Cara mengelola produktivitas email: Kiat dari Patty Kreamer, penyelenggara profesional

Email memainkan peran kunci dalam komunikasi kerja kita sehari-hari. Pernahkah Anda memikirkan jumlah waktu yang Anda habiskan untuk memeriksa kotak masuk? Menurut salah satu artikel Forbes, pekerja kantoran mendapatkan setidaknya 200 pesan per hari. Selain itu, membaca dan membalas email membutuhkan waktu sekitar 2,5 jam setiap hari. Agak terlalu banyak, bukan begitu?

Statistik ini membuat saya mempertanyakan penggunaan email secara keseluruhan. Apakah kita benar-benar efektif dengan email? Jika tidak, bagaimana kita bisa membalikkan keadaan?

Untuk mendapatkan beberapa wawasan ahli tentang hal ini, kami menghubungi Patty Kreamer. Patty adalah Pelatih Produktivitas dan Penyelenggara Profesional Bersertifikat. Dia membantu penasihat keuangan meningkatkan produktivitas mereka dengan menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat. Selain itu, Patty adalah penulis beberapa buku, seperti But I Might Need It Someday dan The Power of Simplicity.

Dalam artikel ini, kami akan membahas beberapa topik yang kami diskusikan dengan Patty, seperti:

• email sebagai gangguan kerja, dan
• cara mengatur dan mendeklarasikan kotak masuk.

Karena Patty adalah pakar produktivitas, kami juga ingin tahu alat produktivitas apa yang dia rekomendasikan.

Email sebagai pengalih perhatian utama pekerjaan dan cara menghadapinya

Ketika Anda mendapatkan email, apakah Anda memiliki keinginan untuk membalas sesegera mungkin? Tentu saja, Anda harus melakukannya jika itu masalah mendesak. Tapi, itu jarang. Jika klien atau atasan Anda memiliki sesuatu yang penting dan mendesak untuk disampaikan kepada Anda, mereka akan menelepon atau ping Anda melalui aplikasi komunikasi.

Namun, banyak karyawan cenderung membalas email saat mereka menerimanya. Jadi, mengapa pekerja membiarkan email mereka mengendalikan hidup mereka? Saya ingin mengambil otak Patty tentang masalah ini.

Menurutnya, email telah menjadi pengisi waktu atau kebiasaan yang membuat pengguna merasa produktif. Patty menambahkan bahwa orang membuang waktu dengan membaca dan membaca ulang pesan yang sama berulang-ulang dan tetap tidak melakukan apa yang perlu dilakukan. Inilah cara dia menjelaskan perilaku ini:

“Membalas email secara langsung dapat menunjukkan dedikasi, tetapi menurut saya, itu dilakukan karena harapan penerima telah ditetapkan untuk mendapatkan respons nanodetik setelah mereka mengirim email. Jika email sangat mendesak, kami tidak membutuhkan telepon. Email biasanya bukan cara untuk berkomunikasi dalam keadaan darurat.”

Di satu sisi, kita dapat mengatakan bahwa email sering kali menjadi gangguan nomor satu di tempat kerja kita. Jadi, apa yang Patty rekomendasikan untuk mencegah gangguan email dan tetap fokus pada pekerjaan?

“ Saya tahu ini bukan informasi yang inovatif tetapi berhenti berlangganan dari daftar email yang tidak diinginkan adalah investasi yang baik dari waktu Anda.

Jika Anda belum melakukannya, saatnya untuk mematikan SEMUA notifikasi, sehingga Anda tidak tergoda untuk melompat ke email setiap kali Anda melihat atau mendengar peringatan.

Jika Anda ingin mengatur waktu Anda dengan lebih baik, jadwalkan waktu yang direncanakan untuk memeriksa email Anda daripada melompat ke sana setiap kali Anda bosan atau terganggu,” tutup Patty.

Mengelola email saat bekerja dari rumah

Bekerja dari rumah telah menjadi standar baru bagi banyak karyawan. Itu sebabnya saya bertanya kepada Patty apakah dia percaya bahwa kami mendekati email secara berbeda saat telecommuting, dibandingkan dengan pekerjaan di tempat. Selain itu, saya ingin tahu apakah Patty memiliki kiat bekerja dari rumah dalam hal mengelola email. Dia mengklaim bahwa email di rumah sama dengan di kantor:

“Kuncinya adalah memastikan Anda mengikuti email tetapi tidak membuang banyak waktu saat Anda berada di sana. Bergantung pada bagaimana perusahaan atau firma memutuskan untuk menggunakan email, memeriksanya lebih sering mungkin merupakan persyaratan tetapi jika tidak, mengurangi pemrosesan email tiga kali sehari kemungkinan merupakan ide yang bagus.

Kiat praktis tentang mengatur dan merapikan kotak masuk Anda

Sekarang kita telah melihat mengapa email dapat menghambat keefektifan Anda, kami akan menunjukkan kepada Anda beberapa cara sederhana untuk meningkatkan produktivitas email Anda.

Memproses email

Sejalan dengan analisis McKinsey Global Institute, orang memeriksa email 11 kali per jam. Jadi, tidak heran Anda sepertinya tidak bisa menyelesaikan tugas Anda di penghujung hari.

Dari sudut pandang Patty, ada perbedaan antara memeriksa dan memproses email. Dia lebih lanjut menjelaskan bahwa memeriksa email masuk ke aplikasi email Anda dan membaca atau memindai setiap email dan tidak melakukan apa-apa. Patty juga mengklaim bahwa kebiasaan ini membuat mengingat detail dan tindakan apa yang perlu dilakukan hampir tidak mungkin.

“Memproses email, di sisi lain, melibatkan membuka setiap email satu per satu dan menyelesaikannya.

