كيفية إدارة إنتاجية البريد الإلكتروني: نصائح من باتي كريمر ، منظم محترف

تلعب رسائل البريد الإلكتروني دورًا رئيسيًا في اتصالات العمل اليومية. هل فكرت يومًا في مقدار الوقت الذي تقضيه في التحقق من بريدك الوارد؟ وفقًا لمقالة فوربس ، يتلقى موظفو المكاتب 200 رسالة على الأقل يوميًا. أيضًا ، تستغرق قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها حوالي 2.5 ساعة يوميًا. قليلا كثيرا ، ألا تعتقد ذلك؟

هذه الإحصائيات تجعلني أتساءل عن استخدامنا العام لرسائل البريد الإلكتروني. هل نحن حقا فعالين مع رسائل البريد الإلكتروني؟ إذا لم يكن كذلك ، فكيف يمكننا تغيير الأمور؟

للحصول على بعض رؤى الخبراء حول هذا الموضوع ، تواصلنا مع باتي كريمر. باتي مدرب إنتاجية ومنظم محترف معتمد. إنها تساعد المستشارين الماليين على تعزيز إنتاجيتهم من خلال إنجاز المزيد في وقت أقل. إلى جانب ذلك ، قامت باتي بتأليف العديد من الكتب ، مثل " لكن قد أحتاجها يومًا ما " و "قوة البساطة".

في هذه المقالة ، سنغطي بعض الموضوعات التي ناقشناها مع باتي ، مثل:

• رسائل البريد الإلكتروني لإلهاء العمل ، و
• كيفية تنظيم البريد الوارد وإلغاء الفوضى.

نظرًا لأن باتي خبيرة إنتاجية ، فقد أردنا أيضًا معرفة أدوات الإنتاجية التي توصي بها.

البريد الإلكتروني كمصدر إلهاء رئيسي عن العمل وكيفية التعامل معه

عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني ، هل لديك رغبة في الرد في أسرع وقت ممكن؟ بالطبع ، يجب عليك ذلك إذا كان الأمر عاجلاً. لكنها نادرا ما تكون كذلك. إذا كان لدى عملائك أو رؤسائك شيئًا مهمًا وعاجلًا ليقولوه لك ، فسيتصلون بك أو يرسلون إليك عبر تطبيقات الاتصال.

ومع ذلك ، يميل العديد من الموظفين إلى الرد على رسائل البريد الإلكتروني في نفس اللحظة التي يتلقونها فيها. إذن ، لماذا يترك العمال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم تتحكم في حياتهم؟ أردت أن أختار عقل باتي بشأن هذه المسألة.

في رأيها ، أصبح البريد الإلكتروني وسيلة لملء الوقت أو عادة الانتقال التي تجعل المستخدمين يشعرون بأنهم منتجون. تضيف باتي أن الناس يضيعون الوقت من خلال قراءة وإعادة قراءة نفس الرسائل مرارًا وتكرارًا ولا يزالون لا يفعلون ما يجب القيام به. إليك كيف تشرح هذا السلوك:

"الرد على رسالة بريد إلكتروني على الفور يمكن أن يظهر التفاني ولكن ، في رأيي ، يتم ذلك لأن توقع المستلم قد تم تعيينه للحصول على رد في غضون نانوثانية بعد إرسال بريد إلكتروني. إذا كان البريد الإلكتروني عاجلاً ، فلن نحتاج إلى الهواتف. لا يعد البريد الإلكتروني عادةً وسيلة للتواصل في حالة الطوارئ ".

بطريقة ما ، يمكننا القول أن رسائل البريد الإلكتروني غالبًا ما تكون مصدر تشتيت الانتباه في مكان العمل. إذن ، ما الذي توصي به باتي لمنع تشتيت انتباه البريد الإلكتروني والاستمرار في التركيز على العمل؟

" أعلم أنها ليست معلومات رائدة ولكن إلغاء الاشتراك من قوائم البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها يعد استثمارًا جيدًا لوقتك.

إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، فقد حان الوقت لإيقاف تشغيل جميع الإشعارات ، لذلك لا تميل إلى الانتقال إلى البريد الإلكتروني في كل مرة ترى أو تسمع تنبيهًا.

إذا كنت ترغب في إدارة وقتك بشكل أفضل ، فقم بجدولة مواعيد مخططة للتحقق من بريدك الإلكتروني بدلاً من القفز إليه في كل مرة تشعر فيها بالملل أو المقاطعة ، " تختتم باتي.

