Cum să gestionați productivitatea e-mailului: Sfaturi de la Patty Kreamer, un organizator profesionist

E-mailurile joacă un rol cheie în comunicarea noastră zilnică de lucru. Te-ai gândit vreodată la timpul petrecut verificând căsuța de e-mail? Potrivit unui articol Forbes, angajații de birou primesc cel puțin 200 de mesaje pe zi. De asemenea, citirea și răspunsul la e-mailuri durează aproximativ 2,5 ore zilnic. Un pic prea mult, nu crezi?

Aceste statistici mă fac să pun la îndoială utilizarea generală a e-mailurilor. Suntem cu adevărat eficienți cu e-mailurile? Dacă nu, cum putem schimba lucrurile?

Pentru a obține informații despre acest subiect, am luat legătura cu Patty Kreamer. Patty este antrenor de productivitate și organizator profesionist certificat. Ea îi ajută pe consilierii financiari să-și sporească productivitatea făcând mai multe în mai puțin timp. În plus, Patty este autoarea mai multor cărți, precum But I Might Need It Someday și The Power of Simplicity.

În acest articol, vom acoperi câteva subiecte pe care le-am discutat cu Patty, cum ar fi:

• e-mailurile ca distragere a atenției la locul de muncă și
• cum să organizați și să dezordineți o căsuță de e-mail.

Întrucât Patty este expertă în productivitate, am vrut să știm și ce instrumente de productivitate ne recomandă.

E-mailul ca principală distragere a atenției și cum să-i faceți față

Când primiți un e-mail, aveți nevoie să răspundeți cât mai curând posibil? Desigur, ar trebui dacă este o problemă urgentă. Dar, rareori este. Dacă clienții sau superiorii dvs. au ceva important și urgent să vă spună, vă vor suna sau vă vor suna prin intermediul aplicațiilor de comunicare.

Cu toate acestea, mulți angajați tind să răspundă la e-mailuri în același moment în care le primesc. Deci, de ce își lasă lucrătorii e-mailurile să-și controleze viața? Am vrut să aleg creierul lui Patty în această problemă.

În opinia ei, e-mailul a devenit o umplere de timp sau un obicei care îi face pe utilizatori să simtă că sunt productivi. Patty adaugă că oamenii pierd timpul citind și recitind aceleași mesaje din nou și din nou și tot nu fac ceea ce trebuie făcut. Iată cum explică ea acest comportament:

„Răspunsul imediat la un e-mail poate arăta dedicare, dar, în opinia mea, se face deoarece așteptarea destinatarului a fost setat să primească un răspuns la o nanosecundă după ce a trimis un e-mail. Dacă e-mailul ar fi urgent, nu am avea nevoie de telefoane. E-mailul nu este de obicei modalitatea de comunicare în caz de urgență.”

Într-un fel, putem spune că e-mailurile sunt adesea principala distragere a atenției la locul de muncă. Deci, ce recomandă Patty pentru a preveni distracția prin e-mail și pentru a rămâne concentrat pe muncă?

„ Știu că nu sunt informații inovatoare, dar dezabonarea de la listele de e-mail nedorite este o bună investiție a timpului tău.

Dacă nu ați făcut-o deja, este timpul să dezactivați TOATE notificările, astfel încât să nu fiți tentat să treceți la e-mail de fiecare dată când vedeți sau auziți o alertă.

Dacă vrei să-ți gestionezi timpul mai bine, programează-ți orele planificate pentru a-ți verifica e-mailul în loc să sari la el de fiecare dată când te plictisești sau te întrerupi”, conchide Patty.

Gestionarea e-mailurilor atunci când lucrați de acasă

Munca de acasă a devenit un nou standard pentru mulți angajați. De aceea, am întrebat-o pe Patty dacă crede că abordăm e-mailurile în mod diferit atunci când facem telecommuting, în comparație cu munca la fața locului. În plus, am vrut să știu dacă Patty are sfaturi despre lucrul de acasă când vine vorba de gestionarea e-mailurilor. Ea susține că e-mailul de acasă este același cu cel de la birou:

„Cheia este să fii sigur că ții pasul cu e-mailul, dar nu îți pierzi mult timp în timp ce ești acolo. În funcție de modul în care o companie sau firmă decide să folosească e-mailul, verificarea mai des poate fi o cerință, dar dacă nu, reducerea procesării e-mailului de trei ori pe zi este probabil o idee bună.”

Sfaturi practice despre organizarea și dezordinea căsuței primite

Acum că am văzut de ce e-mailurile vă pot împiedica eficacitatea, vă vom arăta câteva modalități simple prin care vă puteți îmbunătăți productivitatea e-mailului.

Procesați e-mailurile

În conformitate cu analiza McKinsey Global Institute, oamenii verifică e-mailurile de 11 ori pe oră. Deci, nu e de mirare că nu îți poți termina sarcinile până la sfârșitul unei zile.

Din punctul de vedere al lui Patty, există o diferență între verificarea și procesarea e-mailului. Ea explică în continuare că verificarea e-mailului este accesată în aplicația ta de e-mail și citește sau scanează fiecare e-mail și nu face nimic în acest sens. Patty susține, de asemenea, că acest obicei face ca amintirea detaliilor și a acțiunilor care trebuie făcute să fie practic imposibilă.

„Procesarea e-mailului, pe de altă parte, implică deschiderea fiecărui e-mail pe rând și finalizarea acestuia.

Dacă l-ai citit și nu mai ai nevoie de el, ȘTERGEȚI-O.

Dacă l-ai citit și trebuie să-l RETRIAȚI cuiva cu o notă, atunci ȘTERGEȚI-O sau FIȘIERĂ-O.

