วิธีเขียนอีเมลแจ้งยกเลิกการประชุมอย่างสุภาพ (พร้อมเทมเพลตและตัวอย่าง)

1. เขียนอีเมล
2. แจ้งยกเลิกการประชุมล่วงหน้า
3. ให้คำอธิบายที่ดี
4. เสนอเวลาในการจัดตารางใหม่
5. จบจดหมายด้วยความซาบซึ้ง
6. ส่งอีเมลการยกเลิกของคุณ
7. ติดตามคำขอโทษเป็นการส่วนตัว

แม้ว่าทุกคนจะวางแผนและกำหนดเวลาการนัดหมาย แต่ก็ไม่ใช่ทุกอย่างที่ทำได้เสมอไป ภายใต้สถานการณ์บางอย่าง ไม่ว่าเราจะก่อเหตุหรือไม่ก็ตาม เราต้องเปลี่ยนแปลงแผนของเรา

การเปลี่ยนแปลงตารางเวลาสันนิษฐานว่าคนอื่นปรับตารางเวลาของพวกเขาด้วย บางครั้งไม่ได้เพื่อประโยชน์ของพวกเขา บางครั้ง มันอาจจะทำให้พวกเขามีปัญหาบางอย่าง ดังนั้น เมื่อใดก็ตามที่เราต้องยกเลิกการนัดหมายหรือกำหนดเวลาใหม่ เราต้องแจ้งให้ผู้อื่นทราบและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาไม่มีปัญหากับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น วิธีที่ถูกต้องคือเขียน อีเมล เพื่อยกเลิกการประชุมหรือกิจกรรม

ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงขั้นตอนหลักที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อเขียนอีเมลแจ้งยกเลิกการประชุม พร้อมทั้งให้ตัวอย่างที่คุณสามารถคัดลอกได้ทันที หากคุณกำลังมองหาเทมเพลตที่พร้อมใช้งาน คุณอาจพบว่าบทความก่อนหน้าของเรามีประโยชน์ซึ่งเราได้รวบรวมอีเมลการยกเลิกกิจกรรมที่ดีที่สุด

อีเมลยกเลิกการประชุมคืออะไร

อีเมลยกเลิกการประชุม เป็น วิธีที่สุภาพและเป็นทางการในการถอนตัวจากการนัดหมายตามกำหนดการ คุณเขียนข้อความโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อโทรออกหรือกำหนดเวลาการประชุมออนไลน์หรือออฟไลน์ ประการหนึ่ง อีเมลดังกล่าวถือเป็นพิธีการ ในทางกลับกัน เป็นการแจ้งให้ผู้รับทราบถึงการเปลี่ยนแปลงแผนอย่างเป็นทางการแต่เป็นการส่วนตัว และขออภัยในความไม่สะดวกล่วงหน้า

เมื่อใดและทำไมคุณควรเขียนอีเมลบอกเลิกการนัดหมาย

แม้ว่าวิธีที่ดีที่สุดในการยุติการนัดหมายคือการโทรติดต่อโดยเร็วที่สุด การเขียน อีเมลเพื่อยกเลิกการประชุม มักจะสะดวกกว่า สถานการณ์ทั่วไปบางประการที่คุณควร ส่งอีเมลยกเลิกการประชุม มีดังนี้:

• คุณไม่สามารถไปประชุมได้เพราะคุณป่วย
• เกิดข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการ และปรากฏว่าไม่มีช่วงเวลาที่ว่างสำหรับการประชุม
• คุณไม่สามารถตรงเวลาได้เนื่องจากปัญหาการจราจร
• แผนของคุณเปลี่ยนไปเพื่อให้การนัดหมายไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป หรือ คุณจำเป็นต้องอยู่ที่อื่นอย่างกะทันหันเนื่องจากงานหรือปัญหาที่เกี่ยวข้องกับครอบครัว
• ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงตารางเวลาของคุณ

ดังนั้น ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณกำลังจะ ยกเลิกการประชุม อีเมล เป็นสื่อกลางที่สมบูรณ์แบบในการทำเช่นนี้ เพราะ ทุกคนมีที่อยู่อีเมล และทุกคนก็ตรวจสอบอีเมลของตน นอกจากนี้ อีเมลไม่ต้องการให้บุคคลตอบกลับทันที มันทำให้ผู้รับของคุณมีเวลาคิดข้อความผ่าน

อีเมลจะเข้าถึงบุคคลนั้นในเวลาที่สะดวกไม่เหมือนกับการโทร โดยตรง ถ้าคุณต้องการให้แน่ใจว่าผู้รับของคุณได้รับข้อความของคุณและจะตอบกลับ คุณยังสามารถแจ้งให้พวกเขาทราบถึงการเพิกถอนการประชุมทางโทรศัพท์ ในกรณีส่วนใหญ่ การส่งอีเมลก็เพียงพอแล้ว

