メールの生産性を管理する方法：プロの主催者であるPattyKreamerからのヒント

メールは私たちの日常の仕事のコミュニケーションにおいて重要な役割を果たします。 受信トレイのチェックに費やす時間について考えたことはありますか？ Forbesのある記事によると、サラリーマンは1日に少なくとも200通のメッセージを受け取ります。 また、メールを読んだり返信したりするには、1日約2.5時間かかります。 ちょっと多すぎますね。

これらの統計は、私たちの電子メールの全体的な使用法に疑問を投げかけます。 私たちは本当にメールで効果的ですか？ そうでない場合、どうすれば状況を好転させることができますか？

このテーマに関する専門家の洞察を得るために、PattyKreamerに連絡しました。 パティは生産性コーチであり、認定プロフェッショナルオーガナイザーです。 彼女は、より短い時間でより多くのことを成し遂げることによって、財務アドバイザーが生産性を向上させるのを助けます。 その上、パティは、 「しかし、私はいつかそれを必要とするかもしれない」や「シンプルさの力」など、いくつかの本の著者です。

この記事では、パティと話し合ったいくつかのテーマについて説明します。

• 仕事の注意散漫としての電子メール、および
• 受信トレイを整理して整理する方法。

Pattyは生産性の専門家であるため、彼女が推奨する生産性ツールについても知りたいと思いました。

重要な仕事の気晴らしとしての電子メールとそれに対処する方法

メールを受け取ったら、できるだけ早く返信したいですか？ もちろん、それが緊急の問題であるならば、あなたはそうすべきです。 しかし、そうなることはめったにありません。 クライアントや上司があなたに重要で緊急のことを言う場合は、コミュニケーションアプリを介して電話またはpingを送信します。

それでも、多くの従業員は、メールを受信した瞬間に返信する傾向があります。 では、なぜ労働者は自分のメールで自分たちの生活をコントロールできるのでしょうか。 私はこの問題についてパティの頭脳を選びたかった。

彼女の意見では、電子メールは、ユーザーが生産的であると感じさせる時間の充満または頼りになる習慣になっています。 パティは、人々は同じメッセージを何度も読んだり読み直したりしても、必要なことをしていなくても時間を無駄にしていると付け加えています。 彼女がこの行動を説明する方法は次のとおりです。

「メールにすぐに返信することは献身的な姿勢を示すことができますが、私の意見では、受信者の期待はメールを送信してから1ナノ秒後に応答を受け取るように設定されているためです。 電子メールが緊急の場合、電話は必要ありません。 通常、緊急時にメールで連絡することはできません。」

ある意味で、メールは私たちの職場での最大の気晴らしであることが多いと言えます。 では、電子メールの邪魔を防ぎ、仕事に集中し続けるために、パティは何をお勧めしますか？

「これは画期的な情報ではないことはわかっていますが、不要な電子メールリストの購読を解除することはあなたの時間の良い投資です。

まだ行っていない場合は、すべての通知をオフにする必要があります。そのため、アラートを表示または聞くたびに電子メールにジャンプする必要はありません。

時間をより適切に管理したい場合は、退屈したり中断したりするたびにメールにジャンプするのではなく、メールをチェックする予定の時間をスケジュールしてください」とPatty氏は結論付けています。

自宅で仕事をしているときのメールの管理

在宅勤務は、多くの従業員にとって新しい基準になっています。 そのため、私はPattyに、在宅勤務と現場での仕事とでは、在宅勤務の際のメールへのアプローチが異なると彼女が信じているかどうかを尋ねました。 その上、私はPattyが電子メールの管理に関して在宅勤務のヒントを持っているかどうか知りたいと思いました。 彼女は、自宅での電子メールはオフィスでの電子メールと同じであると主張しています。

「重要なのは、メールに遅れずについていくことですが、そこにいる間は多くの時間を無駄にしないことです。 会社や会社が電子メールの使用をどのように決定するかによっては、より頻繁にチェックすることが必要になる場合がありますが、そうでない場合は、1日3回の電子メールの処理に減らすことをお勧めします。」

受信トレイを整理して整理するための実用的なヒント

メールが効果を妨げる理由を理解したので、メールの生産性を高めるための簡単な方法をいくつか紹介します。

メールを処理する

マッキンゼーグローバルインスティテュートの分析に沿って、人々は1時間に11回メールをチェックします。 したがって、1日の終わりまでにタスクを完了できないように見えるのも不思議ではありません。

Pattyの観点からは、電子メールのチェックと処理には違いがあります。 彼女はさらに、電子メールをチェックすることはあなたの電子メールアプリに入り、各電子メールを読んだりスキャンしたりして、それについて何もしないことだと説明します。 パティはまた、この習慣が詳細を思い出し、どのような行動をとる必要があるかを事実上不可能にしていると主張しています。

