So schreiben Sie eine E-Mail mit höflicher Terminabsage (mit Vorlagen und Beispielen)

1. Schreiben Sie eine E-Mail
2. Sagen Sie im Voraus Bescheid, wenn Sie Ihr Meeting absagen
3. Geben Sie eine gute Erklärung
4. Schlagen Sie einen Termin für die Verschiebung vor
5. Beenden Sie den Brief mit Wertschätzung
6. Senden Sie Ihre Stornierungs-E-Mail
7. Follow-up mit einer persönlichen Entschuldigung

Während jeder Pläne macht und Termine vereinbart, ist nicht immer alles machbar. Unter bestimmten Umständen, unabhängig davon, ob wir sie verursachen oder nicht, müssen wir unsere Pläne ändern.

Fahrplanänderungen setzen voraus, dass auch andere ihre Fahrpläne anpassen, manchmal nicht zu ihrem Vorteil. Manchmal könnte es ihnen gewisse Probleme bereiten. Wenn wir also einen Termin annullieren oder verschieben müssen, müssen wir andere Personen benachrichtigen und sicherstellen, dass sie mit diesen Änderungen einverstanden sind. Ein geeigneter Weg, dies zu tun, wäre eine E- Mail zu schreiben, um das Meeting oder die Veranstaltung abzusagen .

In diesem Artikel behandeln wir die wichtigsten Schritte, die beim Schreiben einer E-Mail zur Absage eines Meetings zu befolgen sind, und stellen einige Beispiele zur Verfügung, die Sie sofort kopieren können. Wenn Sie nach gebrauchsfertigen Vorlagen suchen, finden Sie vielleicht auch unseren vorherigen Artikel nützlich, in dem wir die besten E-Mails zur Absage von Veranstaltungen zusammengestellt haben.

Was ist eine Meeting-Absage-E-Mail?

Eine E-Mail mit der Absage eines Meetings ist eine höfliche und offizielle Möglichkeit, sich von einem geplanten Termin zurückzuziehen. Sie schreiben es mit dem Ziel, Ihr Online- oder Offline-Meeting entweder abzusagen oder neu zu planen. Einerseits ist eine solche E-Mail eine Formsache; Andererseits ist es eine offizielle und doch persönliche Art, den Empfänger über die Planänderung zu informieren und sich im Voraus für die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen.

Wann und warum Sie eine Terminkündigungs-E-Mail schreiben sollten

Obwohl der beste Weg, einen Termin zu beenden, ein schnellstmöglicher Anruf wäre, ist es oft bequemer , eine E- Mail zu schreiben, um ein Meeting abzusagen . Einige der typischen Situationen, in denen Sie eine E-Mail zur Absage eines Meetings senden sollten, sind wie folgt:

• Sie können nicht zum Meeting kommen, weil Sie krank sind;
• bei der Planung ist ein Fehler aufgetreten, und es hat sich herausgestellt, dass für das Meeting kein Zeitfenster verfügbar ist;
• Sie können es wegen Verkehrsproblemen nicht rechtzeitig schaffen;
• Ihre Pläne haben sich geändert, so dass der Termin nicht mehr relevant ist oder Sie aus beruflichen oder familiären Gründen plötzlich woanders sein müssen;
• Aufgrund von Änderungen in Ihrem Zeitplan ist es nicht möglich, an der Sitzung teilzunehmen.

Wann immer oder aus welchen Gründen auch immer Sie im Begriff sind , ein Meeting abzusagen, ist E-Mail ein perfektes Medium, um dies zu tun, da alle Personen E-Mail-Adressen haben und alle ihre E-Mails abrufen. Außerdem erfordert eine E-Mail nicht, dass eine Person sofort antwortet. Es gibt Ihrem Empfänger die Zeit, die Nachricht zu überdenken.

Im Gegensatz zu einem direkten Anruf erreicht eine E-Mail die Person mit ziemlicher Sicherheit zu einem geeigneten Zeitpunkt. Wenn Sie sicher sein möchten, dass Ihr Empfänger Ihre Nachricht erhalten hat und darauf antwortet, können Sie ihn auch telefonisch über einen Terminabbruch informieren. In den meisten Fällen reicht das Senden einer E-Mail aus.

