Cómo administrar la productividad del correo electrónico: consejos de Patty Kreamer, una organizadora profesional

Los correos electrónicos juegan un papel clave en nuestra comunicación laboral diaria. ¿Alguna vez has pensado en la cantidad de tiempo que pasas revisando tu bandeja de entrada? Según un artículo de Forbes, los trabajadores de oficina reciben al menos 200 mensajes al día. Además, leer y responder correos electrónicos lleva alrededor de 2,5 horas diarias. Un poco demasiado, ¿no crees?

Estas estadísticas me hacen cuestionar nuestro uso general de correos electrónicos. ¿Somos realmente efectivos con los correos electrónicos? Si no, ¿cómo podemos cambiar las cosas?

Para obtener información de expertos sobre este tema, contactamos a Patty Kreamer. Patty es entrenadora de productividad y organizadora profesional certificada. Ella ayuda a los asesores financieros a mejorar su productividad haciendo más en menos tiempo. Además, Patty es autora de varios libros, como Pero podría necesitarlo algún día y El poder de la simplicidad.

En este artículo, cubriremos algunos temas que discutimos con Patty, como:

• correos electrónicos como distracción del trabajo, y
• cómo organizar y ordenar una bandeja de entrada.

Dado que Patty es una experta en productividad, también queríamos saber qué herramientas de productividad recomienda.

El correo electrónico como una distracción clave en el trabajo y cómo manejarlo

Cuando recibe un correo electrónico, ¿tiene ganas de responder lo antes posible? Por supuesto, debería hacerlo si se trata de un asunto urgente. Pero, rara vez lo es. Si sus clientes o superiores tienen algo importante y urgente que decirle, lo llamarán o lo contactarán a través de aplicaciones de comunicación.

Sin embargo, muchos empleados tienden a responder a los correos electrónicos en el mismo momento en que los reciben. Entonces, ¿por qué los trabajadores dejan que sus correos electrónicos controlen sus vidas? Quería hurgar en el cerebro de Patty sobre este tema.

En su opinión, el correo electrónico se ha convertido en una forma de llenar el tiempo o en un hábito que hace que los usuarios sientan que están siendo productivos. Patty agrega que las personas pierden el tiempo leyendo y releyendo los mismos mensajes una y otra vez y aún así no hacen lo que se debe hacer. Así es como ella explica este comportamiento:

“Responder a un correo electrónico de inmediato puede mostrar dedicación pero, en mi opinión, se hace porque se ha establecido la expectativa del destinatario de obtener una respuesta un nanosegundo después de enviar un correo electrónico. Si el correo electrónico fuera urgente, no necesitaríamos teléfonos. Por lo general, el correo electrónico no es la forma de comunicarse en caso de una emergencia”.

En cierto modo, podemos decir que los correos electrónicos suelen ser nuestra principal distracción en el lugar de trabajo. Entonces, ¿qué recomienda Patty para evitar las distracciones por correo electrónico y concentrarse en el trabajo?

“ Sé que no es información innovadora, pero darse de baja de las listas de correo electrónico no deseadas es una buena inversión de su tiempo.

Si aún no lo ha hecho, es hora de desactivar TODAS las notificaciones, para que no tenga la tentación de saltar al correo electrónico cada vez que vea o escuche una alerta.

Si desea administrar mejor su tiempo, programe tiempos planificados para revisar su correo electrónico en lugar de saltar a él cada vez que esté aburrido o interrumpido”, concluye Patty.

Administrar correos electrónicos cuando se trabaja desde casa

Trabajar desde casa se ha convertido en un nuevo estándar para muchos empleados. Es por eso que le pregunté a Patty si cree que abordamos los correos electrónicos de manera diferente cuando trabajamos a distancia, en comparación con el trabajo en el sitio. Además, quería saber si Patty tiene algún consejo para trabajar desde casa cuando se trata de administrar correos electrónicos. Ella afirma que el correo electrónico en casa es el mismo que en la oficina:

“La clave es asegurarse de estar al día con el correo electrónico pero sin perder mucho tiempo mientras está allí. Dependiendo de cómo una empresa o firma decida usar el correo electrónico, revisarlo con más frecuencia puede ser un requisito, pero si no, reducir el procesamiento del correo electrónico tres veces al día probablemente sea una buena idea”.

Consejos prácticos para organizar y ordenar su bandeja de entrada

Ahora que hemos visto por qué los correos electrónicos pueden dificultar su eficacia, le mostraremos algunas formas sencillas en las que puede mejorar la productividad de su correo electrónico.

Procesar correos electrónicos

De acuerdo con el análisis del McKinsey Global Institute, las personas revisan los correos electrónicos 11 veces por hora. Por lo tanto, no es de extrañar que parezca que no puede terminar sus tareas al final del día.

Desde el punto de vista de Patty, hay una diferencia entre revisar y procesar el correo electrónico. Ella explica además que revisar el correo electrónico es ingresar a su aplicación de correo electrónico y leer o escanear cada correo electrónico y no hacer nada al respecto. Patty también afirma que este hábito hace que recordar los detalles y qué acción se debe realizar sea prácticamente imposible.

“El procesamiento de correo electrónico, por otro lado, implica abrir cada correo electrónico uno a la vez y completarlo.

Si lo lees y ya no lo necesitas, ELIMINALO.

