Comment gérer la productivité des e-mails : conseils de Patty Kreamer, une organisatrice professionnelle

Les e-mails jouent un rôle clé dans notre communication professionnelle quotidienne. Avez-vous déjà pensé au temps que vous passez à consulter votre boîte de réception ? Selon un article de Forbes, les employés de bureau reçoivent au moins 200 messages par jour. De plus, lire et répondre aux e-mails prend environ 2,5 heures par jour. Un peu trop, vous ne trouvez pas ?

Ces statistiques me font douter de notre utilisation globale des e-mails. Sommes-nous vraiment efficaces avec les emails ? Si non, comment pouvons-nous renverser la vapeur ?

Pour obtenir des informations d'experts sur ce sujet, nous avons contacté Patty Kreamer. Patty est coach en productivité et organisatrice professionnelle certifiée. Elle aide les conseillers financiers à améliorer leur productivité en faisant plus en moins de temps. Par ailleurs, Patty est l'auteur de plusieurs livres, tels que But I Might Need It Someday et The Power of Simplicity.

Dans cet article, nous aborderons certains sujets dont nous avons discuté avec Patty, tels que :

• les e-mails comme distraction au travail, et
• comment organiser et désencombrer une boîte de réception.

Puisque Patty est une experte en productivité, nous voulions également savoir quels outils de productivité elle recommande.

Le courrier électronique en tant que principale distraction au travail et comment y faire face

Lorsque vous recevez un e-mail, avez-vous envie de répondre au plus vite ? Bien sûr, vous devriez le faire si c'est une question urgente. Mais, c'est rarement le cas. Si vos clients ou vos supérieurs ont quelque chose d'important et d'urgent à vous dire, ils vous appelleront ou vous pingueront via des applications de communication.

Pourtant, de nombreux employés ont tendance à répondre aux e-mails au moment même où ils les reçoivent. Alors, pourquoi les travailleurs laissent-ils leurs e-mails contrôler leur vie ? Je voulais sonder le cerveau de Patty sur cette question.

À son avis, le courrier électronique est devenu un passe-temps ou une habitude incontournable qui donne aux utilisateurs l'impression d'être productifs. Patty ajoute que les gens perdent du temps en lisant et en relisant les mêmes messages encore et encore et ne font toujours pas ce qui doit être fait. Voici comment elle explique ce comportement :

"Répondre immédiatement à un e-mail peut montrer son dévouement mais, à mon avis, c'est fait parce que le destinataire s'attend à recevoir une réponse une nanoseconde après l'envoi d'un e-mail. Si le courrier électronique était urgent, nous n'aurions pas besoin de téléphones. Le courrier électronique n'est généralement pas le moyen de communiquer en cas d'urgence.

D'une certaine manière, nous pouvons dire que les e-mails sont souvent notre principale distraction au travail. Alors, que recommande Patty pour éviter les distractions par e-mail et rester concentré sur le travail ?

“ Je sais qu'il ne s'agit pas d'informations révolutionnaires, mais se désabonner des listes de diffusion indésirables est un bon investissement de votre temps.

Si vous ne l'avez pas déjà fait, il est temps de désactiver TOUTES les notifications, afin que vous ne soyez pas tenté de passer à l'e-mail chaque fois que vous voyez ou entendez une alerte.

Si vous souhaitez mieux gérer votre temps, planifiez des heures planifiées pour consulter vos e-mails au lieu d'y revenir chaque fois que vous vous ennuyez ou que vous êtes interrompu », conclut Patty.

Gestion des e-mails lorsque vous travaillez à domicile

Le travail à domicile est devenu une nouvelle norme pour de nombreux employés. C'est pourquoi j'ai demandé à Patty si elle pensait que nous abordions les e-mails différemment lors du télétravail, par rapport au travail sur site. De plus, je voulais savoir si Patty avait des conseils sur le travail à domicile en matière de gestion des e-mails. Elle affirme que le courrier électronique à la maison est le même qu'au bureau :

"La clé est d'être sûr que vous suivez les e-mails mais que vous ne perdez pas beaucoup de temps pendant que vous y êtes. Selon la façon dont une entreprise ou une entreprise décide d'utiliser le courrier électronique, le vérifier plus souvent peut être une exigence, mais si ce n'est pas le cas, réduire le traitement du courrier électronique trois fois par jour est probablement une bonne idée.

Conseils pratiques pour organiser et désencombrer votre boîte de réception

Maintenant que nous avons vu pourquoi les e-mails peuvent nuire à votre efficacité, nous allons vous montrer quelques moyens simples d'améliorer la productivité de votre messagerie.

Traiter les e-mails

Conformément à l'analyse du McKinsey Global Institute, les gens consultent leurs e-mails 11 fois par heure. Il n'est donc pas étonnant que vous n'arriviez pas à terminer vos tâches à la fin de la journée.

Du point de vue de Patty, il y a une différence entre vérifier et traiter les e-mails. Elle explique en outre que la vérification des e-mails va dans votre application de messagerie et lit ou analyse chaque e-mail sans rien y faire. Patty affirme également que cette habitude rend pratiquement impossible la mémorisation des détails et des actions à entreprendre.

"Le traitement des e-mails, en revanche, implique d'ouvrir chaque e-mail un par un et de le mener à son terme.

Si vous le lisez et que vous n'en avez plus besoin, SUPPRIMEZ-LE.

Si vous le lisez et que vous devez le TRANSMETTRE à quelqu'un avec une note, faites-le puis SUPPRIMEZ-LE ou CLASSEZ-LE.

