E-posta üretkenliği nasıl yönetilir: Profesyonel bir organizatör olan Patty Kreamer'den ipuçları

E-postalar günlük iş iletişimimizde önemli bir rol oynar. Gelen kutunuzu kontrol etmek için harcadığınız zamanı hiç düşündünüz mü? Bir Forbes makalesine göre, ofis çalışanları günde en az 200 mesaj alıyor. Ayrıca, e-postaları okumak ve yanıtlamak günde yaklaşık 2,5 saat sürer. Sizce de biraz fazla değil mi?

Bu istatistikler, genel e-posta kullanımımızı sorgulamama neden oluyor. E-postalarda gerçekten etkili miyiz? Değilse, işleri nasıl tersine çevirebiliriz?

Bu konuda bazı uzman görüşleri almak için Patty Kreamer'a ulaştık. Patty bir Verimlilik Koçu ve Sertifikalı Profesyonel Organizatördür. Finansal danışmanların daha az zamanda daha fazlasını yaparak üretkenliklerini artırmalarına yardımcı olur. Ayrıca Patty, Ama Bir Gün İhtiyacım Olabilir ve Sadeliğin Gücü gibi birçok kitabın yazarıdır.

Bu makalede, Patty ile tartıştığımız bazı konuları ele alacağız, örneğin:

• iş dikkati dağıtan e-postalar ve
• bir gelen kutusunun nasıl organize edileceği ve düzenleneceği.

Patty bir üretkenlik uzmanı olduğundan, hangi üretkenlik araçlarını önerdiğini de bilmek istedik.

Önemli bir iş dikkat dağıtıcısı olarak e-posta ve bununla nasıl başa çıkılacağı

Bir e-posta aldığınızda, mümkün olan en kısa sürede yanıt verme isteğiniz var mı? Tabii ki, eğer acil bir konuysa yapmalısınız. Ancak, nadiren öyledir. Müşterilerinizin veya üstlerinizin size söyleyecekleri önemli ve acil bir şey varsa, sizi iletişim uygulamaları aracılığıyla arayacak veya ping atacaklar.

Yine de birçok çalışan, e-postaları aldıkları anda yanıtlama eğilimindedir. Peki, işçiler neden e-postalarının hayatlarını kontrol etmesine izin veriyor? Bu konuda Patty'nin beynini seçmek istedim.

Ona göre e-posta, kullanıcılara üretken olduklarını hissettiren bir zaman doldurucu veya vazgeçilmez bir alışkanlık haline geldi. Patty, insanların aynı mesajları tekrar tekrar okuyup yine de yapılması gerekeni yapmayarak zaman kaybettiklerini ekliyor. Bu davranışı şu şekilde açıklıyor:

"Bir e-postayı hemen yanıtlamak özveri gösterebilir, ancak benim görüşüme göre, alıcının beklentisi, bir e-posta gönderdikten bir nanosaniye sonra yanıt alacak şekilde ayarlandığı için yapılır. E-posta acil olsaydı, telefonlara ihtiyacımız olmazdı. E-posta, genellikle acil bir durumda iletişim kurmanın yolu değildir.”

Bir bakıma, e-postaların genellikle bir numaralı iş yeri dikkat dağıtıcımız olduğunu söyleyebiliriz. Peki Patty, e-postaların dikkat dağıtmasını önlemek ve işe odaklanmak için ne tavsiye ediyor?

“ Bunun çığır açan bir bilgi olmadığını biliyorum, ancak istenmeyen e-posta listelerinden çıkmak, zamanınız için iyi bir yatırımdır.

Henüz yapmadıysanız, TÜM bildirimleri kapatmanın zamanı geldi, böylece her uyarı gördüğünüzde veya duyduğunuzda e-postaya atlamak zorunda kalmazsınız.

Vaktinizi daha iyi yönetmek istiyorsanız, her sıkıldığınızda veya sözünüz kesildiğinde hemen e-postaya atlamak yerine, e-postanızı kontrol etmek için planlı zamanlar planlayın” diye bitiriyor Patty.

