Jak zarządzać produktywnością poczty e-mail: Wskazówki od Patty Kreamer, profesjonalnego organizatora

E-maile odgrywają kluczową rolę w naszej codziennej komunikacji w pracy. Czy zastanawiałeś się kiedyś, ile czasu spędzasz na sprawdzaniu skrzynki odbiorczej? Według jednego z artykułów Forbes, pracownicy biurowi otrzymują co najmniej 200 wiadomości dziennie. Ponadto czytanie i odpowiadanie na e-maile zajmuje około 2,5 godziny dziennie. Trochę za dużo, nie sądzisz?

Te statystyki sprawiają, że kwestionuję nasze ogólne wykorzystanie e-maili. Czy naprawdę skutecznie radzimy sobie z e-mailami? Jeśli nie, jak możemy to zmienić?

Aby uzyskać fachowe spostrzeżenia na ten temat, skontaktowaliśmy się z Patty Kreamer. Patty jest trenerem produktywności i certyfikowanym profesjonalnym organizatorem. Pomaga doradcom finansowym zwiększyć ich produktywność, robiąc więcej w krótszym czasie. Poza tym Patty jest autorką kilku książek, takich jak Ale mogę go kiedyś potrzebować i Moc prostoty.

W tym artykule omówimy niektóre tematy, o których rozmawialiśmy z Patty, takie jak:

• e-maile jako rozpraszające w pracy i
• jak uporządkować i uporządkować skrzynkę odbiorczą.

Ponieważ Patty jest ekspertem ds. produktywności, chcieliśmy również wiedzieć, jakie narzędzia produktywności poleca.

E-mail jako kluczowa rozrywka w pracy i jak sobie z nią radzić

Czy po otrzymaniu e-maila masz ochotę odpowiedzieć tak szybko, jak to możliwe? Oczywiście powinieneś, jeśli to pilna sprawa. Ale rzadko tak jest. Jeśli Twoi klienci lub przełożeni mają Ci coś ważnego i pilnego do powiedzenia, zadzwonią do Ciebie lub zadzwonią przez aplikacje komunikacyjne.

Jednak wielu pracowników ma tendencję do odpowiadania na e-maile w tym samym momencie, w którym je otrzymują. Dlaczego więc pracownicy pozwalają, aby ich e-maile kontrolowały ich życie? Chciałem zbadać mózg Patty w tej sprawie.

Jej zdaniem e-mail stał się wypełniaczem czasu lub nawykiem, który sprawia, że ​​użytkownicy czują się produktywni. Patty dodaje, że ludzie marnują czas na czytanie i ponowne czytanie tych samych wiadomości w kółko i wciąż nie robiąc tego, co należy zrobić. Oto jak wyjaśnia to zachowanie:

„Odpowiedź na e-mail od razu może pokazać zaangażowanie, ale moim zdaniem dzieje się tak, ponieważ oczekiwanie odbiorcy zostało ustawione na otrzymanie odpowiedzi w nanosekundę po wysłaniu wiadomości e-mail. Gdyby e-mail był pilny, nie potrzebowalibyśmy telefonów. E-mail zazwyczaj nie jest sposobem komunikacji w nagłych wypadkach”.

W pewnym sensie możemy powiedzieć, że e-maile są często naszym numerem jeden w miejscu pracy. Co więc zaleca Patty, aby zapobiec rozpraszaniu się poczty elektronicznej i skupić się na pracy?

„ Wiem, że nie są to przełomowe informacje, ale wypisanie się z niechcianych list e-mail to dobra inwestycja w Twój czas.

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, czas wyłączyć WSZYSTKIE powiadomienia, aby nie kusiło Cię, aby przeskakiwać do wiadomości e-mail za każdym razem, gdy zobaczysz lub usłyszysz alert.

Jeśli chcesz lepiej zarządzać swoim czasem, zaplanuj zaplanowane godziny sprawdzania poczty, zamiast przeskakiwać do niej za każdym razem, gdy jesteś znudzony lub przerywany”, podsumowuje Patty.

