如何管理電子郵件生產力：來自專業組織者 Patty Kreamer 的提示

電子郵件在我們的日常工作溝通中發揮著關鍵作用。 你有沒有想過你花在檢查收件箱上的時間？ 根據福布斯的一篇文章，上班族每天至少收到 200 條消息。 此外，每天閱讀和回復電子郵件大約需要 2.5 小時。 有點過分了，你不覺得嗎？

這些統計數據讓我質疑我們對電子郵件的整體使用情況。 我們對電子郵件真的有效嗎？ 如果沒有，我們如何扭轉局面？

為了獲得有關此主題的一些專家見解，我們聯繫了 Patty Kreamer。 Patty 是一名生產力教練和認證的專業組織者。 她幫助財務顧問通過在更短的時間內完成更多工作來提高他們的工作效率。 此外，Patty 是幾本書的作者，例如但我可能有一天會需要它和簡單的力量。

在本文中，我們將介紹與 Patty 討論過的一些主題，例如：

• 電子郵件作為工作分心，和
• 如何組織和整理收件箱。

由於 Patty 是一位生產力專家，我們還想知道她推薦了哪些生產力工具。

電子郵件作為主要的工作干擾以及如何處理它

當您收到電子郵件時，您是否有盡快回复的衝動？ 當然，如果是緊急的事情，你應該這樣做。 但是，它很少。 如果您的客戶或上級有重要和緊急的事情要對您說，他們會通過通訊應用程序給您打電話或 ping 您。

然而，許多員工傾向於在收到電子郵件的同時回复。 那麼，為什麼員工讓他們的電子郵件控制他們的生活呢？ 我想在這個問題上挑選帕蒂的大腦。

在她看來，電子郵件已成為一種打發時間的方式或一種讓用戶感覺自己在高效工作的習慣。 帕蒂補充說，人們一遍又一遍地閱讀和重新閱讀相同的信息，但仍然沒有做需要做的事情，這是在浪費時間。 她是這樣解釋這種行為的：

“立即回復電子郵件可以顯示出奉獻精神，但在我看來，這樣做是因為收件人的期望已設置為在他們發送電子郵件後一納秒內得到回复。 如果電子郵件很緊急，我們就不需要電話了。 電子郵件通常不是緊急情況下的溝通方式。”

在某種程度上，我們可以說電子郵件通常是我們工作場所的頭號干擾。 那麼，Patty 建議如何防止電子郵件分心並專注於工作？

“我知道這不是開創性的信息，但取消訂閱不需要的電子郵件列表是對您時間的一項很好的投資。

如果您還沒有這樣做，那麼是時候關閉所有通知了，這樣您就不會在每次看到或聽到警報時都跳到電子郵件中。

如果您想更好地管理時間，請安排好時間來檢查您的電子郵件，而不是每次感到無聊或被打擾時就跳到它，” Patty 總結道。

在家工作時管理電子郵件

在家工作已成為許多員工的新標準。 這就是為什麼我問帕蒂，她是否認為我們在遠程辦公時處理電子郵件的方式與在現場工作時不同。 此外，我想知道 Patty 在管理電子郵件方面是否有任何在家工作的技巧。 她聲稱在家中的電子郵件與在辦公室的電子郵件相同：

“關鍵是要確保你跟上電子郵件的步伐，但不要在裡面浪費很多時間。 根據公司或公司決定使用電子郵件的方式，可能需要更頻繁地檢查它，但如果沒有，減少每天處理 3 次電子郵件可能是個好主意。”

整理和整理收件箱的實用技巧

既然我們已經了解了電子郵件會阻礙您的效率的原因，我們將向您展示一些可以提高電子郵件效率的簡單方法。

處理電子郵件

根據麥肯錫全球研究所的分析，人們每小時查看 11 次電子郵件。 因此，難怪您似乎無法在一天結束前完成任務。

在 Patty 看來，檢查和處理電子郵件是有區別的。 她進一步解釋說，檢查電子郵件將進入您的電子郵件應用程序並閱讀或掃描每封電子郵件，而對此什麼也不做。 帕蒂還聲稱，這種習慣使得記住細節和需要採取的行動幾乎是不可能的。

