วิธีจัดการประสิทธิภาพการทำงานของอีเมล: เคล็ดลับจาก Patty Kreamer ผู้จัดงานมืออาชีพ

อีเมลมีบทบาทสำคัญในการสื่อสารเรื่องงานประจำวันของเรา คุณเคยคิดเกี่ยวกับระยะเวลาที่คุณใช้ในการตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณหรือไม่? จากบทความหนึ่งของ Forbes พนักงานออฟฟิศได้รับข้อความอย่างน้อย 200 ข้อความต่อวัน นอกจากนี้ การอ่านและตอบกลับอีเมลจะใช้เวลาประมาณ 2.5 ชั่วโมงต่อวัน คิดมากไปหน่อยมั้ย?

สถิติเหล่านี้ทำให้ฉันสงสัยเกี่ยวกับการใช้อีเมลโดยรวมของเรา เรามีประสิทธิภาพจริง ๆ กับอีเมลหรือไม่? ถ้าไม่เราจะหันหลังกลับได้อย่างไร?

เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกจากผู้เชี่ยวชาญในเรื่องนี้ เราติดต่อ Patty Kreamer แพตตี้เป็นโค้ชด้านการเพิ่มผลผลิตและผู้จัดงานมืออาชีพที่ผ่านการรับรอง เธอช่วยที่ปรึกษาทางการเงินเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยทำงานให้เสร็จลุล่วงในเวลาน้อยลง นอกจากนี้ Patty ยังเป็นผู้แต่งหนังสือหลายเล่ม เช่น But I Might Need It Someday และ The Power of Simplicity

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงบางเรื่องที่เราพูดคุยกับ Patty เช่น:

• อีเมลเป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวในการทำงานและ
• วิธีจัดระเบียบและจัดระเบียบกล่องจดหมาย

เนื่องจาก Patty เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิต เราจึงต้องการทราบเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพที่เธอแนะนำด้วย

อีเมลเป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวงานหลักและวิธีจัดการกับมัน

เมื่อคุณได้รับอีเมล คุณมีความต้องการที่จะตอบกลับโดยเร็วที่สุดหรือไม่? แน่นอน คุณควรถ้ามันเป็นเรื่องเร่งด่วน แต่มันไม่ค่อยเป็น หากลูกค้าหรือหัวหน้างานของคุณมีบางสิ่งที่สำคัญและเร่งด่วนที่จะพูดกับคุณ พวกเขาจะโทรหรือ ping คุณผ่านแอปสื่อสาร

อย่างไรก็ตาม พนักงานจำนวนมากมักจะตอบกลับอีเมลทันทีที่ได้รับ เหตุใดคนงานจึงปล่อยให้อีเมลควบคุมชีวิตของตน ฉันต้องการเลือกสมองของแพตตี้ในเรื่องนี้

ในความเห็นของเธอ อีเมลกลายเป็นตัวเติมเวลาหรือเป็นนิสัยที่ทำให้ผู้ใช้รู้สึกว่าพวกเขากำลังมีประสิทธิผล แพตตี้เสริมว่าผู้คนเสียเวลาโดยการอ่านและอ่านข้อความเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก และยังไม่ได้ทำในสิ่งที่จำเป็นต้องทำ นี่คือวิธีที่เธออธิบายพฤติกรรมนี้:

“การตอบกลับอีเมลทันทีสามารถแสดงถึงความทุ่มเท แต่ในความคิดของฉัน มันทำได้เพราะความคาดหวังของผู้รับถูกตั้งค่าให้ได้รับการตอบกลับภายในหนึ่งนาโนวินาทีหลังจากที่พวกเขาส่งอีเมล ถ้าอีเมลเป็นเรื่องด่วน เราก็ไม่ต้องการโทรศัพท์ โดยทั่วไปแล้วอีเมลไม่ใช่วิธีสื่อสารในกรณีฉุกเฉิน”

ในแง่หนึ่ง เราสามารถพูดได้ว่าอีเมลมักเป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวในที่ทำงานเป็นอันดับหนึ่ง Patty แนะนำอะไรเพื่อป้องกันการรบกวนอีเมลและจดจ่อกับงาน

“ ฉันรู้ว่าไม่ใช่ข้อมูลที่แปลกใหม่ แต่การยกเลิกการสมัครจากรายชื่ออีเมลที่ไม่ต้องการถือเป็นการลงทุนที่ดีสำหรับเวลาของคุณ

หากคุณยังไม่ได้ดำเนินการ ถึงเวลาปิดการแจ้งเตือนทั้งหมด ดังนั้นคุณจะไม่ต้องข้ามไปที่อีเมลทุกครั้งที่เห็นหรือได้ยินการแจ้งเตือน

หากคุณต้องการจัดการเวลาให้ดียิ่งขึ้น ให้กำหนดเวลาที่วางแผนไว้เพื่อตรวจสอบอีเมลของคุณ แทนที่จะต้องข้ามไปทุกครั้งที่คุณเบื่อหรือถูกขัดจังหวะ” Patty กล่าวสรุป

