Jak napisać e-mail z uprzejmym odwołaniem spotkania (z szablonami i przykładami)
Opublikowany: 2022-06-031. Napisz e-mail
2. Poinformuj z wyprzedzeniem o odwołaniu spotkania
3. Podaj dobre wyjaśnienie
4. Zaproponuj czas na zmianę terminu
5. Zakończ list z uznaniem
6. Wyślij e-mail z anulowaniem
7. Kontynuuj z osobistymi przeprosinami
Chociaż wszyscy planują i umawiają spotkania, nie zawsze wszystko jest wykonalne. W pewnych okolicznościach, niezależnie od tego, czy je wywołamy, czy nie, musimy wprowadzić zmiany w naszych planach.
Zmiany w rozkładzie jazdy zakładają, że inne osoby również dostosowują swoje harmonogramy, czasem nie na swoją korzyść. Czasami może im to przysporzyć kłopotów. Dlatego za każdym razem, gdy musimy anulować spotkanie lub zmienić jego termin, musimy powiadomić inne osoby i upewnić się, że nie przeszkadzają im te zmiany. Właściwym sposobem na to byłoby napisanie e-maila z odwołaniem spotkania lub wydarzenia .
W tym artykule omówimy główne kroki, które należy wykonać podczas pisania wiadomości e-mail o anulowaniu spotkania, a także przedstawimy kilka przykładów, które można od razu skopiować. Jeśli szukasz gotowych do użycia szablonów, przydatny może być również nasz poprzedni artykuł, w którym zebraliśmy najlepsze e-maile dotyczące anulowania wydarzenia.
Co to jest e-mail z anulowaniem spotkania?
E -mail anulujący spotkanie to uprzejmy i oficjalny sposób na wycofanie się z zaplanowanego spotkania. Piszesz go w celu odwołania lub zmiany terminu spotkania online lub offline. Z jednej strony taki e-mail to formalność; z drugiej strony jest to oficjalny, ale osobisty sposób powiadomienia odbiorcy o zmianie planów i przeprosin z góry za niedogodności.
Kiedy i dlaczego powinieneś napisać e-mail o zakończeniu spotkania
Chociaż najlepszym sposobem na zakończenie spotkania jest jak najszybsza rozmowa telefoniczna, często wygodniejsze jest napisanie e-maila z odwołaniem spotkania . Oto niektóre z typowych sytuacji, w których należy wysłać wiadomość e-mail z anulowaniem spotkania :
- nie możesz przyjść na spotkanie, bo zachorowałeś;
- wystąpił błąd w zaplanowaniu spotkania i okazało się, że nie ma dostępnego przedziału czasowego na spotkanie;
- nie możesz dotrzeć na czas z powodu problemów z ruchem drogowym;
- Twoje plany się zmieniły, tak że spotkanie nie jest już istotne lub nagle musisz być gdzie indziej z powodu pracy lub problemów rodzinnych;
- nie ma możliwości wzięcia udziału w spotkaniu ze względu na zmiany w harmonogramie.
Tak więc, kiedykolwiek lub z jakiegokolwiek powodu zamierzasz anulować spotkanie, poczta e-mail jest idealnym środkiem do zrobienia tego, ponieważ wszyscy ludzie mają adresy e-mail i wszyscy sprawdzają swoje e-maile. Poza tym wiadomość e-mail nie wymaga od osoby natychmiastowej odpowiedzi. Daje to Twojemu odbiorcy czas na przemyślenie wiadomości.
W przeciwieństwie do bezpośredniego połączenia, e-mail prawie na pewno dotrze do osoby w dogodnym czasie. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twój odbiorca otrzymał Twoją wiadomość i odpowie na nią, możesz również powiadomić go telefonicznie o odwołaniu spotkania. W większości przypadków wystarczy wysłać wiadomość e-mail.
Krok po kroku: Jak napisać wiadomość e-mail o anulowaniu spotkania
Zanim zakończysz wizytę, postaw się na miejscu drugiej osoby. Wyobraź sobie wszystkie niedogodności, jakie może to im spowodować, i spróbuj złagodzić ich niezadowolenie grzecznością i przeprosinami. Tak więc kluczowymi zasadami tworzenia szablonu wiadomości e-mail o anulowaniu spotkania są uprzejmość, terminowość i rozsądność.
1. Sam napisz e-mail.
Przede wszystkim nie zostawiaj tego zadania swojemu asystentowi. Lepiej poświęcić trochę czasu i napisać go samemu, a przynajmniej z własnego adresu e-mail. Możesz poprosić swojego asystenta o przypomnienie Ci o napisaniu takiego e-maila, jeśli musisz. Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z e-maili biznesowych, zapoznaj się z tymi podstawowymi zasadami pisania skutecznych e-maili.
