كيفية إدارة وتتبع مشاريع متعددة

عند إدارة مشروع واحد وتتبعه ، هناك العديد من الخطوات التي يجب على المرء اتخاذها لتحقيق النتائج. يصبح الموقف أكثر تعقيدًا عند تشغيل مشاريع متعددة في وقت واحد . تعد إدارة المشاريع المتعددة أو إدارة المحافظ بيئة يتم فيها تشغيل العديد من المشاريع في نفس الوقت.

إذا وجدت نفسك في موقف تحتاج فيه إلى تشغيل عدة مشاريع ، فأنت بحاجة إلى أن تكون على دراية جيدة بمنهجيات إدارة المشروع. يتطلب الكثير من الممارسة ، وتحويل الانتباه من مشروع إلى آخر معًا أثناء اتباع المواعيد النهائية.

سيساعدك منشور المدونة هذا في التعرف على بعض التحديات التي قد تواجهها عند إدارة وتتبع مشاريع متعددة ، ويقدم لك أفضل الاستراتيجيات والأدوات للتغلب عليها.

من يدير ويتتبع مشاريع متعددة؟

على الرغم من أن إدارة المشاريع وتتبعها تشمل العديد من أصحاب المصلحة ، فإن الشخص الذي يتحمل المسؤولية الأساسية عن نجاحهم أو فشلهم هو مدير المشاريع المتعددة في نهاية المطاف. إنه عبء كبير يجب تحمله. ومع ذلك ، فإن الأشخاص الذين يتمتعون بأكبر قدر من المهارات التنظيمية والاتصالية هم فقط من يمكنهم تحقيق ليس أفضل النتائج ولكن بشكل متسق .

كفاءات مدير المشاريع المتعددة المشتركة:

• يمتلك أسلوب تفكير مبتكر ،
• لا يهتم بالتفاصيل ،
• يمتلك مهارات تعدد المهام ،
• قادرة على الانتقال من مشروع إلى آخر ،
• يتعامل مع الإجهاد بشكل فعال ،
• يتعامل مع النزاعات داخل الفريق ،
• يستخدم الموارد بشكل فعال ،
• فريق Juggles واحتياجات العملاء.

يمتلك مديرو المشاريع من ذوي الخبرة المهارات الشخصية والصعبة على حد سواء ليكونوا قادرين على تشغيل مشاريع متعددة بشكل منهجي. تذكر: يستثمر مدير المشروع الأعلى 90٪ من وقته في التواصل مع الفريق . لذلك ، فإن التواصل المفتوح داخل الفريق هو الأساس في إدارة وتتبع مشاريع متعددة في وقت واحد. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أيضًا اعتبار التعامل مع مجموعة من الوظائف المستقلة بمثابة "إدارة وتتبع مشاريع متعددة" ومن ثم يمكننا القول إن العاملين لحسابهم الخاص قد يكونون أيضًا مديرين لمشاريع متعددة.

المشاكل التي قد تنشأ عند إدارة وتتبع عدة مشاريع

يتطلب تشغيل مشروع واحد العديد من الخطوات التي يجب على المرء أن يتخذها ، ويمكن أن يكون الطريق وعرًا على طول الطريق. الآن ، تخيل إدارة وتتبع العديد من المشاريع في وقت واحد. قد يؤدي التوفيق بين عدة مشاريع في وقت واحد إلى جلب العديد من المآزق للأشخاص المسؤولين. لذلك ، من الضروري التعرف على تلك المشاكل التي قد تنشأ في هذه العملية. فقط عندما تكون على دراية بالمشكلات ، يمكنك التغلب عليها بنجاح وتحقيق النتائج.

لقد أعددنا قائمة بالمشكلات الأكثر شيوعًا التي قد تنشأ عند إدارة وتتبع عدة مشاريع في وقت واحد.

