Cómo escribir un correo electrónico educado de cancelación de una reunión (con plantillas y ejemplos)
Publicado: 2022-06-031. Escribe un correo electrónico
2. Dar aviso por adelantado para cancelar su reunión
3. Da una buena explicación
4. Proponer un horario para reprogramar
5. Termina la carta con agradecimiento
6. Envía tu email de cancelación
7. Continúa con una disculpa personal
Si bien todos hacen planes y programan citas, no siempre todo es factible. Bajo ciertas circunstancias, independientemente de que las provoquemos nosotros o no, tenemos que hacer cambios en nuestros planes.
Los cambios de horario suponen que otras personas también ajustan sus horarios, a veces en contra de su beneficio. A veces, podría causarles ciertos problemas. Por lo tanto, siempre que tengamos que anular una cita o reprogramarla, debemos notificar a otras personas y asegurarnos de que estén de acuerdo con esos cambios. Una forma adecuada de hacerlo sería escribir un correo electrónico para cancelar la reunión o evento .
En este artículo, cubriremos los pasos principales a seguir al escribir un correo electrónico de cancelación de una reunión y brindaremos algunos ejemplos que puede copiar de inmediato. Si está buscando plantillas listas para usar, también puede encontrar útil nuestro artículo anterior donde reunimos los mejores correos electrónicos de cancelación de eventos.
¿Qué es un correo electrónico de cancelación de reunión?
Un correo electrónico para cancelar una reunión es una forma educada y oficial de retirarse de una cita programada. Lo escribe con el propósito de cancelar o reprogramar su reunión en línea o fuera de línea. Por un lado, dicho correo electrónico es una formalidad; por otro, es una forma oficial pero personal de notificar al destinatario el cambio de planes y disculparse por las molestias por adelantado.
Cuándo y por qué debe escribir un correo electrónico de terminación de cita
Aunque la mejor manera de terminar una cita sería una llamada telefónica lo antes posible, escribir un correo electrónico para cancelar una reunión suele ser más conveniente. Algunas de las situaciones típicas en las que debe enviar un correo electrónico de cancelación de reunión son las siguientes:
- no puede asistir a la reunión porque se enfermó;
- se ha producido un error en la programación y resulta que no hay horario disponible para la reunión;
- no puede llegar a tiempo debido a problemas de tráfico;
- sus planes han cambiado de modo que la cita ya no es relevante, o de repente necesita estar en otro lugar debido a problemas relacionados con el trabajo o la familia;
- no es posible asistir a la reunión debido a cambios en su horario.
Por lo tanto, cuando o por el motivo que sea, esté a punto de cancelar una reunión, el correo electrónico es un medio perfecto para hacerlo porque todas las personas tienen direcciones de correo electrónico y todos revisan sus correos electrónicos. Además, un correo electrónico no requiere que una persona responda de inmediato. Le da a su destinatario el tiempo para pensar en el mensaje.
A diferencia de una llamada directa, es casi seguro que un correo electrónico llegará a la persona en un momento conveniente. Si desea estar seguro de que su destinatario recibió su mensaje y lo responderá, también puede notificarle la revocación de una reunión por teléfono. En la mayoría de los casos, basta con enviar un correo electrónico.
Paso a paso: cómo escribir un correo electrónico de cancelación de reunión
Antes de terminar una cita, póngase en el lugar del otro. Imagine todas las molestias que esto podría causarles y trate de mitigar su descontento a través de la cortesía y la disculpa. Por lo tanto, las reglas clave para crear una plantilla de correo electrónico de cancelación de reuniones son la cortesía, la puntualidad y la sensatez.
1. Escriba un correo electrónico usted mismo.
En primer lugar, no deje esta tarea a su asistente. Es mejor dedicarle un tiempo y escribirlo uno mismo, o al menos desde su propia dirección de correo electrónico. Puede hacer que su asistente le recuerde que debe escribir dicho correo electrónico si es necesario. Si es nuevo en el envío de correos electrónicos comerciales, consulte estas reglas básicas para escribir correos electrónicos efectivos.
2. Dar aviso por adelantado para cancelar su reunión.
En segundo lugar, al dar por terminada una cita, debe avisar con suficiente antelación. Cancelarlo media hora antes de la reunión programada es, como mínimo, de mala educación. Haga que la persona tenga suficiente tiempo para ajustar su horario. Si se trata de un correo electrónico de última hora, debe tener una muy buena razón. Utiliza planificadores de agenda online como Google Calendar para no olvidarte de nada y mantenerte organizado.
3. Proporcione una explicación razonable sobre por qué se debe posponer una reunión.
Tienes que explicar por qué no puedes asistir. De lo contrario, una persona podría pensar que estás cancelando porque así lo decidiste. Como resultado, pueden comenzar a creer que no eres una persona confiable. No necesita dar una explicación muy detallada para mantener el mensaje breve y directo.
4. Proponga un horario para reprogramar.
Sugerir una nueva hora significará que conocer a esta persona sigue siendo importante para ti. Demuestre que está interesado en la cita a pesar de la necesidad de rescindirla. Proponga algunos intervalos de tiempo, pero manténgase abierto a las contrapropuestas.
Dar a otros la posibilidad de ajustar su horario. Incorpore un botón CTA con un enlace a su calendario a la firma del correo electrónico para que su destinatario pueda elegir el mejor momento disponible. Las herramientas en línea como Newoldstamp pueden ayudarlo a incorporar firmas profesionales en las que se puede hacer clic en su correspondencia comercial. 
Simplemente regístrese para obtener una nueva cuenta, vaya a Signature Apps, elija Programación, seleccione uno de los botones prediseñados y agregue un enlace a su aplicación de programación o calendario.