2. Poinformuj z wyprzedzeniem o odwołaniu spotkania.
Po drugie, kiedy kończysz wizytę, powinieneś uprzedzić o tym z dużym wyprzedzeniem. Odwołanie go na pół godziny przed planowanym spotkaniem to co najmniej złe maniery. Spraw, aby dana osoba miała wystarczająco dużo czasu na dostosowanie swojego harmonogramu. Jeśli jest to e-mail z ostatniej chwili, musisz mieć bardzo dobry powód. Korzystaj z internetowych planerów agendy, takich jak Kalendarz Google, aby niczego nie zapomnieć i zachować porządek.
3. Podaj rozsądne wyjaśnienie, dlaczego spotkanie musi zostać przełożone.
Musisz wyjaśnić, dlaczego nie możesz uczestniczyć. W przeciwnym razie osoba może pomyśleć, że rezygnujesz, ponieważ właśnie tak zdecydowałeś. W rezultacie mogą zacząć wierzyć, że nie jesteś osobą godną zaufania. Nie musisz podawać bardzo szczegółowych wyjaśnień, aby wiadomość była zwięzła i rzeczowa.
4. Zaproponuj czas na zmianę terminu.
Zasugerowanie nowego terminu sprawi, że spotkanie z tą osobą jest dla Ciebie nadal ważne. Pokaż, że jesteś zainteresowany wizytą pomimo konieczności jej zakończenia. Zaproponuj kilka przedziałów czasowych, ale pozostań otwarty na kontrpropozycje.
Daj innym możliwość dostosowania swojego harmonogramu. Dołącz przycisk CTA z łączem do kalendarza do podpisu wiadomości e-mail, aby odbiorca mógł wybrać najlepszy dostępny czas. Narzędzia online, takie jak Newoldstamp, mogą pomóc w włączeniu profesjonalnych, klikalnych podpisów do korespondencji biznesowej. 
Wystarczy założyć nowe konto, przejść do aplikacji Signature, wybrać Planowanie, wybrać jeden z wstępnie zaprojektowanych przycisków i dodać łącze do aplikacji lub kalendarza do planowania.
5. Zakończ list podziękowaniem.
Na końcu e-maila powinieneś podziękować tej osobie za rozważenie Twojej sytuacji. Doceń fakt, że znaleźli czas na przeczytanie Twojego e-maila, a może nawet zrezygnuj ze swoich planów na Twoją korzyść. Powinieneś zrozumieć, że wprowadzanie korekt w harmonogramie nie jest łatwe, szczególnie dla ludzi biznesu.
6. Jak najszybciej wyślij wiadomość e-mail z anulowaniem.
Nie zatrzymuj się nad swoim e-mailem po jego napisaniu. Im szybciej klikniesz przycisk Wyślij, tym łatwiej będzie Twojemu korespondentowi wprowadzić zmiany w swoim harmonogramie i tym większe szanse, że to zrobi. W żadnym wypadku nie należy odkładać na ostatnią chwilę wysłania e-maila z informacją o odwołaniu spotkania .
Jeśli zmieniasz termin spotkania z wieloma osobami, zrób to na długo przed wyznaczonym czasem. Kiedy zrobisz to w ostatniej chwili, pamiętaj, że zbyt trudno będzie zaplanować spotkanie, na którym wszyscy uczestnicy mogą być obecni. Uzgodnienie przedziału czasowego odpowiedniego dla każdego wymaga wiele wysiłku. Może pomóc, jeśli poprosisz każdego uczestnika o zasugerowanie daty i godziny lub sam zaproponujesz kilka otwarć. Przygotuj się również na elastyczność: może się zdarzyć, że wszystkie sugerowane przez Ciebie przedziały czasowe nie będą odpowiadać uczestnikom.
Aby zaoszczędzić czas na wysyłanie wiadomości e-mail do każdego z uczestników spotkania z osobna, użyj opcji DW (odbiorcy mogą zobaczyć swoje adresy e-mail) lub UDW (zachowaj prywatność odbiorców) w swoim kliencie poczty e-mail.
