Cara Menulis Email Pembatalan Rapat yang Sopan (dengan Template dan Contoh)
Diterbitkan: 2022-06-031. Tulis email
2. Berikan pemberitahuan lanjutan untuk membatalkan pertemuan Anda
3. Berikan penjelasan yang baik
4. Usulkan waktu untuk menjadwal ulang
5. Akhiri surat dengan penghargaan
6. Kirim email pembatalan Anda
7. Tindak lanjuti dengan permintaan maaf pribadi
Sementara semua orang membuat rencana dan menjadwalkan janji temu, tidak semuanya selalu bisa dilakukan. Dalam keadaan tertentu, terlepas dari apakah kita menyebabkannya atau tidak, kita harus membuat perubahan pada rencana kita.
Perubahan jadwal menganggap bahwa orang lain juga menyesuaikan jadwal mereka, terkadang tidak menguntungkan mereka. Kadang-kadang, itu mungkin menyebabkan mereka kesulitan tertentu. Jadi, setiap kali kami harus membatalkan janji atau menjadwal ulang, kami harus memberi tahu orang lain dan memastikan mereka setuju dengan perubahan itu. Cara yang tepat untuk melakukannya adalah dengan menulis email untuk membatalkan rapat atau acara .
Dalam artikel ini, kami akan membahas langkah-langkah utama yang harus diikuti saat menulis email pembatalan rapat serta memberikan beberapa contoh yang dapat Anda salin segera. Jika Anda mencari template siap pakai, Anda mungkin juga menemukan artikel kami sebelumnya yang berguna di mana kami mengumpulkan email pembatalan acara terbaik.
Apa itu email pembatalan rapat?
Email yang membatalkan rapat adalah cara yang sopan dan resmi untuk menarik diri dari janji temu yang dijadwalkan. Anda menulisnya dengan tujuan untuk membatalkan atau menjadwal ulang pertemuan online atau offline Anda. Di satu sisi, email semacam itu adalah formalitas; di sisi lain, ini adalah cara resmi namun pribadi untuk memberi tahu penerima tentang perubahan rencana dan meminta maaf atas ketidaknyamanan sebelumnya.
Kapan dan mengapa Anda harus menulis email pengakhiran janji temu
Meskipun cara terbaik untuk mengakhiri janji adalah panggilan telepon yang dilakukan sesegera mungkin, menulis email untuk membatalkan rapat seringkali lebih nyaman. Beberapa situasi umum saat Anda harus mengirim email pembatalan rapat adalah sebagai berikut:
- Anda tidak dapat menghadiri pertemuan karena Anda jatuh sakit;
- telah terjadi kesalahan penjadwalan, dan ternyata tidak tersedia slot waktu untuk rapat;
- Anda tidak dapat tepat waktu karena masalah lalu lintas;
- rencana Anda telah berubah sehingga janji temu tidak relevan lagi, atau Anda tiba-tiba harus berada di tempat lain karena masalah pekerjaan atau keluarga;
- tidak mungkin untuk menghadiri rapat karena perubahan jadwal Anda.
Jadi, kapan pun atau untuk alasan apa pun, Anda akan membatalkan rapat, email adalah media yang sempurna untuk melakukan ini karena semua orang memiliki alamat email, dan semua orang memeriksa email mereka. Selain itu, email n tidak mengharuskan seseorang untuk segera merespons. Ini memberi penerima Anda waktu untuk memikirkan pesannya.
Tidak seperti panggilan langsung, email hampir pasti akan mencapai orang tersebut pada waktu yang tepat. Jika Anda ingin memastikan bahwa penerima telah menerima pesan Anda dan akan membalasnya, Anda juga dapat memberi tahu mereka tentang pembatalan rapat di telepon. Dalam kebanyakan kasus, mengirim email sudah cukup.
Langkah-demi-Langkah: Cara menulis email pembatalan rapat
Sebelum Anda mengakhiri janji, tempatkan diri Anda pada posisi orang lain. Bayangkan semua ketidaknyamanan yang mungkin terjadi pada mereka dan cobalah untuk meredakan ketidakpuasan mereka melalui kesopanan dan permintaan maaf. Jadi, aturan utama untuk membuat template email pembatalan rapat adalah kesopanan, ketepatan waktu, dan kewajaran.
1. Tulis email sendiri.
Pertama-tama, jangan serahkan tugas ini kepada asisten Anda. Lebih baik mendedikasikan waktu dan menulisnya sendiri, atau setidaknya dari alamat email Anda sendiri. Anda dapat meminta asisten Anda mengingatkan Anda untuk menulis email seperti itu jika perlu. Jika Anda baru mengenal email bisnis, lihat aturan dasar ini untuk menulis email yang efektif.
