Comment rédiger un e-mail d'annulation de réunion poli (avec modèles et exemples)
Publié: 2022-06-031. Écrivez un e-mail
2. Prévenez à l'avance l'annulation de votre réunion
3. Fournissez une bonne explication
4. Proposez un moment pour reprogrammer
5. Terminez la lettre avec appréciation
6. Envoyez votre e-mail d'annulation
7. Faites un suivi avec des excuses personnelles
Alors que tout le monde fait des plans et des rendez-vous, tout n'est pas toujours faisable. Dans certaines circonstances, que nous les causions ou non, nous devons apporter des modifications à nos plans.
Les changements d'horaires supposent que d'autres personnes ajustent également leurs horaires, parfois pas à leur avantage. Parfois, cela peut leur causer certains problèmes. Ainsi, chaque fois que nous devons annuler un rendez-vous ou le reporter, nous devons en informer les autres personnes et nous assurer qu'elles sont d'accord avec ces changements. Une bonne façon de le faire serait d'écrire un e- mail pour annuler la réunion ou l'événement .
Dans cet article, nous aborderons les principales étapes à suivre lors de la rédaction d'un e-mail d'annulation de réunion ainsi que quelques exemples que vous pourrez copier immédiatement. Si vous recherchez des modèles prêts à l'emploi, vous pourriez également trouver utile notre article précédent où nous avons rassemblé les meilleurs e-mails d'annulation d'événement.
Qu'est-ce qu'un e-mail d'annulation de réunion ?
Un e- mail annulant une réunion est un moyen poli et officiel de se retirer d'un rendez-vous planifié. Vous l'écrivez dans le but d'annuler ou de reporter votre réunion en ligne ou hors ligne. D'une part, un tel e-mail est une formalité ; d'autre part, c'est un moyen officiel mais personnel d'informer le destinataire du changement de plans et de s'excuser à l'avance pour la gêne occasionnée.
Quand et pourquoi écrire un e-mail de résiliation de rendez-vous
Bien que le meilleur moyen de mettre fin à un rendez-vous soit un appel téléphonique passé le plus tôt possible, écrire un e- mail pour annuler une réunion est souvent plus pratique. Certaines des situations typiques dans lesquelles vous devez envoyer un e-mail d'annulation de réunion sont les suivantes :
- vous ne pouvez pas vous rendre à la réunion parce que vous êtes tombé malade ;
- une erreur de planification s'est produite et il s'est avéré qu'il n'y a pas de plage horaire disponible pour la réunion ;
- vous ne pouvez pas arriver à l'heure à cause des problèmes de circulation ;
- vos plans ont changé de sorte que le rendez-vous n'est plus pertinent, ou vous devez soudainement être ailleurs en raison de problèmes liés au travail ou à la famille ;
- il n'est pas possible d'assister à la réunion en raison de changements dans votre horaire.
Ainsi, chaque fois que vous êtes sur le point d' annuler une réunion ou pour quelque raison que ce soit, le courrier électronique est un moyen idéal pour le faire, car tout le monde a une adresse électronique et tout le monde vérifie ses e-mails. En outre, un e-mail n'exige pas qu'une personne réponde immédiatement. Cela donne à votre destinataire le temps de réfléchir au message.
Contrairement à un appel direct, un e-mail atteindra presque certainement la personne à un moment opportun. Si vous voulez être sûr que votre destinataire a bien reçu votre message et y répondra, vous pouvez également lui notifier une révocation de rendez-vous par téléphone. Dans la plupart des cas, l'envoi d'un e-mail suffit.
Étape par étape : comment rédiger un e-mail d'annulation de réunion
Avant de mettre fin à un rendez-vous, mettez-vous à la place de l'autre. Imaginez tous les désagréments que cela pourrait leur causer et essayez d'atténuer leur mécontentement par la politesse et les excuses. Ainsi, les règles clés pour créer un modèle d'e-mail d'annulation de réunion sont la politesse, la rapidité et le caractère raisonnable.
1. Écrivez vous-même un e-mail.
