Как написать вежливое электронное письмо об отмене встречи (с шаблонами и примерами)
Опубликовано: 2022-06-031. Напишите электронное письмо
2. Предупредите заранее об отмене встречи
3. Дайте хорошее объяснение
4. Предложите время для переноса
5. Завершите письмо благодарностью
6. Отправьте электронное письмо об отмене
7. Принесите личные извинения
Хотя все строят планы и назначают встречи, не все всегда выполнимо. При определенных обстоятельствах, вне зависимости от того, вызываем мы их или нет, нам приходится вносить изменения в свои планы.
Изменения в расписании предполагают, что другие люди тоже корректируют свои графики, иногда не в свою пользу. Иногда это может вызвать у них определенные проблемы. Таким образом, всякий раз, когда нам нужно отменить встречу или перенести ее, мы должны уведомить других людей и убедиться, что они согласны с этими изменениями. Правильный способ сделать это - написать электронное письмо, чтобы отменить встречу или мероприятие .
В этой статье мы рассмотрим основные шаги, которые необходимо выполнить при написании электронного письма об отмене встречи, а также приведем несколько примеров, которые вы можете скопировать прямо сейчас. Если вы ищете готовые к использованию шаблоны, вам также может пригодиться наша предыдущая статья, в которой мы собрали лучшие электронные письма об отмене мероприятий.
Что такое электронное письмо об отмене встречи?
Электронное письмо об отмене встречи — это вежливый и официальный способ отказаться от запланированной встречи. Вы пишете его с целью отмены или переноса онлайн- или офлайн-встречи. С одной стороны, такое электронное письмо — формальность; с другой стороны, это официальный, но личный способ уведомить получателя об изменении планов и заранее извиниться за неудобства.
Когда и почему вы должны написать электронное письмо о завершении встречи
Хотя лучший способ прервать встречу — позвонить как можно скорее, написать электронное письмо с просьбой отменить встречу часто бывает удобнее. Вот некоторые из типичных ситуаций, когда вам следует отправить электронное письмо об отмене встречи :
- вы не можете прийти на встречу, потому что заболели;
- произошла ошибка в расписании, и оказалось, что для встречи нет свободного временного интервала;
- вы не можете успеть вовремя из-за пробок на дорогах;
- ваши планы изменились так, что встреча больше не актуальна, или вам внезапно нужно быть в другом месте из-за работы или семейных вопросов;
- нет возможности присутствовать на собрании в связи с изменениями в вашем расписании.
Таким образом, всякий раз, когда или по какой-либо причине вы собираетесь отменить встречу, электронная почта является идеальным средством для этого, потому что у всех людей есть адреса электронной почты, и все проверяют свою электронную почту. Кроме того, электронное письмо не требует немедленного ответа. Это дает получателю время обдумать сообщение.
В отличие от прямого звонка электронное письмо почти наверняка дойдет до человека в удобное время. Если вы хотите быть уверены, что ваш получатель получил ваше сообщение и ответит на него, вы также можете уведомить его об отмене встречи по телефону. В большинстве случаев достаточно отправить электронное письмо.
Пошаговая инструкция: как написать электронное письмо об отмене встречи
Прежде чем прервать встречу, поставьте себя на место другого. Представьте себе все неудобства, которые это может им причинить, и постарайтесь смягчить их недовольство вежливостью и извинениями. Таким образом, ключевыми правилами создания шаблона электронного письма об отмене встречи являются вежливость, своевременность и разумность.
1. Напишите электронное письмо самостоятельно.
Прежде всего, не оставляйте эту задачу своему помощнику. Лучше посвятить немного времени и написать его самому или хотя бы со своего адреса электронной почты. Вы можете попросить своего помощника напомнить вам написать такое электронное письмо, если это необходимо. Если вы новичок в деловой переписке по электронной почте, ознакомьтесь с этими основными правилами написания эффективных электронных писем.
2. Предупредите заранее об отмене встречи.
Во-вторых, при прекращении встречи вы должны уведомить об этом заблаговременно. Отменять его за полчаса до запланированной встречи — как минимум моветон. Сделайте так, чтобы у человека было достаточно времени, чтобы скорректировать свой график. Если это электронное письмо в последнюю минуту, у вас должна быть очень веская причина. Используйте онлайн-планировщики повестки дня, такие как Календарь Google, чтобы ничего не забыть и оставаться организованным.
3. Предоставьте разумное объяснение того, почему собрание должно быть отложено.
Вам нужно объяснить, почему вы не можете присутствовать. В противном случае человек может подумать, что вы отменяете бронирование только потому, что так решили. В результате они могут начать считать вас ненадежным человеком. Вам не нужно давать очень подробное объяснение, чтобы сообщение было кратким и точным.
4. Предложите время для переноса.
Предложение нового времени будет означать, что встреча с этим человеком по-прежнему важна для вас. Покажите, что вы заинтересованы в встрече, несмотря на необходимость прекратить ее. Предложите несколько временных интервалов, но оставайтесь открытыми для встречных предложений.
Дайте другим возможность корректировать свой график. Включите кнопку CTA со ссылкой на свой календарь в подпись электронной почты, чтобы ваш получатель мог выбрать лучшее доступное время. Онлайн-инструменты, такие как Newoldstamp, могут помочь вам включить профессиональные кликабельные подписи в вашу деловую переписку. 
Просто зарегистрируйте новую учетную запись, перейдите в Signature Apps, выберите «Планирование», выберите одну из готовых кнопок и добавьте ссылку на свое приложение для планирования или календарь.
5. Завершите письмо благодарностью.
