Harika Bir Etkinliği Ortaya Çıkarmak İçin Başarılı Bir Davet E-postası Nasıl Yazılır?

1. Bir Davet Mektubunun Anatomisi
2. Davet E-postası Yazma İpuçları
3. Davet E-postasına 6 Harika Örnek

Kullanışlı araçlar:
1. Newoldstamp - E-posta imza pazarlaması
2. Mailchimp - E-posta oluşturucu ve gönderici
3. Reply.io - Kişisel e-posta erişimi, çağrılar ve görevler
4. Mailtrack - E-posta bağlantısı izlemeyi açar
5. Canva - Tasarım yapmak için çevrimiçi araç

Gerçekten öne çıkan etkinlikler, iyi bir pazarlama stratejisi gerektirir. Bir etkinlik kampanyası planlarken en etkili stratejilerden biri başarılı bir davet e-postası yazmaktır. Bu tür e-postalar hakkında harika ipuçları arıyorsanız, tüm internette aramayı bırakabilirsiniz çünkü bu, etkinliğiniz için başarılı bir davet e-postasının nasıl yazılacağına ilişkin örnekleri ve ipuçlarını kontrol etmek için mükemmel bir duraktır.

Bir Davet Mektubunun Anatomisi

Davet mektubu, izleyicilerinizi etkinliğe katılmaya teşvik etmeli ve katılımcının bilmesi gereken tüm ayrıntıları içermelidir.

Davet mektubu, izleyicilerinizi davet ederken profesyonellik hissi veren samimi ifadeler ile birlikte biraz formalite içermelidir. Davet mektubunun anatomisini oluşturmak için aklınızda bulundurmanız gereken bazı önemli noktalar şunlardır:

• Etkinlik e-posta davetiniz için uygun konu satırı:

Uygun bir konu satırı seçmek, e-postanızı hedef kitle için daha çekici hale getirecektir çünkü bu, alıcının e-postayı aldığında gördüğü ilk şeylerden biridir. Bir etkinliğin davet postası, e-postanın gövdesiyle ilgili bir konu satırı içermelidir.

Örneğin, yeni açılan kayıtlardan bahseden bir e-posta için “birkaç kayıt kaldı” gibi bir konu satırı uygun değildir. Böyle bir davet e-postası, ev sahibi kuruluş olarak tamamen profesyonel görünmemenizi sağlar.

• Şık etkinlik e-posta daveti:

Şık bir davet e-postası, insanları etkinliğinize davet etmenin en resmi yoludur. Bu, izleyiciler arasında çok çeşitli insanların olduğu uluslararası etkinlikler için en yaygın kullanılan seçenektir.

E-posta etkinliği davetinize, e-postanıza kişisel bir dokunuş katacak selamlamalarla başlamak daha iyidir. Şık bir formata sahip etkinlik daveti, birçok kişiye ulaşacak ve izleyicilerinizi kişisel olarak selamlama, herkesin önemli olduğu düşüncesiyle kendilerini değerli hissetmelerini sağlayacaktır.

• Kişisel giriş:

E-postanın başında selam verdikten sonra, etkinlik ayrıntıları hakkında kısa bir kişisel tanıtım yapın. Bu bölümün biraz gayri resmi olmasına rağmen aynı zamanda e-postanın geri kalanında verilen bilgilerle alakalı olduğundan emin olun. Etkinlik davet mesajındaki kişisel tanıtım şöyle bir şey başlatabilir:

Hey [Alıcının adını ekleyin],

Umarız harika bir gün geçiriyorsunuzdur!

Bu e-postayı, kaydolduğunuz çevrimiçi konferans hakkında sizi bilgilendirmek için yazıyoruz. Yanımızda olmanızı ve başarılı olmanızı çok isteriz.

Ancak, son ödeme tarihi yaklaşıyor ve sizden haber alamadık. Ödeme ayrıntıları aşağıdadır: [ayrıntıları, başlığı veya bağlantıyı ekleyin]

Şimdiden teşekkürler,

[Ev sahibi veya şirketin adı]

Veya başka bir örnek:

• Gerekli detaylar:

Kısa bir giriş yaptıktan ve etkinliğinizi kısaca anlattıktan sonra, mümkün olan en kısa yoldan gerekli ayrıntılara atlamanın zamanı geldi. Ayrıntıları madde işaretli biçimde göstermek, tarih veya saat gibi gerekli ayrıntıları alırken e-postanın tamamını okuma süresini azaltır.

Başka bir yöntem, alıcının dikkatini e-posta davet etkinliğine çekmek için bu verileri kalın biçimde yapmaktır. Harika bir etkinliği bozacak bir e-posta, aynı anda çok fazla bilgi içermemelidir. Bu bilgiyi birkaç e-posta dizisine bölmeye çalışın.

