Como gerenciar a produtividade do e-mail: dicas de Patty Kreamer, uma organizadora profissional

Os e-mails desempenham um papel fundamental na nossa comunicação diária de trabalho. Você já parou para pensar na quantidade de tempo que passa verificando sua caixa de entrada? De acordo com um artigo da Forbes, os funcionários de escritório recebem pelo menos 200 mensagens por dia. Além disso, ler e responder a e-mails leva cerca de 2,5 horas por dia. Um pouco demais, não acha?

Essas estatísticas me fazem questionar nosso uso geral de e-mails. Somos realmente eficazes com e-mails? Se não, como podemos reverter as coisas?

Para obter alguns insights de especialistas sobre esse assunto, entramos em contato com Patty Kreamer. Patty é Coach de Produtividade e Organizadora Profissional Certificada. Ela ajuda os consultores financeiros a aumentar sua produtividade fazendo mais em menos tempo. Além disso, Patty é autora de vários livros, como But I Might Need It Someday e The Power of Simplicity.

Neste artigo, abordaremos alguns assuntos que discutimos com Patty, como:

• e-mails como distração no trabalho e
• como organizar e organizar uma caixa de entrada.

Como Patty é especialista em produtividade, também queríamos saber quais ferramentas de produtividade ela recomenda.

E-mail como uma distração importante no trabalho e como lidar com isso

Quando você recebe um e-mail, você tem vontade de responder o mais rápido possível? Claro, você deve se for um assunto urgente. Mas, raramente é. Se seus clientes ou superiores tiverem algo importante e urgente para lhe dizer, eles ligarão ou enviarão um ping por meio de aplicativos de comunicação.

No entanto, muitos funcionários tendem a responder aos e-mails no mesmo momento em que os recebem. Então, por que os trabalhadores permitem que seus e-mails controlem suas vidas? Eu queria pegar o cérebro de Patty sobre esta questão.

Na opinião dela, o e-mail se tornou um preenchimento de tempo ou um hábito que faz os usuários sentirem que estão sendo produtivos. Patty acrescenta que as pessoas perdem tempo lendo e relendo as mesmas mensagens repetidamente e ainda não fazendo o que precisa ser feito. Veja como ela explica esse comportamento:

“Responder a um e-mail imediatamente pode mostrar dedicação, mas, na minha opinião, isso é feito porque a expectativa do destinatário foi definida para obter uma resposta um nanossegundo depois de enviar um e-mail. Se o e-mail fosse urgente, não precisaríamos de telefones. O e-mail normalmente não é a maneira de se comunicar em caso de emergência.”

De certa forma, podemos dizer que os e-mails costumam ser nossa distração número um no local de trabalho. Então, o que Patty recomenda para evitar distrações por e-mail e manter o foco no trabalho?

“ Eu sei que não é uma informação inovadora, mas cancelar a inscrição em listas de e-mail indesejadas é um bom investimento do seu tempo.

Se ainda não o fez, é hora de desativar TODAS as notificações, para que você não fique tentado a pular para o e-mail toda vez que vir ou ouvir um alerta.

Se você deseja gerenciar melhor seu tempo, agende horários planejados para verificar seu e-mail em vez de pular para ele toda vez que estiver entediado ou interrompido”, conclui Patty.

Gerenciando e-mails ao trabalhar em casa

Trabalhar em casa se tornou um novo padrão para muitos funcionários. É por isso que perguntei a Patty se ela acredita que abordamos os e-mails de maneira diferente quando trabalhamos à distância, em comparação com o trabalho no local. Além disso, eu queria saber se Patty tem alguma dica de trabalho em casa quando se trata de gerenciar e-mails. Ela afirma que o e-mail em casa é o mesmo que no escritório:

“A chave é ter certeza de que você está acompanhando o e-mail, mas não perdendo muito tempo enquanto estiver lá. Dependendo de como uma empresa ou empresa decide usar o e-mail, verificá-lo com mais frequência pode ser um requisito, mas se não for, reduzir o processamento de e-mail três vezes ao dia é provavelmente uma boa ideia.”

Dicas práticas para organizar e organizar sua caixa de entrada

Agora que vimos por que os e-mails podem prejudicar sua eficácia, mostraremos algumas maneiras simples de aumentar a produtividade do e-mail.

Processar e-mails

De acordo com a análise do McKinsey Global Institute, as pessoas verificam e-mails 11 vezes por hora. Portanto, não é de admirar que você não consiga terminar suas tarefas no final de um dia.

Do ponto de vista de Patty, há uma diferença entre verificar e processar e-mails. Ela explica ainda que a verificação de e-mail está entrando em seu aplicativo de e-mail e lendo ou digitalizando cada e-mail e não fazendo nada a respeito. Patty também afirma que esse hábito torna praticamente impossível lembrar os detalhes e quais ações precisam ser feitas.

“O processamento de e-mail, por outro lado, envolve abrir um e-mail de cada vez e concluí-lo.

