Как повысить эффективность работы с электронной почтой: советы Пэтти Кремер, профессионального организатора

Электронные письма играют ключевую роль в нашем ежедневном рабочем общении. Вы когда-нибудь задумывались о том, сколько времени вы тратите на проверку почтового ящика? Согласно одной статье Forbes, офисные работники получают не менее 200 сообщений в день. Кроме того, чтение и ответы на электронные письма занимают около 2,5 часов в день. Как-то слишком, тебе не кажется?

Эта статистика заставляет меня усомниться в том, что мы в целом используем электронную почту. Действительно ли мы эффективны с электронной почтой? Если нет, то как мы можем изменить ситуацию?

Чтобы получить экспертную информацию по этому вопросу, мы обратились к Пэтти Кремер. Пэтти — тренер по продуктивности и сертифицированный профессиональный организатор. Она помогает финансовым консультантам повысить свою продуктивность, делая больше за меньшее время. Кроме того, Пэтти является автором нескольких книг, таких как « Но когда-нибудь мне это может понадобиться » и «Сила простоты».

В этой статье мы рассмотрим некоторые темы, которые мы обсуждали с Пэтти, например:

• электронная почта как отвлечение от работы, и
• как организовать и навести порядок в почтовом ящике.

Поскольку Пэтти является экспертом по продуктивности, мы также хотели узнать, какие инструменты повышения производительности она рекомендует.

Электронная почта как основное отвлечение на работе и как с этим бороться

Когда вы получаете электронное письмо, возникает ли у вас желание ответить как можно скорее? Конечно, надо, если дело срочное. Но это редко. Если у ваших клиентов или начальства есть что-то важное и срочное, чтобы сказать вам, они позвонят или пропингуют вас через приложения для связи.

Тем не менее, многие сотрудники, как правило, отвечают на электронные письма в тот же момент, когда они их получают. Так почему же работники позволяют своей электронной почте управлять своей жизнью? Я хотел узнать мнение Пэтти по этому вопросу.

По ее мнению, электронная почта стала средством наполнения времени или привычкой, которая заставляет пользователей чувствовать, что они работают продуктивно. Пэтти добавляет, что люди тратят время на чтение и перечитывание одних и тех же сообщений снова и снова и все равно не делают того, что нужно. Вот как она объясняет такое поведение:

«Немедленный ответ на электронное письмо может показать преданность, но, на мой взгляд, это делается потому, что ожидание получателя должно быть получено через наносекунду после отправки электронного письма. Если бы электронная почта была срочной, нам не понадобились бы телефоны. Электронная почта обычно не является способом связи в случае чрезвычайной ситуации».

В некотором смысле, мы можем сказать, что электронная почта часто является нашим отвлекающим фактором на рабочем месте. Итак, что же рекомендует Пэтти, чтобы не отвлекаться на электронную почту и не отвлекаться от работы?

« Я знаю, что это не новаторская информация, но отказ от подписки на нежелательные списки адресов электронной почты — это хорошее вложение вашего времени.

Если вы еще этого не сделали, пришло время отключить ВСЕ уведомления, чтобы у вас не возникло соблазна переключаться на электронную почту каждый раз, когда вы видите или слышите оповещение.

Если вы хотите лучше управлять своим временем, запланируйте запланированное время для проверки электронной почты, а не прыгайте к ней каждый раз, когда вам скучно или вас прерывают», — заключает Пэтти.

Управление электронной почтой при работе из дома

Работа на дому стала новым стандартом для многих сотрудников. Вот почему я спросил Пэтти, считает ли она, что мы по-разному подходим к электронной почте при удаленной работе по сравнению с работой на месте. Кроме того, я хотел узнать, есть ли у Пэтти какие-нибудь советы по работе на дому, когда дело доходит до управления электронной почтой. Она утверждает, что электронная почта дома такая же, как и в офисе:

«Ключ в том, чтобы быть уверенным, что вы следите за электронной почтой, но не тратите впустую много времени, пока находитесь там. В зависимости от того, как компания или фирма решит использовать электронную почту, может потребоваться более частая проверка, но если нет, то сокращение обработки электронной почты до трех раз в день, вероятно, является хорошей идеей».

Практические советы по организации и расхламлению почтового ящика

Теперь, когда мы увидели, почему электронная почта может снизить вашу эффективность, мы покажем вам несколько простых способов повысить эффективность работы с электронной почтой.

Обрабатывать электронные письма

Согласно анализу McKinsey Global Institute, люди проверяют электронную почту 11 раз в час. Так что неудивительно, что вы не можете закончить свои дела к концу дня.

С точки зрения Пэтти, есть разница между проверкой и обработкой электронной почты. Далее она объясняет, что проверка электронной почты заходит в ваше почтовое приложение, читает или сканирует каждое письмо и ничего с этим не делает. Пэтти также утверждает, что эта привычка делает практически невозможным запоминание деталей и действий, которые необходимо выполнить.

«Обработка электронной почты, с другой стороны, включает в себя открытие каждого письма по одному и доведение его до конца.

Если вы прочитали это и оно больше не нужно, УДАЛИТЕ ЕГО.

