이메일 생산성 관리 방법: 전문 조직자 Patty Kreamer의 팁

이메일은 일상 업무 커뮤니케이션에서 중요한 역할을 합니다. 받은 편지함을 확인하는 데 보내는 시간에 대해 생각해 본 적이 있습니까? 포브스의 한 기사에 따르면 직장인들은 하루에 최소 200개의 메시지를 받습니다. 또한 이메일을 읽고 회신하는 데 매일 약 2.5시간이 걸립니다. 좀 너무하지 않나요?

이러한 통계는 우리의 전반적인 이메일 사용에 의문을 제기합니다. 우리는 이메일로 진정으로 효과적입니까? 그렇지 않다면 어떻게 상황을 역전시킬 수 있습니까?

이 주제에 대한 전문적인 통찰력을 얻기 위해 Patty Kreamer에게 연락했습니다. Patty는 생산성 코치이자 공인 전문 조직자입니다. 그녀는 재정 고문이 더 짧은 시간에 더 많은 작업을 수행하여 생산성을 향상하도록 돕습니다. 게다가 Patty는 But I Might Need It Someday 및 Power of Simplicity와 같은 여러 책의 저자입니다.

이 기사에서는 다음과 같이 Patty와 논의한 몇 가지 주제를 다룰 것입니다.

• 업무를 방해하는 이메일,
• 받은 편지함을 정리하고 정리하는 방법.

Patty는 생산성 전문가이기 때문에 그녀가 추천하는 생산성 도구도 알고 싶었습니다.

주요 업무 방해 요소인 이메일 및 해결 방법

이메일을 받았을 때 가능한 한 빨리 응답하고 싶은 충동이 있습니까? 물론 급한 일이라면 해야죠. 그러나 드물게 발생합니다. 고객이나 상사가 중요하고 긴급하게 해야 할 말이 있는 경우 통신 앱을 통해 전화를 걸거나 ping을 보냅니다.

그러나 많은 직원들은 이메일을 받는 즉시 답장을 보내는 경향이 있습니다. 그렇다면 왜 직원들은 이메일이 자신의 삶을 통제하도록 놔두는 것일까요? 나는 이 문제에 대해 Patty의 두뇌를 선택하고 싶었습니다.

그녀의 생각에 이메일은 시간을 채우거나 사용자가 생산성을 발휘하고 있다고 느끼게 하는 습관이 되었습니다. Patty는 사람들이 동일한 메시지를 반복해서 읽고 다시 읽고도 여전히 해야 할 일을 하지 않아 시간을 낭비한다고 덧붙입니다. 그녀가 이 행동을 설명하는 방법은 다음과 같습니다.

“이메일에 바로 답장을 보내는 것은 헌신적인 모습을 보일 수 있지만, 제 생각에는 수신자가 이메일을 보낸 후 나노초 내에 응답을 받도록 설정되어 있기 때문에 그렇게 된 것 같습니다. 이메일이 긴급했다면 전화가 필요하지 않았을 것입니다. 이메일은 일반적으로 긴급 상황 발생 시 통신 수단이 아닙니다.”

어떤 면에서 이메일은 종종 직장에서 가장 방해가 되는 요소라고 말할 수 있습니다. 그렇다면 Patty는 이메일 방해를 방지하고 업무에 집중하기 위해 무엇을 권장합니까?

“ 획기적인 정보는 아니지만 원치 않는 이메일 목록을 구독 취소하는 것은 시간을 투자하는 데 좋습니다.

아직 알림을 해제하지 않았다면 모든 알림을 해제해야 합니다. 따라서 알림을 보거나 들을 때마다 이메일로 넘어가고 싶지 않을 것입니다.

시간을 더 잘 관리하려면 지루하거나 방해를 받을 때마다 이메일을 확인하는 대신 계획된 시간을 예약하여 이메일을 확인하세요.”라고 Patty는 결론을 내렸습니다.

