كيفية كتابة بريد إلكتروني لإلغاء اجتماع مهذب (مع قوالب وأمثلة)

1. اكتب بريدًا إلكترونيًا
2. إعطاء إشعار مسبق لإلغاء الاجتماع الخاص بك
3. تقديم شرح جيد
4. اقتراح موعد لإعادة الجدولة
5. أنهِ الخطاب مع التقدير
6. إرسال بريد إلكتروني للإلغاء
7. المتابعة باعتذار شخصي

بينما يقوم الجميع بوضع الخطط والجداول الزمنية للمواعيد ، إلا أنه لا يمكن تنفيذ كل شيء دائمًا. في ظل ظروف معينة ، بغض النظر عما إذا كنا سببها أم لا ، يتعين علينا إجراء تغييرات على خططنا.

تفترض تغييرات الجدول الزمني أن يقوم الأشخاص الآخرون بتعديل جداولهم أيضًا ، وأحيانًا لا يكون ذلك لصالحهم. في بعض الأحيان ، قد يسبب لهم بعض المشاكل. وبالتالي ، عندما يتعين علينا إلغاء موعد أو إعادة جدولته ، يتعين علينا إخطار الأشخاص الآخرين والتأكد من أنهم على ما يرام مع هذه التغييرات. الطريقة الصحيحة للقيام بذلك هي كتابة بريد إلكتروني لإلغاء الاجتماع أو الحدث .

في هذه المقالة ، سنغطي الخطوات الرئيسية التي يجب اتباعها عند كتابة رسالة بريد إلكتروني لإلغاء الاجتماع بالإضافة إلى تقديم بعض الأمثلة التي يمكنك نسخها على الفور. إذا كنت تبحث عن قوالب جاهزة للاستخدام ، فقد تجد أيضًا مقالتنا السابقة مفيدة حيث جمعنا أفضل رسائل البريد الإلكتروني لإلغاء الأحداث.

ما هو البريد الإلكتروني لإلغاء الاجتماع؟

البريد الإلكتروني الذي يلغي الاجتماع هو طريقة مهذبة ورسمية للانسحاب من موعد محدد. أنت تكتبه بغرض إما إلغاء اجتماعك عبر الإنترنت أو دون الاتصال بالإنترنت أو إعادة جدولته. من ناحية أخرى ، يعد هذا البريد الإلكتروني إجراءً شكليًا ؛ من ناحية أخرى ، إنها طريقة رسمية وشخصية لإخطار المتلقي بالتغيير في الخطط والاعتذار عن الإزعاج مقدمًا.

متى ولماذا يجب عليك كتابة رسالة بريد إلكتروني لإنهاء الموعد

على الرغم من أن أفضل طريقة لإنهاء الموعد هي إجراء مكالمة هاتفية في أسرع وقت ممكن ، إلا أن كتابة رسالة بريد إلكتروني لإلغاء اجتماع غالبًا ما تكون أكثر ملاءمة. فيما يلي بعض المواقف النموذجية التي يتعين عليك فيها إرسال بريد إلكتروني لإلغاء الاجتماع :

• لا يمكنك الحضور إلى الاجتماع لأنك مرضت ؛
• حدث خطأ في الجدولة ، واتضح أنه لا يوجد وقت متاح للاجتماع ؛
• لا يمكنك الوصول في الوقت المحدد بسبب مشاكل المرور ؛
• لقد تغيرت خططك بحيث لم يعد الموعد مناسبًا ، أو أنك فجأة بحاجة إلى أن تكون في مكان آخر بسبب مشاكل متعلقة بالعمل أو الأسرة ؛
• لا يمكن حضور الاجتماع بسبب التغييرات في الجدول الزمني الخاص بك.

لذلك ، متى أو لأي سبب كنت على وشك إلغاء اجتماع ، فإن البريد الإلكتروني هو وسيلة مثالية للقيام بذلك لأن جميع الأشخاص لديهم عناوين بريد إلكتروني ، ويتحقق الجميع من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. بالإضافة إلى ذلك ، لا يتطلب البريد الإلكتروني من الشخص الرد على الفور. يمنح المستلم الوقت للتفكير في الرسالة.

