Kibar Toplantı İptal E-postası Nasıl Yazılır (Şablonlar ve Örneklerle)
Yayınlanan: 2022-06-031. Bir e-posta yazın
2. Toplantınızı iptal etmek için önceden bildirimde bulunun
3. İyi bir açıklama yapın
4. Yeniden planlamak için bir zaman önerin
5. Mektubu takdirle bitirin
6. İptal e-postanızı gönderin
7. Kişisel bir özürle takip edin
Herkes planlar yapar ve randevuları ayarlarken, her şey her zaman yapılabilir değildir. Belirli koşullar altında, bunlara neden olup olmamamıza bakılmaksızın, planlarımızda değişiklik yapmak zorundayız.
Zaman çizelgesi değişiklikleri, diğer insanların da programlarını bazen kendi lehlerine değil de ayarladıklarını varsayar. Bazen, onlara bazı sıkıntılara neden olabilir. Bu nedenle, bir randevuyu iptal etmemiz veya yeniden planlamamız gerektiğinde, diğer insanları bilgilendirmeli ve bu değişikliklerden memnun olduklarından emin olmalıyız. Bunu yapmanın uygun bir yolu , toplantıyı veya etkinliği iptal etmek için bir e-posta yazmaktır .
Bu makalede, bir toplantı iptal e-postası yazarken izlenecek ana adımları ele alacağız ve hemen kopyalayabileceğiniz bazı örnekler sunacağız. Kullanıma hazır şablonlar arıyorsanız, en iyi etkinlik iptal e-postalarını topladığımız önceki makalemizi de faydalı bulabilirsiniz.
Toplantı iptal e-postası nedir?
Bir toplantıyı iptal eden bir e-posta , planlanmış bir randevudan çekilmenin kibar ve resmi bir yoludur. Bunu, çevrimiçi veya çevrimdışı toplantınızı iptal etmek veya yeniden planlamak amacıyla yazarsınız. Bir yandan, böyle bir e-posta bir formalitedir; diğer yandan, alıcıya planlardaki değişikliği bildirmenin ve rahatsızlıktan dolayı önceden özür dilemenin resmi ancak kişisel bir yoludur.
Randevu sonlandırma e-postasını ne zaman ve neden yazmalısınız?
Bir randevuyu sonlandırmanın en iyi yolu, mümkün olan en kısa sürede yapılan bir telefon görüşmesi olsa da, bir toplantıyı iptal etmek için bir e-posta yazmak genellikle daha uygundur. Toplantı iptal e-postası göndermeniz gereken tipik durumlardan bazıları şunlardır:
- hasta olduğunuz için toplantıya gelemezsiniz;
- zamanlamada bir hata oluştu ve toplantı için uygun bir zaman aralığı olmadığı ortaya çıktı;
- trafik sorunları nedeniyle zamanında yapamazsınız;
- planlarınız değişti, bu yüzden randevu artık geçerli değil veya iş veya aile ile ilgili sorunlar nedeniyle aniden başka bir yere gitmeniz gerekiyor;
- Programınızdaki değişiklikler nedeniyle toplantıya katılmanız mümkün değildir.
Bu nedenle, ne zaman veya herhangi bir nedenle bir toplantıyı iptal etmek üzereyseniz, e-posta bunu yapmak için mükemmel bir araçtır çünkü tüm insanların e-posta adresleri vardır ve herkes e-postalarını kontrol eder. Ayrıca, bir n e-postası, bir kişinin hemen yanıt vermesini gerektirmez. Alıcınıza mesajı derinlemesine düşünmesi için zaman verir.
Doğrudan aramadan farklı olarak, bir e-posta neredeyse kesinlikle kişiye uygun bir zamanda ulaşacaktır. Alıcınızın mesajınızı aldığından ve yanıtlayacağından emin olmak istiyorsanız, onları telefonda toplantı iptali konusunda da bilgilendirebilirsiniz. Çoğu durumda, bir e-posta göndermek yeterlidir.
Adım Adım: Toplantı iptal e-postası nasıl yazılır
Bir randevuyu sonlandırmadan önce, kendinizi diğerinin yerine koyun. Bunun onlara neden olabileceği tüm rahatsızlıkları hayal edin ve memnuniyetsizliklerini nezaket ve özür dileme yoluyla hafifletmeye çalışın. Bu nedenle, bir toplantı iptali e-posta şablonu hazırlamanın temel kuralları nezaket, dakiklik ve makullüktür.