Evden çalışırken e-postaları yönetme

Evden çalışmak birçok çalışan için yeni bir standart haline geldi. Bu yüzden Patty'ye, yerinde çalışmaya kıyasla uzaktan çalışma sırasında e-postalara farklı şekilde yaklaştığımıza inanıp inanmadığını sordum. Ayrıca, konu e-postaları yönetmeye geldiğinde Patty'nin evden çalışmayla ilgili ipuçları olup olmadığını bilmek istedim. Evdeki e-postanın ofistekiyle aynı olduğunu iddia ediyor:

“Anahtar, e-postaya ayak uydurduğunuzdan emin olmak, ancak oradayken çok fazla zaman kaybetmemek. Bir şirketin veya firmanın e-postayı nasıl kullanmaya karar verdiğine bağlı olarak, e-postayı daha sık kontrol etmek bir gereklilik olabilir, ancak değilse, e-postayı günde üç kez işlemeye geri dönmek muhtemelen iyi bir fikirdir."

Gelen kutunuzu düzenleme ve dağınıklığı gidermeyle ilgili pratik ipuçları

Artık e-postaların verimliliğinizi neden engelleyebileceğini anladığımıza göre, size e-posta üretkenliğinizi artırmanın bazı basit yollarını göstereceğiz.

E-postaları işle

McKinsey Global Institute analizine göre, insanlar e-postaları saatte 11 kez kontrol ediyor. Bu nedenle, bir günün sonunda görevlerinizi bitirememenize şaşmamalı.

Patty'nin bakış açısından, e-postayı kontrol etmek ve işlemek arasında bir fark var. Ayrıca, e-postayı kontrol etmenin e-posta uygulamanıza girdiğini ve her e-postayı okuduğunu veya taradığını ve bu konuda hiçbir şey yapmadığını açıklıyor. Patty ayrıca bu alışkanlığın ayrıntıları hatırlamayı ve hangi eylemin yapılması gerektiğini neredeyse imkansız hale getirdiğini iddia ediyor.

"Öte yandan, e-postayı işlemek, her e-postayı birer birer açmayı ve tamamlamayı içerir.

Okuduysanız ve artık ihtiyacınız yoksa, SİLİN.

Okuduysanız ve notu olan birine İLETMENİZ gerekiyorsa, bunu SİLİN veya DOSYALAYIN.

Okuduysanız ve gerekli işlemi yaptıysanız ve işiniz bittiyse ancak kayıtlarınız için saklamanız gerekiyorsa, DOSYALAYIN.

Gelen kutunuzda kalması gereken e-postalar yalnızca EYLEM gerektirenlerdir. Gelen kutusu, sevilmeyen e-postalar için bir depolama birimi değildir,” diye vurguluyor Patty.

E-postayı işlemenin e-postayı kontrol etmekten çok daha etkili olduğunu tamamlıyor. Ayrıca, e-postayı işlemek, aynı e-postaları tekrar tekrar açmak için boşa harcanan zamandan tasarruf sağlayabilir.

E-postaları klasörler halinde düzenleyin

Başka bir Patty'nin e-posta üretkenliği hilesi, e-posta klasörleriyle, daha spesifik olarak her yıl için klasörler oluşturmayla ilgilidir. Açıklığa kavuşturduğu gibi, gelen kutunuzda birden fazla yıldan binlerce e-posta varsa, yıl klasörleri pratiktir. Bu nedenle Patty, bunları tek tek gözden geçirmekle zaman kaybetmek yerine, ilgili yıla sahip bir klasöre toplu olarak sürüklemenin zaman kazandırdığını açıklıyor. Ayrıca, bu gerekli e-postaların silinmesini önler.

“Gelen kutusundaki diğer klasörler, kullanıcı için sezgisel olan bir sistemi yansıtmalıdır. Bir şeyi nereye dosyalayacağınızı ve daha da önemlisi bir şeyi nerede bulacağınızı bildiğiniz sürece, bu iyi bir dosyalama sistemidir. Yapamıyorsanız, bu iyi bir sistem değil,” diye bitiriyor Patty .