على عكس المكالمة المباشرة ، من شبه المؤكد أن البريد الإلكتروني سيصل إلى الشخص في وقت مناسب. إذا كنت تريد التأكد من أن المستلم الخاص بك قد تلقى رسالتك وسوف يرد عليها ، فيمكنك أيضًا إخطاره بإلغاء الاجتماع على الهاتف. في معظم الحالات ، يكون إرسال بريد إلكتروني كافيًا.

خطوة بخطوة: كيفية كتابة بريد إلكتروني لإلغاء الاجتماع

قبل إنهاء الموعد ، ضع نفسك مكان الآخر. تخيل كل الإزعاج الذي قد يسببه لهم وحاول التخفيف من استيائهم من خلال الأدب والاعتذار. لذا ، فإن القواعد الأساسية لصياغة نموذج بريد إلكتروني لإلغاء الاجتماع هي اللباقة ، والتوقيت ، والمعقولية.

1. اكتب بريدًا إلكترونيًا بنفسك.

بادئ ذي بدء ، لا تترك هذه المهمة لمساعدك. من الأفضل تخصيص بعض الوقت لكتابته بنفسك ، أو على الأقل من عنوان بريدك الإلكتروني. يمكنك جعل مساعدك يذكرك بكتابة مثل هذا البريد الإلكتروني إذا كان عليك ذلك. إذا كنت جديدًا في مجال البريد الإلكتروني للأعمال ، فراجع القواعد الأساسية لكتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة.

2. إعطاء إشعار مسبق لإلغاء الاجتماع الخاص بك.

ثانيًا ، عند إنهاء الموعد ، يجب أن تقدم إشعارًا مسبقًا. إن دعوته قبل نصف ساعة من الاجتماع المقرر هو سلوك سيء على أقل تقدير. اجعلها بحيث يكون لدى الشخص ما يكفي من الوقت لتعديل جدوله أو جدولها. إذا كانت رسالة بريد إلكتروني في اللحظة الأخيرة ، فأنت بحاجة إلى سبب وجيه للغاية. استخدم مخططي جدول الأعمال عبر الإنترنت مثل تقويم Google حتى لا تنسى أي شيء وتظل منظمًا.

3. تقديم تفسير معقول عن سبب تأجيل الاجتماع.

تحتاج إلى شرح سبب عدم قدرتك على الحضور. خلاف ذلك ، قد يعتقد شخص ما أنك تقوم بالإلغاء لأنك قررت ذلك للتو. نتيجة لذلك ، قد يبدأون في الاعتقاد بأنك لست شخصًا موثوقًا به. لا تحتاج إلى تقديم شرح مفصل للغاية لجعل الرسالة موجزة ومحددة.

4. اقتراح موعد لإعادة الجدولة.

اقتراح موعد جديد يعني أن مقابلة هذا الشخص لا تزال مهمة بالنسبة لك. أظهر أنك مهتم بالموعد بالرغم من الحاجة إلى إنهائه. اقترح بعض الفترات الزمنية لكن ابق مفتوحًا للمقترحات المضادة.

امنح الآخرين إمكانية تعديل جدولهم الزمني. قم بتضمين زر CTA مع رابط للتقويم الخاص بك لتوقيع البريد الإلكتروني حتى يتمكن المستلم من اختيار أفضل وقت متاح. يمكن أن تساعدك الأدوات عبر الإنترنت مثل Newoldstamp على دمج التوقيعات الاحترافية القابلة للنقر في مراسلات عملك.

ما عليك سوى التسجيل للحصول على حساب جديد ، والانتقال إلى Signature Apps ، واختيار الجدولة ، وتحديد أحد الأزرار المصممة مسبقًا ، وإضافة ارتباط إلى تطبيق الجدولة أو التقويم.

5. أنهِ الخطاب مع التقدير.

في نهاية رسالتك الإلكترونية ، يجب أن تشكر الشخص على اهتمامه بموقفك. نقدر حقيقة أنهم وجدوا الوقت لقراءة بريدك الإلكتروني وربما حتى المساومة على خططهم لصالحك. يجب أن تفهم أنه ليس من السهل إجراء تعديلات في الجدول ، خاصة لرجال الأعمال.

6. إرسال بريد إلكتروني للإلغاء في أقرب وقت ممكن.

