Jak zarządzać i śledzić wiele projektów

Zarządzając i śledząc pojedynczy projekt, jest tak wiele kroków, które należy podjąć, aby osiągnąć wyniki. Sytuacja staje się jeszcze bardziej skomplikowana, gdy prowadzimy wiele projektów jednocześnie . Zarządzanie wieloma projektami lub zarządzanie portfelem to środowisko, w którym wiele projektów jest uruchamianych w tym samym czasie.

Jeśli znajdziesz się w sytuacji, w której musisz prowadzić wiele projektów, musisz dobrze znać metodyki zarządzania projektami. Wymaga dużo praktyki, przerzucanie uwagi z jednego projektu na inny przy jednoczesnym przestrzeganiu terminów.

Ten wpis na blogu pomoże Ci rozpoznać niektóre z wyzwań, które możesz napotkać podczas zarządzania wieloma projektami i ich śledzenia oraz przedstawi najlepsze strategie i narzędzia do ich pokonania.

Kto zarządza i śledzi wiele projektów?

Chociaż zarządzanie i śledzenie projektów angażuje wielu interesariuszy, ostatecznie osobą, która ponosi główną odpowiedzialność za ich sukces lub porażkę, jest kierownik ds. wielu projektów . To ogromny ciężar do wzięcia na siebie. Jednak tylko ci, którzy mają największe umiejętności organizacyjne i komunikacyjne, mogą osiągnąć nie najlepsze, ale spójne wyniki .

Wspólne kompetencje kierownika wielu projektów:

• Posiada innowacyjny styl myślenia,
• nie jest zorientowany na szczegóły,
• Posiada umiejętność wielozadaniowości,
• Możliwość przełączania się z jednego projektu na inny,
• Skutecznie radzi sobie ze stresem,
• Zajmuje się konfliktami w zespole,
• Efektywnie wykorzystuje zasoby,
• Żongluje zespołem i potrzebami klienta.

Doświadczeni kierownicy projektów posiadają zarówno miękkie, jak i twarde umiejętności, aby móc systematycznie prowadzić wiele projektów. Pamiętaj: czołowy kierownik projektu inwestuje 90% swojego czasu w komunikację z zespołem . Dlatego otwarta komunikacja w zespole jest podstawą w zarządzaniu i śledzeniu wielu projektów jednocześnie. Ponadto zajmowanie się wieloma pracami freelancerskimi można również uznać za „zarządzanie i śledzenie wielu projektów”, dlatego możemy powiedzieć, że pracownicy zewnętrzni mogą również być menedżerami wielu projektów.

Problemy, które mogą się pojawić podczas zarządzania i śledzenia wielu projektów

Prowadzenie jednego projektu obejmuje wiele kroków, które należy wykonać, a droga może być po drodze wyboista. Teraz wyobraź sobie zarządzanie i śledzenie kilku projektów jednocześnie. Żonglowanie wieloma projektami naraz może sprowadzić wiele kłopotów na osoby odpowiedzialne. Dlatego ważne jest, aby rozpoznać problemy, które mogą pojawić się w tym procesie. Tylko wtedy, gdy jesteś świadomy problemów, możesz je skutecznie przezwyciężyć i osiągnąć rezultaty.

Przygotowaliśmy listę najczęstszych problemów, które mogą się pojawić podczas zarządzania i śledzenia wielu projektów jednocześnie.

Przeciążać

Przydzielając odpowiednie osoby do prowadzenia kilku projektów jednocześnie, należy pomyśleć o obciążeniu pracą. Jeśli na przykład trzy osoby zostaną przydzielone do pracy, która wymaga co najmniej sześciu osób, mogą pojawić się problemy. Przeciążenie projektu powoduje pogorszenie wydajności i wysoki poziom stresu w zespole. W konsekwencji ucierpi jakość produktów. Co więcej, samotny freelancer, który podejmuje się zbyt wielu projektów na raz, również może cierpieć z powodu przeciążenia lub co gorsza — wypalenia. Gdy obciążenie pracą jest równomiernie przydzielone, członkowie zespołu będą odczuwać mniejszą presję, a tym samym osiągać lepsze wyniki.

