามาสู่ผู้ที่รับผิดชอบ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องตระหนักถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการนี้ เฉพาะเมื่อคุณตระหนักถึงปัญหาเท่านั้น คุณจะสามารถเอาชนะปัญหาเหล่านั้นและให้ผลลัพธ์ได้สำเร็จ

เราได้เตรียมรายการปัญหาที่พบบ่อยที่สุดที่อาจเกิดขึ้นเมื่อจัดการและติดตามหลายโครงการพร้อมกัน

โอเวอร์โหลด

เมื่อจัดสรรคนที่เหมาะสมเพื่อดำเนินโครงการหลายโครงการพร้อมกัน สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงปริมาณงาน ตัวอย่างเช่น ถ้าสามคนได้รับมอบหมายภาระงานที่ต้องใช้อย่างน้อยหกคน ปัญหาอาจเกิดขึ้น การโอเวอร์โหลดของโครงการส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและมีความเครียดสูงภายในทีม ดังนั้นคุณภาพของสินค้าที่ส่งมอบจะได้รับผลกระทบ ยิ่งไปกว่านั้น ฟรีแลนซ์เพียงคนเดียวที่ทำโปรเจ็กต์มากเกินไปในคราวเดียวก็อาจประสบปัญหาโอเวอร์โหลดหรือแย่กว่านั้น นั่นคืออาการหมดไฟ เมื่อปริมาณงานเท่ากัน สมาชิกในทีมจะรู้สึกกดดันน้อยลง ส่งผลให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

ไม่ได้กำหนดลำดับความสำคัญ

เมื่อต้องเล่นกลหลายโปรเจ็กต์ในคราวเดียว บ่อยครั้งจำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญของโปรเจ็กต์เหล่านั้น โครงการเร่งด่วนไม่เหมือนกับโครงการสำคัญ บางครั้ง ผู้มีอำนาจตัดสินใจกระโดดไปหาข้อสรุปและจัดลำดับความสำคัญของโครงการโดยพิจารณาจากแนวโน้มหรือความเร่งด่วน เป็นผลให้พวกเขาจบลงด้วยผลลัพธ์ที่ไม่ดี

ใช้เครื่องมือที่ไม่ถูกต้องตามความต้องการของคุณ

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่สม่ำเสมอ การใช้เครื่องมือการจัดการและติดตามโครงการที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ หลีกเลี่ยงการจดบันทึกในสถานที่ต่างๆ หลายแห่ง และใช้เครื่องตอกบัตรที่ล้าสมัย การเลือกใช้เครื่องมือที่ไม่สอดคล้องกันซึ่งมักจะล้าสมัยหรือขาดคุณสมบัติที่คุณต้องการอาจนำไปสู่ความสับสนโดยทั่วไปภายในทีมและหมดเวลาทำงาน ดังนั้น เลือกเครื่องมือที่ให้ความร่วมมือและการติดตามเวลาอย่างมีประสิทธิภาพภายในทีมของคุณ ด้วยวิธีนี้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดจะมีทัศนวิสัยที่ชัดเจนในขอบเขตงาน ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง และไม่พลาดกำหนดเวลาอีกต่อไป ในโพสต์นี้ เราจะแนะนำให้คุณรู้จักกับเครื่องมือแสนสะดวกที่จะช่วยให้คุณจัดการและติดตามงานของทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดสรรทรัพยากร

ข้อกังวลอีกประการของผู้จัดการโครงการหลายโครงการคือ “ จะจัดสรรทรัพยากรให้เหมาะสมได้อย่างไร? ” จากผลการวิจัยที่กล่าวถึงข้างต้น ผู้จัดการโครงการหลายโครงการมักจะจัดการกับการขาดทรัพยากร เมื่อเรียกใช้หลายโปรเจ็กต์พร้อมกัน จะต้องแชร์ทรัพยากรบางอย่าง

ไม่ควรจัดสรรทรัพยากรมากเกินไปหรือจัดสรร น้อยเกินไป ตัวอย่างเช่น ห้องประชุมเป็นทรัพยากรที่ควรจัดสรรให้ทุกคนเท่าๆ กัน ไม่ใช่ไม่ว่างในตอนเช้า และว่างในตอนบ่าย ในทางกลับกัน ถ้าสมาชิกในทีมบางคนไม่มีงานตามกำหนดการ พวกเขาจะไม่ได้รับการจัดสรร นอกจากนี้ยังอาจส่งผลให้พนักงานไม่พอใจเนื่องจากเพื่อนร่วมทีมบางคนอาจไม่มีอะไรทำในขณะที่คนอื่นจองเกิน

