정중한 회의 취소 이메일 작성 방법(템플릿 및 예 포함)

1. 이메일 쓰기
2. 회의 취소 시 사전 통보
3. 좋은 설명 제공
4. 일정 조정 시간 제안
5. 감사의 마음으로 편지 마무리
6. 취소 이메일 보내기
7. 개인적인 사과로 후속 조치

모든 사람이 계획을 세우고 약속을 잡지만 모든 것이 항상 가능한 것은 아닙니다. 특정 상황에서는 원인 여부에 관계없이 계획을 변경해야 합니다.

시간표 변경은 다른 사람들도 자신의 일정을 조정하지만 때로는 자신에게 유리하지 않다고 가정합니다. 때때로 그것은 그들에게 특정한 문제를 일으킬 수 있습니다. 따라서 약속을 취소하거나 일정을 변경해야 할 때마다 다른 사람들에게 이를 알리고 그들이 이러한 변경 사항을 잘 받아들이는지 확인해야 합니다. 그것을 하는 적절한 방법 은 회의나 행사를 취소하기 위해 이메일을 쓰는 것 입니다.

이 기사에서는 회의 취소 이메일을 작성할 때 따라야 할 주요 단계를 다루고 바로 복사할 수 있는 몇 가지 예를 제공합니다. 바로 사용할 수 있는 템플릿을 찾고 있다면 최고의 이벤트 취소 이메일을 모은 이전 기사에서도 유용할 수 있습니다.

회의 취소 이메일이란 무엇입니까?

회의를 취소 하는 이메일 은 예정된 약속을 취소하는 정중하고 공식적인 방법입니다. 온라인 또는 오프라인 회의를 취소하거나 일정을 변경할 목적으로 작성합니다. 한편으로 그러한 이메일은 형식적입니다. 한편, 수취인에게 계획 변경을 통보하고 사전에 불편을 드려 죄송하다는 공식적이지만 개인적인 방법입니다.

약속 종료 이메일을 작성해야 하는 시기와 이유

약속을 종료하는 가장 좋은 방법은 가능한 한 빨리 전화를 거는 것이지만 회의를 취소하기 위해 이메일을 작성하는 것이 더 편리한 경우가 많습니다. 회의 취소 이메일을 보내야 하는 일반적인 상황 은 다음과 같습니다.

• 당신은 아프기 때문에 회의에 갈 수 없습니다.
• 일정 오류가 발생했으며 회의에 사용할 수 있는 시간 슬롯이 없는 것으로 나타났습니다.
• 교통 문제 때문에 정시에 도착할 수 없습니다.
• 약속이 더 이상 관련이 없도록 계획이 변경되었거나 직장 또는 가족 관련 문제로 인해 갑자기 다른 곳으로 가야 하는 경우
• 일정 변경으로 인해 회의에 참석할 수 없습니다.

따라서 언제든지 또는 어떤 이유에서든 회의를 취소 하려고 할 때 모든 사람이 이메일 주소를 갖고 있고 모든 사람이 이메일을 확인 하기 때문에 이메일은 이를 수행하는 완벽한 매체 입니다. 게다가, n 이메일은 사람이 즉시 응답할 것을 요구하지 않습니다. 받는 사람이 메시지를 생각할 시간을 줍니다.

직접 전화와 달리 이메일은 편리한 시간에 그 사람에게 거의 확실하게 도달합니다. 수신자가 메시지를 받았고 응답할 것인지 확인하려면 전화로 회의 취소를 알릴 수도 있습니다. 대부분의 경우 이메일을 보내는 것으로 충분합니다.

단계별: 회의 취소 이메일 작성 방법

약속을 종료하기 전에 다른 사람의 입장이 되어 보십시오. 이로 인해 발생할 수 있는 모든 불편을 상상하고 정중함과 사과를 통해 불만을 완화하려고 노력하십시오. 따라서 회의 취소 이메일 템플릿 을 만드는 주요 규칙 은 정중함, 적시성 및 합리성입니다.

1. 이메일을 직접 작성하십시오.

우선, 이 작업을 조수에게 맡기지 마십시오. 시간을 할애하여 직접 작성하거나 최소한 자신의 이메일 주소에서 작성하는 것이 좋습니다. 필요한 경우 어시스턴트가 그러한 이메일을 작성하도록 상기시켜 줄 수 있습니다. 비즈니스 이메일을 처음 사용하는 경우 효과적인 이메일 작성을 위한 다음 기본 규칙을 참조하세요.

2. 회의 취소에 대해 사전에 통지하십시오.

둘째, 약속을 해지할 때는 사전에 충분히 통지해야 합니다. 예정된 회의 30분 전에 전화하는 것은 최소한 나쁜 매너입니다. 사람이 자신의 일정을 조정할 수 있는 충분한 시간을 갖도록 하십시오. 막바지 이메일이라면 매우 타당한 이유가 있어야 합니다. Google 캘린더와 같은 온라인 의제 플래너를 사용하여 아무것도 잊지 않고 정리하세요.

3. 회의를 연기해야 ​​하는 이유에 대해 합리적인 설명을 제공합니다.

참석할 수 없는 이유를 설명해야 합니다. 그렇지 않으면 다른 사람이 당신이 방금 결정했기 때문에 당신이 취소한다고 생각할 수 있습니다. 결과적으로 그들은 당신이 신뢰할 수 있는 사람이 아니라고 믿기 시작할 수 있습니다. 메시지를 간결하고 요점으로 유지하기 위해 매우 자세한 설명을 제공할 필요는 없습니다.

