Come gestire la produttività della posta elettronica: suggerimenti di Patty Kreamer, un'organizzatrice professionale

Le e-mail svolgono un ruolo chiave nella nostra comunicazione lavorativa quotidiana. Hai mai pensato alla quantità di tempo che dedichi a controllare la tua casella di posta? Secondo un articolo di Forbes, gli impiegati ricevono almeno 200 messaggi al giorno. Inoltre, la lettura e la risposta alle e-mail richiedono circa 2,5 ore al giorno. Un po' troppo, non credi?

Queste statistiche mi fanno dubitare del nostro utilizzo generale delle e-mail. Siamo davvero efficaci con le email? Se no, come possiamo cambiare le cose?

Per ottenere alcune intuizioni di esperti su questo argomento, abbiamo contattato Patty Kreamer. Patty è una Productivity Coach e un'organizzatrice professionale certificata. Aiuta i consulenti finanziari a migliorare la loro produttività facendo di più in meno tempo. Inoltre, Patty è autrice di diversi libri, come But I Might Need It Someday e The Power of Simplicity.

In questo articolo tratteremo alcuni argomenti di cui abbiamo discusso con Patty, come:

• e-mail come distrazione dal lavoro e
• come organizzare e declutter una casella di posta.

Poiché Patty è un'esperta di produttività, volevamo anche sapere quali strumenti di produttività consiglia.

L'e-mail come principale distrazione del lavoro e come gestirla

Quando ricevi un'e-mail, hai voglia di rispondere il prima possibile? Certo, dovresti se è una questione urgente. Ma raramente lo è. Se i tuoi clienti o superiori hanno qualcosa di importante e urgente da dirti, ti chiameranno o ti segnaleranno tramite app di comunicazione.

Tuttavia, molti dipendenti tendono a rispondere alle e-mail nello stesso momento in cui le ricevono. Quindi, perché i lavoratori lasciano che le loro e-mail controllino le loro vite? Volevo scegliere il cervello di Patty su questo problema.

Secondo lei, l'e-mail è diventata un'abitudine che riempie il tempo o che fa sentire gli utenti come se fossero produttivi. Patty aggiunge che le persone perdono tempo leggendo e rileggendo gli stessi messaggi più e più volte e continuando a non fare ciò che deve essere fatto. Ecco come spiega questo comportamento:

"Rispondere subito a un'e-mail può mostrare dedizione ma, secondo me, è fatto perché l'aspettativa del destinatario è stata impostata per ottenere una risposta un nanosecondo dopo l'invio di un'e-mail. Se l'email fosse urgente, non avremmo bisogno di telefoni. L'e-mail in genere non è il modo di comunicare in caso di emergenza".

In un certo senso, possiamo dire che le e-mail sono spesso la nostra principale distrazione sul posto di lavoro. Quindi, cosa consiglia Patty per prevenire le distrazioni e-mail e rimanere concentrati sul lavoro?

“ So che non sono informazioni rivoluzionarie, ma annullare l'iscrizione a elenchi di e-mail indesiderate è un buon investimento del tuo tempo.

Se non l'hai già fatto, è ora di disattivare TUTTE le notifiche, quindi non sei tentato di passare all'e-mail ogni volta che vedi o senti un avviso.

Se vuoi gestire meglio il tuo tempo, pianifica orari pianificati per controllare la tua posta invece di saltare ad essa ogni volta che sei annoiato o interrotto”, conclude Patty.

Gestire le email quando si lavora da casa

Lavorare da casa è diventato un nuovo standard per molti dipendenti. Ecco perché ho chiesto a Patty se crede che affrontiamo le e-mail in modo diverso durante il telelavoro, rispetto al lavoro in loco. Inoltre, volevo sapere se Patty ha qualche consiglio per lavorare da casa quando si tratta di gestire le e-mail. Afferma che l'e-mail a casa è la stessa che in ufficio:

“La chiave è essere sicuri di stare al passo con le e-mail ma di non perdere molto tempo mentre sei lì. A seconda di come un'azienda o un'azienda decide di utilizzare la posta elettronica, controllarla più spesso potrebbe essere un requisito, ma in caso contrario, ridurre l'elaborazione della posta elettronica tre volte al giorno è probabilmente una buona idea".

Consigli pratici per organizzare e riordinare la tua casella di posta

Ora che abbiamo visto perché le e-mail possono ostacolare la tua efficacia, ti mostreremo alcuni semplici modi per migliorare la tua produttività e-mail.

Elabora e-mail

In linea con l'analisi del McKinsey Global Institute, le persone controllano le e-mail 11 volte all'ora. Quindi, non c'è da stupirsi che tu non riesca a finire i tuoi compiti entro la fine di una giornata.

Dal punto di vista di Patty, c'è una differenza tra il controllo e l' elaborazione della posta elettronica. Spiega inoltre che il controllo della posta elettronica sta entrando nella tua app di posta elettronica e leggendo o scansionando ogni e-mail senza fare nulla al riguardo. Patty afferma anche che questa abitudine rende praticamente impossibile ricordare i dettagli e quale azione deve essere eseguita.

"L'elaborazione delle e-mail, d'altra parte, implica l'apertura di ciascuna e-mail una alla volta e il completamento.

Se lo leggi e non ne hai più bisogno, CANCELLARLO.