재택근무 시 이메일 관리

재택 근무는 많은 직원에게 새로운 표준이 되었습니다. 그래서 저는 Patty에게 재택 근무 시 현장 업무와 달리 이메일에 접근하는 방식이 다르다고 생각하는지 물었습니다. 게다가 Patty에게 이메일 관리와 관련하여 재택근무 팁이 있는지 알고 싶었습니다. 그녀는 집에 있는 이메일이 사무실에 있는 이메일과 같다고 주장합니다.

“핵심은 이메일을 확인하면서 이메일에 있는 동안 많은 시간을 낭비하지 않는 것입니다. 회사나 회사가 이메일을 어떻게 사용하기로 결정하느냐에 따라 더 자주 확인하는 것이 요구 사항일 수 있지만 그렇지 않다면 하루에 세 번 이메일 처리로 줄이는 것이 좋습니다.”

받은편지함 정리 및 정리에 대한 실용적인 팁

이메일이 효율성을 저해하는 이유를 살펴보았으므로 이제 이메일 생산성을 향상시킬 수 있는 몇 가지 간단한 방법을 보여드리겠습니다.

이메일 처리

McKinsey Global Institute의 분석에 따르면 사람들은 시간당 11번 이메일을 확인합니다. 따라서 하루가 끝날 때까지 작업을 완료하지 못하는 것은 당연합니다.

Patty의 관점에서 이메일을 확인 하는 것과 처리 하는 것은 다릅니다. 그녀는 이메일 확인 이 이메일 앱으로 이동하여 각 이메일을 읽거나 스캔하고 아무 것도 하지 않는다고 설명합니다. Patty는 또한 이러한 습관이 세부 사항과 수행해야 하는 조치를 기억하는 것을 사실상 불가능하게 만든다고 주장합니다.

“반면 이메일을 처리하려면 각 이메일을 한 번에 하나씩 열어 완료해야 합니다.

읽고 더 이상 필요하지 않으면 삭제하십시오.

그것을 읽고 메모가 있는 누군가에게 전달해야 하는 경우 삭제하거나 파일을 작성하십시오.

그것을 읽고 필요한 조치를 취했고 작업을 완료했지만 기록을 위해 보관해야 하는 경우 파일을 제출하십시오.

받은 편지함에 남아 있어야 하는 유일한 이메일은 조치가 필요한 이메일입니다. 받은 편지함은 마음에 들지 않는 이메일을 저장하는 장치가 아닙니다.”라고 Patty는 강조합니다.

그녀는 이메일을 확인하는 것보다 이메일을 처리하는 것이 훨씬 더 효과적이라는 결론을 내렸습니다. 게다가, 이메일을 처리하면 같은 이메일을 계속해서 여는 데 낭비되는 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

이메일을 폴더로 정리

Patty의 또 다른 이메일 생산성 트릭은 이메일 폴더, 특히 매년 폴더를 만드는 것과 관련이 있습니다. 그녀가 설명했듯이 받은 편지함에 여러 해 동안 보낸 수천 개의 이메일이 있는 경우 연도 폴더가 실용적입니다. 따라서 Patty는 하나씩 살펴보는 데 시간을 낭비하기보다 해당 연도가 있는 폴더에 일괄적으로 끌어다 놓는 것이 시간을 절약할 수 있다고 설명합니다. 또한 필요한 이메일이 삭제되는 것을 방지합니다.

“받은 편지함의 다른 폴더는 사용자에게 직관적인 시스템을 반영해야 합니다. 파일을 어디에 제출해야 하는지, 더 중요하게는 어디에서 파일을 찾을 수 있는지 아는 한 좋은 파일링 시스템입니다. 할 수 없다면 좋은 시스템이 아닙니다.”라고 Patty는 결론을 내립니다 .

받은편지함 정리

마지막으로 이메일을 살펴보고 중요하지 않은 이메일을 삭제한 것이 언제였습니까? Patty는 받은 편지함을 빠르고 효율적으로 정리하기 위한 몇 가지 팁을 제공합니다.