Zarządzanie e-mailami podczas pracy w domu

Praca w domu stała się dla wielu pracowników nowym standardem. Dlatego zapytałem Patty, czy uważa, że ​​w przypadku telepracy podchodzimy do wiadomości e-mail inaczej niż w przypadku pracy na miejscu. Poza tym chciałem wiedzieć, czy Patty ma jakieś wskazówki dotyczące pracy z domu, jeśli chodzi o zarządzanie e-mailami. Twierdzi, że e-mail w domu jest taki sam jak w biurze:

„Najważniejsze jest upewnienie się, że nadążasz za wiadomościami e-mail, ale nie marnujesz dużo czasu, gdy tam jesteś. W zależności od tego, w jaki sposób firma lub firma zdecyduje się korzystać z poczty e-mail, częstsze sprawdzanie jej może być wymogiem, ale jeśli nie, ograniczenie przetwarzania wiadomości e-mail trzy razy dziennie jest prawdopodobnie dobrym pomysłem”.

Praktyczne wskazówki dotyczące porządkowania i porządkowania skrzynki odbiorczej

Teraz, gdy wiemy, dlaczego e-maile mogą zmniejszać Twoją skuteczność, pokażemy Ci kilka prostych sposobów na zwiększenie wydajności poczty e-mail.

Przetwarzaj e-maile

Zgodnie z analizą McKinsey Global Institute ludzie sprawdzają pocztę 11 razy na godzinę. Nic więc dziwnego, że nie możesz skończyć swoich zadań do końca dnia.

Z punktu widzenia Patty istnieje różnica między sprawdzaniem a przetwarzaniem poczty elektronicznej. Następnie wyjaśnia, że ​​sprawdzanie poczty polega na przejściu do aplikacji pocztowej i czytaniu lub skanowaniu każdego e-maila i nic z tym nie robi. Patty twierdzi również, że ten nawyk sprawia, że ​​zapamiętywanie szczegółów i czynności, które należy wykonać, jest praktycznie niemożliwe.

„Z drugiej strony przetwarzanie wiadomości e-mail obejmuje otwieranie każdego e-maila pojedynczo i doprowadzanie go do końca.

Jeśli go przeczytałeś i już go nie potrzebujesz, USUŃ JĄ.

Jeśli go przeczytałeś i musisz PRZESŁAĆ JĄ komuś z notatką, zrób to, a następnie USUŃ lub ZAPISZ.

Jeśli go przeczytałeś i podejmiesz niezbędne działania, a skończyłeś z tym, ale musisz zachować go w swoich rejestrach, ZŁÓŻ TO.

Jedyne e-maile, które powinny pozostać w Twojej skrzynce odbiorczej, to te, które wymagają DZIAŁANIA. Skrzynka odbiorcza nie służy do przechowywania nielubianych wiadomości e-mail” — podkreśla Patty.

Podsumowuje, że przetwarzanie wiadomości e-mail jest znacznie bardziej efektywne niż sprawdzanie poczty. Poza tym przetwarzanie wiadomości e-mail może zaoszczędzić tyle czasu, który jest marnowany na wielokrotne otwieranie tych samych wiadomości e-mail w kółko.

Uporządkuj e-maile w folderach

Inna sztuczka Patty'ego dotycząca wydajności poczty e-mail dotyczy folderów poczty e-mail, a dokładniej tworzenia folderów na każdy rok. Jak wyjaśnia, foldery roku są praktyczne, jeśli masz w skrzynce odbiorczej tysiące e-maili z wielu lat. Tak więc Patty wyjaśnia, że ​​zamiast tracić czas na przeglądanie ich jeden po drugim, oszczędza się czas, aby zbiorczo przeciągnąć je do folderu z odpowiednim rokiem. Zapobiega to również usuwaniu potrzebnych wiadomości e-mail.

„Pozostałe foldery w skrzynce odbiorczej powinny odzwierciedlać system intuicyjny dla użytkownika. Dopóki wiesz, gdzie coś złożyć i co ważniejsze, gdzie coś znaleźć, jest to dobry system archiwizacji. Jeśli nie, to nie jest to dobry system” — podsumowuje Patty .