Schritt für Schritt: So schreiben Sie eine E-Mail mit der Absage eines Meetings

Bevor Sie einen Termin beenden, versetzen Sie sich in die Lage des anderen. Stellen Sie sich all die Unannehmlichkeiten vor, die ihnen dadurch entstehen könnten, und versuchen Sie, ihre Unzufriedenheit durch Höflichkeit und Entschuldigung zu mildern. Die wichtigsten Regeln für die Erstellung einer E-Mail-Vorlage für die Absage von Besprechungen sind also Höflichkeit, Pünktlichkeit und Angemessenheit.

1. Schreiben Sie selbst eine E-Mail.

Überlassen Sie diese Aufgabe zunächst nicht Ihrem Assistenten. Es ist besser, sich etwas Zeit zu nehmen und es selbst zu schreiben, oder zumindest von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse. Sie können sich bei Bedarf von Ihrem Assistenten daran erinnern lassen, eine solche E-Mail zu schreiben. Wenn Sie neu im geschäftlichen E-Mail-Versand sind, sehen Sie sich diese Grundregeln zum Schreiben effektiver E-Mails an.

2. Sagen Sie im Voraus Bescheid, wenn Sie Ihr Meeting absagen.

Zweitens sollten Sie einen Termin rechtzeitig kündigen. Eine halbe Stunde vor dem geplanten Meeting abzusagen, ist zumindest schlechtes Benehmen. Machen Sie es so, dass eine Person genügend Zeit hat, ihren Zeitplan anzupassen. Wenn es sich um eine Last-Minute-E-Mail handelt, müssen Sie einen sehr guten Grund haben. Verwenden Sie Online-Terminplaner wie Google Kalender, um nichts zu vergessen und organisiert zu bleiben.

3. Begründen Sie angemessen, warum ein Meeting verschoben werden muss.

Sie müssen begründen, warum Sie nicht teilnehmen können. Andernfalls könnte eine Person denken, dass Sie stornieren, weil Sie sich gerade dafür entschieden haben. Infolgedessen beginnen sie möglicherweise zu glauben, dass Sie keine zuverlässige Person sind. Sie müssen keine sehr detaillierte Erklärung abgeben, um die Botschaft kurz und auf den Punkt zu bringen.

4. Schlagen Sie einen Termin für die Verschiebung vor.

Wenn Sie eine neue Zeit vorschlagen, bedeutet dies, dass es Ihnen immer noch wichtig ist, diese Person zu treffen. Zeigen Sie Interesse an dem Termin trotz Kündigungsbedarf. Schlagen Sie einige Zeitfenster vor, bleiben Sie aber offen für Gegenvorschläge.

Geben Sie anderen die Möglichkeit, ihren Zeitplan anzupassen. Integrieren Sie einen CTA-Button mit einem Link zu Ihrem Kalender in die E-Mail-Signatur, damit Ihr Empfänger die beste verfügbare Zeit auswählen kann. Online-Tools wie Newoldstamp können Ihnen helfen, professionelle anklickbare Signaturen in Ihre Geschäftskorrespondenz zu integrieren.

Melden Sie sich einfach für ein neues Konto an, gehen Sie zu Signatur-Apps, wählen Sie Planung, wählen Sie eine der vordefinierten Schaltflächen aus und fügen Sie einen Link zu Ihrer Planungs-App oder Ihrem Kalender hinzu.

5. Beenden Sie den Brief mit Wertschätzung.

Am Ende Ihrer E-Mail sollten Sie der Person für die Berücksichtigung Ihrer Situation danken. Schätzen Sie die Tatsache, dass sie die Zeit gefunden haben, Ihre E-Mail zu lesen und vielleicht sogar ihre Pläne zu Ihren Gunsten zu gefährden. Sie sollten verstehen, dass es nicht so einfach ist, Änderungen in einem Zeitplan vorzunehmen, insbesondere für Geschäftsleute.