الزائد

عند تخصيص الأشخاص المناسبين لتشغيل العديد من المشاريع في نفس الوقت ، من الضروري التفكير في عبء العمل. إذا تم ، على سبيل المثال ، تعيين عبء العمل لثلاثة أشخاص والذي يتطلب ستة أشخاص على الأقل ، فقد تنشأ مشاكل. ينتج عن الحمل الزائد للمشروع ضعف في الأداء ومستويات عالية من التوتر داخل الفريق. وبالتالي ، ستعاني جودة المخرجات. علاوة على ذلك ، يمكن أن يعاني العامل المستقل الفردي الذي يتولى العديد من المشاريع في وقت واحد من الحمل الزائد أو الأسوأ - الإرهاق. عندما يتم تخصيص عبء العمل بالتساوي ، سيشعر أعضاء الفريق بضغط أقل وبالتالي تحقيق نتائج أفضل.

أولوية غير محددة

عند التوفيق بين عدة مشاريع في وقت واحد ، من الضروري في كثير من الأحيان ترتيبها حسب الأولوية. مشروع عاجل ليس هو نفسه مشروع مهم . في بعض الأحيان ، يقفز صانعو القرار إلى الاستنتاجات ويرتبون أولويات المشاريع بناءً على ميولهم أو مدى إلحاحهم. نتيجة لذلك ، ينتهي بهم الأمر بنتائج سيئة.

استخدام الأدوات الخاطئة لاحتياجاتك

لتحقيق نتائج متسقة ، يعد استخدام أداة تتبع وإدارة المشروع الصحيحة أمرًا جوهريًا. تجنب تدوين الملاحظات في عدة أماكن مختلفة واستخدام آلة الساعة المثقبة التي عفا عليها الزمن. قد يؤدي اختيار الأدوات غير المتسقة التي غالبًا ما تكون قديمة أو تفتقر إلى الميزات التي تحتاجها إلى ارتباك عام داخل الفريق وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية. ومن ثم ، اختر أداة توفر تعاونًا فعالًا وتتبع الوقت داخل فريقك. بهذه الطريقة ، سيكون لجميع أصحاب المصلحة رؤية واضحة لنطاق العمل في أي وقت معين ولن يفوتوا الموعد النهائي مرة أخرى. لاحقًا في هذا المنشور ، سنقدم لك أداة ملائمة ستساعدك على إدارة وتتبع عمل فريقك بشكل فعال.

تخصيص الموارد

مصدر قلق آخر لمدير متعدد المشاريع هو: " كيف تخصص الموارد وفقًا لذلك؟ وفقًا لنتائج البحث المذكورة أعلاه ، غالبًا ما يتعامل مدير المشروعات المتعددة مع عجز الموارد. عند تشغيل عدة مشاريع في وقت واحد ، يجب مشاركة موارد معينة.

لا ينبغي تخصيص الموارد بشكل زائد أو نقص في تخصيصها . على سبيل المثال ، تعد غرفة الاجتماعات موردًا يجب تخصيصه للجميع بالتساوي ، وليست غير متوفرة في الصباح وخالية في فترة ما بعد الظهر. من ناحية أخرى ، إذا لم يكن لدى بعض أعضاء الفريق أي مهام مجدولة ، فسيصبح تخصيصهم أقل من اللازم. علاوة على ذلك ، يمكن أن يؤدي إلى استياء الموظفين لأن بعض زملائهم في الفريق قد لا يكون لديهم أي شيء يفعلونه بينما يكون الآخرون مكتظين بالحجز.

تتمثل مهمة مدير المشاريع المتعددة في أن يكون على دراية بتوافر الموارد في جميع الأوقات وتعيينها على قدم المساواة عند تشغيل مشاريع متعددة.

8 استراتيجيات لإدارة وتتبع مشاريع متعددة بشكل فعال

تحتاج إلى التوفيق بين متطلبات العملاء وخطط المشروع والنطاقات وأعضاء الفريق والميزانية ... وكل ذلك مضروبًا في ثلاثة أو حتى خمسة مشاريع في وقت واحد. هل يبدو ذلك مستحيلا؟ لا يجب أن يكون الأمر كذلك إذا اخترت الإستراتيجيات الصحيحة . لهذا السبب قمنا بإعداد 8 استراتيجيات لمساعدتك في إدارة وتتبع العديد من المشاريع بشكل فعال.

