Bir RFP'ye Nasıl Başarılı Bir Şekilde Yanıt Verilir?

Oh, RFP'ler - nasıl bir aşk/nefret ilişkimiz var. Onları seviyoruz çünkü yeni iş ilişkilerini güvence altına almak için bir fırsat, özellikle de başka türlü elde edemeyeceğimiz kamu kurumlarıyla. Öte yandan, teklif yanıtlarını oluşturmak zahmetli olabilir ve ne yazık ki teklifi kazanmanın garantisi yoktur.

Act-On'a katılmadan önce, RFP'lere (Teklif Talebi) yanıt verme konusunda kapsamlı deneyim kazandım - genellikle devlet kurumları, kâr amacı gütmeyen kuruluşlar ve diğer kamu kuruluşları için her hafta en fazla beş teklif yanıtı oluşturuyorum. Bunu yaparken, potansiyel bir multi-milyon dolarlık sözleşme söz konusu olduğunda, bu yanıtları oluştururken ne yapacağınızı ve ne yapmayacağınızı bilmeniz gerektiğini öğrendim. Ve ihaleyi kazanmak istiyorsanız, başvurular denizinde öne çıkmanıza yardımcı olacak bir yanıt hazırlamanız gerekir ki bu yapılması kolay bir şey değildir.

Bu tekliflerin göz korkutucu olabileceğini biliyorum, bu nedenle sizi RFP sularında gezinmenize ve daha fazla işi kapatmanıza yardımcı olacak başarılı yanıtlar hazırlamanıza yardımcı olacak ipuçları, püf noktaları ve en iyi uygulamalarla donatmak istiyorum.

RFP Nedir?

Teklif, nitelik veya bilgi talepleri, potansiyel iş kazanmak için şirketinizin şapkasını ringe sokma davetleridir. RFP'ler, RFQ'lar ve RFI'ler, değişen ayrıntı düzeyleriyle temelde aynıdır, bu nedenle bu blog gönderisinin amacı doğrultusunda, RFP terimine bağlı kalıyoruz.

İş dünyasındaki RFP'ler, ister belirli bir proje için isterse uzun vadeli bir ortaklık için olsun, yeni ihtiyaç duyulan hizmetleri bildiren belgelerdir. Teklif yanıtları gönderen şirketler, genellikle kamu sektöründeki - örneğin bir devlet kurumu veya kar amacı gütmeyen kuruluş gibi - RFP sağlayıcısının işi için "teklif veriyor". Bu kamu kurumları için karmaşık projeler ve hizmetler için RFP'ler neredeyse her zaman gereklidir, çünkü bunlar süreci adil kılmak ve maliyetleri düşük tutmak için rakip özel şirketler arasındaki oyun alanını eşitler.

Peki, bir RPF karşınıza çıktığında nasıl etkili bir şekilde yanıt verirsiniz?

RFP'yi inceleyin

Bir RFP iletilmiş olmanız, yanıt vermeniz gerektiği anlamına gelmez. Hatta başlamadan önce kendinize şu soruları sormalısınız:

• Bu, şirketim için kayda değer bir yatırım getirisi sağlar mı?
• Değerlerimiz uyumlu mu ve bu kuruluşla çalışmaktan gurur duyacak mıyız?
• Hizmetlerin kapsamı kesin olarak bölgemize mi giriyor?

Bir veya iki satır öğesinin etrafında dans etmeniz gerektiğini düşünüyorsanız, devam edin. Sınırlamalarınızı veya uyumsuzluğunuzu erken fark etmezseniz, yanıtınızı inceleyen kuruluş muhtemelen aradıklarını tam olarak sağlayamayacağınızı (veya sağlayamayacağınızı) anlar anlamaz.

Kısacası, yalnızca talep edilen hizmetleri tam olarak sunabiliyorsanız ve RFP'yi talep eden kuruluşla gerçekten çalışmak istiyorsanız göndererek sizin ve gözden geçirenlerin zamanına değer vermelisiniz.

RFP Yanıtınızı Erken Hazırlayın

Yanıtınızı tamamlamak için çok zamanınız var gibi görünebilir, ancak ertelemek için zamanınız yok. Çoğu zaman, RFP'lerin tamamlanması başlangıçta düşündüğünüzden çok daha uzun sürebilir (özellikle diğer departmanlara ve kuruluşlara ulaşmanız gerekiyorsa), bu nedenle sürece mümkün olduğunca erken başlamak en iyisidir.

RFP'yi alır almaz, talebi nasıl yanıtlayacağınızı daha iyi anlamak için tüm belgeyi satır satır okuyun. Elinizde olmayan her şeyi vurgulayın ve alınması zaman alabilecek bilgileri aramaya başlayın. RFP ile ilgili talep edilen miktarda örnek olay incelemesine ve müşteri referansına sahip misiniz? İK'nın çalışan numaralarını çekmesi gerekiyor mu? Ekli formlar için notere mi yoksa CEO'nuzun imzasına mı ihtiyacınız var (ülke genelinde kim yaşıyor)? Kesinti tarihinden önce göndermeniz gereken açıklayıcı bir sorunuz mu var?