• Davet e-postasının amacı:

E-postanın bu kısmı, konu satırının genişletilmiş bir versiyonudur. Bunu kişisel tanıtıma veya detayları vereceğiniz metnin başına ekleyebilirsiniz. En fazla bir veya iki cümle gibi kısa tutun.

Bunu abartmayın, biraz resmi tutun. Birçok e-posta yazarı veya şirketi, e-postanın özünü sağlayan etkinlik davet e-postasının bu önemli bölümünü gözden kaçırır.

• Değer önerisi:

Kitlenize neden bu etkinliğe katılmaları gerektiğini ve bundan ne kazanacaklarını birkaç kelimeyle açıklamalısınız. Bir katılımcıya gönderdiğiniz her e-postada bu tür bilgileri sağlamanız gerekmez, ancak bunu iki veya üç e-postaya dağıtmanız gerekir. Detayları hatırlatmak isterseniz önceki bilgilerin linkini ekleyebilirsiniz.

Katılımcılarınızdan kaydolmalarını istediğiniz ilk e-posta, en önemli değer tekliflerini ve teşvikleri sağlamanız gereken e-postadır. Ama hepsi değil, etkinlikte onları şaşırtacak bir şeyler tutmalısınız.

• Tam saat, tarih ve mekan:

Çevrimdışı etkinlikler için bu üç bilgi parçası hava, su ve kara gibidir. Bu şeylerin yaşam için ne kadar gerekli olduğu, kesin tarih, saat ve yerin sağlanması olayın can damarıdır. Bir hatırlatma e-postası gönderirken, etkinlikten birkaç gün önce konuklarınıza tam ayrıntıları verin.

Örneğin çevrimiçi etkinlikler için konum hakkında bilgi vermenize gerek yoktur. Bunun yerine, e-postada verilmişse kullanıcı adı veya şifre ile birlikte etkinlik sayfasının URL'sini eklemelisiniz. Öğleden sonra ile öğleden sonra arasındaki karışıklığı önlemek için saati askeri saatlere göre yazmak daha iyidir Ya da saat dilimini belirtebilir ve başlamadan önce bildirim gönderebilirsiniz.

• Diğer misafirlerden bahsedin:

Kayıt yaptıranlar ve katılımcılar arasında coşku uyandırmak için, aynı etkinliğe katılacak diğer bazı konukların isimlerini ve ayrıca bazı konferanslar verecek olan konukların isimlerini belirtebilirsiniz. VIP isimleri ile davet e-postasını yazarken bazı küçük detayları da eklemeyi unutmayın.

• Onay talebi:

Gerekli tüm ayrıntıları, kesin bilgileri ve bazı teşvikleri belirttikten sonra, hedef kitlenizden son/altbilgide sağlanan bir düğmeye basarak veya web sitesini ziyaret ederek katılımlarını onaylamalarını istediğinizden emin olun.

Ayrıca, çok fazla onay istememeyi de unutmamak önemlidir. Aslında, ilk e-postada “oturum aç” veya “buraya kaydol” düğmelerini sağlamayabilirsiniz. "Kayıt yakında başlıyor" veya "Gelecekteki kayıtlar için sıkı durun" gibi bir şey yazmanız yeterlidir. Bu, katılımcılar arasında daha fazla beklenti yaratacaktır.

• Okuyucunun kabulünü beklemek:

Etkinliğe davet gönderirseniz, belirli bir zamana kadar bir onay veya kabul e-postası istemeniz gerekir. Ve son olarak, davet mektubu anatomisinin son bölümünde okuyucunun kabulü için heyecanı ifade etmek güzel olurdu. Potansiyel tescil ettireninizin etkinlik hakkında daha tutkulu hissetmesine yardımcı olacaktır.

Etkinliğe daha fazla dikkat çekmek istiyorsanız, e-posta alt bilgisine banner ile e-posta imzasını eklemek güzel olurdu. Adınızı, ana iletişim bilgilerinizi ve e-posta adresinizi imza bloğuna ekleyebilirsiniz.

Dolayısıyla, reklamını yapacak bir etkinliğiniz varsa, pazarlama kampanyanızı sallamak ve hayatı kolaylaştırmak için NEWOLDSTAMP e-posta imza oluşturucusunu kullanabilirsiniz. Bu hizmet, birkaç basit adımda profesyonel ve görsel olarak çekici e-postalar oluşturmaya yardımcı olur.