1. تعلم كيفية تشغيل مشروع واحد

إذا كنت جديدًا في إدارة المشاريع ، فعليك أن تفهم أنه لا يمكنك القفز إلى تشغيل عدة مشاريع في وقت واحد دون معرفة كيفية تشغيل مشروع واحد بشكل فعال أولاً.

تبدأ عملية إدارة المشروع باجتماع بداية المشروع حيث يتم تقديم جميع الأهداف والمتطلبات من قبل راعي المشروع. بعد ذلك ، تحتاج إلى تلبية هذه المتطلبات وإنشاء بيان العمل الخاص بك وفقًا لبادئ المشروع. يحتاج بيان العمل ، المعروف أيضًا باسم "نطاق العمل" ، إلى تحديد نطاق العمل بالكامل بما في ذلك التكاليف والجداول الزمنية والمخرجات المتوقعة.

يعرّف كتاب معهد إدارة المشاريع "دليل إلى هيئة المعرفة لإدارة المشاريع" بيان العمل بأنه " وصف سردي للمنتجات أو الخدمات التي سيتم توفيرها بموجب عقد ".

ببساطة - تعرف على كيفية تشغيل مشروع واحد أولاً وسيأتي تشغيل عدة مشاريع (تقريبًا) بشكل طبيعي.

2. وضع خطة

سواء كنت تقوم بتشغيل مشروع واحد أو مجموعة من المشاريع ، فإنك تحتاج إلى تطوير خطة مشروع لكل مشروع على حدة. عندها فقط ستكون قادرًا على تتبع أنشطة المشاريع وتزويد فريقك بنطاق عمل واضح.

تتضمن خطة المشروع:

• متطلبات المشاريع - جدولة اجتماع مع جميع أصحاب المصلحة وجمع المتطلبات بشكل جماعي (لا تعقد اجتماعات فردية).
• نطاق المشروع - حدد نطاق عملك واستبعد الأشياء غير ذات الصلة.
• WBS (هيكل تقسيم العمل) - طريقة لتقسيم المشروع إلى أجزاء أصغر تساعدك في وضع خطة ميزانية وإطار زمني لكل مهمة.
• الجدول الزمني - سيساعدك الجدول الزمني المطوَّر على تقدير المدة التي ستستغرقها مهمة معينة لإكمال مشروع.
• إعداد الميزانية - لتحديد ميزانيتك بوضوح ، تحتاج إلى WBS. لا تنس تضمين المخاطر في خطة ميزانيتك.

عندما يكون لديك خطة شفافة ، سيكون لديك أنت وأعضاء فريقك صورة واضحة لنطاق العمل وستظل دائمًا في المهمة. علاوة على ذلك ، ستتمكن من التبديل من مشروع إلى آخر بشكل فعال دون إضاعة الوقت الثمين.

3. تحديد أولوية المشروع

عند إدارة وتتبع مشاريع متعددة ، هناك العديد من الاستراتيجيات التي يمكن أن تساعدك على تشغيلها بسلاسة. نريد أن نولي اهتماما خاصا لتحديد أولويات المشروع . المشروع ذو الأولوية لأصحاب المصلحة ليس بالضرورة أولوية بالنسبة لمنظمة. يمكن أن يكون إعطاء الأولوية للمشاريع مهمة ضخمة لصانع القرار الذي عادة ما يكون مديرًا متعدد المشاريع أو مديرًا كبيرًا. للتأكد من تحديد المشروع ذي الأولوية بنجاح ، هناك بعض الخطوات التي يمكن أن تساعدك في اتخاذ قرار فعال.

لقد أعددنا خمس خطوات ستجعل تحديد الأولويات أسهل.

ضع هدف

عند تحديد مشروع ذي أولوية ، يجب على المرء دائمًا التفكير في الهدف طويل المدى . إذا لم يكن لديك هدف واضح ، فإن المشاريع محكوم عليها بالفشل في النهاية. عندما تكون في شك ، اسأل نفسك أسئلة مثل: ما الذي أحاول تحقيقه؟ لماذا هذا المشروع مهم؟ عند معرفة الأهداف ، فإنك تركز على أهم الخطوات لتحقيق النتائج.

