Etkinlik İptal E-postası Nasıl Yazılır?

1. Etkinlik İptal E-postası nedir?
2. Ne Zaman Etkinlik İptal Mektubu Yazmalısınız?
3. Neden Etkinlik İptal Mektubu Yazmanız Gerekiyor?
4. Adım adım: Etkinlik İptal E-postası Nasıl Yazılır

Kullanışlı araçlar:
1. Newoldstamp - E-posta imza pazarlaması
2. Mailchimp - E-posta oluşturucu ve gönderici
3. Reply.io - Kişisel e-posta erişimi, çağrılar ve görevler
4. Mailtrack - E-posta bağlantısı izlemeyi açar
5. Canva - Tasarım yapmak için çevrimiçi araç

Kişiler kayıt olduktan sonra bir etkinliği iptal etmek zorunda kaldığınız bir durum var mı? Bunu yapmanın doğru yolunu bulmaya mı çalışıyorsunuz? Pekala, doğru yere geldiniz. İzleyicilerinize zarar vermeyecek etkinliğinizi iptal etmek için doğru e-postayı yazmanıza yardımcı olacağız.

Bu makale, etkinlik iptal e-postasının önemiyle ilgili tüm bilgileri sağlayacaktır . Bir etkinlik için iptal e-postasının nasıl yazılacağını da adım adım anlatacağız. O halde sıkı durun ve okumaya devam edin!

Etkinlik İptal E-postası nedir?

Yazmanın taktiklerini bilmiyorsanız, etkinlik iptal e-postası yazmak zor bir iş olabilir. İzleyiciyi etkinliğin iptali hakkında bilgilendiren bir e-postaya etkinlik iptali e-postası denir. İdeal olarak, en az birkaç hafta veya ay önceden gönderilmelidir. Bir sonraki olay hakkında bilgi içerebilir. Ayrıca, birçok kuruluş, iptal e-postalarının yazılması zor şeylerden biri olduğunu kabul etti, çünkü birçok katılımcının katılma hayallerini yıkıyorsunuz.

Bir etkinliği iptal etmek, bu etkinliği bekleyen bazı katılımcılarınıza mal olabilir. Bu nedenle, e-postadaki doğru akorları vurmak ve bu konuda gerçekten üzgün olduğunuzu bilmelerini sağlamak ve mümkünse bir sonraki etkinlik için küçük bir indirim veya benzeri bir teşvik sağlamak önemlidir.

Etkinlik iptal e-postasındaki önemli içerik:

• İptal için ilgili nedenler,
• Etkinliğin neden iptal edildiğine dair detaylar,
• Katılımcı tarafından atılması gereken diğer adımlar,
• Gerekirse para iadesi.

Etkinlik İptal Mektubu Ne Zaman Yazmalısınız?

İptal e-postalarının bir etkinlik gerçekleşmeden önce katılımcılarınıza gönderilmesi gerekir. Etkinliğin nerede gerçekleşeceğini belirtmeniz, tarih, saat ve yeri yazmanız gerekir. Ayrıca, iptal ve hangi kaçınılmaz durumlardan dolayı kapatıldığı ile ilgili ayrıntıları da eklemelisiniz. Katılımcılarınıza programlarını değiştirmeleri için zaman vermeniz için etkinlikten en kısa sürede gönderilmelidir.

Ayrıca, iptalle ilgili bazı spekülasyonlar varsa, e-postayı göndermeyin. Tescil ettirenleri ancak nihai karar verildikten sonra bilgilendirmeniz tavsiye edilir. Ancak etkinlik gününden sadece birkaç gün önce bir etkinliği iptal etmeyin . Bu, katılımcılar tarafından profesyonelliksizlik veya örgütlenmemiş ev sahipleri olarak görülebilir.

Ayrıca bazı katılımcıların uluslararası konferans veya seminerler için başka ülkelerden geldiğini ve uçuş ve konaklama rezervasyonlarının olduğunu da göz önünde bulundurmalısınız. Bunların da iptal edilmesi gerekiyor.

Neden Etkinlik İptal Mektubu Yazmanız Gerekiyor?

Bir etkinlik iptal mektubu yazmanın ana nedeni bariz bir şekilde açık. İptal edilen bir etkinlik hakkında bir e-posta yazmazsanız, tüm kayıt yaptıranları ve katılımcıları kaybedersiniz. Gelecekte sizin veya kuruluşunuz, şirketiniz tarafından düzenlenen başka hiçbir etkinliğe asla katılmazlar.