Niezdefiniowany priorytet

Żonglując kilkoma projektami na raz, często konieczne jest ustalenie ich priorytetów. Pilny projekt to nie to samo co ważny projekt . Czasami decydenci wyciągają wnioski i ustalają priorytety projektów na podstawie ich tendencji lub pilności. W rezultacie kończą się słabymi wynikami.

Używanie niewłaściwych narzędzi do Twoich potrzeb

Aby zapewnić spójne wyniki, kluczowe jest korzystanie z odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami i śledzenia. Unikaj trzymania notatek w kilku różnych miejscach i używania przestarzałej maszyny do dziurkowania. Wybór niespójnych narzędzi, które często są przestarzałe lub nawet brakuje im potrzebnych funkcji, może prowadzić do ogólnego zamieszania w zespole i niedotrzymania terminów. Dlatego wybierz narzędzie, które oferuje efektywną współpracę i śledzenie czasu w Twoim zespole. W ten sposób wszyscy interesariusze będą mieli jasny wgląd w zakres prac w dowolnym momencie i nigdy więcej nie przegapią terminu. W dalszej części tego wpisu przedstawimy Ci wygodne narzędzie, które pomoże Ci efektywnie zarządzać i śledzić pracę Twojego zespołu.

Alokacja zasobów

Innym problemem kierownika wielu projektów jest: „ Jak odpowiednio alokować zasoby? „Według wspomnianych powyżej wyników badań kierownik wielu projektów często ma do czynienia z deficytami zasobów. W przypadku jednoczesnego uruchamiania wielu projektów pewne zasoby muszą być udostępniane.

Zasoby nie powinny być nadmiernie ani niedostatecznie przydzielone . Na przykład sala konferencyjna to zasób, który powinien być równo rozdysponowany dla wszystkich, niedostępny rano i pusty po południu. Z drugiej strony, jeśli niektórzy członkowie zespołu nie mają żadnych zaplanowanych zadań, ich alokacja jest niewystarczająca. Co więcej, może to spowodować niezadowolenie pracowników, ponieważ niektórzy koledzy z zespołu mogą nie mieć nic do roboty, podczas gdy inni są przepełnieni.

Zadaniem kierownika ds. wielu projektów jest ciągłe zapoznawanie się z dostępnością zasobów i równorzędne przypisywanie ich w przypadku prowadzenia wielu projektów.

8 strategii skutecznego zarządzania i śledzenia wielu projektów

Musisz żonglować wymaganiami klientów, planami projektów, zakresami, członkami zespołu, budżetem… i tym wszystkim pomnożonym przez trzy, a nawet pięć projektów jednocześnie. Brzmi niemożliwie? Nie musi tak być, jeśli wybierzesz odpowiednie strategie . Dlatego przygotowaliśmy 8 strategii, które pomogą Ci skutecznie zarządzać i śledzić wiele projektów.

1. Dowiedz się, jak prowadzić pojedynczy projekt

Jeśli jesteś nowy w zarządzaniu projektami, musisz zrozumieć, że nie możesz przeskoczyć do uruchamiania wielu projektów naraz, nie wiedząc, jak skutecznie uruchomić najpierw jeden projekt.

Proces zarządzania projektem rozpoczyna się od spotkania inicjującego projekt, podczas którego sponsor projektu przedstawia wszystkie cele i wymagania. Następnie musisz spełnić te wymagania i stworzyć swoje zestawienie pracy według startera projektu. Twoje zestawienie pracy, zwane również „zakresem pracy”, musi określać cały zakres pracy, w tym koszty, terminy i oczekiwane rezultaty.

Książka Project Management Institute A Guide to the Project Management Body of Knowledge definiuje oświadczenie o pracy jako „ opisowy opis produktów lub usług, które mają być dostarczone w ramach umowy ”.

Mówiąc najprościej — naucz się najpierw uruchomić jeden projekt, a prowadzenie wielu projektów przyjdzie (prawie) naturalnie.