การจัดการอีเมลเมื่อทำงานจากที่บ้าน

การทำงานจากที่บ้านได้กลายเป็นมาตรฐานใหม่สำหรับพนักงานหลายคน นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันถามแพตตี้ว่าเธอเชื่อว่าเราใช้อีเมลต่างกันไหมเมื่อสื่อสารทางไกล เมื่อเทียบกับการทำงานในสถานที่ นอกจากนี้ ฉันต้องการทราบว่า Patty มีเคล็ดลับการทำงานจากที่บ้านหรือไม่เมื่อต้องจัดการอีเมล เธออ้างว่าอีเมลที่บ้านเหมือนกับที่สำนักงาน:

“กุญแจสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณติดตามอีเมลอยู่เสมอ แต่อย่าเสียเวลามากในขณะที่คุณอยู่ในนั้น ขึ้นอยู่กับว่าบริษัทหรือบริษัทตัดสินใจใช้อีเมลอย่างไร การตรวจสอบให้บ่อยขึ้นอาจเป็นข้อกำหนด แต่ถ้าไม่ใช่ การตัดกลับไปที่การประมวลผลอีเมลวันละสามครั้งน่าจะเป็นความคิดที่ดี”

เคล็ดลับที่นำไปใช้ได้จริงในการจัดระเบียบและจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ

ตอนนี้เราได้เห็นแล้วว่าเหตุใดอีเมลจึงสามารถขัดขวางประสิทธิภาพของคุณได้ เราจะแสดงวิธีง่ายๆ ในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของอีเมลของคุณ

ประมวลผลอีเมล

ตามการวิเคราะห์ของ McKinsey Global Institute ผู้คนจะตรวจสอบอีเมล 11 ครั้งต่อชั่วโมง จึงไม่น่าแปลกใจที่คุณไม่สามารถทำงานให้เสร็จภายในวันเดียวได้

จากมุมมองของ Patty การ ตรวจสอบ และ การประมวลผล อีเมลมีความแตกต่างกัน เธออธิบายเพิ่มเติมว่าการ ตรวจสอบ อีเมลจะเข้าสู่แอปอีเมลของคุณและอ่านหรือสแกนอีเมลแต่ละฉบับโดยไม่ทำอะไรเลย แพตตี้ยังอ้างว่านิสัยนี้ทำให้การจดจำรายละเอียดและการดำเนินการที่จำเป็นต้องทำแทบเป็นไปไม่ได้เลย

“ในทางกลับกัน การประมวลผลอีเมลนั้นเกี่ยวข้องกับการเปิดอีเมลทีละฉบับและดำเนินการให้เสร็จสิ้น

หากคุณอ่านแล้วไม่ต้องการมันอีกต่อไป ให้ลบทิ้ง

หากคุณอ่านแล้วและต้องการส่งต่อให้ผู้อื่นพร้อมโน้ต ให้ดำเนินการดังกล่าวแล้วลบหรือจัดไฟล์

หากคุณอ่านและดำเนินการตามที่จำเป็น และคุณทำเสร็จแล้ว แต่ต้องเก็บไว้เพื่อบันทึกของคุณ ให้ยื่นฟ้อง

อีเมลที่ควรยังคงอยู่ในกล่องจดหมายของคุณคืออีเมลที่ต้องดำเนินการ กล่องจดหมายไม่ใช่หน่วยเก็บข้อมูลสำหรับอีเมลที่ไม่มีใครรัก” Patty เน้นย้ำ

เธอสรุปว่าการประมวลผลอีเมลนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าการตรวจสอบอีเมลมาก นอกจากนี้ การประมวลผลอีเมลยังช่วยประหยัดเวลาได้มากจนเสียเวลาในการเปิดอีเมลเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก

จัดระเบียบอีเมลลงในโฟลเดอร์

เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลอีกข้อของ Patty เกี่ยวข้องกับโฟลเดอร์อีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การสร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละปี ขณะที่เธอชี้แจง โฟลเดอร์ปีจะมีประโยชน์หากคุณมีอีเมลหลายพันฉบับในกล่องจดหมายจากหลายปี Patty อธิบายว่าแทนที่จะเสียเวลาดูทีละรายการ มันช่วยประหยัดเวลาในการลากเป็นกลุ่มไปยังโฟลเดอร์ที่มีปีที่สอดคล้องกัน นอกจากนี้ยังป้องกันไม่ให้อีเมลที่จำเป็นถูกลบ

“โฟลเดอร์อื่นๆ ในกล่องจดหมายควรสะท้อนถึงระบบที่ใช้งานง่ายสำหรับผู้ใช้ ตราบใดที่คุณรู้ว่าจะยื่นของที่ไหน และที่สำคัญกว่านั้น จะหาของได้จากที่ไหน มันคือระบบการจัดเก็บที่ดี หากคุณทำไม่ได้ แสดงว่าไม่ใช่ระบบที่ดี” แพต ตี้ สรุป