Gelen kutunuzu boşaltın

En son ne zaman e-postalarınızı gözden geçirdiniz ve önemsiz olanları sildiniz? Patty'nin gelen kutunuzu hızlı ve verimli bir şekilde dağıtmak için bazı ipuçları var.

İlk adım, aynı kişiden veya aynı konu dizisindeki e-postaları toplamak için e-postalarınızı FROM veya SUBJECT'e göre sıralamaktır. Ardından toplu taşıma veya toplu silme işlemi yapabilirsiniz.

"Taşımak veya silmek üzere arka arkaya bir sürü e-posta almak için:

1. İlk e-postayı vurgulayın.
2. SHIFT TUŞUNU basılı tutun.
3. Grupta taşımak veya silmek istediğiniz son e-postaya gidin.
4. E-postalar arasındaki her şeyi seçecek olan SHIFT TUŞUNU basılı tutarken son e-postaya tıklayın.
5. Vurgulanan e-postaları sürükleyip bırakın (veya silin)," diye açıklıyor Patty.

Ayrıca belirli e-postaları seçip ardından taşımak veya silmek için de bir çözümü var:

1. İlk e-postayı vurgulayın.
2. CTRL TUŞUNU basılı tutun - e-posta seçmeyi bitirene kadar bırakmayın.
3. Taşımak veya silmek istediğiniz her bir e-postayı tıklayın.
4. Vurgulanan e-postaları sürükleyip bırakın (veya silin).

Bir zaman izleyici, üretkenliğinizi artırmanıza nasıl yardımcı olabilir?

E-posta üretkenliğinin yanı sıra, genel olarak üretkenliği ele aldık. Patty, Clockify'ı kullandığından bahsetti. Bu yüzden, zaman izleyicilerin hangi özelliklerini yararlı bulduğunu duymak istedim.

“Clockify'ın zaman takip aracı, müşterilerime önerdiğim şey. Sıklıkla, müşterilerim bana çok fazla zaman harcadıklarını düşünmediklerini söylüyorlar ama bir hafta boyunca zamanlarını takip ettiklerinde, zamanlarının nereye harcandığına şaşırıyorlar!

Haftada 18 saatinizi e-postaya harcadığınızı gördüğünüzde, çevrimiçi siparişleri işleme almıyorsanız veya işletmeniz çoğunlukla e-postayla yönetilmiyorsa, bir şeylerin değişmesi gerektiği aşikar hale geliyor” diyor Patty.

Ayrıca Patty, Clockify kullanmanın şu zaman izleme avantajlarını vurgular:

• Zaman takibi kolaydır ve üretkenliğinizi artırmak için nasıl gidebileceğinizin net bir resmini sunar.
• Zamanınızı boşa harcayanları belirlemenize ve bunları en önemli olanlarla değiştirmenize olanak tanır.
• Önceliklerinizde netlik kazanmanıza ve üretkenliğinizi en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacak mükemmel bir araçtır.

toparlamak

E-postaların değerli zamanınızı boşa harcadığını ve üretken olmanızı engellediğini düşünüyorsanız, e-posta rutininizi değiştirmeniz yeterlidir. E-postalara çok fazla zaman ayırmak yerine e-posta yönetiminizi iyileştirmeye çalışın. Patty'ye göre, atılması gereken önemli adımlar şunlardır:

• E-postaları kontrol etmek yerine işlemek. E-postaları işlerken, her bir e-postayla ne yapacağınız konusunda kararlar vermeniz gerekir.
• Gelen kutunuzda klasörler oluşturma. Gelen kutunuzda zaten çok fazla e-posta varsa ve hepsini kaydetmek istiyorsanız, bu onları dosyalamanın akıllıca bir yoludur. Böylece, gerektiğinde e-postaları kolayca bulabileceksiniz.
• Gelen kutunuzu dağıtma. Gelen kutunuzdan gereksiz e-postaları silmekten korkmayın.

Son olarak, e-postalarınızı etkili bir şekilde yönetmede daha iyi hale geldiğinizde, görevlerinize odaklanmak için daha fazla zamanınız olacak. Bu nedenle, e-posta üretkenliği genel etkinliğinizi de artıracaktır.