إدارة رسائل البريد الإلكتروني عند العمل من المنزل

أصبح العمل من المنزل معيارًا جديدًا للعديد من الموظفين. لهذا السبب سألت باتي عما إذا كانت تعتقد أننا نتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني بشكل مختلف عند العمل عن بُعد ، مقارنة بالعمل في الموقع. بالإضافة إلى ذلك ، أردت معرفة ما إذا كان لدى باتي أي نصائح للعمل من المنزل عندما يتعلق الأمر بإدارة رسائل البريد الإلكتروني. تدعي أن البريد الإلكتروني في المنزل هو نفسه الموجود في المكتب:

"المفتاح هو التأكد من مواكبة البريد الإلكتروني ولكن لا تضيع الكثير من وقتك أثناء وجودك هناك. اعتمادًا على الطريقة التي تقرر بها شركة أو شركة استخدام البريد الإلكتروني ، قد يكون التحقق منه كثيرًا شرطًا ، ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فمن المحتمل أن يكون تقليص معالجة البريد الإلكتروني ثلاث مرات في اليوم فكرة جيدة ".

نصائح عملية حول تنظيم البريد الوارد وترتيبه

الآن بعد أن رأينا سبب قدرة رسائل البريد الإلكتروني على إعاقة فعاليتك ، سنعرض لك بعض الطرق البسيطة التي يمكنك من خلالها تحسين إنتاجية بريدك الإلكتروني.

معالجة رسائل البريد الإلكتروني

تماشياً مع تحليل معهد ماكينزي العالمي ، يتحقق الأشخاص من رسائل البريد الإلكتروني 11 مرة في الساعة. لذلك ، لا عجب أنه لا يمكنك إنهاء مهامك بنهاية اليوم.

من وجهة نظر باتي ، هناك فرق بين فحص البريد الإلكتروني ومعالجته . تشرح أيضًا أن التحقق من البريد الإلكتروني ينتقل إلى تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك ويقرأ أو يمسح كل بريد إلكتروني ولا يفعل شيئًا حيال ذلك. تدعي باتي أيضًا أن هذه العادة تجعل تذكر التفاصيل والإجراء الذي يجب القيام به أمرًا مستحيلًا تقريبًا.

من ناحية أخرى ، تتضمن معالجة البريد الإلكتروني فتح كل بريد إلكتروني واحدًا تلو الآخر واستكماله.

إذا قرأته ولم تعد بحاجة إليه ، فاحذفه.

إذا قرأته ، وتحتاج إلى إعادة توجيهه إلى شخص لديه ملاحظة ، فافعل ذلك ثم احذفه أو احفظه.

إذا قرأته واتخذت الإجراء المطلوب ، وقد انتهيت منه ولكنك تحتاج إلى الاحتفاظ به في سجلاتك ، قم بحفظه.

رسائل البريد الإلكتروني الوحيدة التي يجب أن تبقى في بريدك الوارد هي تلك التي تتطلب اتخاذ إجراء. صندوق الوارد ليس وحدة تخزين لرسائل البريد الإلكتروني غير المحبوبة "، تبرز باتي.

اختتمت أن معالجة البريد الإلكتروني أكثر فاعلية من التحقق من البريد الإلكتروني. علاوة على ذلك ، يمكن أن توفر معالجة البريد الإلكتروني الكثير من الوقت الذي يضيع على تكرار فتح نفس رسائل البريد الإلكتروني مرارًا وتكرارًا.

تنظيم رسائل البريد الإلكتروني في مجلدات

تتعلق خدعة إنتاجية البريد الإلكتروني الأخرى لـ Patty بمجلدات البريد الإلكتروني ، وبشكل أكثر تحديدًا ، إنشاء مجلدات لكل عام. كما أوضحت ، تكون مجلدات العام عملية إذا كان لديك آلاف رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك من عدة سنوات. لذا ، تشرح باتي أنه بدلاً من إضاعة الوقت في استعراضهم واحدًا تلو الآخر ، فإنه يوفر الوقت لسحبهم بكميات كبيرة إلى مجلد بالسنة المقابلة. أيضا ، هذا يمنع حذف رسائل البريد الإلكتروني المطلوبة.

يجب أن تعكس المجلدات الأخرى الموجودة في البريد الوارد نظامًا بديهيًا للمستخدم. طالما أنك تعرف مكان تقديم شيء ما والأهم من ذلك ، مكان العثور على شيء ما ، فهو نظام حفظ جيد. إذا لم تستطع ، فهذا ليس نظامًا جيدًا ، " تختتم باتي .

قم بإزالة الفوضى في صندوق الوارد الخاص بك

متى كانت آخر مرة قمت فيها بمراجعة رسائل البريد الإلكتروني وحذف الرسائل غير المهمة؟ لدى باتي بعض النصائح لترتيب بريدك الوارد بسرعة وكفاءة.