Jika Anda membacanya dan tidak membutuhkannya lagi, HAPUS.

Jika Anda membacanya, dan Anda perlu MENERUSKANNYA kepada seseorang dengan catatan, lakukan kemudian HAPUS atau FILE IT.

Jika Anda membacanya dan mengambil tindakan yang diperlukan, dan Anda sudah selesai melakukannya tetapi perlu menyimpannya untuk catatan Anda, FILE IT.

Satu-satunya email yang harus tetap ada di kotak masuk Anda adalah yang memerlukan TINDAKAN. Kotak masuk bukanlah unit penyimpanan untuk email yang tidak disukai,” Patty menyoroti.

Dia menyimpulkan bahwa memproses email jauh lebih efektif daripada memeriksa email. Selain itu, memproses email dapat menghemat banyak waktu yang terbuang untuk membuka email yang sama berulang kali.

Atur email ke dalam folder

Trik produktivitas email Patty lainnya berkaitan dengan folder email, lebih khusus lagi, membuat folder untuk setiap tahun. Seperti yang dia jelaskan, folder tahun praktis jika Anda memiliki ribuan email di kotak masuk Anda dari beberapa tahun. Jadi, Patty menjelaskan bahwa daripada membuang waktu untuk menelusurinya satu per satu, ini menghemat waktu untuk menyeretnya secara massal ke dalam folder dengan tahun yang sesuai. Selain itu, ini mencegah email yang diperlukan agar tidak dihapus.

“Folder lain di kotak masuk harus mencerminkan sistem yang intuitif bagi pengguna. Selama Anda tahu di mana harus mengajukan sesuatu dan yang lebih penting, di mana menemukan sesuatu, ini adalah sistem pengarsipan yang baik. Kalau tidak bisa, itu bukan sistem yang bagus,” tutup Patty .

Rapikan kotak masuk Anda

Kapan terakhir kali Anda membuka email dan menghapus yang tidak penting? Patty memiliki beberapa tip untuk merapikan kotak masuk Anda dengan cepat dan efisien.

Langkah pertama adalah menyortir email Anda berdasarkan FROM atau SUBJECT untuk mengumpulkan email dari orang yang sama atau dalam subjek string yang sama. Kemudian Anda dapat memindahkan atau menghapus secara massal.

“Untuk mengambil banyak email berturut-turut untuk dipindahkan atau dihapus:

1. Sorot email pertama.
2. Tahan tombol SHIFT.
3. Gulir ke bawah ke email terakhir dalam grup yang ingin Anda pindahkan atau hapus.
4. Klik pada email terakhir sambil tetap menahan tombol SHIFT, yang akan memilih semua di antara email.
5. Seret dan jatuhkan email yang disorot (atau hapus),” Patty mengilustrasikan.

Dia juga memiliki solusi untuk memilih email tertentu, lalu memindahkan atau menghapusnya:

1. Sorot email pertama.
2. Tahan tombol CTRL — jangan lepaskan sampai Anda selesai memilih email.
3. Klik setiap email individu yang ingin Anda pindahkan atau hapus.
4. Seret dan jatuhkan email yang disorot (atau hapus).

Bagaimana pelacak waktu dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas?

Selain produktivitas email, kami menangani produktivitas secara umum. Patty menyebutkan bahwa dia menggunakan Clockify. Jadi, saya ingin mendengar fitur pelacak waktu apa yang menurutnya berguna.

“Alat pelacak waktu Clockify adalah apa yang saya rekomendasikan kepada klien saya. Begitu sering, klien saya mengatakan kepada saya bahwa mereka tidak berpikir mereka membuang banyak waktu tetapi ketika mereka melacak waktu mereka selama seminggu, mereka terpesona oleh di mana waktu mereka dihabiskan!

Ketika Anda melihat bahwa Anda menghabiskan 18 jam seminggu untuk email, kecuali jika Anda memproses pesanan online atau bisnis Anda sebagian besar dijalankan melalui email, menjadi jelas bahwa ada sesuatu yang perlu diubah, ” kata Patty.

Selain itu, Patty menyoroti manfaat pelacakan waktu ini menggunakan Clockify:

• Pelacakan waktu mudah dan memberi Anda gambaran yang jelas tentang bagaimana Anda dapat meningkatkan produktivitas Anda.
• Ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi pemboros waktu Anda dan menggantinya dengan yang paling penting.
• Ini adalah alat yang sempurna untuk membantu Anda mendapatkan kejelasan tentang prioritas Anda dan memaksimalkan produktivitas Anda.

Membungkus

Jika Anda merasa email membuang-buang waktu berharga Anda, sehingga mencegah Anda menjadi produktif, Anda hanya perlu mengubah rutinitas email Anda. Alih-alih mencurahkan begitu banyak waktu untuk email, cobalah untuk meningkatkan manajemen email Anda. Menurut Patty, langkah penting yang harus dilakukan adalah:

• Memproses email, alih-alih memeriksanya. Saat memproses email, Anda harus membuat keputusan tentang apa yang harus dilakukan dengan setiap email.
• Membuat folder di kotak masuk Anda. Jika Anda sudah memiliki begitu banyak email di kotak masuk Anda, dan Anda ingin menyimpan semuanya, ini adalah cara cerdas untuk mengarsipkannya. Dengan demikian, Anda akan dapat dengan mudah menemukan email saat dibutuhkan.
• Merapikan kotak masuk Anda. Jangan takut untuk menghapus email yang tidak perlu dari kotak masuk Anda.

Terakhir, setelah Anda menjadi lebih baik dalam mengelola email secara efektif, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas Anda. Oleh karena itu, produktivitas email juga akan meningkatkan efektivitas Anda secara keseluruhan.