So verwalten Sie die E-Mail-Produktivität: Tipps von Patty Kreamer, einer professionellen Organisatorin

E-Mails spielen eine Schlüsselrolle in unserer täglichen Arbeitskommunikation. Haben Sie jemals darüber nachgedacht, wie viel Zeit Sie damit verbringen, Ihren Posteingang zu überprüfen? Laut einem Forbes-Artikel erhalten Büroangestellte mindestens 200 Nachrichten pro Tag. Außerdem dauert das Lesen und Beantworten von E-Mails täglich etwa 2,5 Stunden. Ein bisschen zu viel, finden Sie nicht?

Diese Statistiken lassen mich unsere allgemeine Nutzung von E-Mails in Frage stellen. Sind wir mit E-Mails wirklich effektiv? Wenn nicht, wie können wir die Dinge umkehren?

Um einige Experteneinblicke zu diesem Thema zu erhalten, haben wir uns an Patty Kreamer gewandt. Patty ist Produktivitätscoach und zertifizierte professionelle Organisatorin. Sie hilft Finanzberatern, ihre Produktivität zu steigern, indem sie in kürzerer Zeit mehr erledigt. Außerdem ist Patty Autorin mehrerer Bücher, darunter But I Might Need It Someday und The Power of Simplicity.

In diesem Artikel behandeln wir einige Themen, die wir mit Patty besprochen haben, wie zum Beispiel:

• E-Mails als Arbeitsablenkung und
• wie man einen Posteingang organisiert und aufräumt.

Da Patty eine Produktivitätsexpertin ist, wollten wir auch wissen, welche Produktivitätstools sie empfiehlt.

E-Mail als Hauptablenkung bei der Arbeit und wie man damit umgeht

Wenn Sie eine E-Mail erhalten, möchten Sie so schnell wie möglich antworten? Natürlich sollten Sie das tun, wenn es sich um eine dringende Angelegenheit handelt. Aber es ist selten. Wenn Ihre Kunden oder Vorgesetzten Ihnen etwas Wichtiges und Dringendes zu sagen haben, rufen sie Sie an oder pingen Sie über Kommunikations-Apps an.

Viele Mitarbeiter neigen jedoch dazu, E-Mails im selben Moment zu beantworten, in dem sie sie erhalten. Warum also lassen Arbeitnehmer ihr Leben von ihren E-Mails bestimmen? Ich wollte Patty zu diesem Thema auf den Zahn fühlen.

Ihrer Meinung nach ist E-Mail zu einem Zeitfüller oder einer Gewohnheit geworden, die den Benutzern das Gefühl gibt, produktiv zu sein. Patty fügt hinzu, dass die Leute Zeit verschwenden, indem sie dieselben Nachrichten immer und immer wieder lesen und immer noch nicht das tun, was getan werden muss. So erklärt sie dieses Verhalten:

„Die sofortige Beantwortung einer E-Mail kann Hingabe zeigen, aber meiner Meinung nach geschieht dies, weil die Erwartung des Empfängers festgelegt wurde, eine Nanosekunde nach dem Senden einer E-Mail eine Antwort zu erhalten. Wenn E-Mail dringend wäre, bräuchten wir keine Telefone. E-Mail ist normalerweise nicht der Weg, um im Notfall zu kommunizieren.“

In gewisser Weise können wir sagen, dass E-Mails oft unsere wichtigste Ablenkung am Arbeitsplatz sind. Was empfiehlt Patty also, um Ablenkungen durch E-Mails zu vermeiden und sich auf die Arbeit zu konzentrieren?

„ Ich weiß, das sind keine bahnbrechenden Informationen, aber das Abmelden von unerwünschten E-Mail-Listen ist eine gute Investition Ihrer Zeit.

Wenn Sie es noch nicht getan haben, ist es an der Zeit, ALLE Benachrichtigungen zu deaktivieren, damit Sie nicht in Versuchung geraten, jedes Mal, wenn Sie eine Warnung sehen oder hören, zur E-Mail zu springen.

Wenn Sie Ihre Zeit besser verwalten möchten, planen Sie geplante Zeiten ein, um Ihre E-Mails zu überprüfen, anstatt jedes Mal, wenn Sie sich langweilen oder unterbrochen werden, darauf zu springen“, schließt Patty.

