Cum să scrieți un e-mail politicos de anulare a întâlnirii (cu șabloane și exemple)

1. Scrieți un e-mail
2. Anunțați în avans pentru anularea întâlnirii
3. Oferă o explicație bună
4. Propune o oră pentru reprogramare
5. Încheiați scrisoarea cu apreciere
6. Trimite e-mailul de anulare
7. Urmăriți cu scuze personale

În timp ce toată lumea face planuri și programează întâlniri, nu totul este întotdeauna realizabil. În anumite circumstanțe, indiferent dacă le provocăm sau nu, trebuie să facem modificări în planurile noastre.

Schimbările de orar presupun că și alte persoane își ajustează programul, uneori nu în avantajul lor. Uneori, le poate cauza anumite probleme. Astfel, ori de câte ori trebuie să anulăm o programare sau să o reprogramam, trebuie să anunțăm alte persoane și să ne asigurăm că sunt de acord cu acele modificări. O modalitate corectă de a face acest lucru ar fi să scrieți un e-mail pentru a anula întâlnirea sau evenimentul .

În acest articol, vom acoperi pașii principali de urmat atunci când scrieți un e-mail de anulare a întâlnirii și vom oferi câteva exemple pe care le puteți copia imediat. Dacă sunteți în căutarea unor șabloane gata de utilizat, s-ar putea să vă fie util și articolul nostru anterior, în care am adunat cele mai bune e-mailuri de anulare a evenimentelor.

Ce este un e-mail de anulare a întâlnirii?

Un e-mail care anulează o întâlnire este o modalitate politicoasă și oficială de a vă retrage de la o întâlnire programată. Îl scrieți cu scopul fie de a anula, fie de a reprograma întâlnirea online sau offline. Pe de o parte, un astfel de e-mail este o formalitate; pe de altă parte, este o modalitate oficială, dar personală, de a notifica destinatarul cu privire la modificarea planurilor și de a-și cere scuze în avans pentru neplăcerile.

Când și de ce ar trebui să scrieți un e-mail de terminare a programării

Deși cea mai bună modalitate de a încheia o întâlnire ar fi un apel telefonic efectuat cât mai curând posibil, este adesea mai convenabil să scrieți un e-mail pentru a anula o întâlnire . Unele dintre situațiile tipice în care ar trebui să trimiteți un e-mail de anulare a întâlnirii sunt următoarele:

• nu poți ajunge la întâlnire pentru că te-ai îmbolnăvit;
• a apărut o eroare de programare și s-a dovedit că nu există un interval orar disponibil pentru întâlnire;
• nu poți ajunge la timp din cauza problemelor de trafic;
• planurile tale s-au schimbat, astfel încât numirea nu mai este relevantă sau trebuie brusc să fii altundeva din cauza problemelor de muncă sau de familie;
• nu este posibil să participați la întâlnire din cauza modificărilor în programul dumneavoastră.

Deci, oricând sau din orice motiv, sunteți pe cale să anulați o întâlnire, e-mailul este un mijloc perfect pentru a face acest lucru, deoarece toți oamenii au adrese de e-mail și toată lumea își verifică e-mailurile. În plus, un e-mail n nu necesită ca o persoană să răspundă imediat. Acesta oferă destinatarului dvs. timp să reflecteze mesajul.

Spre deosebire de un apel direct, un e-mail aproape sigur va ajunge la persoana la un moment convenabil. Dacă doriți să fiți sigur că destinatarul dvs. a primit mesajul dvs. și că va răspunde la acesta, îl puteți notifica, de asemenea, la telefon cu privire la revocarea întâlnirii. În cele mai multe cazuri, trimiterea unui e-mail este suficientă.

Pas cu pas: Cum să scrieți un e-mail de anulare a întâlnirii

Înainte de a încheia o întâlnire, pune-te în locul celuilalt. Imaginați-vă toate inconvenientele pe care le-ar putea cauza acest lucru și încercați să le atenuați nemulțumirea prin politețe și scuze. Prin urmare, regulile cheie pentru crearea unui șablon de e-mail pentru anularea întâlnirii sunt politețea, promptitudinea și caracterul rezonabil.

1. Scrieți singur un e-mail.

În primul rând, nu lăsa această sarcină în seama asistentului tău. Este mai bine să-ți dedici ceva timp și să-l scrii singur, sau cel puțin de pe propria adresă de e-mail. Puteți cere asistentului să vă reamintească să scrieți un astfel de e-mail dacă este necesar. Dacă sunteți nou în e-mailurile de afaceri, consultați aceste reguli de bază pentru a scrie e-mailuri eficiente.

2. Anunțați în avans pentru anularea întâlnirii.

În al doilea rând, atunci când încheiați o întâlnire, ar trebui să anunțați cu mult timp înainte. A anula o jumătate de oră înainte de întâlnirea programată este cel puțin o proastă maniere. Faceți astfel încât o persoană să aibă suficient timp pentru a-și ajusta programul. Dacă este un e-mail de ultimă oră, trebuie să aveți un motiv foarte bun. Folosiți planificatoare de agendă online precum Google Calendar pentru a nu uita nimic și a rămâne organizat.