الخطوة الأولى هي فرز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك عن طريق FROM أو SUBJECT لجمع رسائل البريد الإلكتروني من نفس الشخص أو في نفس سلسلة الموضوع. ثم يمكنك النقل الجماعي أو الحذف بالجملة.

"للحصول على مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني على التوالي لنقلها أو حذفها:

1. قم بتمييز أول بريد إلكتروني.
2. اضغط باستمرار على مفتاح SHIFT.
3. قم بالتمرير لأسفل إلى آخر بريد إلكتروني في المجموعة التي تريد نقلها أو حذفها.
4. انقر فوق آخر بريد إلكتروني مع الاستمرار في الضغط على مفتاح SHIFT ، والذي سيحدد الكل بين رسائل البريد الإلكتروني.
5. قم بسحب وإسقاط رسائل البريد الإلكتروني المميزة (أو حذفها) "، توضح باتي.

لديها أيضًا حل لاختيار رسائل بريد إلكتروني معينة ، ثم نقلها أو حذفها:

1. قم بتمييز أول بريد إلكتروني.
2. اضغط باستمرار على مفتاح CTRL - لا تتركه حتى تنتهي من اختيار رسائل البريد الإلكتروني.
3. انقر فوق كل بريد إلكتروني فردي تريد نقله أو حذفه.
4. قم بسحب وإسقاط رسائل البريد الإلكتروني المميزة (أو حذفها).

كيف يمكن أن يساعدك متتبع الوقت على زيادة إنتاجيتك؟

بصرف النظر عن إنتاجية البريد الإلكتروني ، تعاملنا مع الإنتاجية بشكل عام. ذكرت باتي أنها تستخدم Clockify. لذلك ، أردت أن أسمع ما هي ميزات أدوات تعقب الوقت التي تجدها مفيدة.

"أداة تعقب الوقت في Clockify هي ما أوصي به لعملائي. في كثير من الأحيان ، يخبرني زبائني أنهم لا يعتقدون أنهم يضيعون الكثير من الوقت ، ولكن عندما يتتبعون وقتهم لمدة أسبوع ، فإنهم يذهلون إلى حيث يقضون وقتهم!

عندما ترى أنك تقضي 18 ساعة في الأسبوع على البريد الإلكتروني ، إلا إذا كنت تعالج الطلبات عبر الإنترنت أو إذا كان عملك يتم تشغيله في الغالب عبر البريد الإلكتروني ، يصبح من الواضح أن شيئًا ما يحتاج إلى التغيير "، كما تقول باتي.

بالإضافة إلى ذلك ، يسلط باتي الضوء على مزايا تتبع الوقت لاستخدام Clockify:

• يعد تتبع الوقت أمرًا سهلاً ويمنحك صورة واضحة عن كيفية المضي قدمًا في تحسين إنتاجيتك.
• يتيح لك التعرف على مضيعات الوقت واستبدالها بما هو أكثر أهمية.
• إنها الأداة المثالية لمساعدتك على توضيح أولوياتك وزيادة إنتاجيتك.

تغليف

إذا كنت تشعر أن رسائل البريد الإلكتروني تضيع وقتك الثمين ، وبالتالي تمنعك من أن تكون منتجًا ، فأنت تحتاج فقط إلى تغيير روتين بريدك الإلكتروني. بدلاً من تخصيص الكثير من الوقت لرسائل البريد الإلكتروني ، حاول تحسين إدارة بريدك الإلكتروني. وفقًا لباتي ، فإن الخطوات الحاسمة التي يجب اتخاذها هي:

• معالجة رسائل البريد الإلكتروني بدلاً من التحقق منها. عند معالجة رسائل البريد الإلكتروني ، سيتعين عليك اتخاذ قرارات بشأن ما يجب فعله مع كل بريد إلكتروني.
• إنشاء مجلدات في صندوق الوارد الخاص بك. إذا كان لديك بالفعل الكثير من رسائل البريد الإلكتروني في بريدك الوارد ، وتريد حفظها جميعًا ، فهذه طريقة ذكية لإرسالها. وبالتالي ، ستتمكن من العثور بسهولة على رسائل البريد الإلكتروني عند الحاجة.
• ترتيب البريد الوارد الخاص بك. لا تخف من حذف رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية من صندوق الوارد الخاص بك.

أخيرًا ، بمجرد أن تصبح أفضل في إدارة رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال ، سيكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على مهامك. لذلك ، فإن إنتاجية البريد الإلكتروني ستعزز أيضًا فعاليتك الإجمالية.