งานของผู้จัดการหลายโครงการคือการทำความคุ้นเคยกับความพร้อมใช้งานของทรัพยากรตลอดเวลา และมอบหมายให้เท่าเทียมกันเมื่อเรียกใช้หลายโครงการ

8 กลยุทธ์ในการจัดการและติดตามหลายโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

คุณต้องจัดการกับความต้องการของลูกค้า แผนโครงการ ขอบเขต สมาชิกในทีม งบประมาณ... และทุกสิ่งที่คูณด้วยสามหรือห้าโครงการพร้อมกัน ฟังดูเป็นไปไม่ได้? ไม่จำเป็นหากคุณ เลือกใช้กลยุทธ์ที่เหมาะสม นั่นเป็นเหตุผลที่เราได้เตรียม 8 กลยุทธ์ที่จะช่วยให้คุณจัดการและติดตามหลายโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1. เรียนรู้วิธีดำเนินการโครงการเดียว

หากคุณยังใหม่ต่อการจัดการโครงการ คุณต้องเข้าใจว่าคุณไม่สามารถกระโดดเข้าสู่การทำงานหลายโครงการพร้อมกันได้ โดยไม่ทราบวิธีเรียกใช้โครงการเดียวอย่างมีประสิทธิภาพก่อน

กระบวนการจัดการ โครงการเริ่มต้นด้วยการประชุมเริ่มต้นโครงการ โดยผู้สนับสนุนโครงการจะนำเสนอวัตถุประสงค์และข้อกำหนดทั้งหมด หลังจากนั้น คุณต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านั้นและสร้าง คำชี้แจงการทำงาน ตามผู้เริ่มโครงการ คำชี้แจงเกี่ยวกับงานของคุณ หรือที่เรียกว่า “ขอบเขตของงาน” จำเป็นต้องกำหนดขอบเขตของงานทั้งหมด รวมถึงต้นทุน ไทม์ไลน์ และผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้รับ

หนังสือของสถาบันการจัดการโครงการ A Guide to the Project Management Body of Knowledge ให้คำจำกัดความของงานว่าเป็น “ คำอธิบายเชิงบรรยายของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จะจัดหาให้ภายใต้สัญญา ”

พูดง่ายๆ ก็คือ เรียนรู้วิธีเรียกใช้โครงการเดียวก่อน แล้วการเรียกใช้หลายโครงการจะเกิดขึ้น (เกือบ) อย่างเป็นธรรมชาติ

2. พัฒนาแผน

ไม่ว่าคุณจะดำเนินโครงการเดียวหรือชุดของโครงการ คุณต้องพัฒนาแผนโครงการสำหรับแต่ละโครงการแยกกัน จากนั้นคุณจะสามารถติดตามกิจกรรมโครงการและให้ทีมของคุณมีขอบเขตการทำงานที่ชัดเจน

แผนโครงการประกอบด้วย:

• ข้อกำหนดของโครงการ — จัดกำหนดการประชุมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดและรวบรวมข้อกำหนดโดยรวม (ไม่มีการประชุมแบบตัวต่อตัว)
• ขอบเขตโครงการ — กำหนดขอบเขตงานของคุณและแยกสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องออก
• WBS (Work Breakdown Structure) — วิธีการแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นชิ้นเล็กๆ ที่ช่วยให้คุณจัดทำแผนงบประมาณและกรอบเวลาสำหรับแต่ละงาน
• กำหนดการ — กำหนดการที่พัฒนาขึ้นจะช่วยคุณประเมินว่างานเฉพาะจะใช้เวลานานแค่ไหนในการทำโครงการให้เสร็จ
• การ จัดทำงบประมาณ — เพื่อกำหนดงบประมาณของคุณให้ชัดเจน คุณต้องมี WBS อย่าลืมรวมความเสี่ยงไว้ในแผนงบประมาณของคุณ