3. Oferiți o explicație rezonabilă despre motivul pentru care o întâlnire trebuie amânată.

Trebuie să explicați de ce nu puteți participa. În caz contrar, o persoană ar putea crede că anulați pentru că tocmai ați decis așa. Drept urmare, ei pot începe să creadă că nu ești o persoană de încredere. Nu trebuie să oferiți o explicație foarte detaliată pentru a menține mesajul scurt și la obiect.

4. Propune o oră pentru reprogramare.

Sugerarea unui nou moment va însemna că întâlnirea cu această persoană este încă importantă pentru tine. Arătați că sunteți interesat de programare în ciuda necesității de a o rezilia. Propuneți câteva intervale de timp, dar rămâneți deschis la contra-propuneri.

Oferă altora posibilitatea de a-și ajusta programul. Încorporați un buton CTA cu un link către calendarul dvs. la semnătura de e-mail, astfel încât destinatarul să poată alege cea mai bună oră disponibilă. Instrumente online precum Newoldstamp vă pot ajuta să încorporați semnături profesionale pe care se poate face clic în corespondența dvs. de afaceri.

Înscrieți-vă pentru un cont nou, accesați Aplicații semnături, alegeți Programare, selectați unul dintre butoanele prestabilite și adăugați un link către aplicația sau calendarul dvs. de programare.

5. Încheiați scrisoarea cu apreciere.

La sfârșitul e-mailului dvs., ar trebui să mulțumiți persoanei pentru luarea în considerare a situației dvs. Apreciază faptul că au găsit timp să-ți citească e-mailul și poate chiar să-și compromită planurile în favoarea ta. Ar trebui să înțelegeți că nu este atât de ușor să faceți ajustări într-un program, mai ales pentru oamenii de afaceri.

6. Trimiteți e-mailul de anulare cât mai curând posibil.

Nu zăbovi peste e-mailul tău după ce l-ai scris. Cu cât apeși mai devreme pe butonul Trimite, cu atât va fi mai ușor pentru corespondentul tău să facă modificări în programul său și cu atât mai multe șanse să facă acest lucru. În niciun caz nu trebuie să amânați trimiterea e- mailului pentru anularea unei întâlniri până în ultimul minut.

Dacă reprogramați o întâlnire cu mai multe persoane, faceți-o cu mult înainte de ora stabilită. Când o faci în ultimul minut, ține cont că va fi prea greu să planifici o întâlnire la care toți participanții pot fi prezenți. Este nevoie de mult efort pentru a conveni asupra intervalului orar care este potrivit pentru toată lumea. Ar putea fi de ajutor dacă fie ai cere fiecărui participant să-și sugereze data și ora, fie să propui singur câteva deschideri. De asemenea, pregătiți-vă să fiți flexibili: se poate întâmpla ca toate intervalele de timp propuse de dvs. să nu se potrivească participanților.

Pentru a economisi timp trimiterea e-mailurilor fiecărui participant la întâlnire separat, utilizați opțiunile Cc (destinatarii pot vedea adresele de e-mail ale celuilalt) sau Bcc (păstrați destinatarii confidențiali) din clientul dvs. de e-mail.

7. Urmăriți cu un e-mail personal de scuze pentru anularea unei întâlniri.

Când anulați o întâlnire, asigurați-vă întotdeauna că cealaltă parte a primit mesajul dvs. și l-a luat în considerare. Puteți scrie un e-mail de urmărire pentru anularea întâlnirii mai târziu pentru a vedea dacă persoana a acceptat intervalul de timp sugerat și că nu ține ranchiună pentru că ați terminat o întâlnire programată. Într-un astfel de e-mail, trebuie să vă reiterați scuzele, să mulțumiți celeilalte persoane pentru înțelegere și să includeți un apel la acțiune prin care îi cereți să răspundă la acest e-mail, să vă sune sau să vă răspundă la un eveniment creat în calendarul online.

Cele mai bune exemple de e-mailuri de anulare a întâlnirilor

Acum că aveți sfaturile esențiale despre anularea unei întâlniri prin e-mail , să vedem câteva exemple despre cum să anulați corect și politicos o întâlnire.

Exemplul 1. Anularea unei întâlniri de personal de către un șef

Înscrieți-vă pentru a crea o semnătură de e-mail profesională pentru a vă alimenta e-mailurile de afaceri.

Exemplul 2. Anulați o întâlnire: exemplu de e-mail pentru partenerii de afaceri (potențiali).

Exemplul 3. Anularea unei întâlniri la o instituție oficială

Creați o semnătură de e-mail profesională pentru a vă alimenta e-mailurile de afaceri.

Concluzie

Pentru a rezuma toate cele de mai sus, iată principalele „cum” de a scrie un e-mail de anulare a întâlnirii :

• Apreciază timpul altora
• Oferiți un motiv întemeiat pentru încetarea întâlnirii
• Mulțumiți persoanei pentru înțelegerea situației dvs
• Arată-ți interesul de a vorbi cu persoana respectivă în viitor
• Fiți proactiv: sugerați noul interval orar
• Fii politicos și politicos

În general, indiferent cu cine ar fi trebuit să ai o întâlnire pe care o anulezi. Dacă sunt oameni profesioniști, vor înțelege că ai oferit un motiv decent. Lucrurile se întâmplă, planurile se schimbă, numirile sunt încheiate. Doar nu vă exagerați dreptul de a rezilia întâlnirile. Este întotdeauna mai bine să te asiguri că poți face înainte de a programa ceva sau de a scrie un e- mail pentru anularea unei întâlniri .