Se você leu e não precisa mais dele, DELETE-O.

Se você o ler e precisar encaminhá-lo para alguém com uma nota, faça isso e DELETE ou ARQUIVO.

Se você lê-lo e tomar as medidas necessárias, e você terminou com ele, mas precisa mantê-lo para seus registros, ARQUIVE-O.

Os únicos e-mails que devem permanecer em sua caixa de entrada são aqueles que exigem AÇÃO. A caixa de entrada não é uma unidade de armazenamento para e-mails não amados”, destaca Patty.

Ela conclui que processar e-mails é muito mais eficaz do que verificar e-mails. Além disso, o processamento de e-mails pode economizar tanto tempo que é desperdiçado abrindo repetidamente os mesmos e-mails.

Organize e-mails em pastas

Outro truque de produtividade de e-mail de Patty está relacionado às pastas de e-mail, mais especificamente, à criação de pastas para cada ano. Como ela esclarece, as pastas do ano são práticas se você tiver milhares de e-mails em sua caixa de entrada de vários anos. Assim, Patty explica que, em vez de perder tempo analisando-os um por um, economiza tempo para arrastá-los em massa para uma pasta com o ano correspondente. Além disso, isso impede que os e-mails necessários sejam excluídos.

“As outras pastas da caixa de entrada devem refletir um sistema intuitivo para o usuário. Contanto que você saiba onde arquivar algo e, mais importante, onde encontrar algo, é um bom sistema de arquivamento. Se você não puder, não é um bom sistema”, conclui Patty .

Organize sua caixa de entrada

Quando foi a última vez que você passou por seus e-mails e excluiu os sem importância? Patty tem algumas dicas para organizar sua caixa de entrada de forma rápida e eficiente.

A primeira etapa é classificar seus e-mails por DE ou ASSUNTO para reunir e-mails da mesma pessoa ou na mesma sequência de assunto. Em seguida, você pode mover ou excluir em massa.

“Para pegar vários e-mails seguidos para mover ou excluir:

1. Realce o primeiro e-mail.
2. Mantenha pressionada a TECLA SHIFT.
3. Role para baixo até o último e-mail do grupo que deseja mover ou excluir.
4. Clique no último e-mail enquanto mantém pressionada a tecla SHIFT, que selecionará tudo entre os e-mails.
5. Arraste e solte os e-mails destacados (ou exclua-os)”, ilustra Patty.

Ela também tem uma solução para selecionar determinados e-mails e movê-los ou excluí-los:

1. Destaque o primeiro e-mail.
2. Mantenha pressionada a tecla CTRL — não solte até terminar de selecionar os e-mails.
3. Clique em cada e-mail individual que você deseja mover ou excluir.
4. Arraste e solte os e-mails destacados (ou exclua-os).

Como um rastreador de tempo pode ajudá-lo a aumentar sua produtividade?

Além da produtividade do e-mail, abordamos a produtividade em geral. Patty mencionou que ela usa Clockify. Então, eu queria saber quais recursos dos rastreadores de tempo ela acha úteis.

“A ferramenta de controle de tempo da Clockify é o que eu recomendo aos meus clientes. Muitas vezes, meus clientes me dizem que não acham que perdem muito tempo, mas quando controlam seu tempo por uma semana, ficam impressionados com o local onde o tempo é gasto!

Quando você vê que está gastando 18 horas por semana em e-mail, a menos que esteja processando pedidos on-line ou seu negócio seja executado principalmente por e-mail, fica óbvio que algo precisa mudar”, diz Patty.

Além disso, Patty destaca esses benefícios de rastreamento de tempo do uso do Clockify:

• O rastreamento de tempo é fácil e fornece uma visão clara de como você pode melhorar sua produtividade.
• Ele permite que você identifique seus desperdícios de tempo e os substitua pelo que mais importa.
• É a ferramenta perfeita para ajudá-lo a obter clareza sobre suas prioridades e maximizar sua produtividade.

Empacotando

Se você sente que os e-mails estão desperdiçando seu precioso tempo, impedindo que você seja produtivo, você só precisa mudar sua rotina de e-mail. Em vez de dedicar tanto tempo aos e-mails, tente melhorar seu gerenciamento de e-mails. De acordo com Patty, as etapas cruciais a serem tomadas são:

• Processando e-mails, em vez de verificá-los. Ao processar e-mails, você terá que tomar decisões sobre o que fazer com cada e-mail.
• Criando pastas em sua caixa de entrada. Se você já tem tantos e-mails em sua caixa de entrada e deseja salvá-los, esta é uma maneira inteligente de arquivá-los. Assim, você poderá encontrar facilmente e-mails quando necessário.
• Desorganizando sua caixa de entrada. Não tenha medo de excluir e-mails desnecessários da sua caixa de entrada.

Por fim, quando você se tornar melhor no gerenciamento eficaz de seus e-mails, terá mais tempo para se concentrar em suas tarefas. Portanto, a produtividade do e-mail também aumentará sua eficácia geral.