첫 번째 단계는 이메일을 FROM 또는 SUBJECT별로 정렬하여 동일한 사람이나 동일한 제목 문자열에서 이메일을 수집하는 것입니다. 그런 다음 일괄 이동 또는 일괄 삭제할 수 있습니다.

"이동하거나 삭제할 이메일을 연속으로 가져오려면:

1. 첫 번째 이메일을 강조 표시합니다.
2. Shift 키를 누르고 있습니다.
3. 이동하거나 삭제하려는 그룹의 마지막 이메일까지 아래로 스크롤합니다.
4. Shift 키를 누른 상태에서 마지막 이메일을 클릭하면 이메일 사이에 있는 모든 항목이 선택됩니다.
5. 강조 표시된 이메일을 드래그 앤 드롭(또는 삭제)합니다.”라고 Patty가 설명합니다.

그녀는 또한 특정 이메일을 선택한 다음 이동하거나 삭제하는 솔루션을 가지고 있습니다.

1. 첫 번째 이메일을 강조 표시합니다.
2. Ctrl 키를 누른 상태로 — 이메일 선택이 완료될 때까지 손을 떼지 마십시오.
3. 이동하거나 삭제하려는 각 개별 이메일을 클릭합니다.
4. 강조 표시된 이메일을 끌어다 놓습니다(또는 삭제).

시간 추적기가 생산성을 높이는 데 어떻게 도움이 됩니까?

이메일 생산성과는 별도로 우리는 전반적인 생산성을 다뤘습니다. Patty는 그녀가 Clockify를 사용한다고 언급했습니다. 그래서 그녀가 유용하다고 생각하는 시간 추적기의 기능을 듣고 싶었습니다.

“Clockify의 시간 추적 도구는 내가 고객에게 추천하는 도구입니다. 너무 자주, 제 고객들은 제게 시간을 많이 낭비한다고 생각하지 않지만 일주일 동안 시간을 ​​추적할 때 시간을 어디에 쓰고 있는지에 대해 깜짝 놀란다고 말합니다!

온라인 주문을 처리하거나 비즈니스가 대부분 이메일로 운영되지 않는 한 일주일에 18시간을 이메일에 보내고 있다는 사실을 알게 되면 뭔가 변경이 필요하다는 것이 분명해집니다.”라고 Patty는 말합니다.

또한 Patty는 Clockify 사용의 다음과 같은 시간 추적 이점을 강조합니다.

• 시간 추적은 쉽고 생산성을 향상시키는 방법에 대한 명확한 그림을 제공합니다.
• 이를 통해 시간 낭비를 식별하고 가장 중요한 것으로 교체할 수 있습니다.
• 우선 순위를 명확하게 하고 생산성을 극대화하는 데 도움이 되는 완벽한 도구입니다.

마무리

이메일이 소중한 시간을 낭비하고 있어 생산성이 떨어진다고 생각되면 이메일 루틴을 변경하기만 하면 됩니다. 이메일에 너무 많은 시간을 할애하는 대신 이메일 관리를 개선하십시오. Patty에 따르면 취해야 할 중요한 단계는 다음과 같습니다.

• 이메일을 확인하는 대신 처리합니다. 이메일을 처리할 때 각 이메일을 어떻게 처리할지 결정해야 합니다.
• 받은 편지함에 폴더 만들기. 받은 편지함에 이미 너무 많은 이메일이 있고 모두 저장하려는 경우 이 방법이 현명한 방법입니다. 따라서 필요할 때 이메일을 쉽게 찾을 수 있습니다.
• 받은 편지함 정리. 받은 편지함에서 불필요한 이메일을 삭제하는 것을 두려워하지 마십시오.

마지막으로, 이메일을 효과적으로 관리하게 되면 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 따라서 이메일 생산성은 전반적인 효율성도 높여줍니다.