丁寧な会議キャンセルメールの書き方（テンプレートと例付き）

1.メールを書く
2.会議をキャンセルするための事前通知を行います
3.適切な説明を提供する
4.スケジュールを変更する時間を提案します
5.感謝の気持ちを込めて手紙を締めくくります
6.キャンセルメールを送信します
7.個人的な謝罪でフォローアップする

誰もが計画を立てて予定を立てますが、すべてが常に実行できるわけではありません。 特定の状況下では、それらを引き起こすかどうかに関係なく、計画を変更する必要があります。

時刻表の変更は、他の人も自分のスケジュールを調整することを前提としていますが、時には自分の利益にならないこともあります。 時々、それは彼らに特定の問題を引き起こすかもしれません。 したがって、予定を無効にしたり、スケジュールを変更したりする必要があるときはいつでも、他の人に通知して、それらの変更に問題がないことを確認する必要があります。 それを行う適切な方法は、会議やイベントをキャンセルするための電子メールを書くことです。

この記事では、会議のキャンセルメールを作成する際に従うべき主な手順と、すぐにコピーできるいくつかの例を紹介します。 すぐに使用できるテンプレートをお探しの場合は、イベントのキャンセルに関する最高のメールを集めた前回の記事も参考になるかもしれません。

会議のキャンセルメールとは何ですか？

会議をキャンセルする電子メールは、予定された予定から撤退するための丁寧で公式な方法です。 オンラインまたはオフラインの会議を中止または再スケジュールする目的で作成します。 一方では、そのような電子メールは形式的なものです。 一方、これは、計画の変更を受信者に通知し、事前にご不便をおかけして申し訳ありませんが、公式でありながら個人的な方法です。

いつ、なぜあなたは予定終了の電子メールを書くべきですか

予定を終了する最善の方法はできるだけ早く電話をかけることですが、会議をキャンセルするために電子メールを書く方が便利なことがよくあります。 会議のキャンセルメールを送信する必要がある一般的な状況のいくつかは次のとおりです。

• 病気になったので会議に行くことができません。
• スケジュールのエラーが発生し、会議に利用できる時間枠がないことが判明しました。
• 交通渋滞のため、時間通りに到着できません。
• 予定が変更されたために予定が関係しなくなった場合、または仕事や家族関連の問題のために突然別の場所にいる必要が生じた場合。
• 日程変更のため、ご出席いただけません。

したがって、いつでも、または何らかの理由で、会議をキャンセルしようとしているときは、すべての人が電子メールアドレスを持っており、全員が自分の電子メールをチェックするため、電子メールはこれを行うのに最適な媒体です。 その上、 nメールは人がすぐに応答する必要はありません。 それはあなたの受信者にメッセージを熟考する時間を与えます。

直接電話とは異なり、電子メールはほぼ確実に都合の良い時間にその人に届きます。 受信者がメッセージを受信して​​応答することを確認したい場合は、電話で会議の取り消しを通知することもできます。 ほとんどの場合、電子メールを送信するだけで十分です。

ステップバイステップ：会議のキャンセルメールを作成する方法

予定を終了する前に、相手の立場になってください。 これが彼らを引き起こすかもしれないすべての不便を想像して、礼儀正しさと謝罪を通して彼らの不満を和らげようとします。 したがって、会議のキャンセルメールテンプレートを作成するための重要なルールは、礼儀正しさ、適時性、および合理性です。

1.自分でメールを書きます。

まず第一に、このタスクをアシスタントに任せないでください。 時間を割いて自分で書くか、少なくとも自分のメールアドレスから書くのが良いでしょう。 必要に応じて、アシスタントにそのようなメールを書くように通知させることができます。 ビジネス用メールを初めて使用する場合は、効果的なメールを作成するためのこれらの基本的なルールを参照してください。

2.会議をキャンセルするための事前通知を行います。

第二に、予約を終了するときは、事前に通知する必要があります。 予定されている会議の30分前にそれを中止することは、少なくともマナーが悪いことです。 人が自分のスケジュールを調整するのに十分な時間があるようにそれを作ります。 ぎりぎりのメールの場合は、非常に正当な理由が必要です。 Googleカレンダーなどのオンラインアジェンダプランナーを使用して、何も忘れずに整理してください。

3.会議を延期する必要がある理由について合理的な説明を提供します。

なぜ出席できないのかを説明する必要があります。 そうでなければ、あなたがちょうどそう決めたので、誰かがあなたがキャンセルしていると思うかもしれません。 その結果、彼らはあなたが信頼できる人ではないと信じ始めるかもしれません。 メッセージを簡潔かつ的確に保つために、非常に詳細な説明をする必要はありません。