Davet E-postası Yazma İpuçları

Şimdi, e-posta davetinin omurgasını oluşturduğunuzda, harika bir etkinliği patlatmak için doğaçlama yapma ve başarılı bir davet e-postası yazma zamanı. Yazma stilini geliştirmek, e-postayı çekici kılmak ve e-postanın açılma oranını artırmak için bazı harika ipuçlarını bir araya getirdik. İşte kontrol etmeniz gereken bazı ipuçları:

• İzleyicileri coğrafi konumlarına veya mesleki niteliklerine göre belirli gruplara ayırın. Bundan sonra, bir e-posta etkinlik daveti yazarken kişiselleştirmeyi gerçekleştirmek daha kolay olacaktır.
• Davet mektubundaki konu satırınızı, segmentlere ayrılmış hedef kitlenize göre kişiselleştirin. Daha önce de belirtildiği gibi, katılımcılara daha fazla ulaşmanıza yardımcı olur. Elbette, insanları bir etkinliğe bireysel olarak davet etmek çok zaman alır, ancak her e-postayı kişiselleştirmek önemlidir.
• Etkinliğinize dikkat çekin - yukarıda da belirtildiği gibi, e-posta davet etkinliğinize insanların böyle bir etkinlikten nasıl yararlanacaklarına dair küçük bir metin eklemek iyi bir fikirdir. Ayrıca, e-posta açılma oranlarını %20 artırabilecek belirli konu satırları veya münhasırlık ekleyerek bir aciliyet duygusu yaratabilirsiniz.
• Etkinlikte teşvik, görsel ve teklif içermeyen bir etkinlik e-posta davetiyesi kesinlikle alıcının gözünde öne çıkmayacaktır. Bu tür ayrıntılara sahip etkinlik e-postaları, kesinlikle daha fazla alıcıyı etkinliğe çekecektir.
• İnsanların etkinlik için davet postanıza yanıt vermesini kolaylaştırmak için CTA (Harekete geçirici mesaj) düğmesini ekleyin. Alıcının kafasını karıştırabileceği ve potansiyel bir katılımcıyı kaybedebileceğiniz için bir CTA ekleyebilirsiniz ancak daha fazlasını ekleyemezsiniz. Ayrıca, "az daha çoktur"u unutmayın, bu nedenle bir CTA bile eklemediğinizde ancak etkinliğiniz tam olarak kişinin aradığı şey olduğunda, alıcı zaten buna katılmaya istekli olacaktır. Bu nedenle, doğru hedef kitleye de daha fazla dikkat etmeniz gerekiyor.
• E-postanızda yazım hataları ve dilbilgisi hataları olmasını istemezsiniz, bu tür e-postalar hedef kitlenizin bazılarından geri adım atmasına neden olur. Bu nedenle, konu satırı ve gövde kopyası dahil tüm metni iki kez kontrol edin.
• Son olarak, etkinliğiniz için takip sekansları oluşturmak yenilikçi bir fikir değildir. E-posta listelerinizin her biri için önceden yazılmış e-posta dizileri oluşturduğunuzdan emin olun. İnanın, e-posta otomasyon dizileri her işletme için bir oyun değiştiricidir.

6 Harika Davet E-postası Örneği

Yukarıdaki tüm ipuçlarını tavsiye etmenin, pratikte kullanmaktan daha kolay olduğunu anlıyoruz. Tam olarak doğru eylemleri ve araçları bulmak oldukça zor olabilir. Bu yüzden size ilham verecek ve formatta ustalaşmanıza yardımcı olacak bazı örnekler göstermeye karar verdik. Bu nedenle, davetiye e-postasının en iyi 6 örneğini burada bulabilirsiniz:

      1. SumoCon

Bu örnek, alıcıların olayın ne hakkında olduğunu, konumun nerede olduğunu anlamalarına yardımcı olan profesyonelce yapılmış bir yapıya sahiptir ve aynı zamanda okuyucuları etraftaki hipotezi yapmaktan kurtarmaya yardımcı olur:

- Etkinliğin özverisi ve fiyatı,

- Taktik öğretecek uzmanlar,

- Tüm seansların ne gibi faydaları olduğunu,

- Biletler nasıl rezerve edilir ve çok daha fazlası.

Ayrıca etkinlik e-postası, vurgulanan başlık alanını, oldukça bunaltıcı görünebilen büyük gövde içeriğini içerir, ancak gerekli tüm bilgileri gösterir. Katılımcılara kampanyayı ve tüm detayları tek bir yerden hızlıca inceleme fırsatı verir. E-postayı birkaç küçük bölüme ayırmaları güzel. Ek olarak, infografik şeklinde bir davet e-postası hazırlamak da güzel bir fikir.

2. Büyük Deniz Kahvaltı Kulübü

Burada harika ve profesyonel bir içerik ve tasarım bulabiliriz. Davet e-postası yapısı ve görselleri okumak için rahattır ve içerik hoş karşılanır ve dikkat çeker.