4. 일정을 조정할 시간을 제안합니다.

새로운 시간을 제안한다는 것은 이 사람을 만나는 것이 여전히 당신에게 중요하다는 것을 의미합니다. 약속을 종료해야 함에도 불구하고 약속에 관심이 있음을 보여주십시오. 몇 가지 시간 슬롯을 제안하지만 반대 제안에 열려 있습니다.

다른 사람들에게 일정을 조정할 수 있는 기회를 주십시오. 받는 사람이 사용 가능한 가장 좋은 시간을 선택할 수 있도록 전자 메일 서명에 일정에 대한 링크가 있는 CTA 버튼을 통합합니다. Newoldstamp와 같은 온라인 도구를 사용하면 클릭 가능한 전문 서명을 비즈니스 서신에 통합할 수 있습니다.

새 계정에 가입하고 서명 앱으로 이동하여 일정을 선택하고 미리 디자인된 버튼 중 하나를 선택하고 일정 앱 또는 일정에 대한 링크를 추가하기만 하면 됩니다.

5. 감사의 마음으로 편지를 마칩니다.

이메일 마지막에 상황을 고려한 사람에게 감사를 표해야 합니다. 그들이 당신의 이메일을 읽을 시간을 찾았다는 사실에 감사하고 당신에게 유리하게 그들의 계획을 타협할 수도 있습니다. 특히 비즈니스맨의 경우 일정을 조정하는 것이 그리 쉬운 일이 아님을 이해해야 합니다.

6. 가능한 한 빨리 취소 이메일을 보내십시오.

이메일을 작성한 후에는 계속 확인하지 마십시오. 보내기 버튼을 빨리 클릭할수록 통신원은 일정을 더 쉽게 변경할 수 있고 변경할 가능성도 높아집니다. 어떤 경우 에도 회의 취소에 대한 이메일 전송을 마지막 순간까지 미루어서는 안 됩니다.

여러 사람과의 회의 일정을 조정하는 경우 약속된 시간보다 훨씬 일찍 일정을 조정하십시오. 마지막 순간에 이를 수행할 때 모든 참석자가 참석할 수 있는 회의를 계획하는 것은 지나치게 어렵다는 점을 명심하십시오. 모든 사람에게 적합한 시간대에 동의하려면 많은 노력이 필요합니다. 각 참가자에게 날짜와 시간을 제안하거나 몇 가지 기회를 직접 제안하도록 요청하면 도움이 될 수 있습니다. 또한 유연하게 준비하십시오. 제안한 모든 시간대가 참가자에게 적합하지 않을 수 있습니다.

각 회의 참가자에게 개별적으로 이메일을 보내는 시간을 절약하려면 이메일 클라이언트에서 참조(받는 사람이 서로의 이메일 주소를 볼 수 있음) 또는 숨은 참조(받는 사람을 비공개로 유지) 옵션을 사용하십시오.

7. 회의 취소에 대한 개인적인 사과 이메일로 후속 조치를 취하십시오.

약속을 취소할 때는 항상 상대방이 당신의 메시지를 받았는지 확인하고 이를 고려했는지 확인하십시오. 나중에 회의 취소 이메일 후속 조치를 작성하여 그 사람이 제안된 시간 슬롯을 수락했는지 그리고 예정된 만남을 종료하는 데 원한을 품지 않았는지 확인할 수 있습니다. 이러한 이메일에는 사과를 반복하고 상대방의 이해에 감사하며 이 이메일에 답장하거나 전화를 걸거나 온라인 캘린더에서 생성된 이벤트에 회신을 요청하는 행동 유도를 포함해야 합니다.

회의 취소 이메일의 모범 사례

이제 이메일을 통한 회의 취소 에 대한 필수 팁을 얻었 으므로 약속을 정확하고 정중하게 무효화하는 방법에 대한 몇 가지 샘플을 살펴보겠습니다.

예1. 상사의 직원 회의 취소

비즈니스 이메일을 강화하기 위해 전문적인 이메일 서명을 만들려면 가입하세요.

예 2. 회의 취소: (잠재적) 비즈니스 파트너를 위한 이메일 예

예 3. 공식 기관에서 약속 취소

비즈니스 이메일을 강화하기 위해 전문적인 이메일 서명을 만드십시오.

결론

위의 모든 내용을 요약하면 다음은 회의 취소 이메일 작성의 주요 "방법"입니다 .

• 다른 사람의 시간을 소중히 여겨라
• 약속을 종료하는 타당한 이유를 제시하십시오.
• 상황을 이해해 준 사람에게 감사
• 미래에 그 사람과 대화하는 데 관심을 표시하십시오.
• 적극적으로 행동하십시오: 새로운 시간대를 제안하십시오
• 예의 바르고 예의 바르다

일반적으로 누구와 회의를 하기로 했는지에 관계없이 취소합니다. 그들이 전문적인 사람들이라면 당신이 합당한 이유를 제공했다는 것을 이해할 것입니다. 일이 일어나고, 계획이 변경되고, 약속이 종료됩니다. 약속을 종료할 권리를 남용하지 마십시오. 일정을 잡거나 회의 취소를 이메일로 작성하기 전에 항상 할 수 있는지 확인하는 것이 좋습니다 .