تحديد أولويات المهام بشكل منهجي

على سبيل المثال ، إذا كان هناك عشرة مشاريع لتحديد الأولويات ، يجب على صانع القرار ترقيم المشاريع بناءً على الأولوية من 1 إلى 10 - كونها الأقل أهمية. علاوة على ذلك ، لتحديد مشروع ذي أولوية ، ينبغي إيلاء الاهتمام للمشاريع التي تعتمد على المشاريع الأخرى. فقط عندما ينتهي مشروع سابق يمكن أن يبدأ مشروع تابع.

تخصيص الموارد

يتم إعطاء الموارد للمهام ذات الأولوية العالية أولاً. علاوة على ذلك ، إذا لم تشترك العديد من المشاريع الجارية في أي موارد ، فإن صانعي القرار يخصصون الموارد اللازمة للمشاريع ذات الأولوية أولاً.

يميز بين المهام العاجلة والمهمة

وفقًا للبحث ، يختار الأشخاص أداء مهام حساسة للوقت أولاً ، أي المهام العاجلة ، بدلاً من المهام المهمة التي لها نتائج طويلة الأجل. هذا لأن المهام المهمة عادة ما تكون أكثر ترويعًا. للتمييز بين ما هو عاجل وما هو مهم ، تحتاج إلى الخروج من منطقة الراحة الخاصة بك والغوص بعمق في حل المهام المهمة أولاً.

جدولة الاجتماعات ذات الأولوية

أخيرًا ، يجب عقد اجتماعات ذات أولوية لتحديد الأولويات. لا يجب أن تكون اجتماعات منفصلة طالما أن جميع أصحاب المصلحة المعنيين بصنع القرار حاضرين ومتضافرين.

يعد تحديد أولويات عملك إستراتيجية رائعة توفر وقتك الثمين وجهدك عند إدارة وتتبع عدة مشاريع في نفس الوقت. اتبع الخطوات وفقًا لذلك ، ونحن نضمن أنك لن تفشل أبدًا في المشاريع مرة أخرى.

4. لا تسمح بإلهاءات

لا يؤدي الانشغال بالضرورة إلى الإنتاجية. لذلك ، حاول إدارة عوامل التشتيت مثل الرد على رسائل الدردشة أو التحدث إلى زملاء العمل أو التحقق من الإشعارات. أتمتة ردود البريد الإلكتروني الخاصة بك لتوفير الوقت ، ولا تدع المشتتات البسيطة تعيق تحديد أولويات عملك.

تعلم أيضًا كيف تقول "لا" . إذا لم تتعلم كيف تقول "لا" ، فستجد نفسك غارقًا في العمل. لديك بالفعل الكثير على صحنك - التوفيق بين عدة مشاريع في وقت واحد أمر مرهق بدرجة كافية. إن قول "لا" مفيد لك ولعملك. فقط كن صريحًا ، لطيفًا ، لكن حازمًا. سيؤدي التخلص من المشتتات في العمل إلى تشتيت ذهنك والحفاظ على تركيزك.

5. عقد اجتماعات منتظمة

تعتبر الاجتماعات المنتظمة ذات أهمية قصوى لأن 90٪ من إدارة المشروع تدور حول التواصل . يجب أن يكون جميع أصحاب المصلحة حاضرين في الاجتماع وإذا فقد بعض الأشخاص الذين يتخذون القرار - قم بإعادة جدولة الاجتماع.

مدير المشروع الأعلى لديه جدول أعمال قبل 24 ساعة على الأقل ويشارك عرض PowerPoint التقديمي قبل الاجتماع. بهذه الطريقة يكون لكل فرد رؤية واضحة للمشروع وأهدافه. تذكر: إدارة الاجتماع - وليس شرائح العرض التقديمي. علاوة على ذلك ، يجب أن يغطي اجتماع واحد موضوعًا واحدًا فقط.