2. Berikan pemberitahuan lanjutan untuk membatalkan rapat Anda.
Kedua, saat mengakhiri janji, Anda harus memberi tahu jauh-jauh hari sebelumnya. Membatalkannya setengah jam sebelum pertemuan yang dijadwalkan setidaknya merupakan perilaku yang buruk. Buatlah agar seseorang memiliki cukup waktu untuk menyesuaikan jadwalnya. Jika ini adalah email menit terakhir, Anda harus memiliki alasan yang sangat bagus. Gunakan perencana agenda online seperti Google Kalender untuk tidak melupakan apa pun dan tetap teratur.
3. Berikan penjelasan yang masuk akal mengapa rapat harus ditunda.
Anda perlu menjelaskan mengapa Anda tidak dapat hadir. Jika tidak, seseorang mungkin berpikir bahwa Anda membatalkan karena Anda baru saja memutuskannya. Akibatnya, mereka mungkin mulai percaya bahwa Anda bukan orang yang dapat diandalkan. Anda tidak perlu memberikan penjelasan yang sangat rinci untuk menjaga agar pesan tetap singkat dan to-the-point.
4. Usulkan waktu untuk menjadwal ulang.
Menyarankan waktu baru akan berarti bahwa bertemu orang ini masih penting bagi Anda. Tunjukkan bahwa Anda tertarik dengan janji temu meskipun Anda harus mengakhirinya. Usulkan beberapa slot waktu tetapi tetap terbuka untuk proposal balasan.
Beri orang lain kemungkinan untuk menyesuaikan jadwal mereka. Gabungkan tombol CTA dengan tautan ke kalender Anda ke tanda tangan email sehingga penerima Anda dapat memilih waktu terbaik yang tersedia. Alat online seperti Newoldstamp dapat membantu Anda memasukkan tanda tangan profesional yang dapat diklik ke dalam korespondensi bisnis Anda. 
Cukup mendaftar untuk akun baru, buka Aplikasi Tanda Tangan, pilih Penjadwalan, pilih salah satu tombol yang telah dirancang sebelumnya, dan tambahkan tautan ke aplikasi penjadwalan atau kalender Anda.
5. Akhiri surat dengan penghargaan.
Di akhir email Anda, Anda harus berterima kasih kepada orang tersebut atas pertimbangannya atas situasi Anda. Hargai fakta bahwa mereka telah menemukan waktu untuk membaca email Anda dan bahkan mungkin mengkompromikan rencana mereka demi Anda. Perlu Anda pahami bahwa tidak mudah untuk melakukan penyesuaian jadwal, terutama bagi para pebisnis.
6. Kirim email pembatalan Anda sesegera mungkin.
Jangan berlama-lama membaca email Anda setelah Anda menulisnya. Semakin cepat Anda mengklik tombol Kirim, semakin mudah bagi koresponden Anda untuk mengubah jadwal mereka, dan semakin besar peluang mereka untuk melakukannya. Anda sama sekali tidak boleh menunda pengiriman email karena membatalkan rapat hingga menit terakhir.
Jika Anda menjadwal ulang pertemuan dengan banyak orang, lakukan jauh sebelum waktu yang ditentukan. Ketika Anda melakukannya di menit terakhir, ingatlah bahwa akan sangat sulit untuk merencanakan pertemuan yang dapat dihadiri oleh semua peserta. Dibutuhkan banyak upaya untuk menyepakati slot waktu yang cocok untuk semua orang. Akan membantu jika Anda meminta setiap peserta untuk menyarankan tanggal dan waktu mereka atau mengusulkan sendiri beberapa pembukaan. Juga, bersiaplah untuk bersikap fleksibel: dapat terjadi bahwa semua slot waktu yang Anda sarankan tidak sesuai dengan peserta.
Untuk menghemat waktu mengirim email ke setiap peserta rapat secara terpisah, gunakan opsi Cc (penerima dapat melihat alamat email satu sama lain) atau Bcc (Anda merahasiakan penerima) di klien email Anda.
7. Tindak lanjuti dengan email permintaan maaf pribadi karena membatalkan rapat.
Saat membatalkan janji, selalu pastikan bahwa pihak lain telah menerima pesan Anda dan mempertimbangkannya. Anda dapat menulis email pembatalan rapat tindak lanjut nanti untuk melihat apakah orang tersebut telah menerima slot waktu yang Anda sarankan dan bahwa mereka tidak menyimpan dendam karena Anda menghentikan pertemuan yang dijadwalkan. Dalam email semacam itu, Anda perlu mengulangi permintaan maaf Anda, berterima kasih kepada orang lain atas pengertiannya, dan menyertakan ajakan bertindak yang meminta mereka untuk membalas email ini, menelepon Anda, atau RSVP ke acara yang dibuat di kalender online.