Tout d'abord, ne laissez pas cette tâche à votre assistant. Il est préférable de consacrer du temps et de l'écrire vous-même, ou du moins à partir de votre propre adresse e-mail. Vous pouvez demander à votre assistant de vous rappeler d'écrire un tel e-mail si vous le devez. Si vous débutez dans l'envoi d'e-mails professionnels, consultez ces règles de base pour rédiger des e-mails efficaces.
2. Donnez un préavis pour l'annulation de votre réunion.
Deuxièmement, lorsque vous mettez fin à un rendez-vous, vous devez donner un préavis bien à l'avance. L'annuler une demi-heure avant la réunion prévue est pour le moins une mauvaise manière. Faites en sorte qu'une personne ait suffisamment de temps pour ajuster son emploi du temps. S'il s'agit d'un e-mail de dernière minute, vous devez avoir une très bonne raison. Utilisez des planificateurs d'agenda en ligne comme Google Calendar pour ne rien oublier et rester organisé.
3. Fournissez une explication raisonnable de la raison pour laquelle une réunion doit être reportée.
Vous devez expliquer pourquoi vous ne pouvez pas y assister. Sinon, une personne pourrait penser que vous annulez parce que vous venez de le décider. En conséquence, ils peuvent commencer à croire que vous n'êtes pas une personne fiable. Vous n'avez pas besoin de donner une explication très détaillée pour garder le message bref et précis.
4. Proposez un moment pour reprogrammer.
Suggérer une nouvelle heure signifiera que rencontrer cette personne est toujours important pour vous. Montrez que vous êtes intéressé par le rendez-vous malgré la nécessité d'y mettre fin. Proposez quelques plages horaires mais restez ouvert aux contre-propositions.
Donnez aux autres la possibilité d'ajuster leur emploi du temps. Intégrez un bouton CTA avec un lien vers votre calendrier à la signature de l'e-mail afin que votre destinataire puisse choisir le meilleur moment disponible. Des outils en ligne comme Newoldstamp peuvent vous aider à intégrer des signatures cliquables professionnelles dans votre correspondance commerciale. 
Créez simplement un nouveau compte, accédez à Signature Apps, choisissez Planification, sélectionnez l'un des boutons prédéfinis et ajoutez un lien vers votre application de planification ou votre calendrier.
5. Terminez la lettre avec appréciation.
À la fin de votre courriel, vous devriez remercier la personne pour sa considération de votre situation. Appréciez le fait qu'ils ont trouvé le temps de lire vos e-mails et peut-être même de compromettre leurs plans en votre faveur. Vous devez comprendre qu'il n'est pas si facile de faire des ajustements dans un horaire, surtout pour les gens d'affaires.
6. Envoyez votre e-mail d'annulation dès que possible.
Ne vous attardez pas sur votre e-mail une fois que vous l'avez rédigé. Plus tôt vous cliquerez sur le bouton Envoyer, plus il sera facile pour votre correspondant d'apporter des modifications à son emploi du temps, et plus il y aura de chances qu'il le fasse. Vous ne devez en aucun cas reporter l'envoi de votre mail d'annulation de rendez-vous à la toute dernière minute.
Si vous reprogrammez une réunion avec plusieurs personnes, faites-le bien avant l'heure convenue. Lorsque vous le faites à la dernière minute, gardez à l'esprit qu'il sera trop difficile de planifier une réunion à laquelle tous les participants pourront être présents. Il faut beaucoup d'efforts pour s'entendre sur le créneau horaire qui convient à tout le monde. Il pourrait être utile de demander à chaque participant de suggérer sa date et son heure ou de proposer vous-même quelques ouvertures. Aussi, préparez-vous à être flexible : il peut arriver que tous vos créneaux horaires proposés ne conviendront pas aux participants.
Pour gagner du temps en envoyant un e-mail à chacun des participants à la réunion séparément, utilisez les options Cc (les destinataires peuvent voir les adresses e-mail les uns des autres) ou Cci (vous gardez les destinataires privés) dans votre client de messagerie.