E-Mails verwalten, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten

Das Arbeiten von zu Hause aus ist für viele Arbeitnehmer zu einem neuen Standard geworden. Deshalb habe ich Patty gefragt, ob sie glaubt, dass wir bei der Telearbeit anders mit E-Mails umgehen als bei der Arbeit vor Ort. Außerdem wollte ich wissen, ob Patty irgendwelche Tipps hat, wenn es um die Verwaltung von E-Mails geht. Sie behauptet, dass E-Mails zu Hause die gleichen sind wie im Büro:

„Der Schlüssel ist, sicher zu sein, dass Sie mit E-Mails auf dem Laufenden bleiben, aber nicht viel Zeit verschwenden, während Sie dort sind. Je nachdem, wie sich ein Unternehmen oder eine Firma für die Verwendung von E-Mails entscheidet, kann eine häufigere Überprüfung erforderlich sein. Wenn dies nicht der Fall ist, ist es wahrscheinlich eine gute Idee, die E-Mail-Verarbeitung auf dreimal täglich zu reduzieren.“

Praktische Tipps zum Organisieren und Aufräumen Ihres Posteingangs

Nachdem wir nun gesehen haben, warum E-Mails Ihre Effektivität beeinträchtigen können, zeigen wir Ihnen einige einfache Möglichkeiten, wie Sie Ihre E-Mail-Produktivität steigern können.

E-Mails bearbeiten

Laut der Analyse des McKinsey Global Institute checken die Menschen 11 Mal pro Stunde E-Mails. Kein Wunder also, dass Sie Ihre Aufgaben nicht bis zum Ende eines Tages erledigen können.

Aus Pattys Sicht gibt es einen Unterschied zwischen dem Prüfen und Verarbeiten von E-Mails. Sie erklärt weiter, dass das Abrufen von E-Mails in Ihre E-Mail-App geht und jede E-Mail liest oder scannt und nichts dagegen unternimmt. Patty behauptet auch, dass diese Angewohnheit es praktisch unmöglich macht, sich an die Details zu erinnern und welche Maßnahmen durchgeführt werden müssen.

„Bei der Verarbeitung von E-Mails hingegen wird jede E-Mail einzeln geöffnet und zu Ende geführt.

Wenn Sie es gelesen haben und es nicht mehr benötigen, LÖSCHEN SIE ES.

Wenn Sie es lesen und es an jemanden mit einer Notiz WEITERLEITEN müssen, tun Sie dies dann LÖSCHEN oder ARCHIVIEREN SIE ES.

Wenn Sie es gelesen und die erforderlichen Maßnahmen ergriffen haben und damit fertig sind, es aber für Ihre Unterlagen aufbewahren müssen, ARCHIEREN SIE ES.

Die einzigen E-Mails, die in Ihrem Posteingang verbleiben sollten, sind diejenigen, die AKTION erfordern. Der Posteingang ist kein Aufbewahrungsort für ungeliebte E-Mails“, betont Patty.

Sie fasst zusammen, dass das Verarbeiten von E-Mails viel effektiver ist als das Abrufen von E-Mails. Außerdem kann die Verarbeitung von E-Mails so viel Zeit sparen, die durch das wiederholte Öffnen derselben E-Mails verschwendet wird.

Organisieren Sie E-Mails in Ordnern

Ein weiterer E-Mail-Produktivitätstrick von Patty bezieht sich auf E-Mail-Ordner, genauer gesagt auf das Erstellen von Ordnern für jedes Jahr. Wie sie klarstellt, sind die Jahresordner praktisch, wenn Sie Tausende von E-Mails aus mehreren Jahren in Ihrem Posteingang haben. Patty erklärt also, dass es Zeit spart, sie massenhaft in einen Ordner mit dem entsprechenden Jahr zu ziehen, anstatt Zeit damit zu verschwenden, sie einzeln durchzugehen. Außerdem wird dadurch verhindert, dass benötigte E-Mails gelöscht werden.

„Die anderen Ordner im Posteingang sollten eine für den Benutzer intuitive Systematik widerspiegeln. Solange Sie wissen, wo Sie etwas ablegen müssen und was noch wichtiger ist, wo Sie etwas finden können, ist es ein gutes Ablagesystem. Wenn Sie das nicht können, ist es kein gutes System“, schließt Patty ab .

Entrümpeln Sie Ihren Posteingang

Wann haben Sie das letzte Mal Ihre E-Mails durchgesehen und unwichtige gelöscht? Patty hat einige Tipps, wie Sie Ihren Posteingang schnell und effizient entrümpeln können.