ทีละขั้นตอน: วิธี เขียนอีเมลยกเลิกการประชุม

ก่อนที่คุณจะยุติการนัดหมาย ลองนึกภาพความไม่สะดวกทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้นและพยายามลดความไม่พอใจของพวกเขาผ่านความสุภาพและการขอโทษ ดังนั้น กฎสำคัญสำหรับการสร้าง เทมเพลตอีเมลการยกเลิกการประชุม คือความสุภาพ ความตรงต่อเวลา และความสมเหตุสมผล

1. เขียนอีเมลด้วยตัวคุณเอง

ก่อนอื่น อย่าปล่อยให้งานนี้เป็นหน้าที่ผู้ช่วยของคุณ เป็นการดีกว่าที่จะอุทิศเวลาและเขียนมันเองหรืออย่างน้อยก็จากที่อยู่อีเมลของคุณเอง คุณสามารถให้ผู้ช่วยเตือนให้คุณเขียนอีเมลดังกล่าวได้หากต้องการ หากคุณเพิ่งเริ่มใช้อีเมลธุรกิจ โปรดดูกฎพื้นฐานเหล่านี้ในการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพ

2. แจ้งยกเลิกการประชุมล่วงหน้า

ประการที่สอง เมื่อสิ้นสุดการนัดหมาย คุณควรแจ้งให้ทราบล่วงหน้า เลิกกันครึ่งชั่วโมงก่อนถึงกำหนดการประชุมถือเป็นมารยาทที่แย่ที่สุด ทำให้บุคคลมีเวลาเพียงพอในการปรับตารางเวลาของเขาหรือเธอ หากเป็นอีเมลฉบับสุดท้าย คุณต้องมีเหตุผลที่ดีมาก ใช้โปรแกรมวางแผนกำหนดการออนไลน์ เช่น Google ปฏิทิน เพื่อไม่ให้ลืมอะไรและจัดระเบียบ

3. ให้คำอธิบายที่เหมาะสมว่าทำไมต้องเลื่อนการประชุม

คุณต้องอธิบายว่าทำไมคุณไม่สามารถเข้าร่วมได้ มิฉะนั้น บุคคลอาจคิดว่าคุณกำลังยกเลิกเพราะคุณเพิ่งตัดสินใจเช่นนั้น เป็นผลให้พวกเขาอาจเริ่มเชื่อว่าคุณไม่ใช่คนที่น่าเชื่อถือ คุณไม่จำเป็นต้องให้คำอธิบายที่ละเอียดมากเพื่อให้ข้อความสั้นและตรงประเด็น

4. เสนอเวลาในการจัดตารางใหม่

การแนะนำเวลาใหม่หมายความว่าการพบปะกับบุคคลนี้ยังคงสำคัญสำหรับคุณ แสดงว่าคุณสนใจในการนัดหมายแม้จะจำเป็นต้องยุติการนัดหมายก็ตาม เสนอช่วงเวลาสองสามแต่เปิดกว้างสำหรับข้อเสนอโต้แย้ง

ให้โอกาสผู้อื่นในการปรับตารางเวลาของพวกเขา รวมปุ่ม CTA พร้อมลิงก์ไปยังปฏิทินของคุณไปยังลายเซ็นอีเมล เพื่อให้ผู้รับของคุณสามารถเลือกเวลาที่ดีที่สุดได้ เครื่องมือออนไลน์ เช่น Newoldstamp สามารถช่วยให้คุณรวมลายเซ็นที่คลิกได้แบบมืออาชีพเข้ากับการติดต่อทางธุรกิจของคุณได้

เพียงลงชื่อสมัครใช้บัญชีใหม่ ไปที่แอปลายเซ็น เลือกการจัดกำหนดการ เลือกปุ่มที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าปุ่มใดปุ่มหนึ่ง และเพิ่มลิงก์ไปยังแอปหรือปฏิทินการจัดกำหนดการของคุณ

5. จบจดหมายด้วยความชื่นชม

ในตอนท้ายของอีเมล คุณควรขอบคุณบุคคลนั้นที่พิจารณาสถานการณ์ของคุณ ชื่นชมความจริงที่ว่าพวกเขาหาเวลาอ่านอีเมลของคุณแล้ว และอาจถึงกับยอมประนีประนอมกับแผนการของพวกเขาเพื่อผลประโยชน์ของคุณ คุณควรเข้าใจว่าการปรับเปลี่ยนตารางเวลาไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับนักธุรกิจ

6. ส่งอีเมลการยกเลิกของคุณโดยเร็วที่สุด

อย่าอ้อยอิ่งกับอีเมลของคุณเมื่อคุณเขียนแล้ว ยิ่งคุณคลิกปุ่มส่งเร็วเท่าไหร่ ผู้ติดต่อของคุณจะเปลี่ยนแปลงกำหนดการได้ง่ายขึ้นเท่านั้น และโอกาสที่พวกเขาจะทำเช่นนั้นก็จะยิ่งมากขึ้น ไม่ว่าในกรณีใด คุณไม่ควรเลื่อนการส่ง อีเมลยกเลิกการประชุม ไปจนถึงนาทีสุดท้าย