เมื่อคุณมีแผนโปร่งใส ทั้งคุณและสมาชิกในทีมของคุณจะมีภาพที่ชัดเจนของขอบเขตงานและอยู่ในงานเสมอ ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถเปลี่ยนจากโครงการหนึ่งไปอีกโครงการหนึ่งได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่เสียเวลาอันมีค่า

3. กำหนดลำดับความสำคัญของโครงการ

เมื่อจัดการและติดตามหลายโครงการ มีกลยุทธ์มากมายที่สามารถช่วยให้คุณดำเนินการได้อย่างราบรื่น เราต้องการให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับการ จัดลำดับความสำคัญของโครงการ โครงการลำดับความสำคัญสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่จำเป็นต้องเป็นลำดับความสำคัญสำหรับองค์กร การให้ลำดับความสำคัญกับโครงการอาจเป็นงานใหญ่สำหรับผู้มีอำนาจตัดสินใจ ซึ่งมักจะเป็นผู้จัดการโครงการหลายโครงการหรือผู้จัดการอาวุโส เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำหนดโครงการที่มีลำดับความสำคัญได้สำเร็จ มีขั้นตอนบางอย่างที่สามารถช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เราได้เตรียมห้าขั้นตอนที่จะทำให้การจัดลำดับความสำคัญง่ายขึ้น

กำหนดเป้าหมาย

ในการกำหนดโครงการที่มีลำดับความสำคัญ เราต้องคำนึง ถึงเป้าหมายระยะยาว เสมอ ถ้าคุณไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน โครงการต่างๆ จะถึงวาระที่จะล้มเหลวในที่สุด เมื่อมีข้อสงสัย ให้ถามตัวเองเช่น: ฉันกำลังพยายามทำอะไรให้สำเร็จ เหตุใดโครงการนี้จึงมีความสำคัญ เมื่อทราบวัตถุประสงค์แล้ว คุณมุ่งเน้นที่ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการบรรลุผล

จัดลำดับความสำคัญของงานอย่างเป็นระบบ

ตัวอย่างเช่น หากมีโครงการที่ต้องจัดลำดับความสำคัญ 10 โครงการ ผู้มีอำนาจตัดสินใจควรนับโครงการตามลำดับความสำคัญ 1 ถึง 10 ซึ่งเป็นโครงการที่สำคัญน้อยที่สุด นอกจากนี้ ในการกำหนดลำดับความสำคัญของโครงการ ควรให้ความสนใจว่าโครงการใดขึ้นอยู่กับโครงการอื่น เฉพาะเมื่อโปรเจ็กต์ก่อนหน้าสิ้นสุดเท่านั้นที่สามารถเริ่มต้นโปรเจ็กต์ที่ไม่ต่อกันได้

กำหนดทรัพยากร

งานที่มีลำดับความสำคัญสูงจะได้รับทรัพยากรก่อน นอกจากนี้ หากโครงการที่กำลังดำเนินอยู่หลายโครงการไม่ได้ใช้ทรัพยากรร่วมกัน ผู้มีอำนาจตัดสินใจจะจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นให้กับโครงการที่มีลำดับความสำคัญก่อน

แยกแยะระหว่างงานเร่งด่วนและงานสำคัญ

จากการวิจัยพบว่า ผู้คนเลือกที่จะทำงานที่มีความสำคัญต่อเวลาก่อน กล่าวคือ งานเร่งด่วน มากกว่างานสำคัญที่มีผลระยะยาว เนื่องจากงานสำคัญมักจะน่ากลัวกว่า ในการแยกแยะระหว่างเรื่องเร่งด่วนและเรื่องสำคัญ คุณต้องออกจากเขตสบายและลงลึกในการแก้ปัญหาสำคัญๆ ก่อน

จัดกำหนดการการประชุมสำคัญ

สุดท้าย ควรมีการจัดประชุมสำคัญเพื่อกำหนดลำดับความสำคัญ พวกเขาไม่จำเป็นต้องมีการประชุมแยกกัน ตราบใดที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการตัดสินใจทั้งหมดอยู่และร่วมกัน

การจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นกลยุทธ์ที่น่าทึ่งซึ่งช่วยประหยัดเวลาและความพยายามอันมีค่าของคุณเมื่อจัดการและติดตามหลายโครงการพร้อมกัน ทำตามขั้นตอนตามลำดับ และเรารับประกันว่าคุณจะไม่ล้มเหลวในโครงการอีก