“另一方面，處理電子郵件涉及一次打開每封電子郵件並完成。

如果您閱讀它並且不再需要它，請刪除它。

如果您閱讀了它，並且需要將其轉發給帶有註釋的人，請執行此操作，然後將其刪除或歸檔。

如果您閱讀了它並採取了所需的行動，並且您已經完成了它但需要保留它作為您的記錄，請歸檔。

唯一應該保留在收件箱中的電子郵件是那些需要採取行動的電子郵件。 收件箱不是不受歡迎的電子郵件的存儲單元，” Patty 強調說。

她總結說，處理電子郵件比檢查電子郵件更有效。 此外，處理電子郵件可以節省大量浪費在反复打開相同電子郵件的時間。

將電子郵件整理到文件夾中

Patty 的另一個電子郵件生產力技巧與電子郵件文件夾有關，更具體地說，是為每年創建文件夾。 正如她澄清的那樣，如果您的收件箱中有數千封來自多年的電子郵件，那麼年份文件夾是實用的。 因此，Patty 解釋說，與其浪費時間逐個瀏覽它們，不如將它們批量拖入具有相應年份的文件夾中，從而節省時間。 此外，這可以防止刪除所需的電子郵件。

“收件箱中的其他文件夾應該反映用戶直觀的系統。 只要您知道在哪裡歸檔，更重要的是，在哪裡可以找到一些東西，它就是一個很好的歸檔系統。 如果你不能，這不是一個好的系統，” Patty 總結道。

整理收件箱

您最後一次查看電子郵件並刪除不重要的電子郵件是什麼時候？ Patty 提供了一些快速有效地整理收件箱的技巧。

第一步是按 FROM 或 SUBJECT 對您的電子郵件進行排序，以收集來自同一個人或同一主題字符串的電子郵件。 然後您可以批量移動或批量刪除。

“要連續抓取一堆電子郵件以移動或刪除：

1.突出顯示第一封電子郵件。
2. 按住 SHIFT 鍵。
3. 向下滾動到您要移動或刪除的組中的最後一封電子郵件。
4. 單擊最後一封電子郵件，同時按住 SHIFT 鍵，這將在電子郵件之間全選。
5. 拖放突出顯示的電子郵件（或刪除它們），” Patty 說明。

她還有一個選擇某些電子郵件，然後移動或刪除它們的解決方案：

1. 突出顯示第一封電子郵件。
2. 按住 CTRL 鍵 - 在您選擇完電子郵件之前不要鬆開。
3. 單擊要移動或刪除的每封電子郵件。
4. 拖放突出顯示的電子郵件（或刪除它們）。

時間跟踪器如何幫助您提高工作效率？

除了電子郵件生產力之外，我們還解決了一般的生產力問題。 Patty 提到她使用 Clockify。 所以，我想听聽她覺得時間跟踪器的哪些功能有用。

“我向客戶推薦 Clockify 的時間跟踪工具。 很多時候，我的客戶告訴我，他們不認為自己浪費了很多時間，但是當他們跟踪一周的時間時，他們會被自己的時間花在哪里而震驚！

當您發現自己每週花費 18 小時在電子郵件上時，除非您正在處理在線訂單或您的業務主要通過電子郵件運行，否則很明顯需要改變一些東西，” Patty 說。

此外，Patty 強調了使用 Clockify 的這些時間跟踪優勢：

• 時間跟踪很容易，讓您清楚地了解如何提高工作效率。
• 它使您可以識別浪費時間的人並將其替換為最重要的事情。
• 它是幫助您明確優先事項並最大限度提高生產力的完美工具。

包起來

如果您覺得電子郵件在浪費您寶貴的時間，從而使您無法提高工作效率，那麼您只需要更改您的電子郵件程序即可。 與其花太多時間在電子郵件上，不如嘗試改進您的電子郵件管理。 根據 Patty 的說法，要採取的關鍵步驟是：

• 處理電子郵件，而不是檢查它們。 處理電子郵件時，您必須決定如何處理每封電子郵件。
• 在收件箱中創建文件夾。 如果您的收件箱中已經有這麼多電子郵件，並且您想將它們全部保存，那麼這是一種巧妙的歸檔方式。 因此，您可以在需要時輕鬆找到電子郵件。
• 整理收件箱。 不要害怕從收件箱中刪除不必要的電子郵件。

最後，一旦您在有效管理電子郵件方面變得更好，您將有更多時間專注於您的任務。 因此，電子郵件生產力也將提高您的整體效率。