Se lo leggi e devi INOLTRARLO a qualcuno con una nota, fallo e poi ELIMINA o ARCHIVIA.

Se lo leggi e fai l'azione necessaria, e hai finito con esso ma devi conservarlo per i tuoi archivi, ARCHIVIA.

Le uniche email che dovrebbero rimanere nella tua casella di posta sono quelle che richiedono AZIONE. La posta in arrivo non è un'unità di archiviazione per le e-mail non amate", sottolinea Patty.

Conclude che l'elaborazione della posta elettronica è molto più efficace del controllo della posta elettronica. Inoltre, l'elaborazione delle e-mail può far risparmiare così tanto tempo che viene sprecato aprendo ripetutamente le stesse e-mail più e più volte.

Organizza le email in cartelle

Un altro trucco per la produttività della posta elettronica di Patty riguarda le cartelle di posta elettronica, in particolare la creazione di cartelle per ogni anno. Come chiarisce, le cartelle dell'anno sono pratiche se hai migliaia di e-mail nella tua casella di posta da più anni. Quindi, Patty spiega che invece di perdere tempo a esaminarli uno per uno, si risparmia tempo per trascinarli in blocco in una cartella con l'anno corrispondente. Inoltre, questo impedisce l'eliminazione delle e-mail necessarie.

“Le altre cartelle nella posta in arrivo dovrebbero riflettere un sistema intuitivo per l'utente. Finché sai dove archiviare qualcosa e, cosa più importante, dove trovarlo, è un buon sistema di archiviazione. Se non puoi, non è un buon sistema”, conclude Patty .

Riordina la tua casella di posta

Quando è stata l'ultima volta che hai esaminato le tue e-mail e cancellato quelle non importanti? Patty ha alcuni suggerimenti per riordinare la tua casella di posta in modo rapido ed efficiente.

Il primo passaggio consiste nell'ordinare le e-mail per DA o SOGGETTO per raccogliere le e-mail della stessa persona o nella stessa stringa dell'oggetto. Quindi puoi spostare in blocco o eliminare in blocco.

“Per prendere un mucchio di e-mail di seguito da spostare o eliminare:

1. Evidenzia la prima email.
2. Tenere premuto il tasto MAIUSC.
3. Scorri verso il basso fino all'ultima email del gruppo che desideri spostare o eliminare.
4. Fare clic sull'ultima e-mail tenendo ancora premuto il TASTO MAIUSC, che selezionerà tutte le e-mail tra una e l'altra.
5. Trascina e rilascia le e-mail evidenziate (o eliminale)”, illustra Patty.

Ha anche una soluzione per selezionare determinate email, quindi spostarle o eliminarle:

1. Evidenzia la prima email.
2. Tieni premuto il tasto CTRL: non lasciarti andare finché non hai finito di selezionare le email.
3. Fai clic su ogni singola email che desideri spostare o eliminare.
4. Trascina e rilascia le email evidenziate (o eliminale).

In che modo un rilevatore di tempo può aiutarti ad aumentare la tua produttività?

Oltre alla produttività della posta elettronica, abbiamo affrontato la produttività in generale. Patty ha detto che usa Clockify. Quindi, volevo sapere quali funzioni dei rilevatori di tempo trova utili.

“Lo strumento di monitoraggio del tempo di Clockify è ciò che consiglio ai miei clienti. Molto spesso, i miei clienti mi dicono che non pensano di perdere molto tempo, ma quando tengono traccia del loro tempo per una settimana, rimangono sbalorditi da dove viene speso il loro tempo!

Quando vedi che trascorri 18 ore alla settimana in e-mail, a meno che non elabori ordini online o che la tua attività sia gestita principalmente tramite e-mail, diventa ovvio che qualcosa deve cambiare", afferma Patty.

Inoltre, Patty evidenzia questi vantaggi di monitoraggio del tempo dell'utilizzo di Clockify:

• Il monitoraggio del tempo è facile e ti dà un'idea chiara di come puoi migliorare la tua produttività.
• Ti permette di identificare i tuoi perditempo e sostituirli con ciò che conta di più.
• È lo strumento perfetto per aiutarti a ottenere chiarezza sulle tue priorità e massimizzare la tua produttività.

Avvolgendo

Se ritieni che le e-mail stiano sprecando il tuo tempo prezioso, impedendoti così di essere produttivo, devi solo cambiare la tua routine di posta elettronica. Invece di dedicare così tanto tempo alle e-mail, prova a migliorare la tua gestione delle e-mail. Secondo Patty, i passi cruciali da compiere sono:

• Elaborazione delle e-mail, invece di controllarle. Durante l'elaborazione delle e-mail, dovrai prendere decisioni su cosa fare con ciascuna e-mail.
• Creazione di cartelle nella tua casella di posta. Se hai già così tante email nella tua casella di posta e vuoi salvarle tutte, questo è un modo intelligente per archiviarle. Pertanto, sarai in grado di trovare facilmente le e-mail quando necessario.
• Decluttering la tua casella di posta. Non aver paura di eliminare le email non necessarie dalla tua casella di posta.

Infine, una volta che sarai migliorato nella gestione efficace delle tue e-mail, avrai più tempo per concentrarti sui tuoi compiti. Pertanto, la produttività della posta elettronica aumenterà anche la tua efficacia complessiva.