如何撰写礼貌的会议取消电子邮件（带有模板和示例）
已发表: 2022-06-031.写一封电子邮件
2.提前通知取消会议
3. 提供一个很好的解释
4. 提出重新安排的时间
5. 以赞赏的方式结束这封信
6. 发送您的取消邮件
7. 跟进个人道歉
虽然每个人都会制定计划并安排约会，但并非一切都是可行的。 在某些情况下，无论我们是否导致它们，我们都必须改变我们的计划。
时间表的变化假定其他人也会调整他们的日程安排，有时对他们不利。 有时，这可能会给他们带来一定的麻烦。 因此，每当我们不得不取消预约或重新安排预约时，我们必须通知其他人并确保他们对这些更改感到满意。 正确的做法是写一封电子邮件取消会议或活动。
在本文中，我们将介绍编写会议取消电子邮件时要遵循的主要步骤，并提供一些您可以立即复制的示例。 如果您正在寻找即用型模板，您可能还会发现我们之前的文章很有用，其中我们收集了最好的活动取消电子邮件。
什么是会议取消电子邮件？
取消会议的电子邮件是退出预定约会的礼貌和正式的方式。 您编写它的目的是取消或重新安排您的在线或离线会议。 一方面，这样的电子邮件是一种形式； 另一方面，这是一种官方但个人的方式来通知接收者计划的变化，并为给您带来的不便提前道歉。
何时以及为什么应该写约会终止电子邮件
虽然终止约会的最佳方式是尽快打电话，但写一封电子邮件取消会议通常更方便。 您应该发送会议取消电子邮件的一些典型情况如下：
- 因为生病了，所以不能参加会议；
- 日程安排出现错误，结果发现没有可用的会议时间段；
- 因交通问题无法准时到达；
- 您的计划发生了变化，以至于约会不再相关，或者由于工作或家庭相关问题，您突然需要到其他地方；
- 由于您的日程安排发生变化，无法参加会议。
因此，无论何时或无论出于何种原因，您要取消会议，电子邮件都是执行此操作的完美媒介，因为所有人都有电子邮件地址，并且每个人都会检查他们的电子邮件。 此外，一封电子邮件不需要一个人立即回复。 它使您的收件人有时间仔细考虑消息。
与直接电话不同，电子邮件几乎肯定会在方便的时间到达此人。 如果您想确保您的收件人已收到您的消息并将对其进行回复，您还可以通过电话通知他们会议撤销。 在大多数情况下，发送电子邮件就足够了。
分步说明：如何撰写会议取消电子邮件
在您终止约会之前，请设身处地为他人着想。 想象一下这可能给他们带来的所有不便，并试图通过礼貌和道歉来缓和他们的不满。 因此，制作会议取消电子邮件模板的关键规则是礼貌、及时和合理。
1. 自己写一封电子邮件。
首先，不要把这个任务留给你的助手。 最好花点时间自己写，或者至少用自己的电子邮件地址写。 如果必须，您可以让您的助手提醒您写这样的电子邮件。 如果您不熟悉商务电子邮件，请参阅这些编写有效电子邮件的基本规则。
2. 提前通知取消您的会议。
其次，终止约会时，您应该提前通知。 至少在预定会议前半小时取消它是不礼貌的。 让一个人有足够的时间来调整他或她的日程安排。 如果是最后一分钟的电子邮件，您需要有一个很好的理由。 使用 Google 日历等在线日程安排器，不要忘记任何事情并保持井井有条。
3. 合理解释为什么必须推迟会议。
你需要解释为什么你不能参加。 否则，一个人可能会认为您正在取消，因为您刚刚决定取消。 结果，他们可能会开始相信你不是一个可靠的人。 你不需要给出非常详细的解释来保持信息的简短和重点。
4. 提出重新安排的时间。
建议一个新的时间将意味着与此人会面对您仍然很重要。 尽管需要终止约会，但表明您对约会感兴趣。 提出几个时间段，但对反建议保持开放态度。
让其他人有机会调整他们的日程安排。 将带有指向您日历的链接的 CTA 按钮与电子邮件签名相结合，以便您的收件人可以选择最佳可用时间。 Newoldstamp 等在线工具可以帮助您将专业的可点击签名整合到您的商业信函中。 
只需注册一个新帐户，转到签名应用程序，选择日程安排，选择一个预先设计的按钮，然后添加一个链接到您的日程安排应用程序或日历。
