如何撰寫禮貌的會議取消電子郵件（帶有模板和示例）

1.寫一封電子郵件
2.提前通知取消會議
3. 提供一個很好的解釋
4. 提出重新安排的時間
5. 以讚賞的方式結束這封信
6. 發送您的取消郵件
7. 跟進個人道歉

雖然每個人都會制定計劃並安排約會，但並非一切都是可行的。 在某些情況下，無論我們是否導致它們，我們都必須改變我們的計劃。

時間表的變化假定其他人也會調整他們的日程安排，有時對他們不利。 有時，這可能會給他們帶來一定的麻煩。 因此，每當我們不得不取消預約或重新安排預約時，我們必須通知其他人並確保他們對這些更改感到滿意。 正確的做法是寫一封電子郵件取消會議或活動。

在本文中，我們將介紹編寫會議取消電子郵件時要遵循的主要步驟，並提供一些您可以立即復制的示例。 如果您正在尋找即用型模板，您可能還會發現我們之前的文章很有用，其中我們收集了最好的活動取消電子郵件。

什麼是會議取消電子郵件？

取消會議的電子郵件是退出預定約會的禮貌和正式的方式。 您編寫它的目的是取消或重新安排您的在線或離線會議。 一方面，這樣的電子郵件是一種形式； 另一方面，這是一種官方但個人的方式來通知接收者計劃的變化，並為給您帶來的不便提前道歉。

何時以及為什麼應該寫約會終止電子郵件

雖然終止約會的最佳方式是盡快打電話，但寫一封電子郵件取消會議通常更方便。 您應該發送會議取消電子郵件的一些典型情況如下：

• 因為生病了，所以不能參加會議；
• 日程安排出現錯誤，結果發現沒有可用的會議時間段；
• 因交通問題無法準時到達；
• 您的計劃發生了變化，以至於約會不再相關，或者由於工作或家庭相關問題，您突然需要到其他地方；
• 由於您的日程安排發生變化，無法參加會議。

因此，無論何時或無論出於何種原因，您要取消會議，電子郵件都是執行此操作的完美媒介，因為所有人都有電子郵件地址，並且每個人都會檢查他們的電子郵件。 此外，一封電子郵件不需要一個人立即回复。 它使您的收件人有時間仔細考慮消息。

與直接電話不同，電子郵件幾乎肯定會在方便的時間到達此人。 如果您想確保您的收件人已收到您的消息並將對其進行回复，您還可以通過電話通知他們會議撤銷。 在大多數情況下，發送電子郵件就足夠了。

分步說明：如何撰寫會議取消電子郵件

在您終止約會之前，請設身處地為他人著想。 想像一下這可能給他們帶來的所有不便，並試圖通過禮貌和道歉來緩和他們的不滿。 因此，製作會議取消電子郵件模板的關鍵規則是禮貌、及時和合理。

1. 自己寫一封電子郵件。

首先，不要把這個任務留給你的助手。 最好花點時間自己寫，或者至少用自己的電子郵件地址寫。 如果必須，您可以讓您的助手提醒您寫這樣的電子郵件。 如果您不熟悉商務電子郵件，請參閱這些編寫有效電子郵件的基本規則。

2. 提前通知取消您的會議。

其次，終止約會時，您應該提前通知。 至少在預定會議前半小時取消它是不禮貌的。 讓一個人有足夠的時間來調整他或她的日程安排。 如果是最後一分鐘的電子郵件，您需要有一個很好的理由。 使用 Google 日曆等在線日程安排器，不要忘記任何事情並保持井井有條。

3. 合理解釋為什麼必須推遲會議。

你需要解釋為什麼你不能參加。 否則，一個人可能會認為您正在取消，因為您剛剛決定取消。 結果，他們可能會開始相信你不是一個可靠的人。 你不需要給出非常詳細的解釋來保持信息的簡短和重點。

4. 提出重新安排的時間。

建議一個新的時間將意味著與此人會面對您仍然很重要。 儘管需要終止約會，但表明您對約會感興趣。 提出幾個時間段，但對反建議保持開放態度。

讓其他人有機會調整他們的日程安排。 將帶有指向您日曆的鏈接的 CTA 按鈕與電子郵件簽名相結合，以便您的收件人可以選擇最佳可用時間。 Newoldstamp 等在線工具可以幫助您將專業的可點擊簽名整合到您的商業信函中。

只需註冊一個新帳戶，轉到簽名應用程序，選擇日程安排，選擇一個預先設計的按鈕，然後添加一個鏈接到您的日程安排應用程序或日曆。

5. 以讚賞的方式結束這封信。

在您的電子郵件末尾，您應該感謝對方考慮到您的情況。 感謝他們抽出時間閱讀您的電子郵件，甚至可能為了您的利益妥協他們的計劃。 您應該明白，在日程安排上進行調整併不是那麼容易，尤其是對於商務人士而言。

6. 盡快發送您的取消郵件。

寫完後不要在電子郵件上徘徊。 您越早點擊發送按鈕，您的通訊員就越容易更改他們的日程安排，他們這樣做的機會就越大。 在任何情況下，您都不應該將取消會議的電子郵件推遲到最後一分鐘。

如果您要重新安排與多人的會議，請在指定時間之前做好。 當您在最後一分鐘這樣做時，請記住，要計劃一個所有與會者都可以出席的會議將非常困難。 商定適合每個人的時間段需要付出很多努力。 如果您要求每個參與者建議他們的日期和時間，或者自己提出一些空缺，這可能會有所幫助。 此外，準備靈活：您建議的所有時間段都可能不適合參與者。

為了節省分別向每個會議參與者發送電子郵件的時間，請在您的電子郵件客戶端中使用抄送（收件人可以看到彼此的電子郵件地址）或密件抄送（將收件人保密）選項。

7. 跟進取消會議的個人道歉電子郵件。

取消約會時，請始終確保對方已收到您的消息並考慮在內。 您可以稍後寫一封會議取消電子郵件跟進，以查看此人是否已接受您建議的時間段，以及他們是否不會因為您終止預定的會面而懷恨在心。 在這樣的電子郵件中，您需要重申您的歉意，感謝對方的理解，並包含一個號召性用語，要求他們回复此電子郵件、給您打電話或回复在線日曆中創建的活動。

會議取消電子郵件的最佳示例

既然您已經掌握了通過電子郵件取消會議的基本技巧，那麼讓我們看一些有關如何正確且禮貌地取消約會的示例。

示例 1。 老闆取消員工會議

註冊以創建專業的電子郵件簽名，為您的商務電子郵件提供動力。

示例 2.取消會議：（潛在）業務合作夥伴的電子郵件示例

示例 3. 在官方機構取消預約

創建專業的電子郵件簽名以增強您的商務電子郵件的功能。

結論

總結以上所有內容，以下是編寫取消會議電子郵件的主要“方法” ：

• 珍惜別人的時間
• 給出終止約會的充分理由
• 感謝對方了解您的情況
• 表明您有興趣在未來與此人交談
• 積極主動：建議新的時間段
• 有禮貌有禮貌

一般而言，無論您本應與誰開會，但您要取消。 如果他們是專業人士，他們會理解你提供了一個體面的理由。 事情發生了，計劃改變了，約會被終止了。 只是不要過度使用終止約會的權利。 在安排任何事情或寫一封取消會議的電子郵件之前，最好確保你能做到。