لا تبتعد عن بريدك الإلكتروني بمجرد كتابته. كلما نقرت سريعًا على الزر "إرسال" ، كان من الأسهل على مراسلك إجراء تغييرات في جدوله الزمني ، وزادت فرصه في القيام بذلك. لا ينبغي بأي حال من الأحوال تأجيل إرسال بريدك الإلكتروني لإلغاء اجتماع حتى اللحظة الأخيرة.

إذا كنت تعيد تحديد موعد اجتماع مع عدة أشخاص ، فافعل ذلك جيدًا قبل الوقت المحدد. عندما تفعل ذلك في اللحظة الأخيرة ، ضع في اعتبارك أنه سيكون من الصعب للغاية التخطيط لاجتماع يمكن لجميع الحاضرين حضوره. يتطلب الاتفاق على الفترة الزمنية المناسبة للجميع الكثير من الجهد. قد يكون من المفيد أن تطلب من كل مشارك اقتراح التاريخ والوقت أو اقتراح بعض الفتحات بنفسك. أيضًا ، استعد لتكون مرنًا: قد لا تناسب جميع الفترات الزمنية المقترحة المشاركين.

لتوفير الوقت في إرسال بريد إلكتروني لكل مشارك في الاجتماع على حدة ، استخدم الخيار "نسخة" (يمكن للمستلمين رؤية عناوين البريد الإلكتروني لبعضهم البعض) أو خيارات "نسخة مخفية الوجهة" (تحافظ على خصوصية المستلمين) في عميل البريد الإلكتروني الخاص بك.

7. المتابعة برسالة بريد إلكتروني للاعتذار الشخصي لإلغاء الاجتماع.

عند إلغاء موعد ، تأكد دائمًا من أن الطرف الآخر قد تلقى رسالتك وأخذها في الاعتبار. يمكنك كتابة متابعة عبر البريد الإلكتروني لإلغاء الاجتماع لاحقًا لمعرفة ما إذا كان الشخص قد وافق على الفترة الزمنية المقترحة وأنه لا يحمل ضغائنًا على إنهاء لقاء مجدول. في مثل هذا البريد الإلكتروني ، تحتاج إلى تكرار اعتذاراتك ، وشكر الشخص الآخر على تفهمه ، وتضمين دعوة للعمل تطلب منه الرد على هذا البريد الإلكتروني ، أو الاتصال بك ، أو الرد على دعوة لحضور حدث تم إنشاؤه في التقويم عبر الإنترنت.

أفضل الأمثلة على رسائل الإلغاء عبر البريد الإلكتروني للاجتماعات

الآن بعد أن أصبح لديك النصائح الأساسية حول إلغاء اجتماع عبر البريد الإلكتروني ، دعنا نرى بعض العينات عن كيفية إلغاء الموعد بشكل صحيح وأدب.

مثال 1. إلغاء اجتماع فريق العمل من قبل الرئيس

قم بالتسجيل لإنشاء توقيع بريد إلكتروني احترافي لتعزيز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.

مثال 2. إلغاء اجتماع: مثال عبر البريد الإلكتروني لشركاء الأعمال (المحتملين)

مثال 3. إلغاء موعد في مؤسسة رسمية

قم بإنشاء توقيع بريد إلكتروني احترافي لتعزيز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.

استنتاج

لتلخيص كل ما سبق ، إليك "كيفية" كتابة بريد إلكتروني لإلغاء الاجتماع :

• نقدر وقت الآخرين
• قدم سببًا وجيهًا لإنهاء الموعد
• اشكر الشخص على تفهمه لموقفك
• أظهر اهتمامك بالتحدث مع الشخص في المستقبل
• كن استباقيًا: اقترح المهلة الزمنية الجديدة
• كن مؤدبًا ومهذبًا

بشكل عام ، بغض النظر عن الشخص الذي كان من المفترض أن تعقد معه الاجتماع الذي تلغيه. إذا كانوا أشخاصًا محترفين ، فسوف يفهمون أنك قدمت سببًا لائقًا. الأشياء تحدث ، الخطط تتغير ، يتم إنهاء المواعيد. فقط لا تفرط في استخدام حقك في إنهاء المواعيد. من الأفضل دائمًا التأكد من أنه يمكنك القيام بذلك قبل جدولة أي شيء أو كتابة بريد إلكتروني لإلغاء الاجتماع .