4. อย่าให้เสียสมาธิ

การมีงานยุ่งไม่ได้นำไปสู่การมีประสิทธิผลเสมอไป ดังนั้น พยายามจัดการสิ่งรบกวนสมาธิ เช่น ตอบกลับข้อความแชท พูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน หรือตรวจสอบการแจ้งเตือน ทำให้การตอบกลับอีเมลของคุณเป็นแบบอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลา และอย่าปล่อยให้สิ่งรบกวนสมาธิเล็กน้อยมาขัดขวางการจัดลำดับความสำคัญของงาน

เรียนรู้ วิธีพูดว่า "ไม่" ด้วย ถ้าคุณไม่เรียนรู้ที่จะพูดว่า "ไม่" คุณจะพบว่าตัวเองเต็มไปด้วยงาน คุณมีมากเกินไปในจานของคุณ - การเล่นกลหลายโครงการในครั้งเดียวก็เครียดเพียงพอ การพูดว่า "ไม่" เป็นประโยชน์ต่อคุณและธุรกิจของคุณ ตรงไปตรงมา ใจดี แต่มั่นคง การขจัดสิ่งรบกวนสมาธิในที่ทำงานจะทำให้คุณมีสมาธิจดจ่อ

5. มีการประชุมเป็นประจำ

การประชุมเป็นประจำมีความสำคัญสูงสุด เนื่องจาก 90% ของการจัดการโครงการเป็นเรื่องเกี่ยวกับ การสื่อสาร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดควรอยู่ในที่ประชุม และหากผู้มีอำนาจตัดสินใจหายไป ให้กำหนดเวลาการประชุมใหม่

ผู้จัดการโครงการชั้นนำมีวาระการประชุมล่วงหน้าอย่างน้อย 24 ชั่วโมงและแชร์งานนำเสนอ PowerPoint ก่อนการประชุม วิธีนี้ทำให้ทุกคนมีมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับโครงการและวัตถุประสงค์ของโครงการ ข้อควรจำ: จัดการการประชุม ไม่ใช่สไลด์การนำเสนอ นอกจากนี้ การประชุมหนึ่งครั้งควรครอบคลุมหัวข้อเดียวเท่านั้น

แนวทางเหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดการทีมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพและได้ผลลัพธ์ที่ดี

6. ใช้เครื่องมือที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ

ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์สามารถเป็นพยานได้ว่าการจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียวมีความสำคัญเพียงใด เมื่องานของคุณกระจัดกระจายไปตามเครื่องมือต่างๆ ทั้งคุณและสมาชิกในทีมของคุณจะไม่เห็นภาพที่ชัดเจนของขอบเขตงาน

แต่คุณควรใช้เครื่องมือใด

มีเครื่องมือการจัดการโครงการมากมายและเครื่องมือหนึ่งอาจอยู่ในความไม่แน่ใจด้วยเหตุผล

เมื่อเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสม เครื่องมือจัดการและติดตามคุณภาพควร:

สะดวกและใช้งานง่าย (ไม่มีใครชอบเครื่องมือที่ซับซ้อนและสับสน)

ติดตามเวลาและความคืบหน้าในโครงการ

จับตาดูงบประมาณและแจ้งให้คุณทราบเมื่อถึงงบประมาณโดยประมาณ

แบ่งโครงการตามงาน

ระบุกำหนดเวลาโครงการและงาน

สามารถแชร์และปรากฏต่อทีมของคุณได้ตลอดเวลา

นอกจากนี้ เราต้องดึงความสนใจของคุณให้ใช้ เครื่องมือการจัดการผลิตภัณฑ์ ที่เหมาะสมเช่นกัน แม้ว่างานของผู้จัดการโครงการคือการส่งมอบผลิตภัณฑ์ให้สำเร็จและนำไปสู่ขั้นตอนต่างๆ ของโครงการ แต่งานของผู้จัดการผลิตภัณฑ์คือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดของลูกค้าในภายหลัง ในการทำเช่นนั้น ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ต้องเลือกใช้เครื่องมือการจัดการผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสม ซึ่งจะทำให้การเริ่มต้นใช้งานผลิตภัณฑ์ดำเนินไปอย่างราบรื่น