Contoh terbaik email pembatalan rapat
Sekarang setelah Anda memiliki tips penting untuk membatalkan rapat melalui email , mari kita lihat beberapa contoh tentang cara membatalkan janji dengan benar dan sopan.
Contoh 1. Membatalkan rapat staf oleh bos
Tim yang terhormat,
Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa karena situasi yang tidak terduga dan darurat, saya tidak punya pilihan selain membatalkan pertemuan staf kami yang dijadwalkan besok pukul 11 pagi mengenai Peta Jalan kami.
Mohon terima permintaan maaf saya yang tulus atas pemberitahuan singkat dan ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan. Saya tahu betapa pentingnya bagi Anda untuk menyusun rencana untuk kuartal berikutnya.
Saya akan menulis kepada Anda pada akhir minggu dan menyarankan tanggal janji baru.
Salam,
Daftar untuk membuat tanda tangan email profesional untuk memperkuat email bisnis Anda.
Contoh 2. Membatalkan rapat: contoh email untuk (calon) mitra bisnis
Untuk nyonya. [ ],
Saya menyesal memberi tahu Anda bahwa saya harus membatalkan pertemuan kami yang dijadwalkan pada jam 11 pagi pada hari Senin, tanggal 13 mengenai kolaborasi masa depan perusahaan kami. Asisten saya telah memberi tahu saya bahwa saya harus melakukan perjalanan bisnis ke Tokyo, yang tidak dapat ditunda. Saya dengan tulus meminta maaf atas semua ketidaknyamanan ini, serta pemberitahuan singkat saya. Saya meyakinkan Anda bahwa saya menulis kepada Anda segera setelah saya mengetahui tentang perubahan rencana ini.
Saya berharap atas pengertian Anda dan menantikan pertemuan kita, yang dapat dijadwalkan ulang untuk minggu ke-20, begitu saya kembali. Misalnya, kita bisa mengatur tanggal janji kita menjadi Rabu, 22. Saya dengan hormat meminta Anda untuk mengirimi saya konfirmasi bahwa Anda telah menerima email saya dan menyarankan tanggal baru untuk pertemuan kita yang sesuai dengan Anda.
Terima kasih sekali lagi atas pertimbangan Anda.
Contoh 3. Membatalkan janji temu di instansi resmi
Bapak [ ] yang terhormat,
Maaf, tetapi saya harus membatalkan janji temu kami mengenai Rencana Pensiun saya yang dijadwalkan pada pukul 8:30 pagi pada hari Senin, 13 November. Putri bungsu saya telah dirawat di rumah sakit dengan beberapa komplikasi, dan saya harus berada di rumah sakit.
Sayangnya, saya tidak dapat menyarankan slot waktu baru sekarang karena saya tidak tahu apa yang sedang kita hadapi. Saya akan menghubungi Anda segera setelah saya mengetahui detailnya. Jika Anda memerlukan informasi dari saya, jangan ragu untuk menulis kepada saya di alamat email ini.
Saya berterima kasih atas pengertian Anda dan mohon maaf atas ketidaknyamanan yang Anda alami.
Salam,
Buat tanda tangan email profesional untuk memperkuat email bisnis Anda.
Kesimpulan
Untuk meringkas semua hal di atas, berikut adalah "bagaimana" utama menulis email pembatalan rapat :
- Hargai waktu orang lain
- Berikan alasan yang baik untuk mengakhiri janji
- Berterimakasihlah kepada orang tersebut atas pengertiannya tentang situasi Anda
- Tunjukkan minat Anda untuk berbicara dengan orang tersebut di masa depan
- Jadilah proaktif: sarankan slot waktu baru
- Bersikap sopan dan santun
Secara umum, tidak peduli dengan siapa Anda seharusnya mengadakan pertemuan yang Anda batalkan. Jika mereka adalah orang-orang profesional, mereka akan mengerti bahwa Anda memberikan alasan yang layak. Banyak hal terjadi, rencana berubah, janji temu diakhiri. Hanya saja, jangan terlalu sering menggunakan hak Anda untuk mengakhiri janji. Itu selalu lebih baik untuk memastikan Anda dapat melakukannya sebelum menjadwalkan apa pun atau menulis email pembatalan rapat .