7. Faites suivre par un e-mail d'excuses personnelles pour l'annulation d'une réunion.
Lorsque vous annulez un rendez-vous, assurez-vous toujours que l'autre partie a bien reçu votre message et l'a pris en considération. Vous pouvez écrire un e-mail de suivi d'annulation de réunion plus tard pour voir si la personne a accepté votre créneau horaire suggéré et qu'elle ne vous en veut pas de mettre fin à une rencontre planifiée. Dans un tel e-mail, vous devez réitérer vos excuses, remercier l'autre personne pour sa compréhension et inclure un appel à l'action lui demandant de répondre à cet e-mail, de vous appeler ou de répondre à un événement créé dans le calendrier en ligne.
Meilleurs exemples d'e-mails d'annulation de réunion
Maintenant que vous avez les conseils essentiels sur l' annulation d'une réunion par e-mail , voyons quelques exemples sur la façon d'annuler correctement et poliment un rendez-vous.
Exemple 1. Annulation d'une réunion du personnel par un patron
Chère équipe,
Je vous écris pour vous informer qu'en raison d'une situation imprévue et émergente, je n'ai d'autre choix que d'annuler notre réunion du personnel prévue demain à 11h concernant notre feuille de route.
Veuillez accepter mes sincères excuses pour ce court préavis et tout inconvénient que cela a pu causer. Je sais à quel point il est important pour vous d'élaborer un plan pour le prochain trimestre.
Je vous écrirai d'ici la fin de la semaine et vous proposerai une nouvelle date de rendez-vous.
Sincères amitiés,
Inscrivez-vous pour créer une signature d'e-mail professionnelle pour alimenter vos e-mails professionnels.
Exemple 2. Annuler une réunion : exemple d'e-mail pour des partenaires commerciaux (potentiels)
Chère Madame. [ ],
J'ai le regret de vous informer que je dois annuler notre réunion prévue le lundi 13 à 11h concernant la future collaboration de nos entreprises. Mon assistant m'a informé que je dois effectuer un voyage d'affaires à Tokyo, qui ne peut être reporté. Je m'excuse sincèrement pour tous les inconvénients, ainsi que pour mon court préavis. Je vous assure que je vous ai écrit dès que j'ai appris ce changement de plans.
J'espère votre compréhension et j'attends avec impatience notre réunion, que nous pourrions reporter à la semaine du 20, une fois de retour. Par exemple, nous pourrions fixer la date de notre rendez-vous au mercredi 22. Je vous prie de bien vouloir m'envoyer la confirmation que vous avez bien reçu mon e-mail et de proposer une nouvelle date pour notre rencontre qui vous conviendra.
Merci encore une fois pour votre considération.
Exemple 3. Annulation d'un rendez-vous dans une institution officielle
Cher Monsieur. [ ],
Je suis désolé, mais je dois annuler notre rendez-vous concernant mon plan de retraite prévu à 8h30 le lundi 13 novembre. Ma plus jeune fille a été hospitalisée avec des complications, et je dois être à l'hôpital.
Malheureusement, je ne peux pas proposer de nouveau créneau horaire pour le moment car je ne sais pas de quoi il s'agit. Je vous contacterai dès que je connaîtrai les détails. Si vous avez besoin d'informations de ma part, n'hésitez pas à m'écrire à cette adresse e-mail.
Je vous remercie de votre compréhension et m'excuse pour les désagréments que cela a pu vous causer.
Meilleures salutations,
Créez une signature électronique professionnelle pour dynamiser vos e-mails professionnels.
Conclusion
Pour résumer tout ce qui précède, voici les principaux « comment » pour rédiger un e-mail d'annulation de réunion :
- Apprécier le temps des autres
- Donnez une bonne raison pour mettre fin au rendez-vous
- Remerciez la personne pour sa compréhension de votre situation
- Montrez votre intérêt à parler à la personne à l'avenir
- Soyez proactif : suggérez le nouveau créneau horaire
- Soyez poli et courtois
En général, peu importe avec qui vous étiez censé avoir une réunion que vous annulez. S'il s'agit de professionnels, ils comprendront que vous avez fourni une raison valable. Les choses se passent, les plans changent, les rendez-vous sont annulés. N'abusez pas de votre droit de résilier les rendez-vous. Il est toujours préférable de s'assurer que vous pouvez le faire avant de programmer quoi que ce soit ou d'écrire un e- mail d'annulation d'une réunion .