Her şeyden önce, yalnızca eminseniz bir etkinliğe ev sahipliği yapın. Elbette, iptal durumlarında, organizatörlerin etkinliği neden iptal ettiğini açıklayan kısa bir e-posta yazacaksınız. Ancak, gerçekten inkar edilemez olması durumunda, insanların gerekçenizi anlayacağından emin olmalısınız.

İnsanların iptalle ilgili soruları veya şikayetleri olduğunda, bunları basit bir açıklayıcı tonla yanıtlayın ve iptalin gerekliliğini anlamalarını sağlamaya çalışın.

Adım adım: Etkinlik İptal E-postası Nasıl Yazılır

Artık “ne”, “ne zaman” ve “neden” ile ilgili tüm bilgileri bildiğinize göre, adım adım kılavuza geçelim. Size tüm prosedürü kısaca anlatacağız ve her bir parçasını açıklamaya çalışacağız. İptal e-postası yazmak için aşağıdaki adımları izleyin:

Etkinlik iptal mektubunuz için doğru formatı seçin

Hedef kitleniz için hangi biçimin daha iyi olduğunu bilmediğiniz için bunu yapmak biraz zor olabilir. İlk olarak, temel bilgilerden geçelim. İki tür format vardır, biri profesyonel ifadeler gerektiren ve uluslararası web seminerleri veya seminerler gibi büyük etkinlikler için yazılan resmi, diğeri ise samimi bir yaklaşım içeren daha az resmi formattır.

Daha az resmi format, yerel etkinlikler veya çok büyük olmayan ve yerel izleyicilere ve gençlere odaklanan partiler için kullanılabilir. Resmi etkinlikler, ofis dekorunu korumak için resmi formatı takip etmelidir.

Alıcıları iptal hakkında bilgilendirin

'Etkinlik İptal Edildi', 'İptal Edilen Etkinlik' veya 'Talihsiz İptal' gibi uygun bir konu satırı yazmanız son derece önemlidir. Bu tür konu satırları, bu etkinliğin amacını - etkinliğin iptal edildiğini - vurgulayarak alıcıyı bu konuda bilgilendirir.

Konu satırı bu e-postanın amacını açıkça kanıtladıktan sonra, gövdede ayrıntıların geri kalanını açıklamaya başlayabilir, ancak "etkinlik iptal edildi", "maalesef etkinlik iptal edildi" diyerek ve içerik ekleyerek başlayabilirsiniz. ” ve benzeri ifadeler.

Etkinliğin neden iptal edildiğini açıklayın:

E-postada nedenini ayrıntılı olarak belirtin. Bu, e-postanın gövdesindeki diğer ayrıntılar arasında maksimum alanı kaplamalıdır. “Ayrıntılı” ve “detaylı” bir açıklama olması gerektiğini belirtmiş olsam da en fazla 100-200 kelime gibi kısa olmalıdır. Profesyonel kalmaya ve konuya odaklanmaya çalışın.

E-postanıza etkinliğin iptali için bir özür yazın

Bu, etkinlik iptal mesajındaki mutlak gerekliliklerden biridir . Gerekçeleri açıklamadan önce birkaç satıra başlarken veya bir sonraki paragrafa eklerken bir özür şarttır.

Özür dilemek için aşağıdaki örnekleri yazabilirsiniz:

• “Sizi bilgilendirdiğimiz için üzgünüz”,
• “Komite/kuruluş adına özür dilerim”,
• “Lütfen içten özürlerimizi kabul edin” vb.

Etkinliğin iptali için özür dilemek , e-postanın olmadan kaba ve saygısız görünebileceğiniz en önemli kısımlarından biridir.

Etkinlik iptal mesajınızda geri ödeme şartlarını belirtin

Bir iptal e-postasında, bir alıcı geri ödeme koşulları arıyor veya geri ödeme isteyen bir e-posta yazarak size geri tepmeye hazır. Bu, siz ve katılımcınız arasında para nedeniyle gerginlik yaratabilir, çoğu durumda para, tüm anlaşmazlıkların temeli olarak hareket eder. Bu nedenle, geri ödeme şartlarını ve koşullarını ve katılımcıların iptal edilen etkinlik nedeniyle paralarını nasıl alacaklarını açıkça belirtin .