คุณควรจำไว้ด้วยว่าไม่มีเครื่องมือใดที่จะทำงานให้คุณได้ ศึกษาคุณลักษณะต่างๆ อย่างรอบคอบและเรียนรู้วิธีใช้งานตามนั้น

7. ปรับเพื่อเปลี่ยน

ในฐานะผู้จัดการโครงการหลายโครงการ คุณอาจรู้ว่าโครงการเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา การเปลี่ยนแปลงในการจัดการโครงการเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเรียกใช้หลายโครงการพร้อมกัน หากไม่มี ขั้นตอนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง คุณจะสูญเสียการควบคุมงานของคุณ และโครงการจะถูกประณามความล้มเหลวอันเป็นผลตามมา

เมื่อคุณประเมินปัญหา คุณต้องกำหนดขั้นตอนต่อไปเพื่อแก้ไขปัญหา บางทีคุณอาจต้องรวมการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับขอบเขตงาน งบประมาณ หรือกรอบเวลาของคุณ โปรดทราบว่าบางครั้งปัญหาก็ไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ เลย

ตามคำกล่าวของ PRINCE2 “ มีเหตุผลเพียงสองประการในการดำเนินการเปลี่ยนแปลง: เพื่อแนะนำสิทธิประโยชน์ใหม่หรือเพื่อปกป้องผลประโยชน์ที่มีอยู่ ”

อย่างไรก็ตาม เมื่อดำเนินการหลายโครงการ การเปลี่ยนแปลงมักจะเกิดขึ้น ดังนั้นหากคุณทราบข้อมูลเป็นอย่างดี คุณจะไม่มีปัญหาในการเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้

8. มอบหมายงานของคุณ

บางครั้งคุณจะต้องมอบหมายความรับผิดชอบให้กับบุคคลอื่นในทีมของคุณ เนื่องจากคุณไม่สามารถทำทุกอย่างได้ด้วยตัวเอง คุณควรสร้างความไว้วางใจภายในทีมของคุณและมอบหมายงานตามนั้น

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าคุณจะมอบหมายความรับผิดชอบให้ผู้อื่น ไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่รับผิดชอบต่อผลลัพธ์อีกต่อไป งานของคุณคือเฝ้าติดตามงานที่กำลังดำเนินการอยู่และพยายามควบคุมงานนั้น โปรดทราบว่าการมอบหมายไม่ได้หมายถึงการจัดการแบบไมโคร

ดังนั้น ติดต่อกับทีมของคุณเพื่อให้คุณมีความเข้าใจในสิ่งที่พวกเขากำลังทำ มันทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นเมื่อรู้ว่าคุณมีการสื่อสารที่เปิดกว้างเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งต่าง ๆ เป็นไปตามแผน

เครื่องมือสำหรับการจัดการและติดตามหลายโครงการ

หากคุณยังใหม่ต่อการจัดการและติดตามหลายโครงการพร้อมๆ กัน คุณจะเห็นว่าการดำเนินการดังกล่าวเป็นการดำเนินการที่ค่อนข้างมาก หากไม่ใช้กลยุทธ์และเครื่องมือที่เหมาะสม คุณก็จะต้องเกาหัวในที่สุด

เมื่อดำเนินการหลายโครงการพร้อมกัน คุณต้องมีเครื่องมือคุณภาพที่มีคุณสมบัติมากมายและจัดการได้ง่าย มีเครื่องมือการจัดการโครงการมากมายและทำงานได้ดี แต่ต้องเลือกและพิจารณาข้อเท็จจริงทั้งหมดเมื่อเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม

ในส่วนนี้ เราต้องการเปรียบเทียบเครื่องมือสองอย่างที่สามารถช่วยคุณจัดการและติดตามโครงการของคุณได้อย่างง่ายดาย

การจัดการและติดตามหลายโครงการใน Excel

Microsoft Excel เป็นเครื่องมือจัดการโครงการอย่างง่ายที่ใช้สเปรดชีตเพื่อแสดงภาพ วางแผน และตรวจสอบโครงการขนาดเล็กหรือขนาดกลาง ประกอบด้วยเครื่องมือวิเคราะห์มากมายสำหรับการวิเคราะห์ที่มีประสิทธิภาพและเทมเพลตการจัดการโครงการหลายแบบ