4.スケジュールを変更する時間を提案します。

新しい時間を提案することは、この人に会うことがあなたにとってまだ重要であることを意味します。 予定を終了する必要があるにもかかわらず、予定に関心があることを示します。 いくつかのタイムスロットを提案しますが、反対の提案に対してはオープンなままです。

他の人に彼らのスケジュールを調整する可能性を与えてください。 受信者が利用可能な最適な時間を選択できるように、カレンダーへのリンクを含むCTAボタンを電子メールの署名に組み込みます。 Newoldstampのようなオンラインツールは、プロのクリック可能な署名をビジネス通信に組み込むのに役立ちます。

新しいアカウントにサインアップし、Signature Appsに移動し、Schedulingを選択し、事前に設計されたボタンの1つを選択して、スケジューリングアプリまたはカレンダーへのリンクを追加するだけです。

5.感謝の気持ちを込めて手紙を締めくくります。

あなたの電子メールの終わりに、あなたはあなたの状況についての彼または彼女の考慮に対してその人に感謝するべきです。 彼らがあなたの電子メールを読む時間を見つけたという事実に感謝し、おそらくあなたに有利に彼らの計画を妥協することさえあります。 特にビジネスマンにとって、スケジュールの調整はそれほど簡単ではないことを理解する必要があります。

6.できるだけ早くキャンセルメールを送信します。

あなたがそれを書いた後、あなたの電子メールに長居しないでください。 [送信]ボタンをクリックするのが早ければ早いほど、コレスポンデントがスケジュールを変更しやすくなり、変更する可能性が高くなります。 いかなる場合でも、会議をキャンセルするための電子メールの送信を最後の最後まで延期することはできません。

複数の人との会議のスケジュールを変更する場合は、指定された時間よりもかなり前にスケジュールを変更してください。 土壇場でそれを行うときは、すべての出席者が出席できる会議を計画するのは非常に難しいことを覚えておいてください。 すべての人に適した時間枠について合意するには、多大な労力が必要です。 各参加者に日時を提案するか、自分でいくつかのオープニングを提案するように依頼すると役立つ場合があります。 また、柔軟に対応できるように準備してください。提案された時間枠のすべてが参加者に合わない場合があります。

各会議参加者に個別に電子メールを送信する時間を節約するには、電子メールクライアントでCc（受信者はお互いの電子メールアドレスを確認できます）またはBcc（受信者を非公開にします）オプションを使用します。

7.会議をキャンセルした場合は、個人的な謝罪メールでフォローアップします。

アポイントメントを取り消すときは、相手があなたのメッセージを受け取り、それを考慮に入れていることを常に確認してください。 後で会議キャンセルの電子メールフォローアップを作成して、その人が提案された時間枠を受け入れたかどうか、およびスケジュールされた会議を終了することに恨みを抱いていないかどうかを確認できます。 このようなメールでは、謝罪を繰り返し、他の人の理解に感謝し、このメールに返信するか、あなたに電話するか、オンラインカレンダーで作成されたイベントに出欠確認するよう求める召喚状を含める必要があります。

会議のキャンセルメールの最良の例

電子メールで会議をキャンセルするための基本的なヒントが得られたので、予定を正しく丁寧に無効にする方法のサンプルをいくつか見てみましょう。

例1。 上司によるスタッフ会議のキャンセル

サインアップして、ビジネス用メールを強化するためのプロフェッショナルなメール署名を作成します。

例2.会議をキャンセルする:(潜在的な）ビジネスパートナーの電子メールの例

例3.公的機関での予約のキャンセル

プロフェッショナルな電子メール署名を作成して、ビジネス電子メールを強化します。

結論

上記のすべてを要約すると、会議のキャンセルの電子メールを作成する主な「方法」は次のとおりです。

• 他の人の時間を感謝する
• 予定を終了する正当な理由を与える
• あなたの状況を理解してくれた人に感謝します
• 将来その人と話すことに興味を示してください
• 積極的に行動する：新しい時間枠を提案する
• 礼儀正しく礼儀正しくする

一般的に、あなたがキャンセルしている会議を誰と行うことになっていたかに関係なく。 彼らが専門家であれば、彼らはあなたがまともな理由を提供したことを理解するでしょう。 物事が起こり、計画が変更され、予定が終了します。 予定を終了する権利を乱用しないでください。 何かをスケジュールしたり、会議のキャンセルをメールで送信したりする前に、それができることを確認することをお勧めします。