ستساعدك هذه الإرشادات على إدارة فريقك بفعالية وتحقيق نتائج مثمرة.

6. استخدم الأداة المناسبة لاحتياجاتك

يمكن لمديري المشاريع ذوي الخبرة أن يشهدوا على مدى أهمية تخزين جميع المعلومات في مكان واحد. عندما تكون مهامك مبعثرة عبر أدوات مختلفة ، فلن تحصل أنت أو أعضاء فريقك على صورة واضحة لنطاق العمل.

لكن ، ما الأداة التي يجب أن تستخدمها؟

هناك العديد من أدوات إدارة المشاريع المتاحة ، ويمكن أن يكون المرء في مأزق لسبب ما.

عند اختيار الأداة الصحيحة ، يجب أن تقوم أداة إدارة الجودة وتتبعها بما يلي:

كن ملائمًا وسهل الاستخدام (لا أحد يحب الأدوات المعقدة والمربكة).

تتبع الوقت والتقدم في المشروع.

راقب الميزانية وأخطرك عند الوصول إلى الميزانية المقدرة.

قسّم المشاريع حسب المهام.

توفير المواعيد النهائية للمشروع والمهمة.

كن قابلاً للمشاركة ومرئيًا لفريقك في جميع الأوقات.

علاوة على ذلك ، يجب أن نلفت انتباهك إلى استخدام أداة إدارة المنتج المناسبة أيضًا. بينما تتمثل مهمة مدير المشروع في تسليم المنتج بنجاح وقيادته خلال مراحل مختلفة من المشروع ، فإن مهمة مدير المنتج هي التأكد من تلبية متطلبات العميل بعد ذلك. من أجل القيام بذلك ، يجب على مدير المنتج اختيار أداة مناسبة لإدارة المنتج من شأنها أن تجعل المنتج على متن الطائرة يعمل بسلاسة.

يجب أيضًا أن تضع في اعتبارك أنه لا توجد أداة ستقوم بالعمل نيابة عنك. ادرس بعناية ميزاته وتعلم كيفية استخدامها وفقًا لذلك.

7. ضبط للتغيير

بصفتك مديرًا متعدد المشاريع ، ربما تعلم أن المشاريع تتغير بمرور الوقت. التغييرات في إدارة المشاريع أمر لا مفر منه تقريبًا ، خاصة إذا كنت تدير عدة مشاريع في وقت واحد. بدون وجود إجراء للتحكم في التغيير ، ستفقد السيطرة على عملك ، وستحكم على المشاريع بالفشل نتيجة لذلك.

عند تقييم المشكلة ، تحتاج إلى تحديد خطوتك التالية لحلها. ربما ستحتاج إلى دمج التغييرات المتعلقة بنطاق عملك أو ميزانيتك أو إطارك الزمني. ضع في اعتبارك أنه في بعض الأحيان لا تتطلب المشكلة أي إجراء على الإطلاق.

وفقًا لـ PRINCE2 ، " هناك سببان فقط لتنفيذ التغيير: تقديم ميزة جديدة أو حماية ميزة قائمة. "

ومع ذلك ، عند تشغيل مشاريع متعددة ، غالبًا ما تحدث التغييرات. لذلك ، إذا كنت على اطلاع جيد ، فلن تواجه مشكلة في الوصول إليها.

8. تفويض عملك

ستحتاج أحيانًا إلى إسناد مسؤوليات لأشخاص آخرين في فريقك. نظرًا لأنه لا يمكنك فعل كل شيء بمفردك ، يجب عليك بناء الثقة داخل فريقك وتفويض المهام وفقًا لذلك.

ومع ذلك ، حتى عندما تقوم بتعيين مسؤوليات لأشخاص آخرين ، فإن هذا لا يعني أنك لم تعد مسؤولاً عن النتيجة. مهمتك هي مراقبة العمل الجاري والتحكم فيه. ضع في اعتبارك أن التفويض لا يعني الإدارة الدقيقة.

لذلك ، تواصل مع فريقك حتى تتمكن من فهم ما يفعلونه. إنه يجعل حياتك سهلة بمعرفة أن لديك اتصالاً مفتوحًا للتأكد من أن الأمور تسير على الطريق الصحيح.