「一方、電子メールの処理には、各電子メールを一度に1つずつ開き、完了する必要があります。

読んでもう必要ない場合は、削除してください。

あなたがそれを読んで、あなたがメモを持っている誰かにそれを転送する必要があるならば、それをして、それからそれを削除するか、ファイルしてください。

あなたがそれを読んで必要な行動をとる、そしてあなたがそれで終わったがあなたの記録のためにそれを保持する必要があるならば、それをファイルしてください。

受信トレイに残しておく必要があるメールは、ACTIONが必要なメールだけです。 受信トレイは、愛されていないメールのストレージユニットではありません」とPatty氏は強調します。

彼女は、電子メールの処理は電子メールのチェックよりもはるかに効果的であることをまとめています。 さらに、電子メールを処理することで、同じ電子メールを何度も繰り返し開くことに費やされる時間を大幅に節約できます。

メールをフォルダに整理する

もう1つのPattyの電子メール生産性のトリックは、電子メールフォルダー、より具体的には、毎年のフォルダーの作成に関連しています。 彼女が明らかにしているように、複数の年からの何千もの電子メールが受信トレイにある場合、年フォルダーは実用的です。 したがって、Pattyは、それらを1つずつ処理する時間を無駄にするのではなく、対応する年のフォルダーにそれらを一括ドラッグする時間を節約できると説明しています。 また、これにより、必要な電子メールが削除されるのを防ぎます。

「受信トレイ内の他のフォルダは、ユーザーにとって直感的なシステムを反映している必要があります。 どこに何かをファイリングするか、そしてもっと重要なことに、どこに何かを見つけるかを知っている限り、それは良いファイリングシステムです。 できない場合、それは良いシステムではありません」とPattyは結論付けています。

受信トレイを整理します

最後にメールを確認して重要でないメールを削除したのはいつですか。 Pattyには、受信トレイをすばやく効率的に整理するためのヒントがいくつかあります。

最初のステップは、FROMまたはSUBJECTでメールを並べ替えて、同じ人物または同じ件名の文字列からメールを収集することです。 次に、一括移動または一括削除できます。

「大量のメールを続けて取得して移動または削除するには、次のようにします。

1.最初のメールを強調表示します。
2.Shiftキーを押したままにします。
3.移動または削除するグループ内の最後の電子メールまで下にスクロールします。
4. Shiftキーを押しながら最後のメールをクリックすると、メール間のすべてが選択されます。
5.強調表示されたメールをドラッグアンドドロップ（または削除）します」とPattyは説明します。

彼女はまた、特定の電子メールを選択し、それらを移動または削除するためのソリューションを持っています。

1. 最初のメールを強調表示します。
2. Ctrlキーを押したまま—メールの選択が完了するまで離さないでください。
3. 移動または削除する個々のメールをクリックします。
4. ハイライトされたメールをドラッグアンドドロップします（または削除します）。

タイムトラッカーはどのように生産性を高めるのに役立ちますか？

メールの生産性は別として、私たちは一般的に生産性に取り組みました。 Pattyは、Clockifyを使用していると述べました。 そこで、彼女が便利だと思うタイムトラッカーの機能を聞きたかったのです。

「Clockifyのタイムトラッカーツールは、私がクライアントに推奨するものです。 私のクライアントは、多くの時間を無駄にするとは思わないと言うことがよくありますが、1週間の時間を追跡すると、時間を費やした場所に驚かされます。

オンライン注文を処理している場合や、ビジネスのほとんどが電子メールで行われている場合を除いて、週に18時間電子メールに費やしていることがわかると、何かを変更する必要があることが明らかになります」とPatty氏は言います。

さらに、Pattyは、Clockifyを使用することによるこれらの時間追跡の利点を強調しています。

• 時間追跡は簡単で、生産性を向上させる方法を明確に把握できます。
• それはあなたがあなたの時間の浪費を識別しそしてそれらを最も重要なものと取り替えることを可能にします。
• これは、優先順位を明確にし、生産性を最大化するのに役立つ完璧なツールです。

まとめ

電子メールが貴重な時間を無駄にしているように感じて、生産性が低下していると感じた場合は、電子メールのルーチンを変更するだけです。 電子メールに多くの時間を費やす代わりに、電子メール管理を改善するようにしてください。 Pattyによると、実行する重要な手順は次のとおりです。

• メールをチェックする代わりに処理します。 メールを処理するときは、各メールをどうするかを決める必要があります。
• 受信トレイにフォルダを作成します。 受信トレイにすでに非常に多くのメールがあり、それらをすべて保存したい場合、これはそれらをファイルするための賢い方法です。 したがって、必要なときに簡単にメールを見つけることができます。
• 受信トレイを整理します。 受信トレイから不要なメールを削除することを恐れないでください。

最後に、メールを効果的に管理できるようになると、タスクに集中する時間が増えます。 したがって、電子メールの生産性も全体的な効果を高めます。