İzleyicileri, daha fazla ayrıntıya göz atmak için davetin geri kalan kısmını öğrenmeye devam etmeye zorlar. Potansiyel katılımcılara doğrudan hitap ediyor ve etkinliğin web tasarımı ve dijital pazarlama işlerini büyütmek isteyen herkes için son derece alakalı olduğunu gösteriyor. Özel konuk ve davetli-doğa, etkinliğin etrafındaki münhasırlığı hissettirir ve bu, katılımcıların olağanüstü görüşleri ziyaret etmeleri ve tartışmaları için çekmeye yardımcı olur.

3. Neil Patel

Davetiyenin kendisi harika tasarlanmış. Mesajı potansiyel katılımcılar için şeffaf ve net hale getiren güzel bir CTA kullanımı görebilirsiniz. Sonraki adımların tam olarak ne olduğunu gösterir. Harekete geçirici mesaj düğmesinin yanı sıra sonraki adımlara ve bilgilere bağlantılar, izleyicilerin LCV yanıtını kolaylaştırır.

Burada etkinliğin neyle ilgili olduğunu ve ziyaret etmenin avantajlarının neler olduğunu kısaca gösteren bir değer önermesi yapmak - dikkat çekme konusunda çok yardımcı oluyor. Okuyucuların davetiyenin son bölümünü kontrol etmelerini ve onları dönüştürmeye ikna etmelerini sağlamaya yardımcı olur.

4. Çalışma Üç

Sosyal etkinlik kampanyasının görüntüleri, yapısı, içeriği ve metin gövdesi hafif ve görsel olarak çekici görünüyor. Tüm e-postayı kontrol etmek için ilham verir ve ana bilgisayarlarda bir güven ve yetki duygusu verir. Bu tür içerik ve tasarım, okuyucuların aldıkları ayrıntıların geçerli ve değerli olduğunu garanti etmeye kesinlikle yardımcı olacaktır. Heyecanı artıracak ve tartışmaya katılmaya teşvik edecektir.

Nerede?, Ne Zaman? ve RSVP parçaları, insanları gerekli detaylar hakkında bilgilendirmek için büyük ölçüde kullanılmaktadır. Bu zaten olay hakkında daha iyi bir kavrayışa yardımcı olur. Bu aynı zamanda otoriteyi gösterir ve insanların ziyaretten kazanacakları amaç konusunda sahip olabileceği kaygıyı azaltır.

5. Turnusol canlı

Davet e-postasındaki CTA'lar düğmeli küçük metinlerdir ve oldukça net görünürler - tarihi kaydedebilir, teklif gönderebilir ve özelleştirilebilir bir şablon elde edebilirsiniz. E-posta, bir bilgi grafiği biçiminde başlığı içerir ve ek bilgilere bağlantılar içerir.

Davetiye tasarımı ve görselleri kişiye özel olup kesinlikle firmanın sitesi ve markası ile uyumludur. Davetiyenin etkinlik hakkında bu makalede açıklananlardan daha az ayrıntı içerdiğini görebilirsiniz. Sadece merak duygusu yaratır.

6. Gizli Akşam Yemeği

Bu örnek kesinlikle katılımcıları bağlantıları tıklamaya ve koltukları ayırmaya çekiyor. Pazarlama ekibinin davetiyede kullandığı CTA metni mükemmel. 'Menüyü görün ve yerinizi ayırtın' ifadesi son derece net ve ayrıntılı. İzleyiciye, bağlantıya tıkladıktan sonra ne olacağı konusunda şüphe duymaz.

Ek olarak, e-postanın sonundaki bağlantıya tıkladıktan sonra, potansiyel katılımcılar daha fazla ayrıntı bulabilecekleri açılış sayfasına gidecekler. Bu tür yöntemler, katılımcıların hızlı bir şekilde LCV yanıtlamasına ve biletleri kolaylıkla rezerve etmesine olanak tanır. Ayrıca satışları ve katılımı artırmaya yardımcı olur.

Özet

Bahsedilen tüm taktikler fiilen kullanılmış ve çeşitli kuruluşlar tarafından büyük başarılar elde edilmiştir. Bu yüzden, devam etmek için okumayın, bu noktaları not almak için bir kalem ve kağıt alın. Ayrıca NEWOLDSTAMP   hizmet ve afiş ile e-posta imzalarını hemen davetinize ekleyin.

Ayrıca, vızıltı oluşturmak için etkinliğinizin sosyal medyada reklamını yapabilirsiniz. Daha sonra etkinlikle ilgilenen kişilere e-posta gönderebilirsiniz. Sosyal medya birçok iletişim yöntemini tamamen ortadan kaldırdı, ancak e-postalar hala insanlarla bağlantı kurmak için otantik ve resmi bir platform olmaya devam ediyor. Bu yüzden sakin olun, devam edin ve harika bir etkinliği bastırmak için başarılı bir davet e-postası oluşturun.