أدوات لإدارة وتتبع مشاريع متعددة

إذا كنت جديدًا في إدارة وتتبع العديد من المشاريع في وقت واحد ، فسترى أنه يمكن أن يكون مهمة تمامًا. بدون استخدام الاستراتيجيات والأدوات الصحيحة ، سينتهي بك الأمر إلى حك رأسك في النهاية.

عند تشغيل عدة مشاريع في وقت واحد ، فأنت بحاجة إلى أداة جودة غنية بالميزات وسهلة الإدارة. هناك العديد من أدوات إدارة المشاريع ، وهي بالتأكيد تؤدي المهمة بشكل جيد. ولكن ، يجب أن يكون المرء انتقائيًا ويأخذ في الاعتبار جميع الحقائق عند اختيار الأداة المناسبة.

في هذا القسم ، نريد مقارنة أداتين يمكن أن تساعدك في إدارة وتتبع مشاريعك بسهولة.

إدارة وتتبع مشاريع متعددة في Excel

Microsoft Excel هو أداة بسيطة لإدارة المشاريع تستخدم جداول البيانات لتصور المشاريع الصغيرة أو متوسطة الحجم وتخطيطها ومراقبتها. يحتوي على العديد من الأدوات التحليلية للتحليل الفعال والعديد من قوالب إدارة المشاريع.

يستخدم Excel مخطط جانت - مخطط شريطي أفقي يُستخدم لإدارة المشروع. يوفر مخطط جانت تمثيلًا رسوميًا للجداول الزمنية والمواعيد النهائية والموارد ويساعد في مراقبتها.

الشيء الجيد في Excel هو أنه يقدم قوالب متنوعة تساعد في مراقبة المهام وتتبعها وتقدمها في المشاريع.

بصرف النظر عن Excel ، يستخدم الأشخاص أيضًا جداول بيانات Google و Libre OfficeCalc ، حيث يقدمون ميزات مماثلة.

في هذا القسم ، سوف نلقي نظرة سريعة على العناصر الأكثر أهمية في قالب تتبع مشاريع Microsoft Excel المتعددة.

قم بإنشاء خطة مشروع

في الصورة 1: إنشاء خطة مشروع ، يمكنك رؤية المكان الذي تملأ فيه المعلومات المتعلقة باسم المشروع واسم العميل والمدير المسؤول. على الجانب الأيمن من القالب ، يمكنك رؤية جميع المهام المعروضة في مخطط جانت.

الصورة 1: إنشاء خطة المشروع

أيضًا ، يمكنك اختيار مشاريعك من القائمة المنسدلة وإضافة تفاصيل لكل منها. يمكنك إضافة العديد من المشاريع كما يحلو لك. عند إضافة مشروع أو إزالته ، يتم تحديثه تلقائيًا في مخطط جانت.

املأ ورقة البيانات

الصورة 2 تظهر لك ورقة البيانات عدد المهام في كل مشروع ، وهذا هو المكان الذي يمكنك من خلاله تتبع حالتها. المهام بين 1٪ و 25٪ في المرحلة الأولية. تلك المهام التي تكون حالتها حوالي 50٪ هي في المرحلة المتوسطة ونصف مكتملة. المهام التي تتراوح حالتها بين 75٪ و 99٪ في المرحلة النهائية وهي على وشك الانتهاء. اكتملت المهام مع حالة 100٪ بالكامل.

الصورة 2: ورقة البيانات

في ورقة البيانات ، يمكنك إضافة المهام أو إزالتها لكل مشروع. في العمود المسؤول ، يمكنك تعيين شخص مسؤول من فريقك لكل مهمة وكتابة أسمائهم.

أخيرًا ، قم بتعيين تواريخ البدء والانتهاء لمشاريعك في أعمدة تاريخ البدء والأيام المطلوبة .

