Come scrivere un'e-mail di cancellazione di una riunione educata (con modelli ed esempi)

1. Scrivi un'e-mail
2. Dare un preavviso per l'annullamento della riunione
3. Fornire una buona spiegazione
4. Proponi un orario per riprogrammare
5. Concludi la lettera con apprezzamento
6. Invia la tua email di cancellazione
7. Continua con delle scuse personali

Mentre tutti pianificano e fissano gli appuntamenti, non tutto è sempre fattibile. In determinate circostanze, indipendentemente dal fatto che le causiamo o meno, dobbiamo apportare modifiche ai nostri piani.

Le modifiche all'orario presuppongono che anche altre persone modifichino i loro orari, a volte non a loro vantaggio. A volte, potrebbe causare loro alcuni problemi. Pertanto, ogni volta che dobbiamo annullare un appuntamento o riprogrammarlo, dobbiamo avvisare altre persone e assicurarci che stiano bene con tali modifiche. Un modo corretto per farlo sarebbe scrivere un'e-mail per annullare la riunione o l'evento .

In questo articolo, tratteremo i passaggi principali da seguire quando si scrive un'e-mail di annullamento di una riunione e forniremo alcuni esempi che puoi copiare subito. Se stai cercando modelli pronti per l'uso, potresti trovare utile anche il nostro articolo precedente in cui abbiamo raccolto le migliori e-mail di annullamento degli eventi.

Che cos'è un'e-mail di annullamento della riunione?

Un'e -mail di annullamento di una riunione è un modo educato e ufficiale per ritirarsi da un appuntamento programmato. Lo scrivi allo scopo di annullare o riprogrammare la tua riunione online o offline. Da un lato, tale email è una formalità; dall'altro, è un modo ufficiale ma personale per avvisare il destinatario del cambio di programma e scusarsi in anticipo per l'inconveniente.

Quando e perché dovresti scrivere un'e-mail di cessazione dell'appuntamento

Sebbene il modo migliore per disdire un appuntamento sia una telefonata effettuata il prima possibile, scrivere un'e-mail per annullare una riunione è spesso più conveniente. Alcune delle situazioni tipiche in cui è necessario inviare un'e-mail di annullamento della riunione sono le seguenti:

• non puoi venire alla riunione perché ti sei ammalato;
• si è verificato un errore nella programmazione ed è risultato che non c'è una fascia oraria disponibile per la riunione;
• non puoi arrivare in tempo a causa di problemi di traffico;
• i tuoi piani sono cambiati in modo che l'appuntamento non sia più rilevante, o improvvisamente devi essere da qualche altra parte a causa di problemi di lavoro o legati alla famiglia;
• non è possibile partecipare all'incontro a causa di variazioni del proprio programma.

Quindi, ogni volta o per qualsiasi motivo, stai per annullare una riunione, l'e-mail è un mezzo perfetto per farlo perché tutte le persone hanno indirizzi e-mail e tutti controllano le loro e-mail. Inoltre, un'e-mail n non richiede che una persona risponda immediatamente. Dà al destinatario il tempo di riflettere sul messaggio.

A differenza di una chiamata diretta, un'e-mail raggiungerà quasi sicuramente la persona in un momento opportuno. Se vuoi essere sicuro che il tuo destinatario abbia ricevuto il tuo messaggio e ti risponderà, puoi anche avvisarlo telefonicamente della revoca di una riunione. Nella maggior parte dei casi è sufficiente inviare un'e-mail.

Passo dopo passo: come scrivere un'e-mail di annullamento della riunione

Prima di disdire un appuntamento, mettiti nei panni dell'altro. Immagina tutti i disagi che ciò potrebbe causare loro e cerca di attenuare la loro insoddisfazione attraverso la gentilezza e le scuse. Pertanto, le regole chiave per la creazione di un modello di email di annullamento della riunione sono cortesia, tempestività e ragionevolezza.

1. Scrivi tu stesso un'e-mail.

Prima di tutto, non lasciare questo compito al tuo assistente. È meglio dedicare del tempo e scriverlo da soli, o almeno dal proprio indirizzo email. Puoi chiedere al tuo assistente di ricordarti di scrivere un'e-mail del genere, se necessario. Se non conosci l'e-mail aziendale, consulta queste regole di base per scrivere e-mail efficaci.

2. Dare un preavviso per l'annullamento della riunione.

In secondo luogo, quando si termina un appuntamento, è necessario avvisare con largo anticipo. Annullarlo mezz'ora prima della riunione programmata è almeno una cattiva educazione. Fai in modo che una persona abbia abbastanza tempo per modificare il proprio programma. Se si tratta di un'e-mail dell'ultimo minuto, devi avere un'ottima ragione. Usa i pianificatori di agenda online come Google Calendar per non dimenticare nulla e rimanere organizzato.

