Como escrever um e-mail educado de cancelamento de reunião (com modelos e exemplos)
Publicados: 2022-06-031. Escreva um e-mail
2. Avise com antecedência para cancelar sua reunião
3. Forneça uma boa explicação
4. Proponha um horário para reagendar
5. Termine a carta com agradecimento
6. Envie seu e-mail de cancelamento
7. Acompanhe com um pedido de desculpas pessoal
Enquanto todo mundo faz planos e agenda compromissos, nem tudo é sempre factível. Sob certas circunstâncias, independentemente de causarmos ou não, temos que fazer alterações em nossos planos.
Mudanças de horário pressupõem que outras pessoas também ajustam seus horários, às vezes não em seu benefício. Às vezes, pode causar-lhes certos problemas. Assim, sempre que tivermos que anular ou reagendar um compromisso, temos que notificar outras pessoas e certificar-nos de que estão de acordo com essas mudanças. Uma maneira adequada de fazer isso seria escrever um e-mail para cancelar a reunião ou evento .
Neste artigo, abordaremos as principais etapas a serem seguidas ao escrever um e-mail de cancelamento de reunião, além de fornecer alguns exemplos que você pode copiar imediatamente. Se você está procurando modelos prontos para usar, também pode achar útil nosso artigo anterior, onde reunimos os melhores e-mails de cancelamento de eventos.
O que é um e-mail de cancelamento de reunião?
Um e- mail cancelando uma reunião é uma maneira educada e oficial de desistir de um compromisso agendado. Você o escreve com o objetivo de cancelar ou reagendar sua reunião online ou offline. Por um lado, esse e-mail é uma formalidade; por outro, é uma maneira oficial, mas pessoal, de notificar o destinatário da mudança de planos e pedir desculpas antecipadamente pelo inconveniente.
Quando e por que você deve escrever um e-mail de rescisão de compromisso
Embora a melhor maneira de encerrar um compromisso seja um telefonema feito o mais rápido possível, escrever um e-mail para cancelar uma reunião geralmente é mais conveniente. Algumas das situações típicas em que você deve enviar um e-mail de cancelamento de reunião são as seguintes:
- você não pode comparecer à reunião porque adoeceu;
- ocorreu um erro no agendamento e descobriu-se que não há horário disponível para a reunião;
- você não pode chegar a tempo por causa de problemas de trânsito;
- seus planos mudaram para que o compromisso não seja mais relevante, ou de repente você precisa estar em outro lugar devido a problemas relacionados ao trabalho ou à família;
- não é possível comparecer à reunião devido a alterações em sua agenda.
Portanto, sempre ou por qualquer motivo, você está prestes a cancelar uma reunião, o e-mail é um meio perfeito para fazer isso porque todas as pessoas têm endereços de e-mail e todos verificam seus e-mails. Além disso, um e- mail n não exige que uma pessoa responda imediatamente. Dá ao seu destinatário o tempo para pensar na mensagem.
Ao contrário de uma chamada direta, um e-mail quase certamente chegará à pessoa em um momento conveniente. Se você quiser ter certeza de que seu destinatário recebeu sua mensagem e responderá a ela, também poderá notificá-lo sobre a revogação de uma reunião por telefone. Na maioria dos casos, enviar um e-mail é suficiente.
Passo a passo: como escrever um e-mail de cancelamento de reunião
Antes de encerrar um compromisso, coloque-se no lugar do outro. Imagine todo o inconveniente que isso pode causar a eles e tente amenizar sua insatisfação por meio de polidez e desculpas. Portanto, as principais regras para criar um modelo de e-mail de cancelamento de reunião são polidez, pontualidade e razoabilidade.
1. Escreva você mesmo um e-mail.
Em primeiro lugar, não deixe essa tarefa para o seu assistente. É melhor dedicar algum tempo e escrever você mesmo, ou pelo menos do seu próprio endereço de e-mail. Você pode pedir ao seu assistente para lembrá-lo de escrever esse e-mail, se necessário. Se você é novo no e-mail comercial, consulte estas regras básicas para escrever e-mails eficazes.
2. Avise com antecedência para cancelar sua reunião.
Em segundo lugar, ao encerrar um compromisso, você deve avisar com bastante antecedência. Cancelar meia hora antes da reunião agendada é, no mínimo, falta de educação. Faça com que a pessoa tenha tempo suficiente para ajustar sua agenda. Se for um e-mail de última hora, você precisa ter um motivo muito bom. Use planejadores de agenda online como o Google Agenda para não esquecer nada e se manter organizado.
3. Forneça uma explicação razoável sobre por que uma reunião deve ser adiada.
Você precisa explicar por que não pode comparecer. Caso contrário, uma pessoa pode pensar que você está cancelando porque acabou de decidir. Como resultado, eles podem começar a acreditar que você não é uma pessoa confiável. Você não precisa dar uma explicação muito detalhada para manter a mensagem breve e direta.
4. Proponha um horário para reagendar.
Sugerir um novo horário significa que conhecer essa pessoa ainda é importante para você. Mostre que você está interessado no compromisso, apesar da necessidade de rescindi-lo. Proponha alguns intervalos de tempo, mas fique aberto a contrapropostas.
Dê aos outros a possibilidade de ajustar seus horários. Incorpore um botão de CTA com um link para seu calendário na assinatura de e-mail para que seu destinatário possa escolher o melhor horário disponível. Ferramentas online como Newoldstamp podem ajudá-lo a incorporar assinaturas clicáveis profissionais em sua correspondência comercial. 