6. Senden Sie Ihre Kündigungs-E-Mail so schnell wie möglich.

Verweilen Sie nicht bei Ihrer E-Mail, nachdem Sie sie geschrieben haben. Je früher Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, desto einfacher wird es für Ihren Korrespondenten, Änderungen an seinem Zeitplan vorzunehmen, und desto größer sind die Chancen, dass er dies tut. Auf keinen Fall sollten Sie das Versenden Ihrer E-Mail zur Absage eines Meetings bis zur allerletzten Minute verschieben.

Wenn Sie ein Meeting mit mehreren Personen verschieben, tun Sie dies rechtzeitig vor der vereinbarten Zeit. Wenn Sie es in letzter Minute tun, denken Sie daran, dass es zu schwierig sein wird, ein Meeting zu planen, bei dem alle Teilnehmer anwesend sein können. Es kostet viel Mühe, das Zeitfenster zu vereinbaren, das für alle geeignet ist. Es könnte hilfreich sein, wenn Sie entweder jeden Teilnehmer bitten, Datum und Uhrzeit vorzuschlagen, oder selbst ein paar Eröffnungen vorschlagen. Bereiten Sie sich auch darauf vor, flexibel zu sein: Es kann vorkommen, dass alle Ihre vorgeschlagenen Zeitfenster nicht zu den Teilnehmern passen.

Um Zeit zu sparen, indem Sie jedem Meeting-Teilnehmer einzeln eine E-Mail senden, verwenden Sie die Optionen Cc (die Empfänger können die E-Mail-Adressen der anderen sehen) oder Bcc (Sie halten die Empfänger privat) in Ihrem E-Mail-Client.

7. Versende eine persönliche Entschuldigungs-E-Mail für die Absage eines Meetings.

Achten Sie bei einer Terminabsage immer darauf, dass der Gesprächspartner Ihre Nachricht erhalten und berücksichtigt hat. Sie können später eine E-Mail zur Absage eines Meetings schreiben, um zu sehen, ob die Person Ihr vorgeschlagenes Zeitfenster akzeptiert hat und ob sie es Ihnen nicht übelnimmt, wenn Sie ein geplantes Treffen beenden. In einer solchen E-Mail müssen Sie Ihre Entschuldigung wiederholen, der anderen Person für ihr Verständnis danken und einen Aufruf zum Handeln einfügen, in dem sie aufgefordert wird, auf diese E-Mail zu antworten, Sie anzurufen oder sich zu einem erstellten Termin im Online-Kalender zu melden.

Beste Beispiele für E-Mails zur Absage von Meetings

Nachdem Sie nun die wichtigsten Tipps zum Stornieren eines Meetings per E-Mail haben, sehen wir uns einige Beispiele an, wie Sie einen Termin korrekt und höflich stornieren können.

Beispiel 1. Absage einer Mitarbeiterversammlung durch einen Chef

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Beispiel 2. Meeting absagen: E-Mail-Beispiel für (potenzielle) Geschäftspartner

Beispiel 3. Absage eines Termins bei einer offiziellen Einrichtung

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Fazit

Um das oben Genannte zusammenzufassen, sind hier die wichtigsten „Wies“ zum Schreiben einer E-Mail zur Absage eines Meetings :

• Schätze die Zeit anderer Menschen
• Geben Sie einen guten Grund für die Beendigung des Termins an
• Danke der Person für ihr Verständnis für deine Situation
• Zeigen Sie Ihr Interesse, in Zukunft mit der Person zu sprechen
• Seien Sie proaktiv: Schlagen Sie das neue Zeitfenster vor
• Seien Sie höflich und zuvorkommend

Im Allgemeinen ist es egal, mit wem Sie ein Meeting haben sollten, das Sie absagen. Wenn es sich um professionelle Leute handelt, werden sie verstehen, dass Sie einen anständigen Grund angegeben haben. Dinge passieren, Pläne ändern sich, Termine werden beendet. Übertreiben Sie Ihr Kündigungsrecht nur nicht. Es ist immer besser, sich zu vergewissern, dass Sie es schaffen, bevor Sie etwas planen oder eine E- Mail mit der Absage eines Meetings schreiben .