Excel ใช้แผนภูมิแกนต์ ซึ่งเป็นแผนภูมิแท่งแนวนอนที่ใช้สำหรับการจัดการโครงการ แผนภูมิแกนต์แสดงกำหนดการ กำหนดเวลา ทรัพยากรแบบกราฟิก และช่วยตรวจสอบกำหนดการ

ข้อดีของ Excel คือมีเทมเพลตต่างๆ ที่ช่วยตรวจสอบและติดตามงานและความคืบหน้าในโครงการ

นอกจาก Excel แล้ว ผู้คนยังใช้ Google ชีต, Libre OfficeCalc เนื่องจากมีฟีเจอร์ที่คล้ายกัน

ในส่วนนี้ เราจะพิจารณาสั้นๆ เกี่ยวกับองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดใน เทมเพลตการติดตามหลายโครงการ ของ Microsoft Excel

สร้างแผนโครงการ

ใน รูปที่ 1: การสร้างแผนโครงการ คุณสามารถดูตำแหน่งที่คุณกรอกข้อมูลเกี่ยวกับชื่อโครงการ ชื่อลูกค้า และผู้จัดการที่รับผิดชอบ ที่ด้านขวาของเทมเพลต คุณสามารถดูงานทั้งหมดที่นำเสนอในแผนภูมิแกนต์

ภาพที่ 1: การสร้างแผนโครงการ

นอกจากนี้ คุณสามารถเลือกโครงการของคุณจากเมนูแบบเลื่อนลงและเพิ่มรายละเอียดสำหรับแต่ละโครงการ คุณสามารถเพิ่มโครงการได้มากเท่าที่คุณต้องการ เมื่อคุณเพิ่มหรือลบโปรเจ็กต์ โปรเจ็กต์จะอัปเดตโดยอัตโนมัติในแผนภูมิแกนต์

กรอกเอกสารข้อมูล

ภาพที่ 2 แผ่นข้อมูล แสดงจำนวนงานในแต่ละโครงการ และนี่คือที่ที่คุณติดตามสถานะของพวกเขา งานระหว่าง 1% ถึง 25% อยู่ในขั้นเริ่มต้น งานที่มีสถานะประมาณ 50% นั้นอยู่ในขั้นกลางและเสร็จสิ้นไปแล้วครึ่งหนึ่ง งานที่มีสถานะระหว่าง 75% ถึง 99% อยู่ในขั้นตอนสุดท้ายและกำลังจะเสร็จสิ้น งานที่มีสถานะ 100% เสร็จสมบูรณ์ทั้งหมด

ภาพที่ 2: เอกสารข้อมูล

ในแผ่นข้อมูล คุณสามารถเพิ่มหรือลบงานสำหรับแต่ละโครงการได้ ในคอลัมน์ รับผิดชอบ คุณสามารถมอบหมายผู้รับผิดชอบจากทีมของคุณสำหรับแต่ละงานและเขียนชื่อของพวกเขา

สุดท้าย กำหนดวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการของคุณในคอลัมน์ วันที่เริ่มต้น และ วันที่กำหนด

สร้างสรุปโครงการ

ใน รูปที่ 3 สรุปโครงการ คุณสามารถดูสรุปโครงการได้ ส่วนนี้ช่วยให้คุณมีมุมมองโดยรวมของโครงการของคุณ ทุกสิ่งที่คุณทำในแผ่นข้อมูลจะปรากฏที่นี่ นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มโครงการใหม่ได้ที่นี่ และโครงการจะแสดงขึ้นในแผนภูมิ Gannt โดยอัตโนมัติพร้อมกับเปอร์เซ็นต์ของความสำเร็จ

ภาพที่ 3: สรุปโครงการ

ในแผ่นข้อมูล t คุณสามารถดูสถานะของแต่ละงานแยกกันได้ อย่างไรก็ตาม ในการ สรุปโครงการ คุณสามารถมีมุมมองโดยรวมของสถานะของแต่ละโครงการได้

รับความประทับใจโดยรวม

โดยทั่วไป การเรียกใช้หลายโปรเจ็กต์ในสเปรดชีต Excel สามารถให้ภาพรวมโดยละเอียดและการแสดงภาพข้อมูลที่น่าดึงดูดแก่คุณได้ เป็นเครื่องมือราคาไม่แพงที่ทำกิจกรรมหลายอย่างและมีคนจำนวนมากที่คุ้นเคยกับ Excel