Bazı RFP'ler basittir ve amaç, onlara sahip olduklarınızı basitçe göstermektir. Diğerleri daha titizdir ve kafanızı tırmalamanıza neden olacak aşırı bilgi ister. Belgeyi alır almaz ayrıntılı olarak okuyun, böylece tam olarak ne bekleyeceğinizi ve zamanında nasıl hazırlayacağınızı bilirsiniz.

RFP'deki Her Yönergeyi Takip Edin

Son tarih, son tarih ve bu kadar. Talep eden kişi çok özel bilgiler isteyecektir ve sizin göreviniz bunları açık, öz ve zamanında sağlamaktır. Dört sayfalık bir yanıt isterlerse, onlara dört sayfalık bir yanıt verirsiniz. İki inçlik kenar boşluklu 17 yazı tipi boyutu? Aptalca görünüyor, ama kesinlikle. Tam adı olan dijital dosya mı yoksa altı sekme ayırıcılı bir inçlik bağlayıcılar mı? Bununla nereye gittiğimi anladın. Talepte bulunan kişinin yönergelerine uymak zorunludur!

RFP yönergeleri iki nedenden dolayı mevcuttur:

1. Teklifi inceleyenler, birden fazla gönderiyi yan yana karşılaştırıyor ve her şey aynı şekilde biçimlendirilip yanıtlandığında, asıl içeriğin öne çıkmasını sağlayarak işlerini kolaylaştırıyor.
2. Ayrıntılara dikkatinizi ve talimatları takip etme yeteneğinizi test etmek için. RFP yanıtınızı, satıcıyla potansiyel çalışma ilişkinizin ilk izlenimi olarak düşünün; öyle bakıyorlar.

Her şeyi kapsadığınızdan emin olmak için bu RFP'nin her kelimesini okuyun ve yeniden okuyun. Onlara tam olarak istediklerini verin: ne daha fazla, ne daha az. Yaratıcı olmanın veya risk almanın zamanı değil. RFP sürecinizde söylenenleri yapın ve çalışmaya devam edin.

Standart Metin Kopyası ve Dosyadaki Şablonlarla Düzenli Kalın

Birkaç teklif yanıtı yazma alıştırması yaptıktan sonra RFP'lere yanıt vermek daha kolay ve daha hızlı hale gelir. Hizmet kapsamınızı, şirket geçmişinizi, vaka çalışmalarını vb. yazmaya biraz zaman ayırdığınızda, gelecekteki projelerde kullanmak üzere bunlara başvurabilirsiniz. Bu varlıkları yeniden kullanmanın anahtarı organizasyondur; Belirlenmiş klasörlerde saklanan, açıkça etiketlenmiş belgelerle hayatınız çok daha kolay olacak.

Gelecekte başvurmak üzere önceki RFP'leri saklayın ve kolaylaştırılmış biçimlendirme için şablonlar oluşturun. En önemlisi, genel içeriği (ör. ön yazı, ayrıntılı hizmet kapsamı, endüstri deneyimi ve şirket geçmişi) teklife eklenmeye hazır tutun. RFP'ler ortak gereksinimleri paylaşır, bu nedenle küçük düzenlemelerle hızlı bir kopyala ve yapıştır, saatlerce, hatta günlerce ek iş tasarrufu sağlar.

RFP Dilini Kullanın ve Açıklamalarınızı Öne Çıkarın

En iyi özgeçmiş uygulamalarının iş tanımının anahtar kelimelerini eklemek için nasıl söylediğini biliyor musunuz? Çalışmanız boyunca orijinal belgedeki dili dahil ederek RFP yanıtınızı hazırlarken aynı yaklaşımı kullanmalısınız. Sektöre özel laf kalabalığı kullanarak değerlerinizi hizalayın ve hizmet terminolojisinin kapsamına bağlı kalın. Bunu yapmak, bu teklife bağlılığınızı gösteren kişisel bir dokunuş katar ve gözden geçiren kişi, onların dilini dahil ediyorsanız teklifinizle daha iyi ilişki kuracaktır.

İlgili bir notta, hizmet kapsamınızı rakip gönderimlerden ayırt etmek zor olabilir. Ne de olsa sektörünüzdeki diğer işletmelerle rekabet edeceksiniz. Jargonu minimumda tutun ve basit açıklamalar hazırlamak için moda sözcüklerin ötesine geçin. Hizmetlerinizi rekabetten ayıran özellikleri vurgulayın ve şirketinizin neden bu iş için en iyisi olduğuna dair gerçek bir örnek oluşturun.