1. Kendiniz bir e-posta yazın.
Öncelikle bu görevi asistanınıza bırakmayın. Biraz zaman ayırıp kendiniz veya en azından kendi e-posta adresinizden yazmak daha iyidir. Gerekirse asistanınızın size böyle bir e-posta yazmanızı hatırlatmasını sağlayabilirsiniz. İş e-postası gönderme konusunda yeniyseniz, etkili e-postalar yazmak için bu temel kurallara bakın.
2. Toplantınızı iptal etmek için önceden bildirimde bulunun.
İkincisi, bir randevuyu sonlandırırken, önceden haber vermelisiniz. Planlanan toplantıdan yarım saat önce iptal etmek en azından görgüsüzlüktür. Bir kişinin programını ayarlamak için yeterli zamana sahip olmasını sağlayın. Son dakika e-postasıysa, çok iyi bir nedeniniz olması gerekir. Hiçbir şeyi unutmamak ve düzenli kalmak için Google Takvim gibi çevrimiçi ajanda planlayıcıları kullanın.
3. Bir toplantının neden ertelenmesi gerektiğine dair makul bir açıklama yapın.
Neden katılamayacağınızı açıklamanız gerekiyor. Aksi takdirde, bir kişi daha yeni karar verdiğiniz için iptal ettiğinizi düşünebilir. Sonuç olarak, sizin güvenilir bir insan olmadığınıza inanmaya başlayabilirler. Mesajı kısa ve öz tutmak için çok ayrıntılı bir açıklama yapmanıza gerek yok.
4. Yeniden planlamak için bir zaman önerin.
Yeni bir zaman önermek, bu kişiyle tanışmanın sizin için hala önemli olduğu anlamına gelecektir. Sonlandırma ihtiyacına rağmen randevuyla ilgilendiğinizi gösterin. Birkaç zaman aralığı önerin, ancak karşı tekliflere açık olun.
Başkalarına programlarını ayarlama imkanı verin. Alıcınızın mevcut en iyi zamanı seçebilmesi için takviminize e-posta imzasına bir bağlantı içeren bir CTA düğmesi ekleyin. Newoldstamp gibi çevrimiçi araçlar, profesyonel tıklanabilir imzaları iş yazışmalarınıza dahil etmenize yardımcı olabilir. 
Yeni bir hesap için kaydolun, İmza Uygulamaları'na gidin, Planlama'yı seçin, önceden tasarlanmış düğmelerden birini seçin ve planlama uygulamanıza veya takviminize bir bağlantı ekleyin.
5. Mektubu takdirle bitirin.
E-postanızın sonunda, durumunuzu değerlendirdiği için kişiye teşekkür etmelisiniz. E-postanızı okumak için zaman buldukları gerçeğini takdir edin ve hatta planlarını lehinize bile tehlikeye atın. Özellikle iş adamları için bir programda ayarlamalar yapmanın o kadar kolay olmadığını anlamalısınız.
6. İptal e-postanızı mümkün olan en kısa sürede gönderin.
Yazdıktan sonra e-postanızı oyalamayın. Gönder düğmesini ne kadar erken tıklarsanız, muhabirinizin programında değişiklik yapması o kadar kolay olur ve bunu yapma şansı o kadar artar. Kesinlikle hiçbir durumda bir toplantıyı iptal etmek için e-postanızı göndermeyi son dakikaya kadar ertelememelisiniz.
Birden fazla kişiyle bir toplantıyı yeniden planlıyorsanız, bunu belirlenen zamandan çok önce yapın. Bunu son dakikada yaptığınızda, tüm katılımcıların hazır bulunabileceği bir toplantı planlamanın aşırı zor olacağını unutmayın. Herkes için uygun olan zaman dilimi üzerinde anlaşmaya varmak çok çaba gerektirir. Her katılımcıdan tarih ve saat önermesini istemeniz veya birkaç açılış teklifini kendiniz önermeniz yardımcı olabilir. Ayrıca, esnek olmaya hazırlanın: Önerilen tüm zaman aralıklarınız katılımcılara uymayabilir.
Toplantı katılımcılarının her birine ayrı ayrı e-posta gönderirken zamandan tasarruf etmek için, e-posta istemcinizdeki Bilgi (alıcılar birbirlerinin e-posta adreslerini görebilir) veya Gizli (alıcıları gizli tutarsınız) seçeneklerini kullanın.
7. Bir toplantıyı iptal etmek için kişisel bir özür e-postası ile takip edin.
Bir randevuyu iptal ederken daima karşı tarafın mesajınızı aldığından ve dikkate aldığından emin olun. Kişinin önerilen zaman aralığınızı kabul edip etmediğini ve planlanmış bir karşılaşmayı sonlandırmanıza kin beslemediğini görmek için daha sonra bir toplantı iptali e-posta takibi yazabilirsiniz. Böyle bir e-postada, özürlerinizi tekrarlamanız, diğer kişiye anlayışı için teşekkür etmeniz ve bu e-postayı yanıtlamalarını, sizi aramalarını veya çevrimiçi takvimde oluşturulan bir etkinliğe LCV yanıt vermelerini isteyen bir harekete geçirici mesaj eklemeniz gerekir.