Basta se inscrever em uma nova conta, ir para Aplicativos de assinatura, escolher Agendamento, selecionar um dos botões predefinidos e adicionar um link ao seu aplicativo de agendamento ou calendário.
5. Termine a carta com apreço.
No final do seu e-mail, você deve agradecer à pessoa por sua consideração sobre sua situação. Aprecie o fato de que eles encontraram tempo para ler seu e-mail e talvez até comprometam seus planos a seu favor. Você deve entender que não é tão fácil fazer ajustes em um cronograma, especialmente para pessoas de negócios.
6. Envie seu e-mail de cancelamento o mais rápido possível.
Não se demore com seu e-mail depois de escrevê-lo. Quanto mais cedo você clicar no botão Enviar, mais fácil será para o seu correspondente fazer alterações em sua agenda e mais chances ele fará. Em nenhum caso você deve adiar o envio de seu e-mail para cancelar uma reunião até o último minuto.
Se você estiver reagendando uma reunião com várias pessoas, faça-o bem antes do horário marcado. Quando você fizer isso no último minuto, lembre-se de que será muito difícil planejar uma reunião na qual todos os participantes possam estar presentes. É preciso muito esforço para chegar a um acordo sobre o horário adequado para todos. Pode ajudar se você pedir a cada participante para sugerir sua data e hora ou propor algumas vagas você mesmo. Além disso, prepare-se para ser flexível: pode acontecer que todos os horários sugeridos não sejam adequados aos participantes.
Para economizar tempo enviando e-mails para cada um dos participantes da reunião separadamente, use as opções Cc (os destinatários podem ver os endereços de e-mail uns dos outros) ou Cco (você mantém os destinatários privados) em seu cliente de e-mail.
7. Envie um e-mail de desculpas pessoal pelo cancelamento de uma reunião.
Ao rescindir um compromisso, certifique-se sempre de que a outra parte recebeu sua mensagem e a levou em consideração. Você pode escrever um e-mail de acompanhamento de cancelamento da reunião mais tarde para ver se a pessoa aceitou o horário sugerido e se não guarda rancor por você encerrar um encontro agendado. Nesse e-mail, você precisa reiterar suas desculpas, agradecer à outra pessoa pela compreensão e incluir uma chamada para ação solicitando que ela responda a este e-mail, ligue para você ou responda a um evento criado no calendário online.
Melhores exemplos de e-mails de cancelamento de reunião
Agora que você tem as dicas essenciais sobre como cancelar uma reunião por e-mail , vamos ver alguns exemplos de como anular um compromisso de maneira correta e educada.
Exemplo 1. Cancelando uma reunião de equipe por um chefe
Querida equipe,
Estou escrevendo para informar que, devido a uma situação imprevista e emergente, não tenho escolha a não ser cancelar nossa reunião de equipe marcada para amanhã às 11h em relação ao nosso roteiro.
Por favor, aceite minhas sinceras desculpas por tão curto prazo e qualquer inconveniente que isso possa ter causado. Eu sei como é importante para você elaborar um plano para o próximo trimestre.
Vou escrever para você até o final da semana e sugerir uma nova data de consulta.
Atenciosamente,
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Exemplo 2. Cancelar uma reunião: exemplo de e-mail para (potenciais) parceiros de negócios
Prezada Senhora. [ ],
Lamento informar que tenho que cancelar nossa reunião marcada para as 11h da segunda-feira, 13, sobre a futura colaboração de nossas empresas. Meu assistente me notificou que devo fazer uma viagem de negócios a Tóquio, que não pode ser adiada. Peço sinceras desculpas por todos os inconvenientes, bem como pelo meu curto prazo. Asseguro-lhe que lhe escrevi assim que soube dessa mudança de planos.
Espero a compreensão de vocês e aguardo com expectativa o nosso encontro, que poderemos remarcar para a semana do dia 20, assim que eu voltar. Por exemplo, poderíamos definir a data do nosso compromisso para quarta-feira, 22. Peço por gentileza que me envie a confirmação de que recebeu meu e-mail e sugira uma nova data para nossa reunião que mais lhe convier.
Obrigado mais uma vez por sua consideração.
Exemplo 3. Cancelando um compromisso em uma instituição oficial
Querido senhor. [ ],
Sinto muito, mas tenho que cancelar nosso compromisso em relação ao meu Plano de Aposentadoria agendado para as 8h30 da segunda-feira, 13 de novembro. Minha filha mais nova foi hospitalizada com algumas complicações, e eu tenho que estar no hospital.
Infelizmente, não posso sugerir um novo horário agora porque não sei com o que estamos lidando. Entrarei em contato assim que souber os detalhes. Se você precisar de alguma informação minha, não hesite em me escrever neste endereço de e-mail.
Agradecemos sua compreensão e pedimos desculpas por qualquer inconveniente que isso possa ter causado a você.
Atenciosamente,
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Conclusão
Para resumir todos os itens acima, aqui estão os principais “comos” de escrever um e-mail de cancelamento de reunião :
- Valorize o tempo de outras pessoas
- Dê uma boa razão para rescindir o compromisso
- Agradeça à pessoa pela compreensão da sua situação
- Mostre seu interesse em conversar com a pessoa no futuro
- Seja proativo: sugira o novo horário
- Seja educado e cortês
Em geral, não importa com quem você deveria ter uma reunião que você está cancelando. Se forem profissionais, entenderão que você forneceu uma razão decente. As coisas acontecem, os planos mudam, os compromissos são cancelados. Só não abuse do seu direito de encerrar compromissos. É sempre melhor certificar-se de que você pode fazê-lo antes de agendar qualquer coisa ou escrever um e- mail de cancelamento de uma reunião .