ถอดรหัสกล่องจดหมายของคุณ

ครั้งสุดท้ายที่คุณอ่านอีเมลและลบอีเมลที่ไม่สำคัญคือเมื่อใด Patty มีเคล็ดลับในการจัดระเบียบกล่องจดหมายอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนแรกคือการจัดเรียงอีเมลของคุณตาม FROM หรือ SUBJECT เพื่อรวบรวมอีเมลจากบุคคลเดียวกันหรือในสตริงเรื่องเดียวกัน จากนั้นคุณสามารถย้ายจำนวนมากหรือลบจำนวนมาก

“ในการหยิบอีเมลจำนวนมากติดต่อกันเพื่อย้ายหรือลบ:

1. เน้นอีเมลฉบับแรก
2. กดแป้น SHIFT ค้างไว้
3. เลื่อนลงไปที่อีเมลสุดท้ายในกลุ่มที่คุณต้องการย้ายหรือลบ
4. คลิกที่อีเมลสุดท้ายในขณะที่ยังกด SHIFT KEY ค้างไว้ ซึ่งจะเลือกทั้งหมดระหว่างอีเมล
5. ลากและวางอีเมลที่ไฮไลต์ (หรือลบออก)” แพตตี้อธิบาย

เธอยังมีวิธีแก้ปัญหาสำหรับการเลือกอีเมลบางฉบับ จากนั้นจึงย้ายหรือลบอีเมลเหล่านั้น:

1. เน้นอีเมลแรก
2. กด CTRL KEY ค้างไว้ — อย่าปล่อยจนกว่าคุณจะเลือกอีเมลเสร็จ
3. คลิกอีเมลแต่ละฉบับที่คุณต้องการย้ายหรือลบ
4. ลากและวางอีเมลที่ไฮไลต์ (หรือลบออก)

เครื่องติดตามเวลาสามารถช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร?

นอกเหนือจากประสิทธิภาพการทำงานของอีเมลแล้ว เรายังจัดการกับประสิทธิภาพการทำงานโดยทั่วไป Patty กล่าวว่าเธอใช้ Clockify ดังนั้นฉันจึงต้องการได้ยินว่าคุณลักษณะใดของตัวติดตามเวลาที่เธอพบว่ามีประโยชน์

“เครื่องมือติดตามเวลาของ Clockify คือสิ่งที่ฉันแนะนำให้ลูกค้าของฉัน บ่อยครั้งที่ลูกค้าของฉันบอกฉันว่าพวกเขาไม่คิดว่าพวกเขาเสียเวลามาก แต่เมื่อพวกเขาติดตามเวลาของพวกเขาเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ พวกเขารู้สึกทึ่งกับเวลาที่ใช้ไป!

เมื่อคุณเห็นว่าคุณใช้เวลา 18 ชั่วโมงต่อสัปดาห์กับอีเมล เว้นแต่ว่าคุณกำลังดำเนินการสั่งซื้อออนไลน์หรือธุรกิจของคุณดำเนินการโดยส่วนใหญ่เป็นอีเมล จะเห็นได้ชัดว่าบางสิ่งจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง” Patty กล่าว

นอกจากนี้ Patty ยังเน้นย้ำถึงประโยชน์ของการติดตามเวลาของการใช้ Clockify:

• การติดตามเวลาเป็นเรื่องง่ายและให้ภาพที่ชัดเจนว่าคุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร
• ช่วยให้คุณระบุการเสียเวลาและแทนที่ด้วยสิ่งที่สำคัญที่สุด
• เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบที่จะช่วยให้คุณได้ความชัดเจนในลำดับความสำคัญและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

ห่อ

หากคุณรู้สึกว่าอีเมลกำลังเสียเวลาอันมีค่าของคุณ ซึ่งทำให้คุณไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณเพียงแค่ต้องเปลี่ยนรูทีนอีเมลของคุณ แทนที่จะทุ่มเทเวลาให้กับอีเมลมาก ให้พยายามปรับปรุงการจัดการอีเมลของคุณ จากคำกล่าวของ Patty ขั้นตอนสำคัญที่ต้องทำคือ:

• กำลังประมวลผลอีเมลแทนที่จะตรวจสอบ เมื่อประมวลผลอีเมล คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับอีเมลแต่ละฉบับ
• การสร้างโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของคุณ หากคุณมีอีเมลจำนวนมากในกล่องจดหมายแล้ว และต้องการบันทึกอีเมลทั้งหมด นี่เป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการส่ง ดังนั้น คุณจะสามารถค้นหาอีเมลได้อย่างง่ายดายเมื่อจำเป็น
• การกระจายกล่องจดหมายของคุณ อย่ากลัวที่จะลบอีเมลที่ไม่จำเป็นออกจากกล่องจดหมายของคุณ

สุดท้าย เมื่อคุณจัดการอีเมลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจะมีเวลาทุ่มเทให้กับงานของคุณมากขึ้น ดังนั้น ประสิทธิผลของอีเมลยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของคุณอีกด้วย