Toplantı iptal e-postalarının en iyi örnekleri
Artık bir toplantıyı e-posta yoluyla iptal etmeyle ilgili temel ipuçlarına sahip olduğunuza göre, bir randevuyu doğru ve kibar bir şekilde nasıl geçersiz kılacağınıza dair bazı örnekler görelim.
Örnek 1. Bir patron tarafından bir personel toplantısını iptal etmek
Sevgili takım,
Öngörülemeyen ve acil bir durum nedeniyle, Yol Haritamızla ilgili yarın saat 11'de planlanan personel toplantımızı iptal etmekten başka seçeneğim olmadığını bildirmek için yazıyorum.
Lütfen bu kadar kısa sürede ve bunun yol açmış olabileceği rahatsızlıktan dolayı en içten özürlerimi kabul edin. Önümüzdeki çeyrek için bir plan yapmanın senin için ne kadar önemli olduğunu biliyorum.
Hafta sonuna kadar size yazıp yeni bir randevu tarihi önereceğim.
Saygılarımla,
İş e-postalarınızı güçlendirmek için profesyonel bir e-posta imzası oluşturmak için kaydolun.
Örnek 2. Bir toplantıyı iptal etme: (potansiyel) iş ortakları için e-posta örneği
Sevgili hanımefendi. [ ],
Şirketlerimizin gelecekteki işbirliğiyle ilgili olarak 13'ü Pazartesi günü saat 11.00'de planlanan toplantımızı iptal etmek zorunda olduğumu üzülerek bildiririm. Asistanım bana Tokyo'ya ertelenemeyecek bir iş gezisine çıkmam gerektiğini bildirdi. Tüm rahatsızlıklar ve kısa bildirimim için içtenlikle özür dilerim. Sizi temin ederim ki, bu plan değişikliğini öğrenir öğrenmez size yazdım.
Anlayışınız için umut ediyor ve geri döndüğümde 20. hafta için yeniden planlayabileceğimiz toplantımızı sabırsızlıkla bekliyorum. Örneğin randevu tarihimizi 22 Çarşamba olarak belirleyebiliriz. Lütfen e-postamı aldığınıza dair bir onay göndermenizi ve toplantımız için size uygun yeni bir tarih önermenizi rica ediyorum.
Dikkatiniz için bir kez daha teşekkür ederim.
Örnek 3. Resmi bir kurumda randevu iptali
Sevgili Bay. [ ],
Özür dilerim ama 13 Kasım Pazartesi sabahı 08:30'da planlanan Emeklilik Planımla ilgili randevumuzu iptal etmek zorundayım. En küçük kızım bazı komplikasyonlarla hastaneye kaldırıldı ve hastanede olmam gerekiyor.
Neyle karşı karşıya olduğumuzu bilmediğim için ne yazık ki şu anda yeni bir zaman dilimi öneremiyorum. Ayrıntıları öğrenir öğrenmez sizinle iletişime geçeceğim. Benden herhangi bir bilgiye ihtiyacınız olursa, lütfen bu e-posta adresinden bana yazmaktan çekinmeyin.
Anlayışınız için teşekkür eder, bu durumun yol açmış olabileceği rahatsızlıklardan dolayı özür dileriz.
Saygılarımla,
İş e-postalarınızı güçlendirmek için profesyonel bir e-posta imzası oluşturun.
Çözüm
Yukarıdakilerin tümünü özetlemek gerekirse, toplantı iptali e-postası yazmanın ana “nasıl”ları şunlardır :
- Başkalarının zamanını takdir edin
- Randevuyu sonlandırmak için iyi bir neden belirtin
- Kişiye durumunuzu anladığı için teşekkür edin
- Gelecekteki kişiyle konuşmaya ilginizi gösterin
- Proaktif olun: yeni zaman aralığını önerin
- Kibar ve nazik olun
Genel olarak, iptal ettiğiniz bir toplantıyı kiminle yapmanız gerektiği önemli değil. Profesyonel insanlarsa, makul bir sebep sunduğunuzu anlayacaklardır. İşler olur, planlar değişir, randevular iptal edilir. Sadece randevuları sonlandırma hakkınızı aşırı kullanmayın. Herhangi bir şey planlamadan veya bir toplantıyı iptal e-postası yazmadan önce bunu yapabileceğinizden emin olmak her zaman daha iyidir .