إنشاء ملخص المشاريع

في الصورة 3 ملخص المشروع ، يمكنك رؤية ملخص المشاريع. يتيح لك هذا القسم الحصول على عرض شامل لمشاريعك. سيكون كل ما فعلته في ورقة البيانات مرئيًا هنا. أيضًا ، يمكنك إضافة مشاريع جديدة هنا وستظهر تلقائيًا في مخطط Gannt مع النسبة المئوية لإكمالها.

صورة 3: ملخص المشروع

في البيانات ، يمكنك رؤية حالة كل مهمة على حدة. ومع ذلك ، في ملخص المشروع ، يمكنك الحصول على عرض شامل لحالة كل مشروع.

خذ الانطباع العام

بشكل أساسي ، يمكن أن يوفر لك تشغيل مشاريع متعددة في جداول بيانات Excel نظرة عامة مفصلة وتصورات جذابة للبيانات. إنها أداة ميسورة التكلفة تؤدي أنشطة متعددة ويتعرف عدد كبير من الأشخاص على برنامج Excel.

ومع ذلك ، يمكن أن يتحول إلى حلقة مفرغة لأنه يتطلب إدخالًا يدويًا. على الرغم من أنه يوفر نظرة عامة واضحة على الإحصائيات ، والتقدم ، وتواريخ البدء والانتهاء - يتطلب تعلم بناء الجملة مهارة. يمكن أن يكون ذلك مضيعة للوقت وصعب إدارته ، خاصة للمبتدئين. يتطلب تتبع الوقت والميزانية إدخال صيغ متعددة أيضًا.

الخداع الآخر هو أنه يحتوي على مشكلات أمنية. يمكن أن تؤدي مشاركة بيانات المشروع عبر البريد الإلكتروني إلى تعريض خصوصية مؤسستك للخطر.

بشكل عام ، يعد Excel اختيارًا جيدًا للمشاريع الصغيرة داخل المؤسسات الصغيرة. ومع ذلك ، إذا كنت تبحث عن شيء أكثر تقدمًا وغنى بالميزات ، فستحتاج إلى اختيار تطبيق تتبع وإدارة إضافي.

إدارة وتتبع مشاريع متعددة في Clockify

يوفر تطبيق ضبط الوقت ، Clockify ، ميزات إدارة المشاريع التي سيجدها الأشخاص الذين يعملون في مشاريع متعددة مفيدة. إنه تطبيق لتتبع الوقت يوفر ميزات تتبع الوقت الأساسية لعدد غير محدود من المستخدمين والمشاريع مجانًا.

يجعل إدارة المشاريع وتتبعها مريحة للغاية وشفافة وجذابة بصريًا. كميزة بارزة ، ستتمكن من تتبع وقت فريقك وتقدمه ، وتعيين الميزانية ، وعمل تقديرات للوقت لمشاريعك بسهولة.

في هذا القسم ، سوف نتعمق في الميزات والإمكانيات الغنية لـ Clockify فيما يتعلق بإدارة وتتبع مشاريع متعددة.

أضف المشاريع والمهام وحدد الوصول

أولاً ، يمكنك إضافة العديد من المشاريع والمهام كما تريد وتتبع الوقت في كل مهمة على حدة. قم بتعيين الشخص المسؤول عن كل مهمة ، وقم بتعيين تقديرات الوقت ، ووضع علامة على المهام عند اكتمالها.

صورة 4: المهام

توفر لك علامة التبويب Access القدرة على تمييز المشاريع على أنها عامة حتى يتمكن الجميع من تتبع الوقت المستغرق فيها. ضع علامة على مشروعك كمشروع خاص ، ولن يتمكن سوى الأشخاص الذين تضيفهم إلى المشروع من تتبع الوقت فيه.

الصورة 5: الوصول

هناك ثلاثة مستويات للوصول:

• المشرفون (الأشخاص الذين يمكنهم رؤية كل شيء وتحريره) ،
• المستخدمون العاديون (الأشخاص الذين يمكنهم تتبع الوقت ، وفي حالة التمكين ، إنشاء المشاريع والمهام والاطلاع على الحالة) ،
• المدراء (الأشخاص الذين يمكنهم إدارة مشاريع محددة ، ورؤية الحالة ، وإضافة أعضاء إلى المشاريع ، ومعرفة الوقت لمشاريعهم ومستخدميهم).