Если вы прочитали это, и вам нужно ПЕРЕСЫЛИТЬ ЭТО кому-то с заметкой, сделайте это, а затем УДАЛИТЕ или СОХРАНИТЕ ЭТО.

Если вы прочитали его и предприняли необходимые действия, и вы закончили с ним, но вам нужно сохранить его для своих записей, ПОДПИСЫВАЙТЕ ЭТО.

В вашем почтовом ящике должны оставаться только те письма, которые требуют ДЕЙСТВИЙ. Папка «Входящие» — это не хранилище нелюбимых писем», — подчеркивает Пэтти.

Она заключает, что обработка электронной почты намного эффективнее, чем проверка электронной почты. Кроме того, обработка электронной почты может сэкономить столько времени, которое тратится на повторное открытие одних и тех же писем снова и снова.

Организуйте электронные письма в папки

Еще один трюк с электронной почтой Пэтти связан с папками электронной почты, а точнее с созданием папок на каждый год. Как она поясняет, годовые папки практичны, если в вашем почтовом ящике есть тысячи электронных писем за разные годы. Итак, Пэтти объясняет, что вместо того, чтобы тратить время на просмотр их по одному, можно сэкономить время, перетащив их в папку с соответствующим годом. Кроме того, это предотвращает удаление необходимых электронных писем.

«Другие папки в папке «Входящие» должны отражать систему, интуитивно понятную пользователю. Пока вы знаете, где что-то хранить и, что более важно, где что-то найти, это хорошая система хранения документов. Если вы не можете, это плохая система», — заключает Пэтти .

Наведите порядок в своем почтовом ящике

Когда вы в последний раз просматривали свои электронные письма и удаляли ненужные? У Пэтти есть несколько советов, как быстро и эффективно навести порядок в почтовом ящике.

Первым шагом является сортировка ваших электронных писем по ОТ или ТЕМЕ, чтобы собрать электронные письма от одного и того же человека или в одной и той же строке темы. Затем вы можете массово перемещать или массово удалять.

«Чтобы захватить кучу писем подряд, чтобы переместить или удалить:

1. Выделите первое письмо.
2. Удерживайте клавишу SHIFT.
3. Прокрутите вниз до последнего письма в группе, которую вы хотите переместить или удалить.
4. Нажмите на последнее электронное письмо, все еще удерживая клавишу SHIFT, которая выберет все промежуточные электронные письма.
5. Перетащите выделенные электронные письма (или удалите их)», — иллюстрирует Пэтти.

У нее также есть решение для выбора определенных писем, а затем их перемещения или удаления:

1. Выделите первое письмо.
2. Удерживайте нажатой клавишу CTRL — не отпускайте, пока не закончите выбирать электронные письма.
3. Нажмите на каждое отдельное электронное письмо, которое вы хотите переместить или удалить.
4. Перетащите выделенные электронные письма (или удалите их).

Как тайм-трекер может помочь вам повысить вашу продуктивность?

Помимо продуктивности работы с электронной почтой, мы занимались продуктивностью в целом. Пэтти упомянула, что использует Clockify. Итак, я хотел услышать, какие функции тайм-трекеров она находит полезными.

«Инструмент отслеживания времени Clockify — это то, что я рекомендую своим клиентам. Так часто мои клиенты говорят мне, что они не думают, что тратят много времени впустую, но когда они отслеживают свое время в течение недели, они поражены тем, на что они тратят свое время!

Когда вы видите, что тратите 18 часов в неделю на электронную почту, если только вы не обрабатываете онлайн-заказы или ваш бизнес в основном ведется по электронной почте, становится очевидным, что нужно что-то менять», — говорит Пэтти.

Кроме того, Пэтти подчеркивает следующие преимущества отслеживания времени с помощью Clockify:

• Отслеживание времени очень просто и дает вам четкое представление о том, как вы можете повысить свою производительность.
• Это позволяет вам определить ваших пожирателей времени и заменить их тем, что важнее всего.
• Это идеальный инструмент, который поможет вам прояснить свои приоритеты и максимально повысить производительность.

Подведение итогов

Если вы чувствуете, что электронные письма тратят ваше драгоценное время впустую и мешают вам работать продуктивно, вам просто нужно изменить свой распорядок работы с электронной почтой. Вместо того чтобы тратить столько времени на электронные письма, попробуйте улучшить управление электронной почтой. По словам Пэтти, необходимо предпринять следующие важные шаги:

• Обработка писем, а не их проверка. При обработке электронных писем вам придется принимать решения о том, что делать с каждым электронным письмом.
• Создание папок в папке «Входящие». Если у вас уже есть так много писем в папке «Входящие» и вы хотите сохранить их все, это умный способ сохранить их. Таким образом, вы сможете легко найти электронные письма, когда это необходимо.
• Наведение порядка в почтовом ящике. Не бойтесь удалять ненужные письма из папки «Входящие».

Наконец, как только вы научитесь эффективно управлять своей электронной почтой, у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на своих задачах. Таким образом, продуктивность электронной почты также повысит вашу общую эффективность.