5. 以赞赏的方式结束这封信。
在您的电子邮件末尾，您应该感谢对方考虑到您的情况。 感谢他们抽出时间阅读您的电子邮件，甚至可能为了您的利益妥协他们的计划。 您应该明白，在日程安排上进行调整并不是那么容易，尤其是对于商务人士而言。
6. 尽快发送您的取消邮件。
写完后不要在电子邮件上徘徊。 您越早点击发送按钮，您的通讯员就越容易更改他们的日程安排，他们这样做的机会就越大。 在任何情况下，您都不应该将取消会议的电子邮件推迟到最后一分钟。
如果您要重新安排与多人的会议，请在指定时间之前做好。 当您在最后一分钟这样做时，请记住，要计划一个所有与会者都可以出席的会议将非常困难。 商定适合每个人的时间段需要付出很多努力。 如果您要求每个参与者建议他们的日期和时间，或者自己提出一些空缺，这可能会有所帮助。 此外，准备灵活：您建议的所有时间段都可能不适合参与者。
为了节省分别向每个会议参与者发送电子邮件的时间，请在您的电子邮件客户端中使用抄送（收件人可以看到彼此的电子邮件地址）或密件抄送（将收件人保密）选项。
7. 跟进取消会议的个人道歉电子邮件。
取消约会时，请始终确保对方已收到您的消息并考虑在内。 您可以稍后写一封会议取消电子邮件跟进，以查看此人是否已接受您建议的时间段，以及他们是否不会因为您终止预定的会面而怀恨在心。 在这样的电子邮件中，您需要重申您的歉意，感谢对方的理解，并包含一个号召性用语，要求他们回复此电子邮件、给您打电话或回复在线日历中创建的活动。
会议取消电子邮件的最佳示例
既然您已经掌握了通过电子邮件取消会议的基本技巧，那么让我们看一些有关如何正确且礼貌地取消约会的示例。
示例 1。 老板取消员工会议
亲爱的团队，
我写信通知您，由于不可预见的紧急情况，我别无选择，只能取消原定于明天上午 11 点举行的关于路线图的员工会议。
对于如此短的通知以及由此可能造成的任何不便，请接受我诚挚的歉意。 我知道制定下一个季度的计划对你来说是多么重要。
我会在本周末给你写信，建议一个新的约会日期。
亲切的问候，
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示例 2.取消会议：（潜在）业务合作伙伴的电子邮件示例
尊敬的太太。 [ ]，
很遗憾地通知您，我必须取消原定于 13 日星期一上午 11 点举行的关于我们公司未来合作的会议。 我的助理通知我必须去东京出差，不能推迟。 对于给您带来的所有不便，以及我的短暂通知，我深表歉意。 我向你保证，我一得知计划的改变，就立即给你写信。
我希望得到您的理解，并期待我们的会议，一旦我回来，我们可以将会议重新安排在 20 日这一周。 例如，我们可以将约会日期设置为 22 日星期三。 恳请您向我发送确认您已收到我的电子邮件的确认信，并建议一个适合您的新会议日期。
再次感谢您的考虑。
示例 3. 在官方机构取消预约
尊敬的先生。 [ ]，
很抱歉，我必须取消与我在 11 月 13 日星期一上午 8:30 举行的退休计划的预约。 我最小的女儿因一些并发症住院，我必须住院。
不幸的是，我现在不能建议一个新的时间段，因为我不知道我们在处理什么。 我会在知道详细信息后尽快与您联系。 如果您需要我提供任何信息，请随时通过此电子邮件地址给我写信。
感谢您的理解，并为由此给您带来的任何不便深表歉意。
此致，
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结论
总结以上所有内容，以下是编写取消会议电子邮件的主要“方法” ：
- 珍惜别人的时间
- 给出终止约会的充分理由
- 感谢对方了解您的情况
- 表明您有兴趣在未来与此人交谈
- 积极主动：建议新的时间段
- 有礼貌有礼貌
一般而言，无论您本应与谁开会，但您要取消。 如果他们是专业人士，他们会理解你提供了一个体面的理由。 事情发生了，计划改变了，约会被终止了。 只是不要过度使用终止约会的权利。 在安排任何事情或写一封取消会议的电子邮件之前，最好确保你能做到。