Oczyść swoją skrzynkę odbiorczą

Kiedy ostatnio przeglądałeś swoje e-maile i usuwałeś nieistotne? Patty ma kilka wskazówek, jak szybko i skutecznie wyczyścić skrzynkę odbiorczą.

Pierwszym krokiem jest sortowanie wiadomości e-mail według OD lub TEMAT, aby zebrać wiadomości e-mail od tej samej osoby lub w tym samym ciągu tematu. Następnie możesz zbiorczo przenieść lub zbiorczo usunąć.

„Aby pobrać kilka e-maili z rzędu do przeniesienia lub usunięcia:

1. Zaznacz pierwszą wiadomość e-mail.
2. Przytrzymaj KLAWISZ SHIFT.
3. Przewiń w dół do ostatniej wiadomości e-mail w grupie, którą chcesz przenieść lub usunąć.
4. Kliknij ostatnią wiadomość e-mail, wciąż przytrzymując KLAWISZ SHIFT, co spowoduje zaznaczenie wszystkich wiadomości e-mail.
5. Przeciągnij i upuść wyróżnione e-maile (lub usuń je)”, ilustruje Patty.

Ma też rozwiązanie do wybierania określonych e-maili, a następnie ich przenoszenia lub usuwania:

1. Zaznacz pierwszego e-maila.
2. Przytrzymaj klawisz CTRL — nie puszczaj, dopóki nie skończysz wybierać wiadomości e-mail.
3. Kliknij poszczególne e-maile, które chcesz przenieść lub usunąć.
4. Przeciągnij i upuść zaznaczone e-maile (lub usuń je).

W jaki sposób rejestrator czasu może pomóc Ci zwiększyć produktywność?

Oprócz produktywności poczty e-mail zajęliśmy się ogólną produktywnością. Patty wspomniała, że ​​używa Clockify. Chciałem więc usłyszeć, jakie funkcje przyrządów do śledzenia czasu są dla niej przydatne.

„Narzędzie do śledzenia czasu Clockify jest tym, co polecam moim klientom. Tak często moi klienci mówią mi, że uważają, że nie marnują dużo czasu, ale kiedy śledzą swój czas przez tydzień, są zachwyceni tym, gdzie spędzają czas!

Kiedy widzisz, że spędzasz 18 godzin tygodniowo na e-mailach, chyba że przetwarzasz zamówienia online lub Twoja firma jest prowadzona głównie przez e-mail, staje się oczywiste, że coś musi się zmienić” – mówi Patty.

Ponadto Patty zwraca uwagę na zalety śledzenia czasu wynikające z używania Clockify:

• Śledzenie czasu jest łatwe i daje jasny obraz tego, jak możesz poprawić swoją produktywność.
• Pozwala zidentyfikować osoby pożerające czas i zastąpić je tym, co najważniejsze.
• To doskonałe narzędzie, które pomoże Ci uzyskać jasność co do priorytetów i zmaksymalizować produktywność.

Zawijanie

Jeśli masz wrażenie, że e-maile marnują Twój cenny czas, uniemożliwiając w ten sposób produktywność, po prostu musisz zmienić swoją rutynę e-mailową. Zamiast poświęcać tyle czasu na e-maile, spróbuj ulepszyć zarządzanie pocztą e-mail. Według Patty kluczowe kroki do podjęcia to:

• Przetwarzanie e-maili, zamiast ich sprawdzania. Podczas przetwarzania e-maili musisz podejmować decyzje, co zrobić z każdym e-mailem.
• Tworzenie folderów w Twojej skrzynce odbiorczej. Jeśli masz już tak wiele e-maili w swojej skrzynce odbiorczej i chcesz je wszystkie zapisać, jest to sprytny sposób na ich zapisanie. Dzięki temu w razie potrzeby będziesz mógł łatwo znaleźć e-maile.
• Oczyszczanie skrzynki odbiorczej. Nie bój się usuwać niepotrzebnych e-maili ze swojej skrzynki odbiorczej.

Wreszcie, gdy staniesz się lepszy w efektywnym zarządzaniu wiadomościami e-mail, będziesz mieć więcej czasu na skupienie się na swoich zadaniach. W związku z tym produktywność poczty e-mail zwiększy również ogólną efektywność.