2. Opracuj plan

Niezależnie od tego, czy prowadzisz pojedynczy projekt, czy zestaw projektów, musisz opracować plan projektu dla każdego projektu osobno. Tylko wtedy będziesz mógł śledzić działania projektowe i zapewnić swojemu zespołowi jasny zakres prac.

Plan projektu obejmuje:

• Wymagania projektowe — Zaplanuj spotkanie ze wszystkimi interesariuszami i zbierz wymagania zbiorowo (nie prowadź spotkań jeden na jeden).
• Zakres projektu — Określ zakres swojej pracy i wyklucz rzeczy nieistotne.
• WBS (Struktura podziału pracy) — metoda podziału projektu na mniejsze części, która pomaga w sporządzeniu planu budżetowania i ram czasowych dla każdego zadania.
• Harmonogram — opracowany harmonogram pomoże Ci oszacować, ile czasu zajmie wykonanie danego zadania.
• Budżetowanie — Aby jasno określić budżet, potrzebujesz WBS. Nie zapomnij uwzględnić ryzyka w swoim planie budżetu.

Gdy masz przejrzysty plan, zarówno Ty, jak i członkowie Twojego zespołu, będziecie mieli jasny obraz zakresu pracy i zawsze będziecie realizować zadanie. Co więcej, będziesz mógł skutecznie przełączać się z jednego projektu na drugi, nie tracąc cennego czasu.

3. Określ projekt priorytetowy

Podczas zarządzania i śledzenia wielu projektów istnieje wiele strategii, które mogą pomóc w ich płynnym prowadzeniu. Chcemy zwrócić szczególną uwagę na priorytetyzację projektów . Projekt priorytetowy dla interesariusza niekoniecznie jest priorytetem dla organizacji. Nadanie priorytetu projektom może być ogromnym przedsięwzięciem dla decydenta, którym zazwyczaj jest kierownik wielu projektów lub kierownik wyższego szczebla. Aby upewnić się, że pomyślnie zdefiniujesz projekt priorytetowy, istnieje kilka kroków, które mogą pomóc w podjęciu skutecznej decyzji.

Przygotowaliśmy pięć kroków, które ułatwią ustalanie priorytetów.

Ustawić cel

Przy ustalaniu projektu priorytetowego należy zawsze brać pod uwagę cel długoterminowy . Jeśli nie masz jasnego celu, projekty są skazane na porażkę. W razie wątpliwości zadaj sobie pytania takie jak: Co próbuję osiągnąć? Dlaczego ten projekt jest ważny? Znając cele, skupiasz się na najważniejszych krokach prowadzących do osiągnięcia wyników.

Systematycznie ustalaj priorytety zadań

Jeżeli na przykład jest dziesięć projektów do uszeregowania, decydent powinien ponumerować projekty w oparciu o priorytet 1 do 10 — jako najmniej ważny. Ponadto, aby określić projekt priorytetowy, należy zwrócić uwagę na to, które projekty są zależne od pozostałych. Projekt zależny można rozpocząć dopiero po zakończeniu poprzedniego projektu.

Przypisz zasoby

Zadania o wysokim priorytecie otrzymują najpierw zasoby. Co więcej, jeśli kilka trwających projektów nie dzieli żadnych zasobów, decydenci najpierw przydzielają niezbędne zasoby do projektów priorytetowych.

Rozróżnij pilne i ważne zadania

Według badań ludzie wolą w pierwszej kolejności wykonywać zadania wrażliwe na czas, tj. pilne zadania, a nie ważne zadania, które mają długoterminowe skutki. Dzieje się tak, ponieważ ważne zadania są zwykle bardziej onieśmielające. Aby odróżnić to, co jest pilne od tego, co ważne, musisz najpierw wyjść ze swojej strefy komfortu i zagłębić się w rozwiązywanie ważnych zadań.

Zaplanuj spotkania priorytetowe

Wreszcie, powinny odbywać się spotkania priorytetowe w celu określenia priorytetów. Nie muszą to być oddzielne spotkania, o ile wszyscy interesariusze podejmujący decyzje są obecni i skoordynowani.