5. Termina la carta con agradecimiento.
Al final de su correo electrónico, debe agradecer a la persona por considerar su situación. Aprecie el hecho de que hayan encontrado tiempo para leer su correo electrónico y tal vez incluso comprometan sus planes a su favor. Debe comprender que no es tan fácil hacer ajustes en un horario, especialmente para la gente de negocios.
6. Envía tu email de cancelación lo antes posible.
No te detengas en tu correo electrónico una vez que lo hayas escrito. Cuanto antes haga clic en el botón Enviar, más fácil será para su corresponsal realizar cambios en su horario y más posibilidades tendrá de hacerlo. En ningún caso debe posponer el envío de su correo electrónico para cancelar una reunión hasta el último minuto.
Si está reprogramando una reunión con varias personas, hágalo mucho antes de la hora acordada. Cuando lo haga en el último minuto, tenga en cuenta que será demasiado difícil planificar una reunión en la que todos los asistentes puedan estar presentes. Se necesita mucho esfuerzo para acordar la franja horaria adecuada para todos. Podría ayudar si le pide a cada participante que sugiera su fecha y hora o que usted mismo proponga algunas aperturas. Además, prepárese para ser flexible: puede suceder que todos los intervalos de tiempo sugeridos no se adapten a los participantes.
Para ahorrar tiempo al enviar correos electrónicos a cada uno de los participantes de la reunión por separado, use las opciones CC (los destinatarios pueden ver las direcciones de correo electrónico de los demás) o CCO (usted mantiene la privacidad de los destinatarios) en su cliente de correo electrónico.
7. Haga un seguimiento con un correo electrónico de disculpa personal por cancelar una reunión.
Al rescindir una cita, asegúrese siempre de que la otra parte haya recibido su mensaje y lo haya tomado en consideración. Puede escribir un correo electrónico de seguimiento de la cancelación de la reunión más tarde para ver si la persona ha aceptado su franja horaria sugerida y si no le guarda rencor por haber terminado un encuentro programado. En dicho correo electrónico, debe reiterar sus disculpas, agradecer a la otra persona por su comprensión e incluir un llamado a la acción pidiéndole que responda a este correo electrónico, que lo llame o confirme su asistencia a un evento creado en el calendario en línea.
Los mejores ejemplos de correos electrónicos de cancelación de reuniones
Ahora que tiene los consejos esenciales para cancelar una reunión por correo electrónico , veamos algunos ejemplos de cómo anular una cita de manera correcta y cortés.
Ejemplo 1. Cancelación de una reunión de personal por parte de un jefe
Estimado equipo,
Le escribo para informarle que, debido a una situación emergente e imprevista, no tengo más remedio que cancelar nuestra reunión de personal programada para mañana a las 11 a. m. con respecto a nuestra hoja de ruta.
Acepte mis más sinceras disculpas por tan poco tiempo de aviso y cualquier inconveniente que esto haya podido causar. Sé lo importante que es para ti elaborar un plan para el próximo trimestre.
Le escribiré al final de la semana y le sugeriré una nueva fecha de cita.
Atentamente,
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Ejemplo 2. Cancelar una reunión: ejemplo de correo electrónico para socios comerciales (potenciales)
Querida señora. [ ],
Lamento informarles que tengo que cancelar nuestra reunión programada para el lunes 13 a las 11 a.m. con respecto a la futura colaboración de nuestras empresas. Mi asistente me ha notificado que debo hacer un viaje de negocios a Tokio, que no se puede posponer. Me disculpo sinceramente por todos los inconvenientes, así como por mi breve aviso. Te aseguro que te escribí en cuanto me enteré de este cambio de planes.
Espero su comprensión y espero con ansias nuestra reunión, que podríamos reprogramar para la semana del 20, una vez que regrese. Por ejemplo, podríamos fijar la fecha de nuestra cita para el miércoles 22. Le pido amablemente que me envíe una confirmación de que ha recibido mi correo electrónico y que sugiera una nueva fecha para nuestra reunión que le convenga.
Gracias una vez más por su consideración.
Ejemplo 3. Cancelación de una cita en una institución oficial
Estimado señor. [ ],
Lo siento, pero tengo que cancelar nuestra cita con respecto a mi Plan de Jubilación programada para las 8:30 AM del lunes 13 de noviembre. Mi hija menor ha sido hospitalizada con algunas complicaciones y tengo que estar en el hospital.
Desafortunadamente, no puedo sugerir un nuevo intervalo de tiempo en este momento porque no sé a qué nos enfrentamos. Me pondré en contacto con usted tan pronto como sepa los detalles. Si necesita alguna información mía, no dude en escribirme a esta dirección de correo electrónico.
Les agradezco su comprensión y les pido disculpas por los inconvenientes que esto les haya podido causar.
Saludos,
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Conclusión
Para resumir todo lo anterior, estos son los principales "cómo" escribir un correo electrónico de cancelación de reunión :
- Apreciar el tiempo de otras personas.
- Dé una buena razón para terminar la cita
- Agradece a la persona por su comprensión de tu situación.
- Muestre su interés en hablar con la persona en el futuro.
- Sea proactivo: sugiera la nueva franja horaria
- Sea educado y cortés
En general, no importa con quién se suponía que tenía una reunión que está cancelando. Si son personas profesionales, entenderán que proporcionaste una razón decente. Suceden cosas, cambian los planes, se terminan las citas. Simplemente no abuse de su derecho a terminar las citas. Siempre es mejor asegurarse de que puede hacerlo antes de programar cualquier cosa o escribir un correo electrónico para cancelar una reunión .