3. Fornire una spiegazione ragionevole sul motivo per cui una riunione deve essere posticipata.

Devi spiegare perché non puoi partecipare. Altrimenti, una persona potrebbe pensare che stai cancellando perché l'hai appena deciso. Di conseguenza, potrebbero iniziare a credere che tu non sia una persona affidabile. Non è necessario fornire una spiegazione molto dettagliata per mantenere il messaggio breve e al punto.

4. Proponi un orario per riprogrammare.

Suggerire un nuovo momento significherà che incontrare questa persona è ancora importante per te. Dimostra di essere interessato all'appuntamento nonostante la necessità di revocarlo. Proponi alcune fasce orarie ma resta aperto a controproposte.

Dai agli altri la possibilità di modificare il loro programma. Incorpora un pulsante CTA con un collegamento al tuo calendario per la firma dell'e-mail in modo che il destinatario possa scegliere il miglior tempo disponibile. Strumenti online come Newoldstamp possono aiutarti a incorporare firme cliccabili professionali nella tua corrispondenza commerciale.

Basta registrarsi per un nuovo account, andare su App di firma, scegliere Pianificazione, selezionare uno dei pulsanti predefiniti e aggiungere un collegamento all'app di pianificazione o al calendario.

5. Concludi la lettera con apprezzamento.

Alla fine della tua email, dovresti ringraziare la persona per aver preso in considerazione la tua situazione. Apprezzare il fatto che hanno trovato il tempo per leggere la tua e-mail e forse anche compromettere i loro piani a tuo favore. Dovresti capire che non è così facile apportare modifiche a un programma, specialmente per gli uomini d'affari.

6. Invia la tua e-mail di cancellazione il prima possibile.

Non indugiare sulla tua email una volta che l'hai scritta. Prima fai clic sul pulsante Invia, più facile sarà per il tuo corrispondente apportare modifiche alla propria pianificazione e maggiori saranno le possibilità che lo facciano. In nessun caso dovresti posticipare l'invio della tua e-mail per l'annullamento di una riunione fino all'ultimo minuto.

Se stai riprogrammando una riunione con più persone, fallo con largo anticipo rispetto all'orario stabilito. Quando lo fai all'ultimo minuto, tieni presente che sarà eccessivamente difficile pianificare una riunione a cui tutti i partecipanti possano essere presenti. Ci vuole molto impegno per concordare la fascia oraria adatta a tutti. Potrebbe essere utile chiedere a ciascun partecipante di suggerire la data e l'ora o proporre tu stesso alcune aperture. Inoltre, preparati a essere flessibile: può succedere che tutte le fasce orarie suggerite non siano adatte ai partecipanti.

Per risparmiare tempo inviando un'e-mail a ciascuno dei partecipanti alla riunione separatamente, usa le opzioni Cc (i destinatari possono vedere gli indirizzi e-mail l'uno dell'altro) o Ccn (mantieni i destinatari privati) nel tuo client di posta elettronica.

7. Continua con un'e-mail di scuse personali per l'annullamento di una riunione.

Quando si revoca un appuntamento, assicurarsi sempre che l'altra parte abbia ricevuto il messaggio e lo abbia preso in considerazione. Puoi scrivere un'e-mail di follow-up di annullamento della riunione in un secondo momento per vedere se la persona ha accettato la fascia oraria suggerita e che non nutre rancore per la fine di un incontro programmato. In una tale e-mail, devi ribadire le tue scuse, ringraziare l'altra persona per la sua comprensione e includere un invito all'azione chiedendo loro di rispondere a questa e-mail, chiamarti o rispondere a un evento creato nel calendario online.

I migliori esempi di email di annullamento delle riunioni

Ora che hai i suggerimenti essenziali per annullare una riunione via e-mail , vediamo alcuni esempi di come annullare correttamente e educatamente un appuntamento.

Esempio 1. Annullamento di una riunione del personale da parte di un capo

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Esempio 2. Annullare una riunione: esempio di posta elettronica per (potenziali) partner commerciali

Esempio 3. Annullamento di un appuntamento presso un'istituzione ufficiale

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Conclusione

Per riassumere tutto quanto sopra, ecco i principali "come" di scrivere un'e-mail di annullamento della riunione :

• Apprezzare il tempo delle altre persone
• Fornire una buona ragione per disdire l'appuntamento
• Ringrazia la persona per la sua comprensione della tua situazione
• Mostra il tuo interesse a parlare con quella persona in futuro
• Sii proattivo: suggerisci la nuova fascia oraria
• Sii educato e cortese

In generale, non importa con chi dovevi avere un incontro che stai annullando. Se sono persone professionali, capiranno che hai fornito una ragione decente. Le cose succedono, i piani cambiano, gli appuntamenti vengono annullati. Basta non abusare del tuo diritto di sospendere gli appuntamenti. È sempre meglio assicurarsi di poterlo fare prima di programmare qualsiasi cosa o scrivere un'e-mail di annullamento di una riunione .