Priorytetyzacja pracy to niesamowita strategia, która pozwala zaoszczędzić cenny czas i wysiłek podczas jednoczesnego zarządzania i śledzenia wielu projektów. Postępuj zgodnie z instrukcjami, a gwarantujemy, że nigdy więcej nie zawiedziesz projektów.

4. Nie pozwalaj na rozpraszanie się

Bycie zajętym niekoniecznie prowadzi do produktywności. Spróbuj więc radzić sobie z rozproszeniami, takimi jak odpowiadanie na wiadomości na czacie, rozmowa ze współpracownikami lub sprawdzanie powiadomień. Zautomatyzuj swoje odpowiedzi na wiadomości e-mail, aby zaoszczędzić czas i nie pozwól, aby błahe rozpraszacze przeszkadzały w ustalaniu priorytetów Twojej pracy.

Naucz się też mówić „Nie” . Jeśli nie nauczysz się mówić „nie”, zostaniesz zasypany pracą. Masz już za dużo na głowie — żonglowanie kilkoma projektami jednocześnie jest wystarczająco stresujące. Powiedzenie „Nie” jest korzystne dla Ciebie i Twojej firmy. Po prostu bądź bezpośredni, miły, ale stanowczy. Eliminacja rozpraszania się w pracy odciąży Twój umysł i pozwoli Ci się skupić.

5. Odbywaj regularne spotkania

Regularne spotkania mają ogromne znaczenie, ponieważ 90% zarządzania projektami dotyczy komunikacji . Wszyscy interesariusze powinni być obecni na spotkaniu, a jeśli brakuje niektórych osób podejmujących decyzje — przełożyć spotkanie.

Główny kierownik projektu ma agendę z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem i udostępnia prezentację PowerPoint przed spotkaniem. W ten sposób każdy ma jasny obraz projektu i jego celów. Pamiętaj: zarządzaj spotkaniem, a nie slajdami prezentacji. Ponadto jedno spotkanie powinno dotyczyć tylko jednego tematu.

Te wskazówki pomogą Ci skutecznie zarządzać zespołem i uzyskiwać owocne wyniki.

6. Użyj odpowiedniego narzędzia do swoich potrzeb

Doświadczeni kierownicy projektów mogą potwierdzić, jak ważne jest przechowywanie wszystkich informacji w jednym miejscu. Kiedy Twoje zadania są rozproszone po różnych narzędziach, ani Ty, ani członkowie Twojego zespołu nie macie jasnego obrazu zakresu pracy.

Ale jakiego narzędzia powinieneś użyć?

Dostępnych jest tak wiele narzędzi do zarządzania projektami i nie bez powodu można znaleźć się w rozterce.

Wybierając odpowiednie narzędzie, narzędzie do zarządzania i śledzenia jakości powinno:

Bądź wygodny i łatwy w użyciu (nikt nie lubi skomplikowanych i mylących narzędzi).

Śledź czas i postępy w projekcie.

Miej oko na budżet i powiadamiaj Cię, gdy szacowany budżet zostanie osiągnięty.

Podziel projekty według zadań.

Podaj terminy projektów i zadań.

Bądź widoczny dla swojego zespołu przez cały czas.

Co więcej, musimy również zwrócić Twoją uwagę na korzystanie z odpowiedniego narzędzia do zarządzania produktami . Podczas gdy zadaniem kierownika projektu jest pomyślne dostarczenie produktu i przeprowadzenie go przez różne etapy projektu, zadaniem kierownika produktu jest upewnienie się, że wymagania klienta są następnie spełnione. Aby to zrobić, menedżer produktu musi wybrać odpowiednie narzędzie do zarządzania produktem, które sprawi, że wdrożenie produktu będzie przebiegać płynnie.

Pamiętaj też, że żadne narzędzie nie wykona za Ciebie pracy. Uważnie przestudiuj jego funkcje i naucz się, jak z nich odpowiednio korzystać.

7. Dostosuj, aby zmienić

Jako kierownik ds. wielu projektów prawdopodobnie wiesz, że projekty zmieniają się w czasie. Zmiany w zarządzaniu projektami są prawie nieuniknione, zwłaszcza jeśli prowadzisz wiele projektów jednocześnie. Bez posiadania procedury kontroli zmian stracisz kontrolę nad swoją pracą, a projekty skazane są w konsekwencji na niepowodzenie.