В конце письма поблагодарите человека за внимание к вашей ситуации. Цените тот факт, что они нашли время прочитать вашу электронную почту и, возможно, даже пошли на компромисс со своими планами в вашу пользу. Вы должны понимать, что внести коррективы в график не так-то просто, особенно деловым людям.
6. Отправьте электронное письмо об отмене как можно скорее.
Не задерживайтесь над своей электронной почтой, как только вы ее написали. Чем раньше вы нажмете кнопку «Отправить», тем проще будет вашему корреспонденту внести изменения в свое расписание и тем больше шансов, что он это сделает. Ни в коем случае нельзя откладывать отправку письма об отмене встречи на самый последний момент.
Если вы переназначаете встречу с несколькими людьми, сделайте это задолго до назначенного времени. Когда вы делаете это в последнюю минуту, имейте в виду, что будет слишком сложно спланировать встречу, на которой смогут присутствовать все участники. Требуется много усилий, чтобы договориться о временном интервале, подходящем для всех. Может помочь, если вы либо попросите каждого участника предложить свою дату и время, либо сами предложите несколько вакансий. Кроме того, будьте гибкими: может случиться так, что все предложенные вами временные интервалы не устроят участников.
Чтобы сэкономить время, отправляя электронное письмо каждому участнику собрания по отдельности, используйте параметры «Копия» (получатели могут видеть адреса электронной почты друг друга) или «Скрытая копия» (вы сохраняете конфиденциальность получателей) в своем почтовом клиенте.
7. Отправьте электронное письмо с извинениями за отмену встречи.
При отмене встречи всегда убедитесь, что другая сторона получила ваше сообщение и приняла его во внимание. Вы можете написать электронное письмо об отмене встречи позже, чтобы узнать, принял ли человек предложенный вами временной интервал и не держит ли он зла на то, что вы прерываете запланированную встречу. В таком электронном письме вы должны повторить свои извинения, поблагодарить другого человека за понимание и включить призыв к действию с просьбой ответить на это письмо, позвонить вам или ответить на приглашение на созданное мероприятие в онлайн-календаре.
Лучшие примеры электронных писем об отмене встречи
Теперь, когда у вас есть важные советы по отмене встречи по электронной почте , давайте рассмотрим несколько примеров того, как правильно и вежливо отменить встречу.
Пример1. Отмена собрания персонала начальником
Дорогая команда,
Я пишу, чтобы сообщить вам, что из-за непредвиденной и чрезвычайной ситуации у меня нет другого выбора, кроме как отменить наше собрание сотрудников, запланированное на завтра в 11:00, по поводу нашей дорожной карты.
Пожалуйста, примите мои искренние извинения за такое короткое уведомление и любые неудобства, которые это могло вызвать. Я знаю, как важно для вас разработать план на следующий квартал.
Я напишу вам к концу недели и предложу новую дату встречи.
С уважением,
Зарегистрируйтесь, чтобы создать профессиональную подпись электронной почты, чтобы усилить свои деловые электронные письма.
Пример 2. Отмена встречи: пример электронного письма для (потенциальных) деловых партнеров
Уважаемая мисс. [ ],
С сожалением сообщаю вам, что я вынужден отменить нашу встречу, запланированную на 11:00 в понедельник, 13-го числа, по поводу будущего сотрудничества наших компаний. Мой помощник уведомил меня, что я должен отправиться в командировку в Токио, которую нельзя откладывать. Я искренне извиняюсь за все неудобства, а также за мое короткое уведомление. Уверяю вас, что я написал вам, как только узнал об этом изменении планов.
Я надеюсь на ваше понимание и с нетерпением жду нашей встречи, которую мы могли бы перенести на 20-ю неделю, как только я вернусь. Например, мы можем установить дату нашей встречи на среду, 22-е. Убедительно прошу вас прислать мне подтверждение того, что вы получили мое письмо, и предложить новую дату нашей встречи, которая вас устроит.
Еще раз спасибо за ваше внимание.
Пример 3. Отмена встречи в официальном учреждении
Дорогой. [ ],
Извините, но я должен отменить нашу встречу относительно моего пенсионного плана, назначенную на 8:30 утра в понедельник, 13 ноября. Моя младшая дочь госпитализирована с некоторыми осложнениями, и я должен быть в больнице.
К сожалению, я не могу предложить новый временной интервал прямо сейчас, потому что я не знаю, с чем мы имеем дело. Я свяжусь с вами, как только узнаю подробности. Если вам нужна какая-либо информация от меня, пожалуйста, не стесняйтесь писать мне на этот адрес электронной почты.
Благодарю вас за понимание и приношу извинения за возможные неудобства.
С наилучшими пожеланиями,
Создайте профессиональную подпись электронной почты, чтобы усилить свои деловые электронные письма.
Вывод
Подводя итог всему вышесказанному, вот основные «как» написать электронное письмо об отмене встречи :
- Цените время других людей
- Укажите вескую причину прекращения встречи
- Поблагодарите человека за понимание вашей ситуации
- Продемонстрируйте свою заинтересованность в разговоре с человеком в будущем
- Будьте активны: предложите новый временной интервал
- Будьте вежливы и обходительны
В общем, неважно, с кем у вас должна была быть встреча, которую вы отменяете. Если они профессиональные люди, они поймут, что вы предоставили вескую причину. Что-то происходит, планы меняются, встречи прерываются. Только не злоупотребляйте своим правом прерывать встречи. Всегда лучше убедиться, что вы можете это сделать, прежде чем что-либо планировать или писать электронное письмо об отмене встречи .