قم بتغيير إعدادات المشروع

في إعداد المشروع ، يمكنك تخصيص مشاريعك عن طريق تغيير أسمائها وتصنيفها حسب العملاء. أيضًا ، يمكنك استخدام لوحة ألوان للتمييز بين المشاريع بصريًا.

صورة 6: إعدادات المشروع

هذا أيضًا هو المكان الذي يمكنك فيه تحديد أسعار بالساعة مدفوعة الأجر . يمكنك أيضًا تعيين الطريقة التي تريد بها تتبع تقدم مشروعك - التقدير اليدوي أو المستند إلى المهام.

تتبع حالات المشروع

في علامة تبويب الحالة ، يمكنك مقارنة الوقت المقدر مقابل الوقت المقدر وتتبع التقدم. هذا هو المكان الذي لديك فيه نظرة شاملة لمهام مشاريعك ، والتقدم ، والمكلفين ، والميزانية.

صورة 7: حالة المشروع

يتم تقديم البيانات بشكل مرئي بحيث يمكنك الحصول على رؤية واضحة لتقدم مشروعك ، والساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة.

مرة أخرى ، خذ الانطباع العام

Clockify هو تطبيق ذكي وسهل الاستخدام لحفظ الوقت يمكن أن يساعدك بشكل كبير في إدارة مشاريعك. يمكنك تتبع الوقت الفعلي أو إدخال الوقت الذي تقضيه في مهمة يدويًا. كما يُعلمك عند الوصول إلى الميزانية المقدرة ويوفر لك نظرة ثاقبة لبيانات مشاريعك والتقدم المحرز.

ميزة كبيرة لتوفير الوقت لـ Clockify ، مقارنةً بـ Excel ، هي بساطتها. لنلقي نظرة على مثال. من المحتمل أنك واجهت مواقف كان لدى العملاء فيها مشاريع متعددة مع آلاف المهام لكل مشروع واحد فقط. تخيل إدخال كل تلك البيانات يدويًا. لا داعي للقلق بشأن ذلك بعد الآن حيث يمكنك استيراد ملف CSV مباشرة إلى Clockify .

علاوة على ذلك ، يمكنك تتبع الوقت داخل تطبيقات الويب الأخرى. إذا كنت تستخدم أداة إدارة مشروع لا تمتلك ميزة ضبط الوقت ، مثل Trello ، فثبّت المكون الإضافي وسيقوم Clockify بتتبع الوقت مباشرةً في بطاقات / مهام Trello. عند بدء تشغيل المؤقت ، سيتم إنشاء المشروع والمهمة المناسبين تلقائيًا في أداة تتبع الوقت ، بناءً على المعلومات الموجودة في Trello.

يتكامل Clockify أيضًا مع Asana و Jira و Quickbooks والعديد من أدوات إدارة المشاريع الأخرى.

أصبحت إدارة وتتبع مشاريع متعددة في وقت واحد ممارسة شائعة في العالم سريع الخطى الذي نعيش فيه. لحسن الحظ ، يوفر Clockify الوقت الثمين ويقوم بالمهمة تلقائيًا.

خاتمة

يعد تتبع وإدارة مشاريع متعددة في نفس الوقت مهمة معقدة وشاقة. يتحمل مدير المشاريع المتعددة أو المستقل مسؤولية ضخمة تتعامل مع العديد من المشاريع وأعضاء الفريق ومتطلبات العميل في وقت واحد.

يمكن أن يؤدي استخدام الاستراتيجيات الصحيحة واختيار أداة إدارة الجودة والتتبع إلى جعل هذه العملية آلة جيدة التجهيز.

علاوة على ذلك ، لا تنس بناء الثقة داخل فريقك ، والتعلم من مشاريعك السابقة. كل مشروع تم تنفيذه بنجاح سوف يجلب لك المزيد من المعرفة ، وسوف تستمتع بفخر بعملك أكثر.