Kiedy oceniasz problem, musisz określić następny krok, aby go rozwiązać. Być może będziesz musiał zintegrować zmiany dotyczące zakresu pracy, budżetu lub ram czasowych. Pamiętaj, że czasami problem nie wymaga żadnego działania.

Według PRINCE2 „ są tylko dwa powody do wprowadzenia zmiany: wprowadzenie nowego świadczenia lub ochrona istniejącego świadczenia. ”

Niemniej jednak, podczas prowadzenia wielu projektów, zmiany często się zdarzają. Tak więc, jeśli jesteś dobrze poinformowany, nie będziesz mieć problemów z dostępem do nich.

8. Deleguj swoją pracę

Czasami będziesz musiał przydzielić obowiązki innym osobom w swoim zespole. Ponieważ nie możesz zrobić wszystkiego sam, powinieneś budować zaufanie w swoim zespole i odpowiednio delegować zadania.

Jednak nawet jeśli przypisujesz obowiązki innym osobom, nie oznacza to, że nie jesteś już odpowiedzialny za wynik. Twoim zadaniem jest monitorowanie prac w toku i sprawowanie nad nimi kontroli. Pamiętaj, że delegowanie nie oznacza mikrozarządzania.

Dlatego połącz się ze swoim zespołem, aby zrozumieć, co robią. Ułatwia Ci życie, wiedząc, że masz otwartą komunikację, aby upewnić się, że wszystko jest na dobrej drodze.

Narzędzia do zarządzania i śledzenia wielu projektów

Jeśli jesteś nowy w zarządzaniu i śledzeniu kilku projektów jednocześnie, przekonasz się, że może to być nie lada przedsięwzięcie. Bez użycia odpowiednich strategii i narzędzi w końcu podrapiesz się w głowę.

Prowadząc kilka projektów jednocześnie, potrzebujesz wysokiej jakości narzędzia, bogatego w funkcje i łatwego w zarządzaniu. Istnieje wiele narzędzi do zarządzania projektami i na pewno dobrze wykonują swoją pracę. Ale przy wyborze odpowiedniego narzędzia należy być wybiórczym i wziąć pod uwagę wszystkie fakty.

W tej sekcji chcemy porównać dwa narzędzia, które mogą pomóc w łatwym zarządzaniu i śledzeniu projektów.

Zarządzanie i śledzenie wielu projektów w Excelu

Microsoft Excel to proste narzędzie do zarządzania projektami, które wykorzystuje arkusze kalkulacyjne do wizualizacji, planowania i monitorowania małych lub średnich projektów. Zawiera wiele narzędzi analitycznych do sprawnej analizy oraz kilka szablonów zarządzania projektami.

Program Excel używa wykresu Gantta — poziomego wykresu słupkowego używanego do zarządzania projektami. Wykres Gantta zapewnia graficzną reprezentację harmonogramów, terminów, zasobów i pomaga je monitorować.

Zaletą programu Excel jest to, że oferuje różne szablony, które pomagają monitorować i śledzić zadania oraz ich postęp w projektach.

Oprócz Excela ludzie używają również Arkuszy Google, Libre OfficeCalc, ponieważ oferują podobne funkcje.

W tej sekcji przyjrzymy się pokrótce najważniejszym elementom szablonu śledzenia wielu projektów programu Microsoft Excel.

Utwórz plan projektu

Na obrazku 1: Tworząc plan projektu, możesz zobaczyć miejsce, w którym wpisujesz informacje dotyczące nazwy projektu, nazwy klienta i odpowiedzialnego kierownika. Po prawej stronie szablonu możesz zobaczyć wszystkie zadania przedstawione na wykresie Gantta.

Obraz 1: Tworzenie planu projektu

Możesz także wybrać swoje projekty z menu rozwijanego i dodać szczegóły dla każdego z nich. Możesz dodać tyle projektów, ile chcesz. Po dodaniu lub usunięciu projektu jest on automatycznie aktualizowany na wykresie Gantta.