Der erste Schritt besteht darin, Ihre E-Mails nach VON oder BETREFF zu sortieren, um E-Mails von derselben Person oder in derselben Betreffzeile zu sammeln. Dann können Sie massenhaft verschieben oder massenweise löschen.

„Um mehrere E-Mails hintereinander zu verschieben oder zu löschen:

1. Markieren Sie die erste E-Mail.
2. Halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt.
3. Scrollen Sie nach unten zur letzten E-Mail in der Gruppe, die Sie verschieben oder löschen möchten.
4. Klicken Sie auf die letzte E-Mail, während Sie weiterhin die UMSCHALTTASTE gedrückt halten, wodurch alle zwischen den E-Mails ausgewählt werden.
5. Ziehen Sie die markierten E-Mails per Drag-and-Drop (oder löschen Sie sie)“, veranschaulicht Patty.

Sie hat auch eine Lösung, um bestimmte E-Mails auszuwählen und sie dann zu verschieben oder zu löschen:

1. Markieren Sie die erste E-Mail.
2. Halten Sie die STRG-TASTE gedrückt – lassen Sie sie nicht los, bis Sie mit der Auswahl der E-Mails fertig sind.
3. Klicken Sie auf jede einzelne E-Mail, die Sie verschieben oder löschen möchten.
4. Ziehen Sie die markierten E-Mails per Drag & Drop (oder löschen Sie sie).

Wie kann eine Zeiterfassung Ihnen helfen, Ihre Produktivität zu steigern?

Abgesehen von der E-Mail-Produktivität haben wir uns mit der Produktivität im Allgemeinen befasst. Patty erwähnte, dass sie Clockify verwendet. Also wollte ich hören, welche Funktionen von Zeiterfassung sie nützlich findet.

„Das Zeiterfassungstool von Clockify empfehle ich meinen Kunden. So oft sagen mir meine Kunden, dass sie nicht glauben, dass sie viel Zeit verschwenden, aber wenn sie ihre Zeit eine Woche lang verfolgen, sind sie überwältigt davon, wo ihre Zeit verbracht wird!

Wenn Sie sehen, dass Sie 18 Stunden pro Woche mit E-Mails verbringen, es sei denn, Sie bearbeiten Online-Bestellungen oder Ihr Geschäft läuft hauptsächlich per E-Mail, wird es offensichtlich, dass sich etwas ändern muss“, sagt Patty.

Darüber hinaus hebt Patty diese Zeiterfassungsvorteile der Verwendung von Clockify hervor:

• Die Zeiterfassung ist einfach und gibt Ihnen ein klares Bild davon, wie Sie Ihre Produktivität verbessern können.
• Es ermöglicht Ihnen, Ihre Zeitfresser zu identifizieren und sie durch das zu ersetzen, was am wichtigsten ist.
• Es ist das perfekte Werkzeug, um Ihnen zu helfen, Klarheit über Ihre Prioritäten zu gewinnen und Ihre Produktivität zu maximieren.

Einpacken

Wenn Sie das Gefühl haben, dass E-Mails Ihre kostbare Zeit verschwenden und Sie somit an Ihrer Produktivität hindern, müssen Sie nur Ihre E-Mail-Routine ändern. Anstatt so viel Zeit mit E-Mails zu verbringen, versuchen Sie, Ihr E-Mail-Management zu verbessern. Laut Patty sind die entscheidenden Schritte:

• E-Mails bearbeiten, statt sie zu prüfen. Bei der Verarbeitung von E-Mails müssen Sie Entscheidungen darüber treffen, was mit jeder E-Mail geschehen soll.
• Erstellen von Ordnern in Ihrem Posteingang. Wenn Sie bereits so viele E-Mails in Ihrem Posteingang haben und sie alle speichern möchten, ist dies eine clevere Möglichkeit, sie zu archivieren. So können Sie E-Mails bei Bedarf leicht finden.
• Entrümpeln Sie Ihren Posteingang. Scheuen Sie sich nicht, unnötige E-Mails aus Ihrem Posteingang zu löschen.

Schließlich haben Sie mehr Zeit, sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren, sobald Sie Ihre E-Mails besser verwalten können. Daher wird die E-Mail-Produktivität auch Ihre Gesamteffektivität steigern.