如何管理电子邮件生产力：来自专业组织者 Patty Kreamer 的提示

电子邮件在我们的日常工作沟通中发挥着关键作用。 你有没有想过你花在检查收件箱上的时间？ 根据福布斯的一篇文章，上班族每天至少收到 200 条消息。 此外，每天阅读和回复电子邮件大约需要 2.5 小时。 有点过分了，你不觉得吗？

这些统计数据让我质疑我们对电子邮件的整体使用情况。 我们对电子邮件真的有效吗？ 如果没有，我们如何扭转局面？

为了获得有关此主题的一些专家见解，我们联系了 Patty Kreamer。 Patty 是一名生产力教练和认证的专业组织者。 她帮助财务顾问通过在更短的时间内完成更多工作来提高他们的工作效率。 此外，Patty 是几本书的作者，例如但我可能有一天会需要它和简单的力量。

在本文中，我们将介绍与 Patty 讨论过的一些主题，例如：

• 电子邮件作为工作分心，以及
• 如何组织和整理收件箱。

由于 Patty 是一位生产力专家，我们还想知道她推荐了哪些生产力工具。

电子邮件作为主要的工作干扰以及如何处理它

当您收到电子邮件时，您是否有尽快回复的冲动？ 当然，如果是紧急的事情，你应该这样做。 但是，它很少。 如果您的客户或上级有重要和紧急的事情要对您说，他们会通过通讯应用程序给您打电话或 ping 您。

然而，许多员工倾向于在收到电子邮件的同时回复。 那么，为什么员工让他们的电子邮件控制他们的生活呢？ 我想在这个问题上挑选帕蒂的大脑。

在她看来，电子邮件已成为一种打发时间的方式或一种让用户感觉自己在高效工作的习惯。 帕蒂补充说，人们一遍又一遍地阅读和重新阅读相同的信息，但仍然没有做需要做的事情，这是在浪费时间。 她是这样解释这种行为的：

“立即回复电子邮件可以显示出奉献精神，但在我看来，这样做是因为收件人的期望已设置为在他们发送电子邮件后一纳秒内得到回复。 如果电子邮件很紧急，我们就不需要电话了。 电子邮件通常不是紧急情况下的沟通方式。”

在某种程度上，我们可以说电子邮件通常是我们工作场所的头号干扰。 那么，Patty 建议如何防止电子邮件分心并专注于工作？

“我知道这不是开创性的信息，但取消订阅不需要的电子邮件列表是对您时间的一项很好的投资。

如果您还没有这样做，那么是时候关闭所有通知了，这样您就不会在每次看到或听到警报时都跳到电子邮件中。

如果您想更好地管理时间，请安排好时间来检查您的电子邮件，而不是每次感到无聊或被打扰时就跳到它，” Patty 总结道。

在家工作时管理电子邮件

在家工作已成为许多员工的新标准。 这就是为什么我问帕蒂，她是否认为我们在远程办公时处理电子邮件的方式与在现场工作时不同。 此外，我想知道 Patty 在管理电子邮件方面是否有任何在家工作的技巧。 她声称在家中的电子邮件与在办公室的电子邮件相同：

“关键是要确保你跟上电子邮件的步伐，但不要在里面浪费很多时间。 根据公司或公司决定使用电子邮件的方式，可能需要更频繁地检查它，但如果没有，减少每天处理 3 次电子邮件可能是个好主意。”

整理和整理收件箱的实用技巧

既然我们已经了解了电子邮件会阻碍您的效率的原因，我们将向您展示一些可以提高电子邮件效率的简单方法。

处理电子邮件

根据麦肯锡全球研究所的分析，人们每小时查看 11 次电子邮件。 因此，难怪您似乎无法在一天结束前完成任务。

在 Patty 看来，检查和处理电子邮件是有区别的。 她进一步解释说，检查电子邮件将进入您的电子邮件应用程序并阅读或扫描每封电子邮件，而对此什么也不做。 帕蒂还声称，这种习惯使得记住细节和需要采取的行动几乎是不可能的。