Dacă îl citiți și luați măsurile necesare și ați terminat cu el, dar trebuie să îl păstrați pentru evidențele dvs., FIȘAȚI-O.

Singurele e-mailuri care ar trebui să rămână în căsuța dvs. de e-mail sunt cele care necesită ACȚIUNE. Inbox-ul nu este o unitate de stocare pentru e-mailurile neiubite”, subliniază Patty.

Ea concluzionează că procesarea e-mailului este mult mai eficientă decât verificarea e-mailului. În plus, procesarea e-mailului poate economisi atât de mult timp, care este pierdut la deschiderea repetă a acelorași e-mailuri de mai multe ori.

Organizați e-mailurile în dosare

Un alt truc al lui Patty pentru productivitatea e-mailului se referă la folderele de e-mail, mai precis, la crearea de foldere pentru fiecare an. După cum clarifică ea, dosarele cu ani sunt practice dacă aveți mii de e-mailuri în căsuța de e-mail de la mai mulți ani. Așadar, Patty explică că, în loc să piardă timpul parcurgându-le unul câte unul, economisește timp pentru a le trage în bloc într-un folder cu anul corespunzător. De asemenea, acest lucru împiedică ștergerea e-mailurilor necesare.

„Celelalte dosare din căsuța de e-mail ar trebui să reflecte un sistem care este intuitiv pentru utilizator. Atâta timp cât știi unde să înregistrezi ceva și, mai important, unde să găsești ceva, este un sistem de arhivare bun. Dacă nu poți, nu este un sistem bun”, conchide Patty .

Deglomerați-vă căsuța de e-mail

Când ați trecut ultima dată prin e-mailurile dvs. și le-ați șters pe cele neimportante? Patty are câteva sfaturi pentru dezordinea căsuței primite rapid și eficient.

Primul pas este sortarea e-mailurilor după FROM sau SUBJECT pentru a aduna e-mailuri de la aceeași persoană sau în același șir de subiect. Apoi puteți muta în bloc sau ștergeți în bloc.

„Pentru a lua o grămadă de e-mailuri la rând pentru a le muta sau șterge:

1. Evidențiați primul e-mail.
2. Țineți apăsată tasta SHIFT.
3. Derulați în jos până la ultimul e-mail din grupul pe care doriți să îl mutați sau să îl ștergeți.
4. Faceți clic pe ultimul e-mail în timp ce țineți apăsată tasta SHIFT, care va selecta toate dintre e-mailuri.
5. Trageți și plasați e-mailurile evidențiate (sau ștergeți-le)”, ilustrează Patty.

Ea are și o soluție pentru selectarea anumitor e-mailuri, apoi mutarea sau ștergerea lor:

1. Evidențiați primul e-mail.
2. Țineți apăsată tasta CTRL - nu lăsați până când nu ați terminat de selectat e-mailurile.
3. Faceți clic pe fiecare e-mail individual pe care doriți să îl mutați sau să îl ștergeți.
4. Trageți și plasați e-mailurile evidențiate (sau ștergeți-le).

Cum vă poate ajuta un instrument de urmărire a timpului să vă creșteți productivitatea?

Pe lângă productivitatea prin e-mail, am abordat productivitatea în general. Patty a menționat că folosește Clockify. Așadar, am vrut să aud ce caracteristici ale instrumentelor de urmărire a timpului le consideră utile.

„Instrumentul de urmărire a timpului de la Clockify este ceea ce le recomand clienților mei. Atât de des, clienții mei îmi spun că nu cred că pierd mult timp, dar când își urmăresc timpul timp de o săptămână, sunt uluiți de locul în care își petrece timpul!

Când vezi că petreci 18 ore pe săptămână pe e-mail, cu excepția cazului în care procesezi comenzi online sau afacerea ta este gestionată în mare parte prin e-mail, devine evident că ceva trebuie să se schimbe”, spune Patty.

În plus, Patty evidențiază aceste beneficii de urmărire a timpului ale utilizării Clockify:

• Urmărirea timpului este ușoară și vă oferă o imagine clară a modului în care puteți să vă îmbunătățiți productivitatea.
• Vă permite să vă identificați pierderile de timp și să le înlocuiți cu ceea ce contează cel mai mult.
• Este instrumentul perfect pentru a vă ajuta să obțineți claritate asupra priorităților și să vă maximizați productivitatea.

Încheierea

Dacă simțiți că e-mailurile vă pierd timpul prețios, împiedicându-vă astfel să fiți productiv, trebuie doar să vă schimbați rutina de e-mail. În loc să dedicați atât de mult timp e-mailurilor, încercați să vă îmbunătățiți gestionarea e-mailurilor. Potrivit lui Patty, pașii esențiali de urmat sunt:

• Procesarea e-mailurilor, în loc să le verifice. Când procesați e-mailuri, va trebui să luați decizii cu privire la ce să faceți cu fiecare e-mail.
• Crearea dosarelor în căsuța dvs. de e-mail. Dacă aveți deja atât de multe e-mailuri în căsuța de e-mail și doriți să le salvați pe toate, aceasta este o modalitate inteligentă de a le înregistra. Astfel, veți putea găsi cu ușurință e-mailuri atunci când este necesar.
• Dezordinea căsuța de e-mail. Nu vă fie teamă să ștergeți e-mailurile inutile din căsuța dvs. de e-mail.

În cele din urmă, odată ce deveniți mai buni în gestionarea eficientă a e-mailurilor, veți avea mai mult timp să vă concentrați asupra sarcinilor dvs. Prin urmare, productivitatea e-mailului vă va spori și eficacitatea generală.