Açıklamanızın öne çıkıp çıkmadığının iyi bir testi, rakiplerinizin web sitelerini kontrol etmektir. RFP yanıtlarınızı web sayfası içeriğiyle değiştirebiliyorsanız, büyük bir kırmızı bayrak ortaya çıkardınız ve çizim tahtasına geri dönmeniz gerekiyor.

Format Sunumu Önemli Ama O Kadar Önemli Değil

Evet, teklif yanıtınızın görsel olarak çekici olmasını ve bir Word belgesinden daha fazla öne çıkmasını istiyorsunuz. Bununla birlikte, çoğu katılımcı görsel ayrıntılara takılıp kalsa da içerik sunumdan daha önemlidir. Yine, biçim şablonları büyük bir yardımcıdır, bu nedenle ideal olarak, markalı teklifi yalnızca bir veya iki kez oluşturmanız yeterlidir. (Kişisel olarak teklifler için Adobe InDesign'ı kullanmayı seviyorum, ancak gelişmiş Word becerileri burada da işe yarayabilir.)

Yönergelerde farklı şekilde belirtilmediği sürece, tekliflerinizin tutarlı marka bilinci oluşturma için biçimlendirildiğinden ve okunması kolay olduğundan emin olun. Şüphe duyduğunuzda, daha azı daha fazladır. Gözden geçiren için gereksiz tasarım karmaşasına neden olmaya veya koyu renk veya yazı tipi seçimlerinden gözlerini zorlamaya gerek yok. Zamanınızı harcamanın, enerjinizin çoğunu teklifin sunumuna harcamaktan daha verimli yolları vardır.

Değerinizi Belirleyin

Herhangi bir pazarlıkta olduğu gibi, hizmetlerinizi kapıdan düşürmek veya makul olmayan bir teklifte bulunmak istemezsiniz. Ancak fiyatlandırma, RFP kararında kritik bir faktördür, bu nedenle değerinizi belirlemek ve güvenle sunum yapmak önemlidir. Üst uca doğru hafifçe eğilen iyi bir orta yol belirlemek için liderliğinizle birlikte çalışın. Bu, hizmetlerinizin değerini sergilerken işinize müzakereler için kıpırdama odası sağlayacaktır.

RFP'yi yayınlayan ajansın kararlarını yalnızca fiyata dayandırmadığını, ancak RFP'nin amacının bir kısmının paranın karşılığını en iyi şekilde almak olduğunu unutmayın.

Son Teslim Tarihinden Önce Gönderin

İster fiziksel ister dijital bir teklifle uğraşıyor olun, geç teslim için nadiren merhamet vardır. Olsa bile, yanlış bir adımla başlamak istemezsiniz.

Son teslim tarihi ne olursa olsun, arabelleğe alma süresine izin vermek için en az iki iş günü ileri almalısınız. Bunun sayılamayacak kadar çok nedeni var. Örneğin, gönderim için e-posta adresi yanlış olabilir ve sizi doğru adresi bulmak için vahşi bir kaz kovalamacasına zorlayabilir. Veya dosyanız çevrimiçi olarak teslim edilemeyecek kadar büyük olabilir, bu nedenle anında bir acil durum planı oluşturmanız gerekir. Ya FedEx teklifinizi acente sabah açılmadan önce teslim etmeye çalışırsa ve teslimatınızla birlikte geri döndüklerinde, RFP son tarihinden 30 dakika sonraysa? (Evet, hepsi ne yazık ki gerçek örneklerdir.)

Sonuç olarak: Tamamlanan teklifi resmi son teslim tarihinden iki gün önce sunmayı planlayarak kendinizi endişeden kurtarın.

Sonraki RFP Teklifinizi Kazanmak

Bir RFP kazanmak başlı başına bir başarıdır ve özellikle kamu sektöründe daha fazla fırsat yaratabilecek çok uygun bir iş ortaklığı için zemin hazırlar. RFP'ler bazen bir sayı oyunundan biraz daha fazlasına düşse de, içeriğiniz kuruluşun talep ettiği şeyle tam olarak eşleştiğinde, biçim görsel olarak çekici olduğunda ancak dikkat dağıtıcı olmadığında ve fiyatlandırmanız her ikisi için de kazan-kazan olduğunda teklifler gerçekten öne çıkmanıza yardımcı olabilir. işletmeler. Bir RFP'ye nasıl yanıt verileceğine ilişkin bu en iyi uygulamaları takip etmek, yalnızca o teklifi kazanma şansınızı artırmakla kalmaz; ayrıca gelecekte daha fazla verimlilikle daha fazla teklif üretirken akıl sağlığınızı korumanıza yardımcı olurlar.

Harika bir RFP taslağı hazırlamanın zirveye çıkmanıza nasıl yardımcı olabileceğine dair gerçek bir örnek okumak isterseniz, pazarlama otomasyonu seçim süreçleri hakkında her şeyi öğrenmek için Sharp Europe ile birlikte blog yazımıza göz atın.