Si vous le lisez et prenez les mesures nécessaires, et que vous en avez terminé mais que vous devez le conserver pour vos dossiers, CLASSEZ-LE.

Les seuls e-mails qui doivent rester dans votre boîte de réception sont ceux qui nécessitent une ACTION. La boîte de réception n'est pas une unité de stockage pour les e-mails mal aimés », souligne Patty.

Elle conclut que le traitement des e-mails est beaucoup plus efficace que la vérification des e-mails. En outre, le traitement des e-mails peut faire gagner tellement de temps qu'il est perdu à ouvrir à plusieurs reprises les mêmes e-mails.

Organiser les e-mails dans des dossiers

Une autre astuce de productivité des e-mails de Patty concerne les dossiers de messagerie, plus précisément la création de dossiers pour chaque année. Comme elle le précise, les dossiers annuels sont pratiques si vous avez des milliers d'e-mails dans votre boîte de réception depuis plusieurs années. Ainsi, Patty explique que plutôt que de perdre du temps à les parcourir un par un, cela permet de gagner du temps en les faisant glisser en masse dans un dossier avec l'année correspondante. En outre, cela empêche la suppression des e-mails nécessaires.

"Les autres dossiers de la boîte de réception doivent refléter un système intuitif pour l'utilisateur. Tant que vous savez où classer quelque chose et, plus important encore, où trouver quelque chose, c'est un bon système de classement. Si vous ne pouvez pas, ce n'est pas un bon système », conclut Patty .

Désencombrez votre boîte de réception

À quand remonte la dernière fois que vous avez consulté vos e-mails et supprimé ceux qui n'étaient pas importants ? Patty a quelques conseils pour désencombrer votre boîte de réception rapidement et efficacement.

La première étape consiste à trier vos e-mails par FROM ou SUBJECT pour rassembler les e-mails de la même personne ou dans la même chaîne d'objet. Ensuite, vous pouvez déplacer ou supprimer en bloc.

"Pour récupérer un tas d'e-mails d'affilée pour les déplacer ou les supprimer :

1. Mettez en surbrillance le premier e-mail.
2. Maintenez la touche MAJ enfoncée.
3. Faites défiler jusqu'au dernier e-mail du groupe que vous souhaitez déplacer ou supprimer.
4. Cliquez sur le dernier e-mail tout en maintenant la touche MAJ enfoncée, ce qui sélectionnera tous les e-mails entre les e-mails.
5. Faites glisser et déposez les e-mails en surbrillance (ou supprimez-les) », illustre Patty.

Elle a aussi une solution pour sélectionner certains emails, puis les déplacer ou les supprimer :

1. Mettez en surbrillance le premier e-mail.
2. Maintenez la touche CTRL enfoncée - ne lâchez pas jusqu'à ce que vous ayez fini de sélectionner les e-mails.
3. Cliquez sur chaque e-mail que vous souhaitez déplacer ou supprimer.
4. Faites glisser et déposez les e-mails en surbrillance (ou supprimez-les).

Comment un outil de suivi du temps peut-il vous aider à augmenter votre productivité ?

Outre la productivité des e-mails, nous avons abordé la productivité en général. Patty a mentionné qu'elle utilise Clockify. Donc, je voulais savoir quelles fonctionnalités des trackers de temps elle trouvait utiles.

“L'outil de suivi du temps de Clockify est ce que je recommande à mes clients. Très souvent, mes clients me disent qu'ils ne pensent pas qu'ils perdent beaucoup de temps, mais lorsqu'ils suivent leur temps pendant une semaine, ils sont époustouflés par l'endroit où ils passent leur temps !

Lorsque vous voyez que vous passez 18 heures par semaine sur le courrier électronique, à moins que vous ne traitiez des commandes en ligne ou que votre entreprise ne soit gérée principalement par courrier électronique, il devient évident que quelque chose doit changer », déclare Patty.

De plus, Patty met en évidence ces avantages de suivi du temps de l'utilisation de Clockify :

• Le suivi du temps est facile et vous donne une image claire de la façon dont vous pouvez améliorer votre productivité.
• Il vous permet d'identifier vos pertes de temps et de les remplacer par ce qui compte le plus.
• C'est l'outil parfait pour vous aider à clarifier vos priorités et à maximiser votre productivité.

Emballer

Si vous avez l'impression que les e-mails vous font perdre un temps précieux, vous empêchant ainsi d'être productif, il vous suffit de changer votre routine de messagerie. Au lieu de consacrer autant de temps aux e-mails, essayez d'améliorer votre gestion des e-mails. Selon Patty, les étapes cruciales à suivre sont :

• Traiter les e-mails, au lieu de les vérifier. Lors du traitement des e-mails, vous devrez prendre des décisions sur ce qu'il faut faire avec chaque e-mail.
• Création de dossiers dans votre boîte de réception. Si vous avez déjà tant d'e-mails dans votre boîte de réception et que vous souhaitez tous les enregistrer, c'est une manière astucieuse de les classer. Ainsi, vous pourrez facilement trouver des e-mails en cas de besoin.
• Désencombrer votre boîte de réception. N'ayez pas peur de supprimer les e-mails inutiles de votre boîte de réception.

Enfin, une fois que vous maîtriserez mieux la gestion efficace de vos e-mails, vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur vos tâches. Par conséquent, la productivité des e-mails augmentera également votre efficacité globale.