แต่มันสามารถกลายเป็นวงจรอุบาทว์ได้เนื่องจากต้องใช้การป้อนข้อมูลด้วยตนเอง แม้ว่าจะให้ภาพรวมที่ชัดเจนของสถิติ ความคืบหน้า วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด การเรียนรู้ไวยากรณ์ก็ต้องใช้ทักษะ ที่อาจใช้เวลานานและท้าทายในการจัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้เริ่มต้น การติดตามเวลาและการจัดทำงบประมาณจำเป็นต้องป้อนหลายสูตรด้วย

ข้อเสียอีกประการหนึ่งคือมีปัญหาด้านความปลอดภัย การแชร์ข้อมูลโครงการผ่านอีเมลอาจเป็นอันตรายต่อความเป็นส่วนตัวขององค์กร

โดยรวมแล้ว Excel เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับโครงการขนาดเล็กภายในองค์กรขนาดเล็ก อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังมองหาคุณสมบัติขั้นสูงและสมบูรณ์กว่านี้ คุณจะต้องเลือกใช้แอปพลิเคชันการติดตามและจัดการเพิ่มเติม

การจัดการและติดตามหลายโครงการใน Clockify

แอปพลิเคชั่นจับเวลา Clockify นำเสนอคุณสมบัติการจัดการโครงการ ที่ผู้คนที่ทำงานในหลายโครงการจะพบว่ามีประโยชน์ เป็น แอปพลิเคชั่นติดตามเวลา ที่เสนอคุณสมบัติการติดตามเวลาพื้นฐานสำหรับผู้ใช้และโครงการไม่จำกัดฟรี

ทำให้การจัดการและติดตามโครงการสะดวก โปร่งใส และดึงดูดสายตา ไฮไลท์สำคัญคือ คุณจะสามารถติดตามเวลาและความคืบหน้าของทีม ตั้งงบประมาณ และประมาณการเวลาสำหรับโครงการของคุณได้อย่างง่ายดาย

ในส่วนนี้ เราจะเจาะลึกถึงคุณสมบัติและความสามารถที่หลากหลายของ Clockify เกี่ยวกับการจัดการและติดตามหลายโครงการ

เพิ่มโครงการ งาน และกำหนดการเข้าถึง

ขั้นแรก คุณสามารถเพิ่มโครงการและงานได้มากเท่าที่คุณต้องการ และติดตามเวลาในแต่ละงานแยกกัน มอบหมายผู้รับผิดชอบงานแต่ละงาน ตั้งเวลาโดยประมาณ และทำเครื่องหมายงานว่าเสร็จสิ้นเมื่อเสร็จสิ้น

ภาพที่ 4: งาน

แท็บการเข้าถึง ทำให้คุณสามารถทำเครื่องหมายโปรเจ็กต์เป็นสาธารณะ เพื่อให้ทุกคนสามารถติดตามเวลาของโปรเจ็กต์ได้ ทำเครื่องหมายโครงการของคุณเป็นส่วนตัว และเฉพาะคนที่คุณเพิ่มในโครงการเท่านั้นที่จะสามารถติดตามเวลาได้

ภาพที่ 5: การเข้าถึง

มีสามระดับการเข้าถึง:

• ผู้ดูแลระบบ (ผู้ที่สามารถเห็นและแก้ไขทุกอย่าง)
• ผู้ใช้ทั่วไป (ผู้ที่สามารถติดตามเวลาและหากเปิดใช้งาน จะสร้างโครงการและงาน และดูสถานะ)
• ผู้จัดการ (ผู้ที่สามารถจัดการโครงการเฉพาะ ดูสถานะ เพิ่มสมาชิกในโครงการ และดูเวลาสำหรับโครงการและผู้ใช้ของพวกเขา)

เปลี่ยนการตั้งค่าโปรเจ็กต์

ในการตั้งค่าโปรเจ็กต์ คุณสามารถ ปรับแต่งโปรเจ็ก ต์ในแบบของคุณโดยเปลี่ยนชื่อและจัดหมวดหมู่ตามลูกค้า นอกจากนี้ คุณสามารถใช้จานสีเพื่อสร้างความแตกต่างของโปรเจ็กต์ได้