7. Skontaktuj się z e-mailem z przeprosinami za anulowanie spotkania.
Odwołując wizytę, zawsze upewnij się, że druga strona otrzymała Twoją wiadomość i wzięła ją pod uwagę. Możesz później napisać e-mail uzupełniający o anulowaniu spotkania, aby sprawdzić, czy dana osoba zaakceptowała sugerowany przedział czasowy i czy nie chowa urazy za zakończenie zaplanowanego spotkania. W takim e-mailu musisz jeszcze raz przeprosić, podziękować drugiej osobie za zrozumienie i dołączyć wezwanie do działania z prośbą o odpowiedź na tego e-maila, telefon lub potwierdzenie odpowiedzi na utworzone wydarzenie w kalendarzu online.
Najlepsze przykłady wiadomości e-mail o anulowaniu spotkania
Teraz, gdy masz już podstawowe wskazówki dotyczące anulowania spotkania przez e-mail , zobaczmy kilka przykładów, jak poprawnie i grzecznie unieważnić spotkanie.
Przykład 1. Odwołanie spotkania personelu przez szefa
Droga drużyno,
Piszę, aby poinformować, że z powodu nieprzewidzianej i nowej sytuacji nie mam innego wyjścia, jak tylko odwołać nasze spotkanie personelu zaplanowane na jutro o godzinie 11:00 w sprawie naszego planu działania.
Proszę przyjąć moje szczere przeprosiny za tak krótkie powiadomienie i wszelkie związane z tym niedogodności. Wiem, jak ważne jest dla Ciebie opracowanie planu na kolejny kwartał.
Napiszę do Ciebie do końca tygodnia i zaproponuję nowy termin wizyty.
Z poważaniem,
Zarejestruj się, aby utworzyć profesjonalny podpis e-mail, który wzmocni Twoje biznesowe wiadomości e-mail.
Przykład 2. Anulowanie spotkania: przykładowy e-mail dla (potencjalnych) partnerów biznesowych
Droga Pani. [ ],
Z przykrością informuję, że muszę odwołać nasze spotkanie zaplanowane na poniedziałek 13-tego o godzinie 11:00 w sprawie przyszłej współpracy naszych firm. Moja asystentka poinformowała mnie, że muszę odbyć podróż służbową do Tokio, której nie można przełożyć. Za wszelkie niedogodności serdecznie przepraszam, jak również za moje krótkie wypowiedzenie. Zapewniam, że napisałem do Ciebie, gdy tylko dowiedziałem się o tej zmianie planów.
Liczę na wyrozumiałość i nie mogę się doczekać naszego spotkania, które po powrocie moglibyśmy przełożyć na 20. tydzień. Na przykład możemy ustawić datę naszego spotkania na środę, 22-go. Uprzejmie proszę o przesłanie mi potwierdzenia otrzymania mojego maila i zaproponowanie nowego terminu spotkania, który będzie dla Ciebie odpowiedni.
Jeszcze raz dziękuję za uwagę.
Przykład 3. Odwołanie wizyty w oficjalnej instytucji
Szanowny Panie. [ ],
Przykro mi, ale muszę odwołać wizytę w sprawie mojego planu emerytalnego zaplanowaną na 8:30 w poniedziałek 13 listopada. Moja najmłodsza córka trafiła do szpitala z pewnymi komplikacjami, a ja muszę być w szpitalu.
Niestety nie mogę teraz zaproponować nowego przedziału czasowego, ponieważ nie wiem, z czym mamy do czynienia. Skontaktuję się z Tobą jak tylko poznam szczegóły. Jeśli potrzebujesz ode mnie informacji, nie wahaj się napisać do mnie na ten adres e-mail.
Dziękuję za zrozumienie i przepraszam za wszelkie związane z tym niedogodności.
Z poważaniem,
Utwórz profesjonalny podpis e-mail, aby wzmocnić swoje biznesowe wiadomości e-mail.
Wniosek
Podsumowując wszystkie powyższe, oto główne „jak” napisać e-mail z odwołaniem spotkania :
- Doceń czas innych ludzi
- Podaj dobry powód zakończenia spotkania
- Podziękuj tej osobie za zrozumienie Twojej sytuacji
- Okaż zainteresowanie rozmową z osobą w przyszłości
- Bądź proaktywny: zasugeruj nowy przedział czasowy
- Bądź grzeczny i uprzejmy
Ogólnie rzecz biorąc, bez względu na to, z kim miałeś mieć spotkanie, które odwołujesz. Jeśli są profesjonalistami, zrozumieją, że podałeś przyzwoity powód. Coś się dzieje, plany się zmieniają, spotkania się kończą. Tylko nie nadużywaj swojego prawa do zakończenia spotkań. Zawsze lepiej jest upewnić się, że możesz to zrobić przed zaplanowaniem czegokolwiek lub napisaniem wiadomości e-mail o anulowaniu spotkania .