Wypełnij arkusz danych

Rysunek 2 Arkusz danych pokazuje liczbę zadań w każdym projekcie i tutaj możesz śledzić ich status. Na początkowym etapie są zadania od 1% do 25%. Zadania, których status wynosi około 50%, znajdują się w środkowej fazie i są w połowie ukończone. Zadania o statusie od 75% do 99% znajdują się w końcowej fazie i niedługo zostaną zakończone. Zadania ze statusem 100% są w całości wykonane.

Obraz 2: Arkusz danych

W arkuszu danych możesz dodawać lub usuwać zadania dla każdego projektu. W kolumnie odpowiedzialnej możesz przypisać osobę odpowiedzialną ze swojego zespołu do każdego zadania i wpisać jej imiona.

Na koniec ustaw daty rozpoczęcia i zakończenia projektów w kolumnach daty rozpoczęcia i dni wymaganych .

Utwórz podsumowanie projektów

Na obrazku 3 Podsumowanie projektu , możesz zobaczyć podsumowanie projektów. Ta sekcja pozwala mieć ogólny widok swoich projektów. Wszystko, co zrobiłeś w arkuszu danych, będzie tutaj widoczne. Możesz także dodać tutaj nowe projekty, które automatycznie pojawią się na wykresie Gannta wraz z procentem ich ukończenia.

Obraz 3: Podsumowanie projektu

W arkuszu danych możesz zobaczyć status każdego zadania z osobna. Jednak w podsumowaniu projektu można uzyskać ogólny widok stanu każdego projektu.

Przyjrzyj się ogólnemu wrażeniu

Zasadniczo uruchamianie wielu projektów w arkuszach kalkulacyjnych Excel może zapewnić szczegółowy przegląd i chwytliwe wizualizacje danych. Jest to niedrogie narzędzie, które wykonuje wiele czynności, a sporo osób zna Excela.

Może jednak zamienić się w błędne koło, ponieważ wymaga ręcznego wprowadzania danych. Mimo że zapewnia przejrzysty przegląd statystyk, postępów, dat rozpoczęcia i zakończenia — nauka składni wymaga umiejętności. Może to być czasochłonne i trudne w zarządzaniu, szczególnie dla początkujących. Śledzenie czasu i budżetowanie również wymagają wprowadzenia wielu formuł.

Kolejnym minusem jest to, że ma problemy z bezpieczeństwem. Udostępnianie danych projektu za pośrednictwem poczty e-mail może zagrozić prywatności Twojej organizacji.

Ogólnie rzecz biorąc, Excel jest dobrym wyborem dla małych projektów w małych organizacjach. Jeśli jednak szukasz czegoś bardziej zaawansowanego i bogatego w funkcje, będziesz musiał zdecydować się na dodatkową aplikację śledzącą i zarządzającą.

Zarządzanie i śledzenie wielu projektów w Clockify

Aplikacja do pomiaru czasu, Clockify, oferuje funkcje zarządzania projektami, które przydadzą się osobom pracującym nad wieloma projektami. Jest to aplikacja do śledzenia czasu, która oferuje podstawowe funkcje śledzenia czasu dla nieograniczonej liczby użytkowników i projektów za darmo.

Dzięki temu zarządzanie i śledzenie projektów jest bardzo wygodne, przejrzyste i atrakcyjne wizualnie. Najważniejsze jest to, że będziesz mógł łatwo śledzić czas i postępy swojego zespołu, ustalać budżet i szacować czas dla swoich projektów.

W tej sekcji zagłębimy się w bogate funkcje i możliwości Clockify w zakresie zarządzania i śledzenia wielu projektów.

Dodaj projekty, zadania i zdefiniuj dostęp

Po pierwsze, możesz dodać dowolną liczbę projektów i zadań oraz śledzić czas każdego zadania z osobna. Przypisz osobę odpowiedzialną za każde zadanie, ustaw szacowany czas i oznacz zadania jako wykonane po ukończeniu.

Obraz 4: Zadania

Karta Dostęp oferuje możliwość oznaczenia projektów jako publicznych, aby każdy mógł śledzić ich czas. Oznacz swój projekt jako prywatny, a tylko osoby, które do niego dodasz, będą mogły śledzić jego czas.