Ayrıca komisyon veya hizmet bedeli olarak alınacak tutarı da belirtiniz. Çok miktarda para alan büyük ve tanınmış bir kuruluş, parayı kural ve düzenlemelerde belirtildiği şekilde iade etmelidir.  

Mektubu takdirle bitirin

Son olarak, tüm e-postayı yazdıktan sonra, sonunda birkaç takdir sözü yazın. Bu, profesyonel kopyanıza yumuşak bir dokunuş katacak ve e-postanızın şık görünmesini sağlayacaktır. Bu takdir, katılımcıların kayıt için harcadıkları zaman ve paranın dikkate alındığını ve değer verildiğini bilmeleri açısından önemlidir.

Gibi cümleler ekleyebilirsiniz:

• Bize ayırdığınız zamanı gerçekten takdir ediyoruz.
• Bu konferansa gösterdiğiniz ilgi çok takdir edilmektedir,
• Verdiğimiz rahatsızlıktan dolayı özür dileriz,
• Sizinle konuşmak bir zevkti ve size en iyisini diliyoruz.

Mektubu mümkün olan en kısa sürede gönderin

Seyirci bu etkinliği dört gözle bekleyecek ve kendilerini buna göre planlayacak. Bu tür iptal haberleri, özellikle etkinlikten birkaç gün önce gönderilirse kalplerini kırabilir.

Tüm sorunların yaşanmaması için etkinlik iptal duyurusunun etkinliğin gerçek tarihinden çok önce yapılması gerekmektedir. Ve ancak nihai karar verildikten sonra, iptal e-postasını mümkün olan en kısa sürede gönderin.

Etkinlik İptal E-postasının En İyi Örnekleri

Yukarıda verilen tüm noktaları açıklayacak bazı örnekler. Tüm bu ipuçlarını okuduktan sonra bu e-postaları görsel olarak görmek daha kolay. Bu, bir etkinlik iptal bildirimi yazma görevinizi kolaylaştıracaktır.

Aşağıda etkinlik iptal e-postalarına ilişkin bazı örnekler verilmiştir:

  kaynak

Yukarıda verilen örnekte, etkinliğin neden iptal edildiğini açıklama biçimleri çok iyi ve kesin - kafa karışıklığının önlenmesine yardımcı oluyor. Ayrıca, yaklaşan etkinlik için bir bağlantı verdiler.

Bu resim daha çok bir şablona benziyor ancak nasıl özür dileyeceğinizi, iptal nedenlerini, takdir sözlerini açıklıyor ve yaklaşan etkinliği gösteriyor.

kaynak

Yukarıdaki e-posta, katılımcılarına finansman bilgileriyle birlikte iptal ayrıntılarını sağlar - bu, herhangi bir e-posta kampanyası için çok önemlidir. Net ve özlü olmak harika. Etkinliğin iptalinde, katılımcıların neden katılamadığı ve para iadesinin nasıl hemen yapılacağı açıklanmalıdır.

Tüm E-postayı Düşünün

İptal e-postasının tüm yönlerini açıklamaya çalıştığımız için bu makalenin yardımcı olduğunu umarız. Ayrıca, etkinlik türüne göre e-postada yukarıdaki e-postada verilen tüm adımlar kullanılmalıdır. Resmi olmayan etkinlikler için mümkün olduğunca profesyonel ve daha samimi tutmaya çalışın.

Ayrıca, katılımcılardan soruları olan herhangi bir e-posta aldığınızda, onlara gerekli bilgileri en kısa sürede yanıtlamaya çalışın. Onlara bu bilgiyi sağlayamazsanız, şu anda bilginiz olmadığını ve belirli bir süre içinde onlara bildireceğinizi yazmanız yeterlidir.

Ek olarak, e-postayı göndermeden önce her zaman metni dilbilgisi, yazım hataları ve yazım hataları açısından iki kez kontrol etmeye çalışın. İptal edilen etkinlikle ilgili tüm bilgileri ve sorumlu kişinin veya ev sahibinin iletişim bilgilerini eklediğinizden emin olun. Bunu, e-posta altbilgisine bir imza ekleyerek yapabilirsiniz.

NEWOLDSTAMP hizmetini kullanarak, birkaç basit adımda iletişim bilgilerini ve profesyonel banner'ı içeren e-posta imzasını ekleyebilirsiniz.
Artık etkinlik iptal e-postasını nasıl yazacağınızı bildiğinize göre, cesur olun ve devam edin!