หากคุณกำลังจัดกำหนดการการประชุมใหม่ที่มีหลายคน ให้ดำเนินการก่อนเวลาที่กำหนด เมื่อคุณทำในนาทีสุดท้าย จำไว้ว่ามันจะยากเกินไปที่จะวางแผนการประชุมที่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถเข้าร่วมได้ ต้องใช้ความพยายามอย่างมากในการตกลงช่วงเวลาที่เหมาะสมสำหรับทุกคน มันอาจจะช่วยได้ถ้าคุณขอให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนแนะนำวันที่และเวลาของพวกเขา หรือเสนอโอกาสที่เปิดรับด้วยตัวเอง นอกจากนี้ เตรียมตัวให้ยืดหยุ่น: ช่วงเวลาที่แนะนำทั้งหมดอาจไม่เหมาะกับผู้เข้าร่วม

เพื่อประหยัดเวลาในการส่งอีเมลถึงผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนแยกกัน ให้ใช้ตัวเลือก Cc (ผู้รับสามารถดูที่อยู่อีเมลของกันและกัน) หรือ Bcc (คุณเก็บผู้รับไว้เป็นส่วนตัว) ในโปรแกรมรับส่งเมลของคุณ

7. ติดตามอีเมลขอโทษเป็นการส่วนตัวสำหรับการยกเลิกการประชุม

เมื่อยกเลิกการนัดหมาย ให้ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าอีกฝ่ายได้รับข้อความของคุณและนำมาพิจารณา คุณสามารถเขียนอีเมลแจ้งการยกเลิกการประชุมในภายหลังเพื่อดูว่าบุคคลนั้นยอมรับช่วงเวลาที่คุณแนะนำหรือไม่ และพวกเขาไม่โกรธเคืองที่คุณยุติการประชุมตามกำหนดการ ในอีเมลดังกล่าว คุณต้องกล่าวคำขอโทษอีกครั้ง ขอบคุณอีกฝ่ายที่เข้าใจ และรวมคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ขอให้พวกเขาตอบกลับอีเมลนี้ โทรหาคุณ หรือตอบกลับกิจกรรมที่สร้างขึ้นในปฏิทินออนไลน์

ตัวอย่างอีเมลยกเลิกการประชุมที่ดีที่สุด

ตอนนี้ คุณมีเคล็ดลับที่จำเป็นใน การยกเลิกการประชุมผ่านอีเมล แล้ว มาดูตัวอย่างวิธีการทำให้การนัดหมายเป็นโมฆะอย่างถูกต้องและสุภาพ

ตัวอย่างที่ 1 ยกเลิกการประชุมพนักงานโดยเจ้านาย

ลงทะเบียนเพื่อสร้างลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพเพื่อเพิ่มพลังให้อีเมลธุรกิจของคุณ

ตัวอย่างที่ 2 ยกเลิกการประชุม: ตัวอย่างอีเมล สำหรับคู่ค้าทางธุรกิจ (ที่มีศักยภาพ)

ตัวอย่างที่ 3 ยกเลิกการนัดหมายที่สถาบันอย่างเป็นทางการ

สร้างลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพเพื่อเพิ่มพลังให้อีเมลธุรกิจของคุณ

บทสรุป

เพื่อสรุปทั้งหมดข้างต้น ต่อไปนี้คือ "วิธีการ" หลักในการเขียน อีเมลยกเลิกการประชุม :

• ชื่นชมเวลาของคนอื่น
• ให้เหตุผลที่ดีในการยกเลิกการนัดหมาย
• ขอบคุณบุคคลที่เข้าใจสถานการณ์ของคุณ
• แสดงความสนใจในการพูดคุยกับบุคคลนี้ในอนาคต
• เป็นเชิงรุก: แนะนำช่วงเวลาใหม่
• สุภาพและสุภาพเรียบร้อย

โดยทั่วไป ไม่ว่าคุณควรจะมีการประชุมกับใครก็ตามที่คุณกำลังจะยกเลิก หากพวกเขาเป็นมืออาชีพ พวกเขาจะเข้าใจว่าคุณให้เหตุผลที่เหมาะสม สิ่งต่างๆ เกิดขึ้น แผนเปลี่ยน การนัดหมายถูกยกเลิก อย่าเพิ่งใช้สิทธิ์ในการยุติการนัดหมายมากเกินไป จะดีกว่าเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถดำเนินการได้ก่อนที่จะกำหนดเวลาอะไรหรือเขียน อีเมลยกเลิก การ ประชุม