Obraz 5: Dostęp

Istnieją trzy poziomy dostępu:

• Administratorzy (osoby, które mogą wszystko zobaczyć i edytować),
• Zwykli użytkownicy (osoby, które mogą śledzić czas i, jeśli są włączone, tworzyć projekty i zadania oraz sprawdzać status),
• Menedżerowie (osoby, które mogą zarządzać konkretnymi projektami, widzieć status, dodawać członków do projektów i widzą czas dla swoich projektów i użytkowników).

Zmień ustawienia projektu

W ustawieniu projektu możesz spersonalizować swoje projekty , zmieniając ich nazwy i kategoryzując je według klientów. Możesz także użyć palety kolorów, aby wizualnie wyróżnić projekty.

Obraz 6: Ustawienia projektu

Jest to również miejsce, w którym możesz ustawić rozliczane stawki godzinowe . Możesz także ustawić sposób śledzenia postępu projektu — szacowanie ręczne lub oparte na zadaniach.

Śledź statusy projektów

Na karcie stanu możesz porównać szacowany czas z czasem śledzenia i śledzić postępy. To miejsce, w którym masz całościowy wgląd w zadania, postępy, delegacje i budżetowanie swoich projektów.

Obraz 7: Status projektu

Dane są prezentowane wizualnie, dzięki czemu masz jasny wgląd w postęp projektu oraz godziny rozliczane i niepodlegające rozliczeniu.

Jeszcze raz przyjrzyj się ogólnemu wrażeniu

Clockify to inteligentna i łatwa w użyciu aplikacja do pomiaru czasu, która może znacznie pomóc w zarządzaniu projektami. Możesz śledzić w czasie rzeczywistym lub ręcznie wprowadzić czas spędzony na zadaniu. Powiadamia również o osiągnięciu szacowanego budżetu i zapewnia jasny wgląd w dane i postępy w projektach.

Ogromną zaletą Clockify, która pozwala zaoszczędzić czas, w porównaniu do Excela, jest jego prostota. Spójrzmy na przykład. Prawdopodobnie spotkałeś się z sytuacjami, w których klienci mieli wiele projektów z tysiącami zadań na jeden projekt. Wyobraź sobie, że wprowadzasz wszystkie te dane ręcznie. Nie musisz się już o to martwić, ponieważ możesz bezpośrednio zaimportować plik CSV do Clockify .

Co więcej, możesz śledzić czas w innych aplikacjach internetowych. Jeśli używasz narzędzia do zarządzania projektami, które nie posiada funkcji pomiaru czasu, takiego jak Trello, zainstaluj wtyczkę, a Clockify będzie śledzić czas bezpośrednio w kartach/zadaniach Trello. Po uruchomieniu stopera odpowiedni projekt i zadanie zostaną automatycznie utworzone w narzędziu do śledzenia czasu na podstawie informacji z Trello.

Clockify integruje się również z Asaną, Jira, Quickbooks i wieloma innymi narzędziami do zarządzania projektami.

Zarządzanie i śledzenie wielu projektów jednocześnie stało się powszechną praktyką w szybko zmieniającym się świecie, w którym żyjemy. Na szczęście Clockify oszczędza cenny czas i wykonuje pracę automatycznie.

Wniosek

Śledzenie i zarządzanie wieloma projektami jednocześnie to złożone i zniechęcające przedsięwzięcie. Kierownik ds. wielu projektów lub freelancer ponosi ogromną odpowiedzialność za jednoczesne żonglowanie wieloma projektami, członkami zespołu i wymaganiami klienta.

Korzystanie z właściwych strategii i wybór narzędzia do zarządzania i śledzenia jakości może sprawić, że proces ten stanie się dobrze naoliwioną maszyną.

Co więcej, nie zapomnij budować zaufania w swoim zespole i uczyć się na wcześniejszych projektach. Każdy pomyślnie zrealizowany projekt przyniesie Ci więcej wiedzy, a Ty będziesz z dumą cieszyć się swoją pracą jeszcze bardziej.