“另一方面，处理电子邮件涉及一次打开每封电子邮件并完成。

如果您阅读它并且不再需要它，请删除它。

如果您阅读了它，并且需要将其转发给带有注释的人，请执行此操作，然后将其删除或归档。

如果您阅读了它并采取了所需的行动，并且您已经完成了它但需要保留它作为您的记录，请归档。

唯一应该保留在收件箱中的电子邮件是那些需要采取行动的电子邮件。 收件箱不是不受欢迎的电子邮件的存储单元，” Patty 强调说。

她总结说，处理电子邮件比检查电子邮件更有效。 此外，处理电子邮件可以节省大量浪费在反复打开相同电子邮件的时间。

将电子邮件整理到文件夹中

Patty 的另一个电子邮件生产力技巧与电子邮件文件夹有关，更具体地说，是为每年创建文件夹。 正如她澄清的那样，如果您的收件箱中有数千封来自多年的电子邮件，那么年份文件夹是实用的。 因此，Patty 解释说，与其浪费时间逐个浏览它们，不如将它们批量拖入具有相应年份的文件夹中，从而节省时间。 此外，这可以防止删除所需的电子邮件。

“收件箱中的其他文件夹应该反映用户直观的系统。 只要您知道在哪里归档，更重要的是，在哪里可以找到一些东西，它就是一个很好的归档系统。 如果你不能，这不是一个好的系统，” Patty 总结道。

整理收件箱

您最后一次查看电子邮件并删除不重要的电子邮件是什么时候？ Patty 提供了一些快速有效地整理收件箱的技巧。

第一步是按 FROM 或 SUBJECT 对您的电子邮件进行排序，以收集来自同一个人或同一主题字符串的电子邮件。 然后您可以批量移动或批量删除。

“要连续抓取一堆电子邮件以移动或删除：

1.突出显示第一封电子邮件。
2. 按住 SHIFT 键。
3. 向下滚动到您要移动或删除的组中的最后一封电子邮件。
4. 单击最后一封电子邮件，同时按住 SHIFT 键，这将在电子邮件之间全选。
5. 拖放突出显示的电子邮件（或删除它们），” Patty 说明。

她还有一个选择某些电子邮件，然后移动或删除它们的解决方案：

1. 突出显示第一封电子邮件。
2. 按住 CTRL 键 - 在您选择完电子邮件之前不要松开。
3. 单击要移动或删除的每封电子邮件。
4. 拖放突出显示的电子邮件（或删除它们）。

时间跟踪器如何帮助您提高工作效率？

除了电子邮件生产力之外，我们还解决了一般的生产力问题。 Patty 提到她使用 Clockify。 所以，我想听听她觉得时间跟踪器的哪些功能有用。

“我向客户推荐 Clockify 的时间跟踪工具。 很多时候，我的客户告诉我，他们不认为自己浪费了很多时间，但是当他们跟踪一周的时间时，他们会被自己的时间花在哪里而震惊！

当您发现自己每周花费 18 小时在电子邮件上时，除非您正在处理在线订单或您的业务主要通过电子邮件运行，否则很明显需要改变一些东西，” Patty 说。

此外，Patty 强调了使用 Clockify 的这些时间跟踪优势：

• 时间跟踪很容易，让您清楚地了解如何提高工作效率。
• 它使您可以识别浪费时间的人并将其替换为最重要的事情。
• 它是帮助您明确优先事项并最大限度提高生产力的完美工具。

包起来

如果您觉得电子邮件在浪费您宝贵的时间，从而使您无法提高工作效率，那么您只需要更改您的电子邮件程序即可。 与其花太多时间在电子邮件上，不如尝试改进您的电子邮件管理。 根据 Patty 的说法，要采取的关键步骤是：

• 处理电子邮件，而不是检查它们。 处理电子邮件时，您必须决定如何处理每封电子邮件。
• 在收件箱中创建文件夹。 如果您的收件箱中已经有这么多电子邮件，并且您想将它们全部保存，那么这是一种巧妙的归档方式。 因此，您可以在需要时轻松找到电子邮件。
• 整理收件箱。 不要害怕从收件箱中删除不必要的电子邮件。

最后，一旦您在有效管理电子邮件方面变得更好，您将有更多时间专注于您的任务。 因此，电子邮件生产力也将提高您的整体效率。