Si lo lee y necesita REENVIARLO a alguien con una nota, hágalo y luego ELIMINARLO o ARCHIVARLO.

Si lo lee y toma las medidas necesarias, y ya terminó pero necesita conservarlo para sus registros, ARCHÍVELO.

Los únicos correos electrónicos que deben permanecer en su bandeja de entrada son aquellos que requieren ACCIÓN. La bandeja de entrada no es una unidad de almacenamiento para correos electrónicos no queridos”, destaca Patty.

Ella concluye que procesar el correo electrónico es mucho más efectivo que revisar el correo electrónico. Además, procesar el correo electrónico puede ahorrar mucho tiempo que se desperdicia al abrir repetidamente los mismos correos electrónicos una y otra vez.

Organizar correos electrónicos en carpetas

Otro truco de productividad de correo electrónico de Patty se relaciona con las carpetas de correo electrónico, más específicamente, la creación de carpetas para cada año. Como aclara, las carpetas de años son prácticas si tiene miles de correos electrónicos en su bandeja de entrada de varios años. Por lo tanto, Patty explica que, en lugar de perder el tiempo repasándolos uno por uno, ahorra tiempo arrastrándolos en masa a una carpeta con el año correspondiente. Además, esto evita que se eliminen los correos electrónicos necesarios.

“Las otras carpetas en la bandeja de entrada deben reflejar un sistema intuitivo para el usuario. Siempre que sepa dónde archivar algo y, lo que es más importante, dónde encontrar algo, es un buen sistema de archivo. Si no puede, no es un buen sistema”, concluye Patty .

Ordena tu bandeja de entrada

¿Cuándo fue la última vez que revisó sus correos electrónicos y eliminó los que no son importantes? Patty tiene algunos consejos para ordenar tu bandeja de entrada de manera rápida y eficiente.

El primer paso es ordenar sus correos electrónicos por DE o ASUNTO para recopilar correos electrónicos de la misma persona o en la misma cadena de asunto. Luego puede mover o eliminar de forma masiva.

“Para tomar un montón de correos electrónicos seguidos para moverlos o eliminarlos:

1. Resalte el primer correo electrónico.
2. Mantenga presionada la TECLA MAYÚS.
3. Desplácese hacia abajo hasta el último correo electrónico del grupo que desea mover o eliminar.
4. Haga clic en el último correo electrónico mientras mantiene presionada la TECLA MAYÚS, que seleccionará todo entre correos electrónicos.
5. Arrastre y suelte los correos electrónicos resaltados (o elimínelos)”, ilustra Patty.

También tiene una solución para seleccionar ciertos correos electrónicos y luego moverlos o eliminarlos:

1. Resalte el primer correo electrónico.
2. Mantenga presionada la TECLA CTRL; no la suelte hasta que haya terminado de seleccionar los correos electrónicos.
3. Haga clic en cada correo electrónico individual que desee mover o eliminar.
4. Arrastre y suelte los correos electrónicos resaltados (o elimínelos).

¿Cómo puede un rastreador de tiempo ayudarlo a aumentar su productividad?

Además de la productividad del correo electrónico, abordamos la productividad en general. Patty mencionó que usa Clockify. Entonces, quería saber qué características de los rastreadores de tiempo encuentra útiles.

“La herramienta de seguimiento de tiempo de Clockify es lo que recomiendo a mis clientes. Muy a menudo, mis clientes me dicen que no creen que pierdan mucho tiempo, pero cuando hacen un seguimiento de su tiempo durante una semana, ¡se sorprenden al saber dónde gastan su tiempo!

Cuando ves que dedicas 18 horas a la semana al correo electrónico, a menos que estés procesando pedidos en línea o que tu negocio se dirija principalmente por correo electrónico, es obvio que algo debe cambiar”, dice Patty.

Además, Patty destaca estos beneficios de seguimiento del tiempo de usar Clockify:

• El seguimiento del tiempo es fácil y le brinda una imagen clara de cómo puede mejorar su productividad.
• Le permite identificar sus pérdidas de tiempo y reemplazarlas con lo que más importa.
• Es la herramienta perfecta para ayudarlo a obtener claridad sobre sus prioridades y maximizar su productividad.

Terminando

Si siente que los correos electrónicos están desperdiciando su valioso tiempo, lo que le impide ser productivo, solo necesita cambiar su rutina de correo electrónico. En lugar de dedicar tanto tiempo a los correos electrónicos, intente mejorar su gestión de correo electrónico. Según Patty, los pasos cruciales a seguir son:

• Procesar correos electrónicos, en lugar de revisarlos. Al procesar correos electrónicos, tendrá que tomar decisiones sobre qué hacer con cada correo electrónico.
• Creación de carpetas en su bandeja de entrada. Si ya tiene tantos correos electrónicos en su bandeja de entrada y desea guardarlos todos, esta es una forma inteligente de archivarlos. Por lo tanto, podrá encontrar fácilmente los correos electrónicos cuando los necesite.
• Ordenando tu bandeja de entrada. No tenga miedo de eliminar correos electrónicos innecesarios de su bandeja de entrada.

Finalmente, una vez que mejore en la gestión eficaz de sus correos electrónicos, tendrá más tiempo para concentrarse en sus tareas. Por lo tanto, la productividad del correo electrónico también aumentará su eficacia general.