ภาพที่ 6: การตั้งค่าโปรเจ็กต์

นี้ยังเป็นที่ที่คุณสามารถ กำหนดอัตรารายชั่วโมง ที่เรียกเก็บเงินได้ คุณยังสามารถกำหนดวิธีที่คุณต้องการติดตามความคืบหน้าของโครงการ — การประเมินด้วยตนเองหรือตามงาน

ติดตามสถานะโครงการ

ใน แท็บสถานะ คุณสามารถเปรียบเทียบเวลาโดยประมาณกับเวลาของแทร็ก และติดตามความคืบหน้าได้ นี่คือที่ที่คุณมีมุมมองแบบองค์รวมเกี่ยวกับงาน ความคืบหน้า ผู้ได้รับมอบหมาย และงบประมาณของโครงการ

ภาพที่ 7: สถานะโครงการ

ข้อมูลจะแสดงเป็นภาพเพื่อให้คุณสามารถดูความคืบหน้าของโครงการ ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้อย่างชัดเจน

อีกครั้งกับความประทับใจโดยรวม

Clockify เป็นแอปพลิเคชันการจับเวลาที่ชาญฉลาดและใช้งานง่าย ซึ่งสามารถช่วยคุณจัดการโครงการของคุณได้อย่างมาก คุณสามารถติดตามแบบเรียลไทม์หรือป้อนเวลาที่ใช้ไปกับงานด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังแจ้งให้คุณทราบเมื่อถึงงบประมาณโดยประมาณและให้ข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อมูลและความคืบหน้าของโครงการของคุณ

ข้อได้เปรียบที่ช่วยประหยัดเวลาอย่างมากของ Clockify เมื่อเทียบกับ Excel คือความเรียบง่าย มาดูตัวอย่างกัน คุณอาจเคยเจอสถานการณ์ที่ลูกค้ามีหลายโครงการที่มีงานเป็นพัน ๆ ต่อโครงการเดียว ลองนึกภาพการป้อนข้อมูลทั้งหมดนั้นด้วยตนเอง คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับเรื่องนั้นอีกต่อไป เนื่องจาก คุณสามารถนำเข้าไฟล์ CSV เข้าสู่ Clockify ได้โดยตรง

นอกจากนี้ คุณยังสามารถติดตามเวลาภายในเว็บแอปพลิเคชันอื่นๆ ได้อีกด้วย หากคุณกำลังใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่ไม่มีคุณสมบัติการจับเวลา เช่น Trello ให้ติดตั้งปลั๊กอินและ Clockify จะติดตามเวลาโดยตรงในการ์ด/งานของ Trello เมื่อคุณเริ่มจับเวลา โปรเจ็กต์และงานที่ถูกต้องจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติในเครื่องมือติดตามเวลา ตามข้อมูลใน Trello

Clockify ยังทำงานร่วมกับ Asana, Jira, Quickbooks และเครื่องมือการจัดการโครงการอื่น ๆ อีกมากมาย

การจัดการและติดตามหลายโครงการพร้อมกันได้กลายเป็นแนวทางปฏิบัติทั่วไปในโลกที่เร่งรีบที่เราอาศัยอยู่ โชคดีที่ Clockify ช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าและทำงานโดยอัตโนมัติ

บทสรุป

การติดตามและจัดการหลายโครงการในเวลาเดียวกันเป็นงานที่ซับซ้อนและน่ากังวล ผู้จัดการโครงการหลายโครงการหรือนักแปลอิสระมีความรับผิดชอบอย่างมากในการควบคุมหลายโครงการ สมาชิกในทีม และความต้องการของลูกค้าพร้อมกัน

การใช้กลยุทธ์ที่เหมาะสมและการเลือกใช้เครื่องมือจัดการและติดตามคุณภาพจะทำให้กระบวนการนี้เป็นเครื่องจักรที่มีการหล่อลื่นอย่างดี

นอกจากนี้ อย่าลืมสร้างความไว้วางใจภายในทีมของคุณและเรียนรู้จากโครงการที่ผ่านมาของคุณ โครงการที่ดำเนินการสำเร็จแต่ละโครงการจะทำให้คุณมีความรู้มากขึ้นและคุณจะภาคภูมิใจกับงานของคุณมากยิ่งขึ้น